Probleme complexe de reflectare a călătoriilor scurte de afaceri. Călătorie de afaceri pentru o zi: înregistrare, plăți, contabilitate, fiscalitate Călătorie de afaceri sau loc permanent de muncă

Care este diferența dintre o călătorie de afaceri a angajatului și o călătorie de afaceri? Ce este considerată o călătorie de afaceri? Cine nu ar trebui trimis într-o călătorie de afaceri? Care este durata maximă a unei călătorii de afaceri? Cum să aranjezi corect o călătorie de afaceri pentru angajați?

Calatorii de afaceri

Aceasta este deplasarea unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Călătoriile de afaceri trebuie să se distingă de călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă se desfășoară pe șosea sau are caracter de călătorie (de exemplu, însoțitori de bord, conducători de tren, curieri). Asemenea conditii de munca sunt normale pentru ei, intrucat au fost reflectate initial in contractul de munca.

În sensul legii, locul de muncă permanent este considerat a fi o societate (unitate structurală) în care salariatul își îndeplinește permanent funcția de serviciu. Prin urmare, deplasarea unui angajat la o altă companie (o altă unitate structurală) situată în aceeași zonă poate fi considerată o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, dacă un angajat are posibilitatea de a se întoarce zilnic dintr-o călătorie de afaceri la locul său de reședință permanentă, diurnele (indemnizațiile în schimbul diurnelor) nu îi sunt plătite (clauza 15 din instrucțiunile Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetul de Stat al Muncii al URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din Rusia din 7 aprilie 1988 nr. 62 „În călătoriile de afaceri în cadrul URSS”.

Legislația nu definește clar durata unei călătorii de afaceri. Nu există o perioadă minimă stabilită deloc. În ceea ce privește durata maximă a călătoriei, paragraful 4 din instrucțiunile Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din întreaga Uniune „În călătoriile oficiale de afaceri în cadrul URSS” indică o perioadă de până la 40 de zile, iar pentru constructori, instalatori, reglatori - până la 1 an (excluzând timpul petrecut pe drum). Cu toate acestea, actualul Cod al Muncii nu conține nicio restricție de timp, așa că, dacă este necesar, călătoriile de afaceri pot dura mai mult de 40 de zile.

Care este durata maximă a unei călătorii de afaceri în străinătate?

Durata maximă a unei călătorii de afaceri în străinătate nu este stabilită prin lege. Pentru călătoriile de afaceri în străinătate au fost aprobate doar cotele indemnizației zilnice, care pot fi incluse în cheltuieli la impozitarea profiturilor. Aceste standarde sunt diferențiate de durata șederii într-o călătorie de afaceri: până la 60 de zile și peste 60 de zile (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 8 februarie 2002 nr. 93).

Cine nu ar trebui trimis într-o călătorie de afaceri

Puteți introduce acțiuni disciplinare împotriva unui angajat care, fără un motiv întemeiat, refuză să plece într-o călătorie de afaceri - mustrați sau mustrați-l. Cu toate acestea, există angajați care nu pot fi trimiși deloc în călătorii de afaceri sau pot fi trimiși doar cu acordul lor scris. Trebuie să îl notificați pe acesta din urmă în scris despre posibilitatea de a refuza călătoria propusă (Articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Pentru încălcarea regulilor de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri, o companie poate fi amendată de la 30.000 la 50.000 de ruble (de la 300 la 500 de salariu minim). Și pentru șeful companiei - în valoare de 500 până la 5000 de ruble (de la 5 la 50 de salarii minime). Această încălcare poate atrage, de asemenea, o altă sancțiune - suspendarea administrativă a activităților companiei pentru până la 90 de zile. Baza este articolul 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse.

Garanții pentru angajații individuali atunci când sunt trimiși în călătorii de afaceri

Angajații cărora li se interzice trimiterea în călătorii de afaceri:

Femeile însărcinate (articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Minori sub 18 ani, cu excepția angajaților creativi (Articolul 268 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Angajații cărora li se permite să fie trimiși în călătorii de afaceri numai cu acordul lor scris:

Femeile cu copii sub 3 ani și persoanele care cresc astfel de copii fără mamă (articolele 259, 264 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Angajații cu copii cu handicap sau persoane cu dizabilități din copilărie până la 18 ani (articolele 259, 264 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Angajații care îngrijesc membrii bolnavi ai familiilor lor în conformitate cu un raport medical (Articolul 259 din Codul Locuinței al Federației Ruse)

Tehnolog șef Alfa CJSC M.I. Dudnikova este pe cale să plece într-o călătorie de afaceri. Angajata are dreptul de a refuza călătoria deoarece este mama unui copil mic. Inspectorul HR a trimis M.I. Dudnikova o astfel de notificare.

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri

Decizia de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri este luată de șeful companiei. De obicei, află despre necesitatea unei călătorii de afaceri dintr-un memoriu de la șeful unității structurale în care lucrează angajatul. Dacă directorul companiei pune o rezoluție pozitivă asupra acesteia, un pachet corespunzător de documente este pregătit pentru angajat. Documentele de călătorie se întocmesc conform formularelor unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1.

În primul rând, se întocmește o atribuire a locului de muncă în Formularul nr. 10-a, care stabilește în detaliu scopul călătoriei de afaceri. Se întocmește și se semnează de șeful unității structurale și se semnează tot de șeful societății.

Pe baza atribuirii oficiale, este pregătită o comandă de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri folosind formularul unificat nr. T-9. Dacă mai mulți angajați merg într-o călătorie de afaceri deodată, utilizați formularul de listă nr. T-9a. Ordinul este semnat de șeful companiei. Acest document trebuie prezentat angajatului contra semnăturii.

După emiterea comenzii, trebuie să eliberați angajatului un certificat de călătorie în formularul unificat nr. T-10. Certificatul indică ora sosirii salariatului la destinație și ora plecării de acolo. Folosind aceste semne, puteți determina timpul efectiv petrecut într-o călătorie de afaceri, iar departamentul de contabilitate poate determina valoarea compensației bănești (indemnizație de călătorie). Dacă un angajat a trebuit să viziteze diferite locuri, atunci trebuie să se introducă în fiecare dintre ele data și ora sosirii și plecării. Aceste mărci sunt certificate prin semnătura persoanei responsabile și sigiliul firmei la care a fost trimis angajatul.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trebuie să completeze coloana „Scurt raport privind finalizarea sarcinii” din misiunea oficială și să semneze sub aceasta. În această coloană puteți descrie munca efectuată, dar neînregistrată pe hârtie (căutarea clienților, participarea la prezentări, desfășurarea negocierilor). Șeful unității structurale verifică raportul angajatului, notează dacă sarcina a fost finalizată și pune semnătura și data acestuia.

În departamentul de contabilitate, un angajat completează un raport în avans utilizând formularul unificat nr. AO-1 (formularul raportului anticipat și instrucțiunile pentru completarea acestuia au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55). Pe fața raportului, angajatul indică numele și inițialele sale, profesia (funcția), scopul avansului etc. Pe verso, el enumeră cheltuielile de călătorie efectuate în timpul călătoriei (inclusiv diurnele) și indică detaliile documentelor justificative. De exemplu, aceasta poate include: plata pentru călătoria la locul călătoriei de afaceri (bilete de cale ferată, avion sau autobuz etc., plata unui taxi până la aeroport, plata cheltuielilor suplimentare de divertisment pentru un angajat etc. Aceste cheltuieli trebuie, de asemenea, să fie luate în considerare de către organizație în temeiul punctelor relevante .

Păstrați înregistrări ale călătoriilor de afaceri în Jurnale speciale. Veți găsi formularele de înregistrare a angajaților care pleacă și sosesc în călătorii de afaceri în Anexele 2 și 3 la instrucțiunile Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și Consiliul Central al Sindicatelor din Rusia, datate 7 aprilie 1988 nr. 62 „În călătoriile de afaceri în cadrul URSS”.

Textul certificatului de călătorie coincide practic cu textul comenzii de expediere într-o călătorie de afaceri. Este posibil să nu se întocmească ambele documente, ci să se aleagă unul dintre ele?

Puteți emite doar o comandă sau doar un certificat de călătorie. De exemplu, dacă un angajat nu este trimis la o anumită companie, ci cu scopul de a colecta informații, de a găsi clienți și de a crea o rețea de puncte de vânzare a mărfurilor, atunci certificatul de călătorie își pierde sensul. Ținând cont de această situație, Ministerul rus de Finanțe a emis o scrisoare din 6 decembrie 2002 nr. 16-00-16/158, în care a explicat că angajatorul nu poate întocmi ambele documente deodată, ci se limitează la unul. dintre ei.

Reprezentanțele și sucursalele companiilor străine nu trebuie să emită un certificat de călătorie, este suficient un ordin (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 29 iulie 2003 nr. 16-00-25/04).

Cheltuieli de calatorie

Codul Muncii prevede pentru un angajat care este trimis într-o călătorie de afaceri anumite garanții - păstrarea locului de muncă (poziția), câștigul mediu, rambursarea cheltuielilor asociate cu o călătorie de afaceri (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse). . În prezent, pentru călătoriile de afaceri în Rusia, se aplică standardele diurnei stabilite prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 februarie 2002 nr. 729. În organizațiile comerciale, valoarea diurnei nu trebuie să fie mai mică decât cea stabilită prin prezentul act.

Locul de muncă permanent este considerat a fi locația organizației (o unitate structurală separată a organizației), munca în care este stipulată prin contractul de muncă. Acest lucru este menționat în paragraful 3 din Regulamentele aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749. Citiți mai multe despre comenzile de călătorie de afaceri aici: În practică, călătoriile de afaceri se disting între local (într-o zonă populată). ), interne (în afara unei zone populate) și străine . Această clasificare a călătoriilor de afaceri este importantă atunci când se determină valoarea rambursării cheltuielilor. Pentru mai multe informații despre rambursarea cheltuielilor de călătorie, consultați aici: http://www.budget.1kadry.ru/#/document/130/51604/?step=2. Atunci când trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, organizația (instituția) este obligată să-i plătească diurnă (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Călătorii de afaceri – rezolvăm situațiile ambigue

Trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri la o organizație superioară pentru efectuarea efectivă a muncii (și nu pentru executarea unei misiuni oficiale unice, așa cum este cerut de o călătorie de afaceri) pentru acești lucrători în interes, sub conducere și control al organizației superioare, implică riscuri pentru instituție. Întrebări populare Munca unui angajat la ordinul angajatorului în interesul, sub conducerea și controlul unei persoane fizice sau juridice care nu este angajatorul acestui angajat este muncă prin agenție, care este interzisă în Rusia. Acest lucru este menționat în articolul 56.1 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Astfel, călătoria de afaceri corespunzătoare a unui angajat poate fi recunoscută de autoritățile de reglementare drept agenție de muncă, ceea ce poate duce la răspunderea instituției în temeiul părții 1 a art. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse. Informații importante despre călătoriile de afaceri locale: veți găsi înregistrarea în materialul de aici.

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri în același oraș?

• Teme:
• Calatorii de afaceri

Întrebare Este posibil să detașați un angajat să lucreze într-o organizație superioară? Dacă da, atunci cum să aranjați corect o călătorie de afaceri în același oraș? Suntem o instituție medicală. Fondatorul (Ministerul Sănătății) emite un ordin pe detașarea capului nostru. birou către biroul ministerului în legătură cu nevoile de producţie. Este legal un astfel de ordin? Ne putem trimite angajatul într-o călătorie de afaceri și cum putem înregistra corect o călătorie de afaceri în oraș? Este posibil să folosim un formular unificat pentru aceasta? Răspuns Răspuns la întrebare: Legislația muncii nu conține conceptele de călătorie de afaceri „locală” sau călătorie de afaceri „regulată”.
Există doar conceptul de „călătorie de afaceri”. O călătorie de afaceri este o călătorie de afaceri a unui angajat la ordinul unui manager pentru a îndeplini orice sarcină în afara locului de muncă permanent (Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Meniul

În sprijinul acestei poziții este dat următorul argument. Anterior (înainte de intrarea în vigoare a Codului Muncii al Federației Ruse), o călătorie de afaceri a fost recunoscută ca o călătorie de către un angajat, prin ordinul șefului unei asociații, întreprinderi, instituții sau organizații, pentru o anumită perioadă de timp, altă localitate să efectueze o misiune oficială în afara locului de muncă permanentă. Această definiție a unei călătorii de afaceri a fost dată în paragraful.
1

Instrucțiuni ale Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și ale Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 04/07/1988 nr. 62 „Cu privire la călătoriile de afaceri în cadrul URSS” (denumite în continuare ca instructiunile). Această definiție conține o clauză specială conform căreia o călătorie de afaceri este o călătorie de afaceri în altă locație. Dar după intrarea în vigoare a Codului Muncii al Federației Ruse și a noilor Regulamente privind călătoriile de afaceri, definiția dată în Instrucțiuni și-a pierdut relevanța, deoarece nu corespundea cu formularea din reglementările ulterioare.

Călătorie de afaceri în interiorul orașului

• Codul Muncii al Federației Ruse;
• Hotărârea nr. 749 privind regulile de trimitere a lucrătorilor în călătorii de afaceri, aprobată la 13 octombrie 2008;
• Rezoluția nr. 729 privind cuantumul compensației pentru un călător de afaceri;
• Rezoluția nr. 812 privind cuantumul plăților diurne către salariați în moneda altui stat dacă salariatul este trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate;
• Ordinul nr. 64 privind standardele maxime de rambursare a fondurilor în moneda altui stat cheltuite pentru plata locuinței într-o călătorie de afaceri în străinătate;
• Codul fiscal al Federației Ruse;
• Act de reglementare al organizației.

Puteți vizualiza documentele aici: Codul Muncii al Federației Ruse Codul Fiscal al Federației Ruse (prima parte) Codul Fiscal al Federației Ruse (partea a doua) Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749 Decretul din Guvernul Federației Ruse din 2 octombrie 2002 N 729 Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2005 G.

Ce este considerată o călătorie de afaceri?

Multe organizații și întreprinderi din când în când trebuie să trimită angajați în călătorii de afaceri. O călătorie de afaceri este uneori considerată în mod eronat o călătorie de afaceri, ceea ce reprezintă o încălcare gravă. Cum diferă, ceea ce este considerat o călătorie de afaceri, caracteristicile de design, contabilitatea costurilor și alte nuanțe sunt discutate în acest articol.

Este posibil să trimiți un angajat într-o călătorie de afaceri în același oraș?

• femeile cu copii sub trei ani;
• angajații care cresc un copil sub cinci ani fără soț;
• tutori ai copiilor minori;
• angajații a căror familie are un copil cu handicap sau o rudă grav bolnavă care are nevoie de îngrijire.

Tipuri Documentele de reglementare prevăd două tipuri de călătorii de afaceri:

• pe teritoriul Rusiei;
• în afara Rusiei.

Deplasările de lucru sunt, de asemenea, împărțite în:

• călătorii de afaceri scurte și lungi;
• singur și grup;
• planificate și neplanificate.

Perioade maxime și minime de călătorie Durata unei călătorii de afaceri este determinată de angajator și depinde de volumul și complexitatea sarcinilor atribuite angajatului.

Va fi trimis angajatul într-o călătorie de afaceri în același oraș?

Atenţie

În legătură cu inovațiile, angajatul raportează despre munca depusă într-un memoriu. Nota este întocmită în formă liberă, dar trebuie să indice:

• data de începere și de încheiere a călătoriei de afaceri;
• scopul călătoriei;
• tipul de transport folosit în călătorie;
• rezultatele muncii depuse.

Inovațiile au afectat și problema locuințelor. Potrivit noilor reguli, un angajat poate închiria locuințe (hotel, apartament sau cameră) pe durata unei călătorii de afaceri numai dacă este încheiat un contract de închiriere.

• informații despre proprietarul spațiului de locuit;
• pretul chiriei;
• perioada de inchiriere.

Contractul de închiriere trebuie confirmat printr-un cec sau chitanță care indică suma plății pentru locuință. O altă inovație este eliminarea jurnalelor de călătorie.
Cert este că o listă închisă a situațiilor în care un angajator poate reține fonduri din salariul unui angajat este dată în articolul 137 din Codul muncii. Nu spune nimic despre obligația angajatului de a rambursa costul unui bilet neutilizat. Într-o astfel de situație, puteți ajunge doar la un fel de înțelegere reciprocă.

Să presupunem că angajatul a fost de acord sau el însuși s-a oferit să ramburseze angajatorului costul biletului. Această situație nu va constitui o încălcare. Un angajat poate depune bani în casieria organizației. Pentru suma despăgubirii primite, angajatul contabil emite un ordin de primire în numerar.

Este considerată o călătorie de afaceri în regiune

Compoziția cheltuielilor Salariatul este compensat pentru fondurile cheltuite pentru plata pentru:

• locuințe;
• călătoria către și de la călătoria de afaceri;
• cheltuieli zilnice;
• alte cheltuieli convenite cu conducerea întreprinderii.

Impozitare și prime de asigurare Primele de asigurare nu sunt percepute pentru cheltuielile zilnice documentate în limita stabilită de întreprindere, precum și pentru cheltuielile de plată pentru:

• voiaj;
• bagaje;
• locuințe;
• comisioane;
• înregistrarea unui pașaport străin, viză;
• servicii de comunicare.

Dacă limita zilnică stabilită prin lege este majorată (700 de ruble pe zi într-o călătorie de afaceri în Rusia, 2500 în străinătate), acestea sunt supuse contribuțiilor de asigurări și impozitelor. Alte cheltuieli nu sunt supuse impozitului pe venitul persoanelor fizice dacă au documente justificative.

Astfel, o organizație afiliată poate fi o persoană juridică în cadrul căreia această organizație are dreptul de a dispune de mai mult de 20 la sută din numărul total de voturi atribuibile acțiunilor cu drept de vot sau contribuțiilor care constituie capitalul autorizat sau social, acțiunile acestei persoane juridice. se precizează în articolul 4 din Legea RSFSR din 22 martie 1991 nr. 948-1. Astfel, în legislația rusă, atât companiile dependente (subsidiare), cât și cele dominante sunt considerate afiliate. Ivan Shklovets, șef adjunct al Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă 06.06.2016 Cu respect și urări pentru o muncă confortabilă, Igor Ivannikov, expert în sisteme de resurse umane Veți afla totul despre Anularea unei călătorii de afaceri dacă citiți materialul de la link .

) nu limitează durata unei călătorii de afaceri nici la o perioadă minimă sau maximă. Aceasta înseamnă că durata călătoriei de afaceri este determinată exclusiv de angajator, ținând cont de natura misiunii oficiale a angajatului. Prin urmare, o călătorie de afaceri de o zi pentru un angajat nu contravine legii.

Călătorie de afaceri de o zi. Ce fel de excursie este aceasta?

O călătorie de afaceri de o zi presupune că angajatul este trimis într-o zonă din care există posibilitatea revenirii zilnice la locul său de reședință permanentă ().

În acest caz, fezabilitatea returnării zilnice este determinată de angajator pe baza următorilor factori:

• cât de mare este distanța de la locul de muncă până la locul de călătorie de afaceri;
• comunicarea de transport între aceste locuri este suficient de dezvoltată și accesibilă;
• oare misiunea de afaceri a lucrătorului detașat permite finalizarea acesteia rapid și eficient într-un timp scurt;
• dacă angajatul se va putea odihni pe deplin după încheierea unei sarcini de muncă și după întoarcerea acasă, astfel încât să poată merge la muncă și să lucreze a doua zi.

Cheltuieli de călătorie pentru o zi de călătorie de afaceri

Pentru o călătorie de afaceri de o zi, se aplică regulile generale ale articolelor 167, 168 din Codul Muncii al Federației Ruse privind garanțiile, dar cu unele excepții.

Astfel, cheltuielile de deplasare pentru un angajat detașat sunt întotdeauna rambursate la furnizarea documentelor de călătorie, precum și alte cheltuieli efectuate cu permisiunea/cunoștința angajatorului.

Cheltuielile pentru închirierea spațiilor de locuit sunt rambursate numai în cazurile în care, de comun acord cu șeful organizației, angajatul rămâne la locul călătoriei de afaceri la sfârșitul zilei de lucru și la furnizarea documentelor relevante (cecuri de la hotel , contracte cu proprietarul imobilului etc.).

Cheltuielile zilnice pentru călătoriile de afaceri pentru 1 zi în Rusia nu sunt plătite din cauza indicației directe a acestui lucru în paragraf. 4 clauza 11 din Regulamentul cu privire la caracteristici.

În cazul în care salariatul este trimis în străinătate pentru o zi, atunci diurna se plătește în cuantum de 50% din costul standard al plății diurnei pentru călătoriile de afaceri în străinătate, determinat de reglementările locale privind călătoriile de afaceri (clauza 20 din Regulamentul menționat). , Articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri de o zi nu s-au modificat în 2016, deși a existat un proiect de lege pentru desființarea lor. Poate că asta se va întâmpla anul viitor. Dar până când se întâmplă acest lucru, regulile anterioare rămân în vigoare.

Se plătește diurnă pentru 1 zi de călătorie de afaceri?

Cu toate acestea, angajatorul are posibilitatea de a plăti călătorilor de afaceri pentru o zi echivalentul cheltuielilor zilnice.

Dacă reglementările locale ale organizației privind călătoriile de afaceri (sau ordinul corespunzătoare) stabilesc posibilitatea de a plăti compensații în locul indemnizațiilor zilnice pentru călătoriile de afaceri pentru o zi, atunci angajații nu vor fi jignați. Doar evitați cuvântul „diurnă” în numele acestei plăți.

Aranjarea unei călătorii de afaceri de o zi

Într-o organizație comercială, procedura de trimitere în călătorii de afaceri poate fi stabilită printr-un act de reglementare local (de exemplu, un regulament privind călătoriile de afaceri) cu specificarea acestei proceduri (Partea 4 a articolului 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). ).

Dacă un astfel de act local este absent sau această procedură nu este specificată în el, atunci se aplică cea generală stabilită prin Reglementările cu privire la particularități.

Nu există diferențe față de călătoriile de afaceri de mai multe zile în ceea ce privește procedura de înregistrare a unei călătorii de afaceri pentru 1 zi.

Prima etapă a procedurii este emiterea unui ordin sau a instrucțiunii din partea angajatorului (în scris) de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. În acesta, pe lângă detaliile cerute pentru acest document, sunt determinate locul, durata și scopul călătoriei de afaceri, puteți indica și sursa de finanțare a călătoriei de afaceri și alte puncte importante prevăzute de reglementările locale privind afacerile. excursii.

A doua etapă a organizării unei călătorii de afaceri pentru o zi este acordarea unui avans angajatului pentru plata cheltuielilor de deplasare (clauza 10 din Regulamentul privind caracteristicile speciale). Poate fi efectuat atât prin eliberarea de numerar angajatului la casieria organizației, cât și prin transferarea sumelor contabile pe cardul său bancar, dacă condiția corespunzătoare este consacrată în actul local privind călătoriile de afaceri.

Dacă acest act local prevede ținerea unui jurnal al călătoriilor de afaceri (călătorii de afaceri sosiți/plecați), atunci un alt pas va fi să faceți înregistrări corespunzătoare în acestea.

„Problema personalului”, 2011, N 2

CUM SE ARANGE O CĂLĂTORIE DE AFACERI: MOMENTE COMPLICATE

Problemele legate de trimiterea angajaților în călătorii de afaceri atât pe teritoriul Federației Ruse, cât și pe teritoriul statelor străine sunt reglementate de Codul Muncii al Federației Ruse (articolele 166 - 168), precum și de Decretul Guvernului Federația Rusă din 13 octombrie 2008 N 749 „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri” (denumite în continuare Regulamente).

Locația călătoriei de afaceri

În conformitate cu art. 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent. Locul de muncă permanent este considerat a fi locația organizației în care munca este stipulată printr-un contract de muncă. Un angajat poate fi detașat la o altă organizație care se află în aceeași zonă (de exemplu, un oraș), dar în acest caz nu i se va rambursa diurna și cheltuielile de trai. Conform clauzei 11 din Regulament, angajaților li se rambursează cheltuielile de călătorie și de închiriere asociate locuirii în afara locului de reședință permanentă (în acest caz, locul de reședință nu se schimbă). Dacă un angajat are posibilitatea de a se întoarce la locul său de reședință permanentă în fiecare zi, diurna nu este plătită.

Călătoriile de afaceri nu sunt recunoscute ca călătorii de afaceri pentru angajații a căror activitate permanentă se desfășoară pe drum sau este de natură călătorie (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Trebuie menționat aici că angajatorul rambursează acestor angajați cheltuielile asociate călătoriilor de afaceri (cheltuieli de călătorie; cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit; cheltuieli suplimentare legate de locuirea în afara locului de reședință permanentă (alocație zilnică, indemnizație de teren), alte cheltuieli efectuate de către angajații cu permisiunea angajatorului), dar acestea nu sunt cheltuieli de deplasare, iar Regulamentele nu se aplică atunci când sunt emise. Cuantumul și procedura de rambursare a cheltuielilor, lista lucrărilor, profesiile, funcțiile acestor angajați sunt stabilite prin contractul colectiv, convențiile și reglementările locale. Cuantumul și procedura de rambursare a acestor cheltuieli pot fi stabilite și prin contractul de muncă. Lucrătorii a căror activitate permanentă se desfășoară pe șosea sau are caracter de călătorie sunt curierii, șoferii, expeditorii, conducătorii și piloții. Mai mult, nu contează dacă astfel de călătorii au loc în zona în care se află organizația cu care se încheie contractul de muncă, sau în altă zonă și durează una sau mai multe zile.

Trimitem un partener part-time într-o călătorie de afaceri

Potrivit reglementărilor, angajații care au un raport de muncă cu angajatorul sunt trimiși în călătorii de afaceri. Legislația nu interzice posibilitatea de a trimite lucrători cu fracțiune de normă în călătorii de afaceri. Astfel, un angajat care lucrează cu fracțiune de normă poate fi trimis într-o călătorie de afaceri, la fel ca un angajat la locul său principal de muncă, dar trebuie luate în considerare următoarele nuanțe.

Atunci când un lucrător cu fracțiune de normă este trimis într-o călătorie de afaceri, acesta are garantat să-și păstreze locul de muncă, câștigul mediu pe durata călătoriei de afaceri, precum și rambursarea cheltuielilor asociate călătoriei de afaceri de către angajatorul care îl trimite în excursie. Salariul mediu nu este plătit la locul principal de muncă; de obicei, în timpul unei călătorii de afaceri, unui astfel de angajat i se acordă concediu fără plată. Câștigurile medii pe perioada călătoriei de afaceri și timpul petrecut pe drum se rețin pentru toate zilele de muncă conform programului stabilit de organizația expeditoare (clauza 9 din Regulament).

Dacă un angajat este trimis într-o călătorie de afaceri pentru munca sa principală și cea combinată în același timp, atunci câștigurile medii sunt reținute pentru el la ambele locuri de muncă, în timp ce cheltuielile de călătorie (costuri de călătorie și închiriere de locuințe, diurnă și alte cheltuieli) se repartizează prin acord între angajatori (p. 9 Regulamente). Se recomandă încheierea unui acord privind repartizarea cheltuielilor de călătorie înainte de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri.

Contabilitatea fiscală a cheltuielilor pentru călătoriile de afaceri pentru lucrătorii cu fracțiune de normă nu diferă de contabilizarea pentru călătoriile de afaceri pentru angajații care lucrează la locul lor principal de muncă.

Durata călătoriei

Durata călătoriei de afaceri este determinată de angajator, ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale. Mai mult, nici Codul Muncii al Federației Ruse și nici Regulamentul „Cu privire la particularitățile trimiterii lucrătorilor în călătorii de afaceri” nu conțin informații despre durata minimă sau maximă a călătoriei. Astfel, putem concluziona că aici trebuie folosit bunul simț. De exemplu, chiar dacă o călătorie de afaceri durează doar o zi, trebuie să eliberați o misiune de muncă și un certificat de călătorie, dar nu plătiți diurnă. Dacă o călătorie de afaceri durează mai mult de o lună, trebuie luat în considerare faptul că durata călătoriei de afaceri nu poate fi mai mare decât timpul necesar pentru finalizarea misiunii oficiale, în caz contrar poate fi considerat ca un transfer la locul de muncă în altă zonă și atunci nu se poate plăti diurna. În plus, deoarece o subdiviziune separată a unei organizații este considerată a fi orice subdiviziune izolată teritorial de aceasta, în locul căreia sunt echipate locuri de muncă staționare (Articolul 11 ​​din Codul Fiscal al Federației Ruse) și recunoașterea unei subdiviziuni separate a o organizație ca atare se realizează indiferent dacă crearea sa este reflectată sau nu în documentele constitutive sau în alte documente organizatorice și administrative ale organizației și din atribuțiile conferite diviziei specificate, în timp ce locul de muncă este considerat staționar dacă este creat pentru o perioadă de timp. perioadă mai mare de o lună; în timpul unei călătorii lungi de afaceri, există riscul ca autoritățile fiscale să suspecteze compania că a creat o divizie separată, iar cheltuielile de călătorie suportate sunt nerezonabile.

Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este data plecării vehiculului de la locul de muncă permanent al călătorului de afaceri, iar ziua de sosire din călătoria de afaceri este data sosirii vehiculului la locul de muncă permanent . Când un vehicul este trimis înainte de ora 24 inclusiv, ziua de plecare pentru o călătorie de afaceri este considerată ziua curentă, iar de la ora 00 - a doua zi. În mod similar se stabilește ziua în care salariatul ajunge la locul său de muncă permanent.

Daca o statie, debarcader sau aeroport se afla in afara unei zone populate, se ia in considerare timpul necesar deplasarii catre statie, debarcader sau aeroport. De menționat că, în acest caz, ziua plecării nu va coincide cu data indicată pe bilet, prin urmare, pentru a evita disputele cu autoritățile de reglementare, angajatului i se recomandă să depună la departamentul de contabilitate un bilet pentru vehicul. cu care a ajuns la gară, debarcader sau aeroport.

Dacă un angajat este trimis la mai multe organizații

La deplasarea în mai multe locuri, cheltuielile țin cont și de costurile de deplasare dintr-o localitate în alta în prezența documentelor justificative (bilete), o primă de asigurare pentru asigurarea personală obligatorie a pasagerilor în transport, plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie. și furnizarea de lenjerie de pat în trenuri. Certificatul de călătorie se eliberează într-un singur exemplar, în fiecare dintre organizațiile la care este trimis angajatul se fac notări cu privire la data sosirii și la data plecării, certificate prin semnătura unui funcționar autorizat și sigiliul care este utilizat în afacere. activitatile organizatiei.

În cazul în care un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri în străinătate, este suficient să emiti doar un ordin care să precizeze scopul și durata călătoriei de afaceri. Pentru a documenta cheltuielile de călătorie, trebuie să atașați copii ale paginilor pașaportului dumneavoastră internațional cu semne de trecere a frontierei, cu excepția cazurilor de călătorie de afaceri în statele membre ale Comunității Statelor Independente cu care au fost încheiate acorduri interguvernamentale, în baza cărora frontieră. marcajele de trecere nu sunt făcute în documentele de intrare și ieșire de către autoritățile de frontieră frontiera de stat. La deplasarea in mai multe tari straine, din ziua plecarii dintr-o tara in alta, diurnele se platesc la rata stabilita pentru plata in tara in care este trimis. Trebuie avut în vedere că la trecerea granițelor țărilor Schengen nu se fac semne în acest sens, așa că aici ar trebui să vă ghidați după ordinul de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri, tipărirea biletului electronic, cartele de îmbarcare și facturile de hotel. Angajatul trebuie să păstreze toate cărțile de îmbarcare (când zboară din Rusia și retur, când zboară și călătorește între țări străine).

Un angajat care a plecat într-o călătorie de afaceri pe teritoriul unui stat străin și s-a întors pe teritoriul Federației Ruse în aceeași zi primește indemnizații zilnice în valută străină în valoare de 50% din rata cheltuielilor pentru plata diurne, stabilite printr-un contract colectiv sau reglementări locale pentru călătoriile de afaceri pe teritoriul statelor străine (clauza 20 Regulamente).

Remunerația unui angajat dacă este angajat pentru muncă

în weekend sau sărbători nelucrătoare

Dacă un angajat este implicat în muncă în weekend sau sărbători nelucrătoare, remunerația se face în conformitate cu legislația muncii - nu mai puțin de dublul salariului mediu, sau la cererea unui angajat care a lucrat într-un weekend sau sărbătoare nelucrătoare, i se poate acorda încă o zi de odihnă (articolul 153 din Codul Muncii al Federației Ruse). Această regulă se aplică și în cazul în care ziua plecării și (sau) sosirii angajatului dintr-o călătorie de afaceri se încadrează într-un weekend sau sărbătoare. În plus, munca într-un weekend într-o călătorie de afaceri trebuie să fie indicată în ordinul de călătorie de afaceri. Zilele în care un angajat se află într-o călătorie de afaceri, inclusiv timpul de călătorie în perioada care se încadrează în weekend sau sărbători, sunt plătite din câștigul mediu al angajatului (Articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse), prin urmare aceste sume de plată și zilele corespunzătoare sunt supuse excluderii din perioada de calcul la calcularea castigului mediu al salariatului in cazurile ulterioare. Dacă, la cererea unui salariat care a lucrat într-o zi liberă sau într-o sărbătoare nelucrătoare, i se acordă o altă zi de odihnă, în acest caz, munca în zi liberă sau sărbătoare nelucrătoare se plătește într-o singură sumă. , iar ziua de odihnă nu este supusă plății. Vorbim în mod specific despre o zi de odihnă, și nu despre asigurarea proporțională a timpului de odihnă pentru munca în zi liberă. Astfel, dacă un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri după-amiaza sau s-a întors din aceasta dimineața, indiferent de numărul de ore lucrate într-o zi liberă, angajatului i se acordă o zi întreagă de odihnă (Scrisoare a Serviciului Federal pentru Muncă şi Angajare (Rostrud) din 3 iulie 2009 N 1936- 6-1).

Câștigurile medii pentru perioada în care salariatul se află într-o călătorie de afaceri, precum și pentru zilele de călătorie, inclusiv în timpul unei escale forțate, se rețin pentru toate zilele de muncă conform programului stabilit de organizația de trimitere (clauza 9 din Reguli). Din această normă rezultă că, dacă un angajat lucrează la locul său principal de muncă într-o săptămână de lucru de cinci zile și în timpul unei călătorii de afaceri - într-o săptămână de lucru de șase zile, nu este nevoie să îi acordați o zi liberă. dintr-o sâmbătă lucrătoare.

Dacă un angajat se îmbolnăvește într-o călătorie de afaceri

În caz de incapacitate temporară de muncă în timpul unei călătorii de afaceri, salariatului i se rambursează următoarele cheltuieli:

1) cheltuieli pentru închirierea spațiilor de locuit;

2) diurna;

3) concediu medical.

Pentru a justifica aceste cheltuieli, trebuie să aveți un document justificativ - un certificat de concediu medical executat corect. Dacă un angajat a fost supus tratamentului în spital, atunci costurile de închiriere a spațiilor rezidențiale nu vor fi rambursate. Diurnele se plătesc pe toată perioada până când salariatul nu poate, din motive de sănătate, să înceapă îndeplinirea misiunii oficiale care i-a fost atribuită sau să se întoarcă la locul de reședință permanentă (clauza 25 din Regulament).

Urgențe

Adesea apar circumstanțe neprevăzute din cauza cărora o călătorie de afaceri poate fi întârziată (de exemplu, vremea rea, întârzierea unui zbor, un accident). În astfel de cazuri, salariatului care se întoarce trebuie să i se ramburseze diurna și cheltuielile pentru închirierea locuinței, cu condiția să existe documente care confirmă situația de urgență. Cu toate acestea, nu este întotdeauna atât de ușor să obțineți aceste documente; în acest caz, se recomandă emiterea unui ordin de prelungire a călătoriei de afaceri și solicitarea companiei partenere la care este trimis angajatul să înscrie pe certificatul de călătorie data plecării. de la locul călătoriei de afaceri, ținând cont de circumstanțe neprevăzute.

Călătoria de afaceri nu a avut loc

În practică, apar și situații când fondurile pentru o călătorie de afaceri au fost deja eliberate angajatului și chiar parțial cheltuite (de exemplu, bilete de avion, vize au fost achiziționate), angajatul a primit un certificat de călătorie și chiar înainte de plecare, nevoia acestei călătorii a dispărut. În acest caz, procedăm conform următoarei scheme:

1) emitem un ordin de anulare a calatoriei de afaceri si de revocare a certificatului de calatorie;

2) pe baza unui certificat de călătorie eliberat anterior, facem o înscriere despre anularea acestui certificat în registrul de evidență a salariaților care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația expeditoare, a cărui formă este aprobată prin Ordin al Ministerului Sănătății și Dezvoltarea Socială a Rusiei din 11 septembrie 2009 N 739n „Cu privire la aprobarea Procedurii și formularelor de înregistrare a angajaților, a celor care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația trimițătoare și sosesc la organizația la care sunt trimiși”;

3) angajatul trebuie să fie familiarizat cu ordinul de anulare a călătoriei de afaceri și înscrierea în jurnalul de bord împotriva semnăturii.

În ceea ce privește fondurile deja cheltuite într-o călătorie de afaceri, societatea nu le poate lua în considerare în cheltuielile care reduc profitul impozabil, întrucât astfel de cheltuieli nu sunt considerate justificate economic, întrucât nu sunt în niciun caz legate de activități care vizează generarea de venituri (clauza 1). din articolul 252 Codul fiscal al Federației Ruse). Cu toate acestea, cheltuielile reținute la returnarea biletelor achiziționate din cauza anulării unei călătorii de afaceri pot fi incluse la calcularea impozitului pe venit ca parte a cheltuielilor nefuncționale pe baza paragrafelor. 13 clauza 1 art. 265 Codul Fiscal al Federației Ruse. Această subclauză permite includerea sancțiunilor pentru încălcarea clauzelor contractuale în cheltuielile recunoscute de debitor. Potrivit Ministerului de Finanțe (Scrisoarea din 25 septembrie 2009 N 03-03-06/1/616), costul reținut al biletelor este chiar o astfel de amendă. Nu contează din ce motiv nu a avut loc călătoria de afaceri (din cauza nevoilor de producție, din cauza bolii angajaților etc.).

În scopuri contabile, cheltuielile de călătorie nu sunt standardizate.

Impozitul pe venitul personal

Venitul unui angajat supus impozitului pe venitul personal nu include indemnizațiile zilnice, dar nu mai mult de 700 de ruble. pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri în Federația Rusă și nu mai mult de 2,5 mii de ruble. pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în străinătate, precum și cheltuielile țintă efectiv suportate și documentate pentru călătoria la destinație și retur, taxe pentru serviciile aeroportuare, comisioane, cheltuieli pentru călătoria la aeroport sau gară la locurile de plecare , destinația sau transferurile, la transportul bagajelor, costurile de închiriere a cazării, plata serviciilor de comunicații, obținerea și înregistrarea unui pașaport străin de serviciu, obținerea vizelor, precum și costurile asociate schimbului de numerar sau a unui cec bancar pentru numerar valută străină. În cazul în care contribuabilul nu furnizează documente care confirmă plata cheltuielilor pentru închirierea spațiilor rezidențiale, valoarea acestei plăți este scutită de impozit în conformitate cu legislația Federației Ruse, dar nu mai mult de 700 de ruble. pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri în Federația Rusă și nu mai mult de 2,5 mii de ruble. pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în străinătate (articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse).

În cazul în care organizația rambursează angajatului cheltuielile de călătorie de la locul călătoriei de afaceri în cazurile în care data specificată în documentul de călătorie este ulterioară datei de încheiere a călătoriei de afaceri (de exemplu, angajatul rămâne la locul călătoriei de afaceri pentru o perioadă). sau mai multe zile pe cheltuiala proprie, se întoarce dintr-o călătorie de afaceri după folosirea weekend-ului și (sau) vacanțelor, zile libere sau concediu sau pleacă la locul călătoriei de afaceri mai devreme decât perioada stabilită (inclusiv prin utilizarea weekend-urilor și (sau) ) sărbători, zile libere sau concediu)), atunci la impozitarea impozitului pe venitul persoanelor fizice din aceste plăți trebuie avute în vedere următoarele:

1) dacă după încheierea călătoriei de afaceri (sau înainte de începerea perioadei acesteia) salariatului i se acordă concediu, pe care îl petrece la locul călătoriei de afaceri, plata pentru călătoria sa de la destinație înapoi la locul de muncă permanent ( sau plata pentru deplasarea de la locul de muncă permanent la destinație la începutul concediului de odihnă) poate fi considerată ca un beneficiu economic prin care salariatul primește venituri în natură, și în conformitate cu alin. 1 pct. 2 art. 211 din Codul fiscal al Federației Ruse este supus impozitului pe venitul personal (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 iunie 2010 N 03-04-06/6-111);

2) în cazul în care un salariat, la discreția sa, își petrece weekendurile sau vacanțele la locul călătoriei de afaceri, atunci nu rezultă niciun beneficiu economic, iar cheltuielile de călătorie sunt scutite de impozitul pe venitul personal în baza clauzei 3 a art. 217 Codul Fiscal al Federației Ruse.

Contribuții de asigurări la Fondul de pensii, Fondul de asigurări sociale, FFOMS și TFOMS

Partea 2 a art. 9 din Legea federală nr. 212-FZ din 24 iulie 2009, se stabilește că atunci când plătitorii primelor de asigurare plătesc, cheltuielile pentru călătoriile de afaceri ale angajaților atât pe teritoriul Federației Ruse, cât și în afara teritoriului Federației Ruse nu sunt supuse primelor de asigurare. Dacă nu sunt furnizate documente care confirmă plata cheltuielilor pentru închirierea spațiilor rezidențiale, sumele acestor cheltuieli sunt scutite de primele de asigurare în limitele stabilite în conformitate cu legislația Federației Ruse.

În ceea ce privește normele stabilite de legislația Federației Ruse în cazul neprezentării documentelor care confirmă costurile de închiriere a spațiilor rezidențiale, astfel de norme sunt stabilite în prezent numai în raport cu cheltuielile specificate asociate călătoriilor de afaceri pe teritoriul Federației Ruse. pentru angajații organizațiilor finanțate de la bugetul federal (Decretul Președintelui Federației Ruse din 18 iulie 2005 N 813 „Cu privire la procedura și condițiile de detașare a funcționarilor publici federali” și Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 octombrie, 2002 N 729 „Cu privire la valoarea rambursării cheltuielilor asociate călătoriilor de afaceri pe teritoriul Federației Ruse către angajații organizațiilor finanțate de la bugetul federal”). În raport cu alte categorii de plătitori de prime de asigurare - organizații, normele de rambursare a cheltuielilor menționate în cazul neprezentării documentelor justificative nu sunt stabilite de legislația Federației Ruse. Astfel, o organizație comercială nu impune contribuții de asigurare la fondurile extrabugetare ale statului doar pentru cheltuielile efective efectuate pentru închirierea locuințelor unui angajat al organizației în timpul călătoriei sale de afaceri atât pe teritoriul Federației Ruse, cât și în străinătate (Scrisoarea de Ministerul Sănătății și Dezvoltării Sociale din 11 noiembrie 2010 N 3416-19) .

Contribuții de asigurare pentru asigurările sociale obligatorii

din accidente de muncă

si boli profesionale

Partea 2 a art. 9 din Legea federală nr. 212-FZ din 24 iulie 2009, se stabilește că cheltuielile pentru călătoriile de afaceri ale angajaților atât pe teritoriul Federației Ruse, cât și în afara teritoriului Federației Ruse nu fac obiectul primelor de asigurare. Dacă nu sunt furnizate documente care confirmă plata cheltuielilor pentru închirierea spațiilor rezidențiale, sumele acestor cheltuieli sunt scutite de primele de asigurare în limitele stabilite în conformitate cu legislația Federației Ruse. Rezultă că o organizație comercială nu impune prime de asigurare asupra cheltuielilor efective efectuate pentru închirierea spațiilor de locuit.

Impozit pe venit

În conformitate cu art. 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse, cheltuielile de călătorie de afaceri sunt clasificate ca alte cheltuieli asociate producției și (sau) vânzărilor. Mai mult, astfel de cheltuieli trebuie să fie justificate și documentate. Articolele 313 și 314 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilesc că informațiile privind tranzacțiile comerciale conținute în documentele primare sunt acceptate pentru contabilitatea fiscală. Pentru cheltuielile de călătorie, o tranzacție de afaceri este acumularea de datorii de către organizație față de angajat pentru suma cheltuielilor de călătorie de afaceri suportate de acesta (scăderea sumei contabile de la angajat). Documentul principal pe baza căruia această tranzacție comercială este acceptată în contabilitate este raportul în avans aprobat de șeful organizației (aprobat dacă există un raport scris asupra activității efectuate într-o călătorie de afaceri, convenit cu șeful organizației). unitatea structurală a angajatorului). Data recunoașterii cheltuielilor de călătorie de afaceri în conformitate cu paragrafele. 5 alin.7 art. 272 din Codul fiscal al Federației Ruse este data aprobării raportului anticipat.

La raportul prealabil se anexează următoarele documente justificative:

Un certificat de călătorie eliberat corespunzător. Formularul certificatului de călătorie a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 (Formular nr. T-10). Acest document nu este eliberat numai atunci când călătoriți în afara Federației Ruse (cu excepția călătoriilor în statele membre CSI cu care s-au încheiat acorduri interguvernamentale, pe baza cărora autoritățile de frontieră nu notează trecerea frontierei de stat în documentele de intrare și ieșire) ;

Despre închirierea spațiilor rezidențiale;

Despre cheltuielile reale de călătorie;

Despre alte cheltuieli legate de călătoria de afaceri.

Documentele justificative specificate, care sunt o anexă necesară la raportul de avans, trebuie să fie corect executate, adică întocmite după formulare tipizate, dacă există, iar în alte cazuri - trebuie completate conform formularelor puse la dispoziție de organizație și care conțin detaliile denumite în paragraful .2 linguri. 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 N 129-FZ „Cu privire la contabilitate”. Întocmirea unui raport prealabil cu încălcarea cerințelor stabilite de lege, precum și absența anexelor necesare la raportul prealabil (sau executarea necorespunzătoare a acestora) implică nerespectarea raportului anticipat cu cerințele legislației Federației Ruse. , și, în consecință, suma cheltuielilor indicate în acesta nu poate fi inclusă în cheltuielile în scopuri fiscale sosite ca neavând documente justificative adecvate (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 14 septembrie 2009 N 03-03-05/169) .

De la 1 ianuarie 2009, o organizație are dreptul, la determinarea bazei de impozitare a impozitului pe venit, să accepte cheltuieli pentru plata diurnei în cuantumul cheltuielilor efective, care însă nu depășesc produsul numărului de zilele de călătorie de afaceri și cuantumul diurnelor consacrate în contractul colectiv sau reglementările locale ale organizației. Ținând cont de faptul că salariatului i se rambursează diurnele pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri, cheltuielile sub formă de diurne pot fi confirmate printr-un certificat de călătorie. În acest caz, nu este necesară furnizarea de cecuri și chitanțe care confirmă cheltuielile diurne ale angajatului (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 1 aprilie 2010 N 03-03-06/1/206).

În cazul în care organizația rambursează angajatului cheltuielile de călătorie de la locul călătoriei de afaceri în cazurile în care data specificată în documentul de călătorie este ulterioară datei de încheiere a călătoriei de afaceri (de exemplu, angajatul rămâne la locul călătoriei de afaceri pentru o perioadă). sau mai multe zile pe cheltuiala proprie, se întoarce dintr-o călătorie de afaceri după folosirea weekend-ului și (sau) sărbătorilor, zile compensatorii sau vacanțe sau călătorii la locul călătoriei de afaceri mai devreme decât perioada stabilită, inclusiv prin utilizarea weekend-urilor și (sau ) sărbători, zile compensatorii sau concedii), atunci astfel de costuri sunt luate în considerare în scopuri fiscale ale profiturilor organizațiilor. Cert este că acestea ar fi fost suportate în orice caz, indiferent de durata șederii salariatului la destinație. Astfel, indiferent de timpul petrecut la destinatie, costurile achizitionarii unui bilet de calatorie pentru deplasarea unui angajat de la locul deplasarii de afaceri la locul de munca permanent pot fi luate in considerare ca cheltuieli in scopul impozitului pe profit daca data de plecarea angajatului de la locul de călătorie de afaceri la locul de muncă permanent coincide cu data la care a fost achiziționat biletul de călătorie de mai sus, precum și dacă întârzierea plecării călătorului de afaceri de la locul călătoriei de afaceri (sau plecarea mai devreme a angajatului la destinație) a avut loc cu permisiunea managerului, confirmând în conformitate cu procedura stabilită fezabilitatea cheltuielilor efectuate (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 10 iunie 2010 N 03-04-06 /6-111). În cazul unei prelungiri a călătoriei de afaceri din ordinul organizației, valoarea rambursării cheltuielilor de deplasare ale angajatului este luată în considerare ca cheltuieli în scopul impozitării profitului organizațiilor în conformitate cu paragrafele. 12 clauza 1 art. 264 Codul Fiscal al Federației Ruse.

Expert jurnal

E. Perevozchikova

Expert jurnal

O. Ivanov

Expert jurnal

Semnat pentru sigiliu

Aranjarea călătoriilor de afaceri pentru majoritatea contabililor care gestionează și evidențele de personal este destul de obișnuită. S-ar părea că procedura de detașare a fost elaborată și nu pot exista dificultăți aici. Dar, în practică, încă apar situații când trebuie să-ți strângi creierele. Acest articol oferă răspunsuri la zece astfel de întrebări.

Întrebarea nr. 1: este posibil să trimiți un angajat în același oraș?

Răspuns: da, poți.

Codul Muncii definește o călătorie de afaceri ca o călătorie a unui angajat din ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului de muncă permanent (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). După cum putem vedea, vorbim în mod specific despre locul de muncă și este indicat în contractul de muncă (articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). De regulă, contractul de muncă specifică numele organizației și adresa acesteia ca loc de muncă.

Se dovedește că trimiterea unui angajat pentru a îndeplini o sarcină de muncă către o altă organizație, chiar dacă se află în același oraș și chiar pe aceeași stradă, poate fi oficial o călătorie de afaceri. Această concluzie este confirmată de norma de la paragraful 3 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri*. Se precizează că locul de muncă permanent este considerat a fi locația organizației (unitatea structurală), lucrarea în care este stipulată prin contractul de muncă.

Astfel, dacă un angajat va presta muncă într-o altă organizație din același oraș, atunci i se poate emite o călătorie de afaceri. În acest caz, nu este nevoie să plătiți diurne, deoarece angajatul are posibilitatea de a se întoarce la locul său de reședință în fiecare zi (clauza 11 din Regulamentul de călătorie de afaceri). De asemenea, nu este nevoie să plătiți cheltuielile de trai. În caz contrar, călătoria de afaceri în acest caz este procesată în mod obișnuit. Dar aici o altă dificultate îl poate aștepta pe angajator. Și aceasta este a doua noastră întrebare.

Întrebarea nr. 2: călătoriile constante ale unui expeditor de marfă sunt o călătorie de afaceri?

Răspuns: nu, nu o călătorie de afaceri.

Această concluzie rezultă din articolul 166 din Codul Muncii. Se precizează că călătoriile de afaceri ale angajaților a căror activitate permanentă implică deplasări (curieri, angajați de vânzări directe, instalatori, electricieni care prestează servicii publicului) sau care se află pe drumuri (șoferi, conductori, piloți, mașiniști, expeditori) nu sunt recunoscute ca fiind calatorii de afaceri .

În consecință, astfel de angajați nu trebuie să elibereze un certificat de călătorie pentru fiecare călătorie și să plătească diurne. Această regulă funcționează chiar dacă călătoria este în alt oraș și pentru mai multe zile (de exemplu, în cazul expeditorilor de marfă).

Întrebarea #3: Poate o călătorie de afaceri să dureze o zi?

Răspuns: da, se poate.

De altfel, în Codul Muncii și în Reglementările privind călătoriile de afaceri, problema duratei minime a unei călătorii de afaceri este delicat evitată. Doar paragraful 2 al Instrucțiunilor vechi, încă sovietice privind călătoriile de afaceri**, prevede că un certificat de călătorie nu poate fi eliberat dacă angajatul trebuie să se întoarcă dintr-o călătorie de afaceri în aceeași zi în care a fost trimis. De aici rezultă indirect că călătoria de afaceri poate fi de o zi. Cu toate acestea, după cum sa menționat deja, legislația ulterioară (Codul Muncii al Federației Ruse și Regulamentul privind călătoriile de afaceri) nu conține o astfel de clauză. Dar nici aceste acte nu conțin o interdicție a călătoriilor de afaceri de o zi.

Din toate acestea, se poate trage o singură concluzie - călătoriile de afaceri de o zi nu sunt interzise, ​​dar este mai bine să pregătiți documente pentru ele, după cum se spune, în întregime (certificat de călătorie și raport). Acest lucru nu va fi de prisos nici din punct de vedere fiscal. Vă rugăm să rețineți că diurna pentru o călătorie de afaceri de o zi se plătește numai atunci când călătoriți în străinătate și chiar și atunci în valoare de 50 la sută din standard. Pentru „călătoriile de o zi” în Rusia, acestea nu sunt plătite (clauzele 11 și 20 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri).

Întrebarea nr. 4: Poate o călătorie de afaceri să dureze la nesfârșit?

Răspuns: nu, nu se poate.

Vechile Instrucțiuni privind călătoriile de afaceri conțin o regulă clară conform căreia durata unei călătorii de afaceri nu poate depăși 40 de zile, fără a lua în calcul timpul petrecut pe drum. Durata călătoriei de afaceri pentru muncitorii, managerii și specialiștii trimiși să execute lucrări de instalare, punere în funcțiune și construcție nu putea depăși un an (clauza 4 din Instrucțiunile de călătorie în afaceri). Cu toate acestea, Regulamentul privind călătoriile de afaceri (un document ulterior) nu mai conține o astfel de restricție. Astfel, paragraful 4 din Regulament spune doar că angajatorul stabilește durata călătoriei de afaceri ținând cont de volumul, complexitatea și alte caracteristici ale misiunii oficiale.

Se dovedește că angajatorul, dacă este necesar, poate trimite un angajat într-o călătorie de afaceri pentru mai mult de 40 de zile. Dar călătoria de afaceri încă nu poate fi nesfârșită. La urma urmei, după cum ne amintim, o călătorie de afaceri, conform articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, este o călătorie a unui angajat pentru a îndeplini o misiune oficială. În consecință, durata călătoriei de afaceri este determinată de momentul executării acestui ordin, care este consemnat în mod clar în documentul întocmit la trimiterea angajatului - certificatul de călătorie.

Astfel, dacă inspectorul de muncă descoperă că sarcina a fost finalizată, dar angajatul se află încă într-o călătorie de afaceri, sau că sarcina este formulată în așa fel încât finalizarea ei poate dura o perioadă nedeterminată, atunci o astfel de „călătorie de afaceri ” poate fi recunoscut ca un transfer al angajatului. În acest caz, angajatorul se confruntă cu răspunderea până la și inclusiv suspendarea activităților companiei și descalificarea managerului (articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Și dacă inspectorul fiscal descoperă acest lucru, atunci diurnele și indemnizațiile de călătorie pot fi atacate. În plus, dacă o călătorie de afaceri durează mai mult de o lună, autoritățile fiscale pot decide că societatea a creat.

Întrebarea nr. 5: Cum se stabilește ziua plecării dacă avionul pleacă la începutul primei nopți?

Răspuns: Ziua plecării va fi cu o zi înainte de ziua plecării aeronavei.

Acest lucru se datorează faptului că, conform paragrafului 4 al Regulamentului privind călătoriile de afaceri, la stabilirea zilei de plecare, este necesar să se țină cont de timpul necesar deplasării la gară, debarcader sau aeroport, dacă aceste obiecte sunt situat în afara limitelor zonei populate. Deoarece aeroporturile sunt aproape întotdeauna situate în afara orașului, ziua plecării va fi ziua în care angajatul își începe deplasarea către aeroport.

Vă rugăm să rețineți că în acest caz ziua plecării nu va coincide cu data indicată pe biletul de avion. Prin urmare, este mai bine să ceri angajatului să salveze și să depună la departamentul de contabilitate și biletul de transport cu care a ajuns la aeroport.

Întrebarea nr. 6: Este necesar să se acorde unui angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri zile libere suplimentare dacă a lucrat în tură de șase zile la locul călătoriei de afaceri?

Răspuns: nu, nu este necesar.

Să presupunem că un angajat la locul său principal de muncă lucrează cinci zile pe săptămână, dar în timpul unei călătorii de afaceri a lucrat o săptămână de lucru de șase zile. Are dreptul la zile libere suplimentare? Răspunsul la această întrebare este prezentat direct în paragraful 8 din Instrucțiunile privind călătoriile de afaceri. Se spune că un angajat aflat într-o călătorie de afaceri este supus regimului timpului de muncă și timpului de odihnă al întreprinderii (asociație, instituție, organizație) la care este trimis. Aceasta înseamnă că, dacă la locul călătoriei de afaceri este stabilită o zi de lucru de șase zile, atunci angajatul este obligat să lucreze sâmbăta. Iar la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, nu este nevoie să îi acordați zile suplimentare de odihnă în schimbul acestor sâmbete lucrătoare.

Problemele apărute la plata angajaților detașați au fost discutate în articol.”

Întrebarea nr. 7: Trebuie să plătesc diurnă și să plătesc un hotel dacă un lucrător detașat se îmbolnăvește?

Răspuns: da, este necesar.

Acest punct este, de asemenea, reglementat direct în documentele de reglementare. Astfel, paragraful 25 din Regulamentul de călătorie de afaceri prevede că un angajat care se îmbolnăvește în timpul unei călătorii de afaceri are dreptul la despăgubire și plată pentru tot timpul până când nu poate presta munca sau se întoarce la locul său de reședință din cauza unei boli.

Iar paragraful 16 din Instrucțiunile privind călătoriile de afaceri rezolvă problema prelungirii unei călătorii de afaceri în timpul unei boli. Mai mult, soluția este destul de simplă - zilele de boală pur și simplu nu sunt incluse în perioada de călătorie indicată pe certificatul de călătorie.

Întrebarea nr. 8: Ce document trebuie întocmit la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri?

Răspuns: certificat de călătorie.

Această problemă a fost rezolvată destul de clar astăzi. Clauza 7 din Regulamentul de călătorie de afaceri prevede: „în baza deciziei angajatorului, salariatului i se eliberează un certificat de călătorie, care stabilește durata șederii sale într-o călătorie de afaceri, precum și se stabilește data sosirii la punctul(punctele) de destinație și data plecării din aceasta (din ele).” Rezultă de aici că atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri, este necesar să aveți decizia angajatorului (nu este specificată forma acestei decizii, ceea ce înseamnă că poate fi fie orală, fie neunificată), precum și o călătorie. certificat întocmit conform formularului unificat nr. T-10 (aprobat prin rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 01/05/04 nr. 1).

Rețineți că mai devreme a existat confuzie cu privire la această problemă din cauza faptului că legislația prevedea variabilitate în proiectare. Angajatorul putea decide singur ce document să întocmească: un ordin de călătorie de afaceri sau un certificat de călătorie (clauza 2 din Instrucțiunile de călătorie în afaceri). Dar această regulă nu se mai aplică, deoarece contravine Regulamentului privind călătoriile de afaceri (articolul 423 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Întrebarea nr. 9: Trebuie să compensez costurile cu gazul dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu o mașină personală?

Răspuns: necesar, dar cu anumite condiții

Legislația muncii nu reglementează ce fel de transport ar trebui să folosească un angajat pentru a ajunge la locul călătoriei de afaceri. Este logic să presupunem că această alegere este făcută de către angajator, ținând cont de relația dintre cost și timpul de călătorie, precum și de necesitatea asigurării confortului și siguranței lucrătorului detașat.

Astfel, în cazul în care angajatorul a convenit asupra posibilității de a pleca într-o călătorie de afaceri cu transportul personal (din care există dovezi documentare), atunci va fi obligat să ramburseze cheltuielile angajatului asociate cu deplasarea la locul călătoriei de afaceri și retur. În plus, în acest caz, angajatul are dreptul în scopuri oficiale, al cărui cuantum este determinat prin acordul părților la contractul de muncă (articolul 188 din Codul Muncii al Federației Ruse). Compania va putea lua în considerare valoarea compensației în.

Întrebarea nr. 10: ce să faci dacă un angajat întârzie la un tren sau avion?

Răspuns: cumpără-i un bilet nou.

Într-o situație în care un angajat întârzie la plecarea unui transport care ar trebui să-l ducă la sau de la o călătorie de afaceri, organizația se află într-un impas legal. Cert este că articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse obligă angajatorul să plătească pentru călătoria angajatului la locul de îndeplinire a sarcinii oficiale și înapoi. Obliga fara exceptii sau alternative. Aceasta înseamnă că angajatorul nu are dreptul să nu plătească al doilea bilet.

Angajatorul nu poate deduce costul unui bilet „întârziat” de la un angajat. Articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse îl împiedică să facă acest lucru. Conține o listă exhaustivă a situațiilor în care este posibil să rețină bani din salariul unui angajat. Și această listă nu spune nimic despre posibilitatea de a reține costul unui bilet neutilizat. Prin urmare, angajatorul poate fie să ajungă la o înțelegere pe cale amiabilă cu angajatul, fie să se adreseze instanței cu o cerere de recuperare a acestei sume de la angajat. Dacă un angajat este de acord să depună în mod voluntar fonduri în casa de marcat pentru a rambursa prejudiciul cauzat companiei, atunci CCT nu va fi necesar, deoarece nu există nici un fapt de vânzare de bunuri, muncă sau servicii.

* Reglementări privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749).

** Instrucțiunea Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetului de Stat pentru Muncă al URSS și a Consiliului Central al Sindicatelor Integral din 04/07/88 nr. 62 „În călătoriile oficiale de afaceri în URSS”. Această instrucțiune este valabilă în măsura în care nu contrazice Codul Muncii al Federației Ruse și Regulamentul privind călătoriile de afaceri.