Scrisoare oficială de invitație. scrisoare de invitație, cifra de afaceri standard - discurs de afaceri pentru funcționarii publici biblioteca de manuale ruse

Compania ta plănuiește o sărbătoare? Oricare ar fi tema ei (sărbătoare profesională sau calendaristică, ziua de naștere a companiei, prezentarea unui nou produs, deschiderea unei sucursale sau a unui nou birou, aniversarea șefului, petrecerea corporativă de Anul Nou pentru întâlnirea din 2020), începe cu invitații.

Care este cel mai bun mod de a scrie textul unei invitații la o petrecere corporativă? Pe de o parte, trebuie să arăți originalitate, să-i interesezi pe oaspeți și să-i faci să-și dorească să participe la sărbătoare. Pe de altă parte, într-o invitație la un astfel de eveniment, trebuie să enumerați date importante.

Text de invitație corporativă

Deci, în textul unei invitații la o vacanță corporativă, ar trebui să indicați data și locul desfășurării acesteia, metoda de livrare a oaspeților (cu propriul transport sau, de exemplu, cu autobuzele de la birou), codul vestimentar (este poate fi gratuit, de seară sau tematic dacă organizați un carnaval).

Verificați dacă vă puteți aduce soțul și copiii cu dvs. Dacă artiștii invitați vor cânta la petrecere, acest lucru poate fi menționat și în textul invitației la petrecerea corporativă.

În ceea ce privește stilul, varietatea este permisă aici în funcție de statutul sărbătorii. Textul invitației poate fi formal sau informal, chiar jucăuș.

Dar, în orice caz, o invitație la un eveniment corporativ trebuie să fie emisă în mod adecvat. Poate fi trimis sub formă de SMS, prin e-mail, plasat pe cărți poștale, într-un ziar de perete sau pe un buletin.

Nu este atât de ușor să ții cont de toate cerințele care se aplică textelor invitațiilor la o vacanță corporativă. Am decis să vă ușurăm această sarcină și vă oferim exemple de texte ale acestui tip de invitații, astfel încât să o puteți alege pe cea mai potrivită ca bază.

Completeaza-l cu putin efort si imaginatie, iar apoi invitatia ta la un eveniment corporate nu va lasa pe nimeni indiferent.

***
Dragă _________________!
Ne face plăcere să vă informăm că ___(data)___ marchează exact ___ ani de la înființarea companiei noastre.
În cinstea acestei minunate sărbători, organizăm un banchet mare,
la care vrem sa va invitam!
Evenimentul festiv este programat pentru ___ (data) ____ în complexul de divertisment și restaurante „____ (nume) ____” (__________ (adresa) ___________),
începe la __(ora)__ ore.
Abea aștept sa te văd!
Angajații companiei __________

***
Dragă_________________!
Vă invităm la o vacanță luminoasă dedicată zilei de naștere a echipei noastre prietenoase.
Sărbătoarea va avea loc pe ___ (data) __ la restaurantul „_________”, începând cu __ (ora) __.
De ziua de naștere a companiei noastre, ne vom reuni pentru a ne felicita reciproc pentru un an trecut productiv și de succes și, de asemenea, ne vom bucura
timp într-o atmosferă de distracție și sărbătoare.
Asigurați-vă că veniți - să ne distrăm!
Echipa strâns unită a companiei ____________

O invitație la o vacanță corporativă poate fi laconică și restrânsă, sau poate fi destul de emoționantă, mai ales când vine vorba de întâlnirea caldă viitoare a prietenilor și a oamenilor cu gânduri asemănătoare. De exemplu, textul unei invitații la o petrecere corporativă în cinstea zilei de naștere a companiei sau a Anului Nou poate fi următorul.

***
Dragi prieteni!
Suntem siguri că adevărata bogăție nu constă în acumularea de bogăție materială. Este important de știut că în apropiere sunt prieteni și parteneri adevărați, testați de timp și fapte. Asociații de încredere reprezintă un punct de sprijin în mișcarea către succes și depășirea oricăror obstacole.
Vom fi bucuroși să vă întâlnim la cina de Crăciun, care va avea loc pe ___________ (data) la restaurantul _____________. Sperăm ca seara festivă alături de prieteni, parteneri și colegi să fie un eveniment plăcut și interesant pentru dumneavoastră.

***
Dragi colegi!
Cel mai valoros lucru pentru compania noastră sunt partenerii noștri de încredere și echipa noastră prietenoasă. Munca în comun a contribuit anul trecut la dezvoltarea companiei noastre. Și, desigur, nu am fi obținut un asemenea succes fără dăruirea și dorința dumneavoastră de dezvoltare.
Cu mare plăcere vă invităm la petrecerea festivă, care va începe la _________ în cafeneaua ______________. Vom întâlni Anul Nou într-o atmosferă de sărbătoare, în cercul de prieteni și colegi.
Fie ca anul care vine să fie la fel de reușit ca și anul trecut. Vă dorim ție și celor dragi fericire, bucurie, sănătate și prosperitate!
Cu sinceritate,
____________.

O invitație la orice fel de eveniment corporativ poate fi trimisă în numele colegilor. Dar va fi deosebit de plăcut pentru angajați să o primească în numele conducerii.

***
Dragă _______________!
Sunt bucuros să vă urez bun venit în numele _________________ (numele întreprinderii). Sunteți unul dintre specialiștii de frunte ai companiei și contribuția dumneavoastră la cauza noastră comună este cu adevărat neprețuită.
20 .. anul cu toate realizările pe care le-a adus, iar greutățile sunt aproape în urmă. Este timpul să salutăm noul 20.. an, care sperăm să ne aducă noi oportunități, noi realizări, noi succese și noi idei.
Sper ca, înconjurat de colegi, să vă bucurați cu adevărat de vacanța dedicată partenerilor, prietenilor și angajaților noștri.
Vă așteptăm la complexul de divertisment ___________ la ___________. Evenimentul este programat să înceapă la _______ ore pe 25 decembrie.
Invitația este valabilă pentru două persoane.
Cu sinceritate,
director de întreprindere ___________________

***
Dragi colegi!
Lucrând la cel mai recent proiect, ați dat dovadă de profesionalismul și competența cuvenite, precum și ați depus mult efort, ceea ce a adus rezultate uimitoare companiei noastre. În semn de recunoștință, organizăm o mică petrecere corporativă și vă invităm să ni se alăture.
Vacanta va avea loc in data de ________________ (data) la adresa: ____________________. Ora începerii petrecerii: 19:00.
Vom fi bucuroși să vă vedem!
Cu sinceritate,
Director adjunct ________________.

***
Dragi colegi!
Apreciem responsabilitatea, intenția și eficiența pe care le dețin angajații noștri, dar în același timp înțelegem că productivitatea adecvată este imposibilă fără o odihnă bună. Prin urmare, am decis să facem pe plac angajaților noștri și să le organizăm o mică vacanță. Sâmbăta aceasta, _________ (data), vă invităm la un picnic corporativ unde vă puteți relaxa, discuta cu colegii și vă bucurați de frumusețea naturii. Se va aranja un transfer la locație.
Întâlnire la ________ (ora) lângă intrarea principală în birou. Sperăm că veți accepta invitația noastră!
Cu sinceritate,
direcția societății _________________.

Și, în sfârșit, textul unei invitații la o vacanță corporativă poate fi scris în formă poetică.

***
Vă invităm din suflet la o vacanță minunată,
Vino să sărbătorești, îți vom fi recunoscători!
La urma urmei, astăzi este Anul Nou, începe basmul.
După cum știți, miracolele se întâmplă în această zi!
La mulți ani, prieteni, felicitări!
Te așteaptă miracole, surprize, promitem distracție!

***
Masa este pusă, cadouri, lumânări...
Totul era înghețat în așteptare.
În această seară caldă, minunată
Aștept cu nerăbdare vizita dumneavoastră.

Va invitam cu drag
Vino să ne vizitezi de Anul Nou.
Acest basm de Anul Nou
Petreceți cu noi!

O scrisoare de invitație este o modalitate de a invita destinatarul să participe la un anumit eveniment, să fie prezent la orice eveniment. O invitație poate fi exprimată oral, dar în relațiile de afaceri este comună forma scrisă, care are o serie de avantaje. În articol vă oferim câteva exemple de scrisori de invitație pentru a participa la un eveniment, conferință, expoziție. Există, de asemenea, un exemplu de invitație scrisă la un interviu cu un angajator și o invitație de a coopera.

În relațiile de afaceri, o scrisoare de invitație este un element important în construirea unei relații de încredere și respectuoasă între cele două părți. O ofertă scrisă de participare, vizitare, vizionare este un semn de atenție deosebită, în plus, permite destinatarului să nu uite de un eveniment important care îl așteaptă.

De ce ai nevoie scrisoare de invitație:

• confirmă că destinatarul este într-adevăr invitat, evită erorile;
• amintește de ora și locul întâlnirii, evenimentul la care este invitat destinatarul.

De ce invitație scrisă mai bun decât oral

• vă permite să notificați o anumită persoană despre orice eveniment important, eveniment;
• reamintește destinatarului de planuri, nu vă va lăsa să uitați un eveniment important;
• actioneaza ca un semn suplimentar de atentie si respect - expeditorul si-a facut timp sa informeze destinatarul in scris despre informatiile invitatiei;
• se poate trimite chiar si la acele persoane cu care nu se poate vorbi la telefon sau personal.

Cum să trimită invitație:

• transferați personal din mână în mână - aduceți destinatarului și predați-l, această metodă permite nu numai invitarea destinatarului în scris, ci și oral la un eveniment - o întâlnire, interviu, întâlnire, expoziție, conferință, recepție sau alt eveniment ;
• trimiteți prin poștă rusă, dacă evenimentul este deosebit de important, atunci îl puteți trimite printr-o scrisoare valoroasă cu o descriere a atașamentului, cu toate acestea, trimiterea trebuie făcută în avans, ținând cont de timpul de livrare a scrisorii către invitat ;
• trimite prin e-mail – o modalitate foarte simplă și convenabilă, dacă e-mailul destinatarului este cunoscut, această metodă este adesea folosită de recrutori atunci când trimit o scrisoare cu invitație de a veni la un interviu de angajare.

Pentru ca acest document să își îndeplinească funcția corect, este necesar să se furnizeze o cantitate suficientă de informații în el. Informațiile trebuie să fie de un asemenea volum încât destinatarul să nu aibă întrebări cu privire la evenimentul planificat, locul și ora desfășurării acestuia.

Pentru ca adresa să se asigure că invitația i-a fost trimisă, trebuie să specificați detaliile destinatarului. De obicei, aceste informații sunt plasate în colțul din dreapta sus al antetului în cazul dativ. Dacă aceasta este o organizație, atunci scrieți numele și locația acesteia, numele complet și poziția șefului. Dacă aceasta este o persoană fizică, atunci numele complet și adresa de reședință.

Apoi, indicați de la cine a fost trimisă scrisoarea. Este important să indicați nu numai numele organizației sau numele complet al inițiatorului și al expeditorului, ci și informațiile de contact, care vă permit să întrebați autorul scrisorii de invitație dacă aveți întrebări despre evenimentul planificat.

Textul scrisorii începe cu un recurs. Este folosită forma politicoasă. Dacă aceasta este o persoană anume, atunci asigurați-vă că îi indicați numele complet sau prenumele, patronimic. De exemplu, „Dragă Olga Vladimirovna!” sau „Dragă Alexandru!”. Contestația depinde de tipul evenimentului, de gradul de cunoaștere a inițiatorului și a destinatarului. Dacă aceste persoane nu sunt în cunoştinţă apropiată, este suficient să ne limităm la neutru „respectat”.

Cum să inviti la un eveniment

• data evenimentului - o întâlnire, conferință, interviu, expoziție, întâlnire, recepție oficială, indică nu numai data, ci și ora exactă;
• locul - informațiile din scrisoare ar trebui să fie suficiente, astfel încât invitatul să nu aibă întrebări despre unde să meargă. Este important să indicați nu numai adresa (stradă, casă), ci și informații suplimentare - unde să mergeți, unde este intrarea, ce etaj, ce birou, hol. De asemenea, este posibil să atașați scrisorii un plan de trafic. Dacă este necesar, indicați și tipul de transport care poate fi folosit pentru a ajunge la locul evenimentului. Adică, informațiile trebuie să fie cât mai complete posibil, astfel încât persoana invitată să participe la eveniment să nu se plimbe pe coridoare în căutarea unui loc pentru eveniment, să nu piardă timpul, să nu întârzie. Informațiile inexacte cu privire la această cerință sunt lipsa de respect față de invitat, acesta va trebui să clarifice exact cum să ajungă acolo, ce să călărească;
• tipul de eveniment, denumirea acestuia - este de asemenea important să se indice în scrisoarea de invitație la ce tip de eveniment se așteaptă invitatul, dacă are un nume, atunci este scris în conformitate exactă;
• cuvântul „invită” direct, specifică, de asemenea, ce anume ar trebui să facă invitatul la evenimentul specificat - participa, urmărește, observa, de exemplu, poți invita să vorbească la o conferință cu un raport sau poți invita alți vorbitori să urmărească discursuri la conferință;

Exemple de scrisoare de invitație:

„Dragă Anna Dmitrievna!

Vă invităm să participați la sărbătorirea Zilei Unității Naționale pe 4 noiembrie 2018 la restaurantul Golden Alley din Novosibirsk, st. Dekabristov d.34, intrarea din capătul clădirii.

„Dragă Daniel Mihailovici!

Vă invităm să vizitați conferința panrusă „Modificări în legislația contabilă și fiscală în 2018”, care va avea loc pe 22 noiembrie 2017 în sala mică de conferințe a Palatului Culturii Zheleznodorozhnik, Ekaterinburg, la adresa: Ekaterinburg, Sf. Zheleznodorozhnaya d.23 (intrarea principală, etajul 2).”

• conținutul evenimentului - dacă aceasta este o conferință, puteți atașa scrisorii o listă de vorbitori, care vor participa la acesta și subiecte ale discursurilor; dacă aceasta este o sărbătoare a unui eveniment, atunci un scurt program al evenimentului.” Aceste informații vor permite destinatarului să evalueze gradul de interes față de evenimentul planificat și să se pregătească corect pentru acesta;
• vă rugăm să ne informați despre planurile dumneavoastră de a participa la eveniment. Dacă doriți să aflați dorința exactă a destinatarului de a participa la eveniment, atunci trebuie să clarificați la sfârșitul scrisorii de invitație dacă persoana va veni în ziua specificată la locul invitației. Trebuie să indicați cum doriți să trimiteți răspunsul dvs. - prin e-mail, scrisoare poștală, apel telefonic sau altfel.

Scrisoarea este semnată de destinatar indicând data întocmirii. Dacă este necesar, documentul întocmit poate fi împachetat într-un plic frumos și transferat la destinație.

Este important să vă asigurați că textul conține informații de contact pentru feedback.

Probă scrisoare de invitație la expoziție

Cum să inviti la un interviu

Candidații pentru un post vacant sunt de obicei invitați la un interviu fie prin telefon, fie prin scrisoare de invitație pe e-mail.

O scrisoare de invitație este de obicei un document oficial ștampilat și semnat de expeditor. Se poate adresa atât unei anumite persoane, cât și întregii companii. Invitația trebuie abordată cu atenție. În aproape toate cazurile, o atitudine binevoitoare față de destinatar și interes pentru venirea acestuia la orice eveniment, expoziție, interviu sau conferință va fi adecvată. Mai jos sunt câteva exemple de scrisori de invitație.

Important! Textul din scrisoare trebuie să fie scurt, corect și concis. Jargonul și frazele ambigue nu sunt permise. Ca toate celelalte scrisori, un astfel de document este scris la persoana întâi.

Când este potrivit să trimiteți o scrisoare de invitație?

Astfel de scrisori sunt întocmite cu ocazia unor evenimente oficiale. De exemplu, atunci când o companie organizează o expoziție, conferință sau alt eveniment și dorește să invite angajații și/și managerii unei organizații terțe la aceasta. Cu ajutorul unei scrisori, puteți invita o anumită persoană la o întâlnire de afaceri, de exemplu, pentru un interviu. Mai jos veți găsi exemple de scrisori de invitație atât pentru diverse evenimente, cât și pentru interviuri.

Întocmirea unei scrisori de invitație, în primul rând, vorbește despre interesul și atitudinea respectuoasă a expeditorului. Este extrem de ignorant să ignori un astfel de document, chiar și să refuzi fără un motiv semnificativ este deja proaste maniere.

Această scrisoare poate acționa și ca un document care atestă că o persoană este într-adevăr invitată la un anumit eveniment. Adică poate fi arătat la intrarea în clădire unde, de exemplu, se ține o conferință.

Situații în care trimiterea unei scrisori de invitație este adecvată sau chiar necesară:

• aniversarea companiei;
• întâlnire de afaceri cu o persoană sau un grup de persoane;
• conferinţă;
• seminar;
• Expoziţie.

Important! O copie a invitației trebuie să rămână în mâinile expeditorului.

S-ar părea, de ce să scrieți o scrisoare când puteți suna și notifica o persoană despre o întâlnire? În primul rând, este convenabil, mai ales când nu este vorba despre o singură persoană, ci despre un grup de oameni. În al doilea rând, arată relația specială a expeditorului cu destinatarul.

Reguli pentru scrierea unei scrisori de invitație

Stilul de scriere ar trebui să fie formal și rezervat. Primul apel către destinatar prin nume complet sau denumire companie (dacă documentul este trimis întregii organizații). Contestația ar trebui să fie în centru, mai jos este textul scrisorii.

Ce trebuie inclus în scrisoarea oficială:

• informații despre organizație sau expeditor (nume complet, TIN, PSRN, cod și denumire companie, număr de înregistrare);
• semnătura expeditorului;
• imprimarea este de dorit, deoarece arată oficialitatea documentului;
• data.

Important! O scrisoare de invitație poate fi trimisă prin e-mail. Acest lucru este convenabil dacă trebuie să îl trimiteți unui grup mare de persoane în același timp.

Desigur, ar trebui să existe informații despre eveniment. Trebuie să indicați exact unde este invitat destinatarul - la o conferință, întâlnire de afaceri, expoziție, interviu sau alt eveniment. Accentul principal ar trebui să fie pe evenimentul în sine - la ce oră are loc, există un cod vestimentar și așa mai departe.

Exemple de invitații la diverse evenimente

Exemplul 1: Scrisoare de invitație la conferință.

În colțul din stânga sus există un logo al companiei și informații scurte, de exemplu, Steel Doors LLC, precum și data și numărul de contact. În colțul din dreapta sus, informații despre expeditor, un exemplu este directorul general al Steel Doors LLC Vasilyev Igor Nikolaevich.

Text:

"Dragi colegi! (centru)

Vă invităm la o conferință dedicată lansării de noi produse. Conferința va oferi informații despre care tehnologii sunt cel mai bine utilizate în producție, cu ce furnizori de materiale să coopereze. Conferința va avea loc pe 12 decembrie 2017 la ora 16:00 în centrul de afaceri „Ark”. Cererile de participare pot fi trimise până la data de 11 decembrie 2017.

Cu stimă, Igor Nikolaevici (mai jos).”

Eșantionul 2: Scrisoare de invitație la expoziție

Text:

„Dragă Voronin Dmitri Olegovich! (centru)

Vă invităm la expoziția noilor noastre produse. Lansăm un produs complet nou sub marca comercială Stylish Elephant. Cred că veți fi interesați să participați la acest eveniment. Va avea loc pe 16 octombrie 2018 la Fox Center din sala de expoziții. Începe la ora 19:00. Seara cu cod vestimentar. Vom fi bucuroși să vă vedem la expoziție!

Cu stimă, Nikolai Vasilyevich, directorul SRL Eurostyle.

Eșantionul 3: Invitație la un interviu

Text:

„Dragă Eliseeva Tatyana Georgievna!

Ne bucurăm să vă anunțăm că firma noastră v-a ales candidatura pentru postul de contabil. Vom fi bucuroși dacă veniți la biroul nostru pentru a discuta toate nuanțele. Lucrăm de la (ora) la (ora) de luni până vineri.

Cu stima, reprezentantul companiei TekhnoMir Yakovlev Serghei Anatolyevich».

Acestea sunt doar exemple care pot fi folosite ca indicii. De fapt, scrisorile de invitație pot fi scrise diferit. Principalul lucru este să respectați regulile generale și să indicați toate informațiile necesare.

Mai mult mai multe mostre scrisori de invitație.

În ciuda aparentei formalități, lucrul cu invitații este unul dintre punctele cheie în pregătirea oricărui eveniment. Este invitația care este „fața” eroului ocaziei și întregului eveniment viitor în ansamblu. Cum să invitați corect oaspeții și ce să aveți în vedere atunci când pregătiți invitația perfectă? Vom vorbi despre asta în articol.

După primirea unei invitații, invitatul decide dacă va participa la eveniment. Dacă invitația destinatarului a interesat sau chiar intrigat, dacă a devenit curios de cum va prinde viață programul evenimentului sau dacă, privind invitația, executată cu profesionalism și cu gust, s-a gândit la ce nivel de persoană ar putea fi acolo, atunci organizatorul evenimentului a făcut față cu succes acestei sarcini de pregătire a sărbătorii!

Conform răspunsurilor la invitații, devine clar la ce număr aproximativ de invitați trebuie așteptat. Trebuie să știți acest lucru pentru a face un plan de locuri pentru un banchet, a comanda mâncare și băuturi, a planifica locurile în sală în timpul părții oficiale, a organiza transferuri, a rezerva camere de hotel etc.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra procesului de pregătire a unei invitații cât mai aproape de ideal.

FACEM O LISTA DE INVITAȚI PENTRU PREGĂTIREA INVITAȚIILOR

Pentru a vă asigura că procesul de pregătire a invitațiilor, de trimitere a acestora și de primire a răspunsurilor de la oaspeți decurge cât mai bine, trebuie efectuată o muncă preliminară atentă.

Responsabil pentru este de dorit să numiți o persoană care navighează liber în lista de oaspeți. În mod ideal, dacă organizatorul evenimentului face totul singur!

CUM SE FAC O LISTA DE INVITAȚII

1. Gândește-te la lista de invitați cu cap. Reveniți la listă de mai multe ori pentru a vă asigura că nimeni nu este lăsat deoparte și că niciunul dintre invitați nu va fi deranjat de prezența altcuiva.

2. Aflați cum plănuiește managerul să se adreseze fiecărui invitat din invitație (unora - după nume, patronimic, altora - doar pe nume, iar celui de-al treilea - stimate domn / doamnă / domnule / doamna / doamna / domnule .. . etc.).

3. Faceți o listă de nume pentru tipărire în tipografie.

4. Asigurați-vă că toate persoanele enumerate de manager vă sunt cunoscute și că aveți datele de contact ale acestora.

5. Compilați o listă de adrese de e-mail pentru trimiterea invitațiilor prin e-mail.

6. Decideți care dintre invitați va primi o invitație la un e-mail personal și cine ar trebui să o trimită printr-un asistent/secretar/recepție.

7. Alcătuiește textul scrisorii de intenție (pentru acele invitații care vor fi trimise pe e-mailul asistenților, secretarelor sau recepționerilor). Un exemplu de astfel de text:

8. Este indicat să folosiți opțiunea „Anuntă-mă când am primit/citesc o scrisoare” pentru a nu deranja potențialii oaspeți cu apeluri inutile prin care se întreabă dacă au primit o invitație.

9. Faceți o listă cu adresele poștale pentru livrarea invitațiilor pe hârtie. Distribuiți în avans care dintre ele vor fi livrate prin serviciu de curierat și care personal. În acest din urmă caz, trebuie să aveți grijă de permise.

10. Stabiliți feedback cu invitații, adică decideți cum veți primi confirmarea prezenței de la aceștia: așteptați răspunsuri de la invitați sau începeți să-i suni singur pentru a afla decizia. În al doilea caz, trebuie să decideți după ce perioadă de timp este oportun să sunați potențialii oaspeți. Decide cine va face exact acest lucru, deoarece lista poate fi destul de mare, iar responsabilitatea pentru o conversație politicoasă, dar persistentă este și mai mare.

11. Asigurați-vă că contactele de feedback specificate în invitație sunt actualizate: e-mailul „funcționează”, telefonul este pornit, apelurile sunt preluate.

12. Asigurați-vă că îi întrebați pe acei oaspeți care au acceptat invitația dacă au nevoie de sprijin organizatoric suplimentar: dacă trebuie să asigure transfer sau cazare în orașul sărbătorii, dacă există solicitări speciale de produse la banchet, ținând cont de posibila mâncare alergii sau sisteme alimentare specifice (vegetarianism, de exemplu), sau poate altceva.

13. Faceți imediat modificări în lista de invitați.

Un exemplu de lucru cu lista de invitați este prezentat în tabelele 1-4.

Tabelul 1. Lista invitațiilor generate după metoda de livrare

Masa 2. Lista adreselor (numelor) pentru tipărire într-o tipografie

Notă:

Numerele de serie corespund numerelor listei de livrare.

Tabelul 3 Lista invitaților care au acceptat invitația, indicând suportul organizatoric necesar

Tabelul 4 Lista invitaților care au refuzat invitațiile

SCRIEREA TEXTULUI INVITAȚIEI

Să aruncăm o privire mai atentă la elementele principale ale textului invitației.

■ Manipulare. Nu va fi de prisos să comandați invitații personalizate cu numele invitaților tipărite în tipografie (introducerea lor într-un câmp gol nu este cea mai bună opțiune).

Apelul către oaspete trebuie să fie precis și corect - aici nu sunt permise greșeli. Există formule general acceptate de politețe și etichetă. De exemplu, dacă invitatul este un străin cu o diplomă academică sau un doctor, atunci adresarea lui în limba engleză va începe cu draga profesore sau Dragă Dr. Dacă invitatul ocupă un post oficial guvernamental, atunci contestația ar trebui să fie adecvată: Stimate domnule ministru sau Stimate domnule ambasador.

De asemenea, este necesar să se acorde atenție faptului că virgula de după contestație conferă textului un caracter cotidian sau subliniază un ton de afaceri reținut. Semnul de exclamare indică importanța sau solemnitatea evenimentului. În cazul în care după adresă există o virgulă, textul ulterioară trebuie scris cu literă mică, după semnul exclamației - cu literă mare.

Toate aceste detalii aparent nesemnificative fac ca invitația să fie foarte personală și corectă. Oaspetele va aprecia cu siguranță atitudinea atentă și respectuoasă a eroului ocaziei față de oaspeții săi.

■ Numele evenimentului. Invitația trebuie să conțină denumirea oficială completă a evenimentului (fără abrevieri).

■ Locație, dată, oră. Data, ora și locul evenimentului sunt indicate conform regulilor adoptate în țara invitatului (dacă invitația este în limba corespunzătoare). De exemplu, pentru un invitat american, aceste detalii ar arăta astfel: data - 1 martie? 2017; ora începerii evenimentului - 19:00; adresa - Leningradsky av. 40 Moscova.

■ Programul evenimentului. Pe lângă adresarea directă invitatului, numele evenimentului, locul și data desfășurării acestuia, invitația trebuie să indice neapărat programul evenimentului (punctele principale), de preferință cu indicarea orei de începere a fiecărei părți. Programul poate fi prezentat în detaliu sau ca o listă a principalelor părți tematice.

Un program detaliat este deosebit de relevant pentru vizitele oficiale de nivel înalt. În acest caz, poate fi emis ca o broșură sau card separat (în funcție de numărul de articole planificate (Exemplu).

Cea mai bună opțiune pentru prezentarea programului în invitație ar putea fi următoarea:

Desemnarea părților din programul evenimentului poate fi foarte scurtă, de exemplu: După partea oficială, va avea loc o recepție.

Formatul poate fi diferit - totul depinde de specificul evenimentului. Cheia este să le oferi oaspeților o idee despre ceea ce le rezervă, astfel încât să își poată planifica singuri timpul.

■ Numărul de invitaţi. Textul trebuie să indice și numărul de persoane cărora li se aplică invitația.

Numărul de invitați poate fi, de asemenea, indicat în circulație, de exemplu, atunci când ambii soți sunt indicați în invitație: Dragi Vladimir Petrovici și Olga Sergeevna sau Stimate domnule și doamnă Korolenko, sau Domnul ambasador îi cere domnului Petrov și soției sale să vină la banchet.

■ Cod vestimentar. Codul vestimentar din invitație este la discreția organizatorului. Dacă există anumite cerințe pentru culoarea sau stilul hainelor oaspeților, atunci acest lucru este scris în invitație. De exemplu, o rochie de seară pentru doamne, un smoking pentru bărbați.

Dacă evenimentul este o afacere oficială, invitația indică de obicei numele internațional al codului vestimentar.

DESCRIEREA codurilor vestimentare de bază

■ Vă rugăm să răspundeți la invitație.În cazul în care evenimentul oferă locuri pentru invitați, este necesar să aflați numărul exact al celor care vor putea participa.

Pentru a concentra atenția persoanei invitate asupra acestui moment, în invitație se pune abrevierea general acceptată RSVP. În invitațiile formale, RSVP este indicat în colțul din dreapta jos, în cazuri mai puțin formale, aceste scrisori pot fi plasate oriunde (de obicei la sfârșit). Uneori cer un răspuns înainte de o anumită dată.

Pe lângă RSVP, există formulări Vă rugăm să răspundeți numai în caz de refuz sau Vă rugăm să confirmați participarea, care sunt, de asemenea, destul de oficiale și corecte.

■ Contacte ale organizatorilor. Este important să indicați în invitație mai multe opțiuni de feedback (e-mail și cel puțin două numere de telefon ale organizatorilor).

■Informații suplimentare. Invitația poate conține și alte informații necesare în funcție de specificul organizației și desfășurarea unui anumit eveniment (de exemplu, dacă evenimentul are loc într-un conac istoric, purtarea tocurilor stiletto poate fi interzisă) .

■ Planul locurilor pentru banchet. Dacă, pe lângă partea oficială, este planificat un banchet sau o cină, în special pentru evenimente de amploare și solemne, este necesar să se includă în invitație un plan de locuri care indică masa și/sau locul unui anumit oaspete.

DETERMINAREA DESIGNULUI ŞI FORMULUI INVITAŢIEI

Aceasta este „hainele” prin care invitația este „întâmpinată”.

Mărimea și designul invitației depind de scopul și natura evenimentului.

Invitații la recepții diplomatice și foruri internaționale, trimise de ambasade și membri ai guvernului, sunt emise într-un stil strict de afaceri pe formulare oficiale cu emblema de stat.

O invitație la o recepție informală. Chiar dacă evenimentul nu este oficial, se păstrează de obicei stilul strict.

O invitație la un eveniment al cărui scop este să adune cât mai mulți invitați, va fi luminos și atrăgător.

La o invitație personală, de exemplu, nunta, atât monogramele cât și inimioarele, precum și un fundal floral discret, sunt destul de potrivite.

Când determinați formatul invitației, vă puteți concentra pe dimensiunea plicurilor standard.

NU UITAȚI DE HÂRTIE ȘI DE CALITATEA TIPAREI

Nu este obișnuit să economisiți din calitatea invitațiilor pentru evenimente de nivel înalt. Hârtia ar trebui să aibă densitatea „corectă” și textura plăcută. Este inacceptabil ca cerneala de imprimare să fie pătată sau textul să fie greu de citit.

Este de dorit ca invitațiile să fie trimise în plicuri speciale de designer, care să nu fie inferioare ca calitate invitațiilor în sine.

Nu uitați că textul invitației nu poate fi tipărit pe invitație în sine, ci pe fila de la aceasta. De regulă, pe hârtie subțire, aproape transparentă. Asigurați-vă că acesta, în ciuda fragilității sale aparente, este încă suficient de rezistent la stres mecanic.

LIVRĂM INVITAȚII

Dacă este posibil, măcar o parte din invitații trebuie să fie livrate, dacă nu personal, atunci cu ajutorul oamenilor „voastre” – securitate, șoferi sau asistenți eroului ocaziei.

De obicei, ei livrează singuri invitații unor oaspeți de rang înalt. De exemplu, ar fi extrem de ciudat să trimiți o invitație unui funcționar de rang înalt printr-un curier obișnuit.

În plus, aceasta vă va exprima încă o dată respectul.

Pentru a ști cu siguranță că invitațiile au ajuns la destinatari, trebuie să duplicați mesajele trimițându-le electronic fiecărui invitat.

CUM SE RĂSPUND LA INVITAȚII

Răspunsul la invitație este dat în conformitate cu formatul evenimentului și cu invitația în sine.

În unele cazuri, un apel telefonic este destul de acceptabil, în altele un e-mail este suficient, iar în altele, vă puteți face timp cu răspunsul și puteți aștepta întrebarea corespunzătoare din partea invitatorului (acest lucru vă poate permite, de exemplu , de către persoane de rang înalt).

Cu toate acestea, dacă invitația conține abrevierea RSVP, atunci este pur și simplu necesar să dați un răspuns și cât mai curând posibil.

În cazul unei recepții diplomatice oficiale, acceptarea invitației sau refuzul de a participa la eveniment trebuie să se facă în scris, în conformitate cu protocolul de afaceri. De exemplu:

M.I. Petrov are onoarea de a confirma primirea amabilului invitație a domnului ambasador la cina de marți, 10 martie, la ora 20:00, pe care o acceptă cu plăcere.

M.I. Petrov, din cauza plecării în vacanță, din păcate, nu va putea accepta amabila invitație a domnului ambasador la prânz de marți, 10 martie anul curent.

Atunci când pregătesc un eveniment personal privat, de obicei se descurcă fără o versiune de hârtie a invitațiilor - sunt limitate la cele electronice. În acest caz, sarcina pentru oaspete este complet simplificată. De regulă, invitațiile electronice oferă posibilitatea de a informa organizatorul evenimentului despre decizia dvs. cu un singur clic - pe cuvântul „Accept” sau „Respinge”. Răspunsul este trimis automat expeditorului.

Lucrul cu invitații este uneori mai dificil decât pare la prima vedere. Cu toate acestea, după ce a făcut față cu succes acestei părți a pregătirii evenimentului, organizatorul poate fi sigur că un nivel semnificativ de sarcini a fost deja finalizat! Mai este multă muncă și necazuri în față, dar acestea sunt momente organizaționale de rutină. Procesul dificil de interacțiune simultană cu zeci de invitați este deja în urmă. Restul este o chestiune de tehnică.

Pentru mai multe informații despre organizarea și desfășurarea de evenimente ceremoniale, consultați: Zhemchugova S.A. Ceremonia de premiere: modul de organizare și conduită // Secretar-Referent. 2017. Nr 1. P. 4-13.

Scrisoarea #1

Dragi colegi!

15.03.2015, în centrul expozițional „Știință” (Moscova, st. Rozhdestvenskaya, 28) va avea loc o conferință științifică „Dezvoltarea economiei bazată pe microanaliza”. Participanții la conferință vor fi analiști practicanți ruși, precum și invitați din alte țări.

Dacă doriți să vă faceți propriul raport la eveniment, vă rugăm să informați organizatorii noștri înainte de 03.10.2015.

Cu sinceritate,

Alexandru Viktorovici

Scrisoarea #2

Dragă Vasily Evgenievici,

Vă invităm să participați la conferința „Informatizarea educației preșcolare”, care va avea loc pe 15 martie 2015 la adresa: Moscova, Bulevardul Rozhdestvensky, 28.

Am decis să abordăm următoarele probleme în cadrul întâlnirii:

• Este necesară introducerea lecțiilor de informatică în grădinițe și alte instituții preșcolare;
• determinarea gradului optim de informatizare a instituţiilor preşcolare;
• dezvoltarea unui curriculum luând în considerare noile tehnologii.

La conferință vor lua parte directori, metodologi și profesori ai instituțiilor preșcolare din Moscova.

Pentru a deveni participant la conferință, trebuie să vă înregistrați pe site-ul nostru înainte de 03.10.2015.

Cu sinceritate,

Alexandru Viktorovici

Scrisoarea #3

Dragă Vasily Evgenievici,

SRL „Masterstroy” vă invită să participați la conferința științifică „Inovații de mediu în construcții”.

În cadrul întâlnirii, vom discuta problema care este relevantă pentru timpul nostru - conservarea mediului în condițiile industrializării în masă. Împreună cu invitații și participanții la conferință, vom analiza experiența colegilor străini și vom încerca să găsim noi oportunități de conservare a mediului în țara noastră.

Participanții la conferința „Inovații de mediu în construcții” vor fi reprezentanți ai municipalităților și autorităților executive, precum și autori ai dezvoltărilor științifice în acest domeniu.

Data conferinței: 15.03.2015

Adresa: Moscova, Bulevardul Rozhdestvensky, nr. 28.

Participarea la conferință este gratuită.

Cu sinceritate,

Alexandru Viktorovici

Scrisoarea #4

Dragă Vasily Evgenievici,

SRL „Inovare” vă invită pe dumneavoastră și pe angajații companiei dumneavoastră să participați la conferința științifică „Dezvoltarea sistemelor moderne de inginerie”.

În timpul conferinței, manageri, ingineri șefi, designeri și tehnologi ai întreprinderilor de top vor discuta probleme de actualitate și inovații în tehnologiile moderne de inginerie.

Locul conferinței: Moscova, Bulevardul Rozhdestvensky, 28.

Data: 15.03.2015

Pentru a participa la conferință, lăsați o solicitare pe site-ul nostru: www.іnovation.ru.

Cu sinceritate,

Alexandru Viktorovici

Scrisoarea #5

Dragi colegi!

Compania „Innovation” are plăcerea să vă invite să participați la conferința științifică „Modern Video Surveillance Systems”.

În cadrul conferinței vor fi prezentate noile evoluții în sistemele de securitate pentru întreprinderile mari și mici. Vorbitorii conferinței vor prezenta participanților programe inovatoare și dispozitive tehnice care vă vor asigura afacerea. Tot la conferință va avea loc și vânzarea de echipamente specializate.

Pentru a participa la conferință, completați formularul din atașament și trimiteți-l la: і Această adresă de e-mail este protejată de spamboți, aveți nevoie de activarea JavaScript-ului pentru ao vizualiza.

Locul de desfășurare: Moscova, Bulevardul Rozhdestvensky, 28.

Data: 15.03.2015

Pentru mai multe informații, vă rugăm să contactați comitetul de organizare al conferinței la telefon: 505-00-01.

Vom fi bucuroși să vă vedem printre participanții la conferința noastră!

Cu sinceritate,

Alexandru Viktorovici

Scrisoarea #6

Dragă Vasily Evgenievici!

Vom fi bucuroși să vedem angajații companiei dvs. printre participanții la conferința „Dezvoltarea afacerilor cu ajutorul tehnologiilor informaționale”, care va avea loc pe 15 martie 2015 la Moscova pe teritoriul: Bulevardul Rozhdestvensky, 28.

Scopul principal al conferinței este de a familiariza managerii și directorii IT ai întreprinderilor mari și mici cu posibilitățile tehnologiilor informaționale moderne și impactul acestora asupra dezvoltării afacerilor.

Reprezentanți ai unor companii internaționale precum Innovation LLC, Science LLC și 24Master LLC își vor împărtăși experiența în timpul conferinței.

Conferința „Dezvoltarea afacerii cu ajutorul tehnologiilor informaționale” se va desfășura în format de prelegeri și discuții. În prima parte a evenimentului, participanții la conferință vor face prezentări și vor vorbi despre realizările lor în domeniul managementului și dezvoltării întreprinderilor. În a doua parte a conferinței, fiecare invitat va putea să pună întrebări și să se consulte cu colegi mai experimentați.

Taxa de organizare pentru participarea la conferință este de 10.000 de ruble. Acest preț include transfer, pauză de cafea, prânz și papetărie.

Puteți găsi informații mai detaliate despre programul conferinței pe site-ul nostru: www.girit.com

Pentru a participa la conferință, trebuie să completați formularul atașat scrisorii și să îl trimiteți la adresa de e-mail: Această adresă de e-mail este protejată de spamboți, aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. , după care un reprezentant al comitetului de organizare vă va contacta.

Sperăm să vă vedem printre participanții la conferința noastră.

Cu sinceritate,

Alexandru Viktorovici

Scrisoarea #7

Dragă Vasily Evgenievici,

Vă invităm să deveniți participant la conferința „Standarde de servicii în domeniul hotelier”, care va avea loc în perioada 15-18 martie a acestui an.

Conferința va aborda probleme de actualitate legate de afacerile hoteliere, precum și introducerea de noi metode și tehnologii care vor contribui la îmbunătățirea calității primirii oaspeților în hoteluri.

Scopul principal al conferinței este de a găsi răspunsuri la următoarele întrebări:

• standardele de calitate ale personalului hotelului la primirea oaspeților;
• modalități de dezvoltare a turismului de afaceri;
• metode de pregătire avansată pentru angajații din sectorul serviciilor;
• modalități de a atrage clienți în perioade de criză.

Vorbitorii conferinței sunt:

• Fedorchenko Nikolai - fondatorul școlii de ospitalitate WELCOMER NETWORK;
• Lutkovskaya Valeria - șef al serviciului de recepție și cazare la hotelul Opera;
• Kolosov Victor - redactor-șef al ediției tematice „Institutul de Ospitalitate”.

Costul participării la conferință este de 10.000 de ruble.

Pentru a participa, completați formularul din atașament și trimiteți-l la adresa noastră de e-mail: Această adresă de e-mail este protejată de spamboți, aveți nevoie de activarea JavaScript-ului pentru ao vizualiza. .

Devenind invitat al conferinței noastre, nu numai că veți afla despre cele mai recente evoluții din domeniul hotelier, ci și vă veți îmbogăți lista de parteneri de afaceri.

Cu sinceritate,

Alexandru Viktorovici