Zvanično pozivno pismo. Pozivno pismo, standardni promet - poslovni govor za državne službenike biblioteka ruskih udžbenika

Planira li vaša kompanija proslavu? Bez obzira na temu (profesionalni ili kalendarski praznik, rođendan kompanije, predstavljanje novog proizvoda, otvaranje filijale ili nove kancelarije, godišnjica šefa, novogodišnja korporativna zabava za sastanak 2020), počinje pozivnicama.

Kako je najbolje napisati tekst pozivnice za korporativnu zabavu? S jedne strane, morate pokazati originalnost, zainteresirati goste i natjerati ih da prisustvuju proslavi. S druge strane, u pozivu na takav događaj potrebno je navesti važne podatke.

Tekst korporativnog poziva

Dakle, u tekstu pozivnice na korporativni odmor treba navesti datum i mjesto održavanja, način isporuke gostiju (vlastitim prijevozom ili, na primjer, autobusima iz ureda), kodeks oblačenja (to može biti besplatan, večernji ili tematski ako organizujete karneval).

Provjerite možete li sa sobom povesti supružnika i djecu. Ako će na zabavi nastupiti pozvani umjetnici, to se može navesti i u tekstu poziva za korporativnu zabavu.

Što se tiče stila, ovdje je dozvoljena raznolikost ovisno o statusu proslave. Tekst poziva može biti formalan ili neformalan, čak i razigran.

Ali u svakom slučaju, pozivnica za korporativni događaj mora biti adekvatno izdata. Može se poslati u obliku SMS-a, e-mailom, staviti na razglednice, u zidne novine ili na oglasnu ploču.

Nije tako lako uzeti u obzir sve zahtjeve koji se odnose na tekstove poziva na korporativni odmor. Odlučili smo da vam olakšamo ovaj zadatak i dali smo primjere tekstova ovakvih pozivnica kako biste za osnovu mogli odabrati onaj koji vam najviše odgovara.

Upotpunite ga uz malo truda i mašte i tada Vaš poziv na korporativni događaj nikoga neće ostaviti ravnodušnim.

***
Poštovani __________________!
Sa zadovoljstvom vas obavještavamo da se ___(datum)___ obilježava tačno ___ godina od osnivanja naše kompanije.
U čast ovog divnog praznika, organizujemo veliki banket,
na koje vas pozivamo!
Svečana priredba zakazana je za ___ (datum) ____ u zabavno-ugostiteljskom kompleksu "____ (ime) ____" (__________ (adresa) ___________),
počinje u __(vrijeme)__ sati.
Radujemo se Vašem dolasku!
Zaposleni u kompaniji __________

***
Poštovani________________!
Pozivamo vas na vedar praznik posvećen rođendanu našeg ljubaznog tima.
Proslava će se održati ___ (datum) __ u restoranu "_________" sa početkom u __ (vrijeme) __.
Na rođendan naše kompanije okupit ćemo se zajedno da čestitamo jedni drugima produktivnu i uspješnu proteklu godinu, a takođe i da se lijepo provedemo
vrijeme u atmosferi zabave i slavlja.
Obavezno dođite - zabavimo se!
Udružen tim kompanije ____________

Poziv na korporativni odmor može biti lakonski i suzdržan, a može biti i prilično emotivan, posebno kada je u pitanju predstojeći topli susret prijatelja i istomišljenika. Na primjer, tekst pozivnice na korporativnu zabavu u čast rođendana kompanije ili Nove godine može biti sljedeći.

***
Dragi prijatelji!
Sigurni smo da pravo bogatstvo ne leži u gomilanju materijalnog bogatstva. Važno je znati da su u blizini istinski prijatelji i partneri, provjereni vremenom i djelima. Pouzdani saradnici su oslonac u kretanju ka uspjehu i savladavanju bilo kakvih prepreka.
Biće nam drago da se nađemo na Božićnoj večeri, koja će se održati ___________ (datum) u restoranu _____________. Nadamo se da će praznično veče sa prijateljima, partnerima i kolegama biti ugodan i zanimljiv događaj za Vas.

***
Drage kolege!
Najvrednije za našu kompaniju su naši pouzdani partneri i naš prijateljski tim. Zajednički rad u prošloj godini doprinio je razvoju naše kompanije. I, naravno, takav uspjeh ne bismo postigli bez vaše posvećenosti i želje za razvojem.
Sa velikim zadovoljstvom Vas pozivamo na svečanu zabavu koja počinje u _________ u kafeu ______________. Novu godinu dočekaćemo u prazničnoj atmosferi, u krugu prijatelja i kolega.
Neka naredna godina bude uspješna kao i odlazeća. Vama i vašim najmilijima želimo sreću, radost, zdravlje i blagostanje!
S poštovanjem,
____________.

U ime kolega možete poslati pozivnicu za bilo koju vrstu korporativnog događaja. Ali zaposlenima će biti posebno prijatno da ga dobiju u ime uprave.

***
Poštovani _______________!
Drago mi je da vam poželim dobrodošlicu u ime ___________________ (naziv preduzeća). Vi ste jedan od vodećih stručnjaka kompanije i vaš doprinos našoj zajedničkoj stvari je zaista neprocjenjiv.
20.. godina sa svim dostignućima koje je doneo, a teškoće su skoro iza nas. Vrijeme je da dočekamo novu 20.. godinu za koju se nadamo da će nam donijeti nove mogućnosti, nova dostignuća, nove uspjehe i nove ideje.
Nadam se da ćete, okruženi kolegama, istinski uživati ​​u odmoru posvećenom našim partnerima, prijateljima i zaposlenima.
Čekamo vas u zabavnom kompleksu ___________ u ___________. Početak događaja zakazan je za _______ sati 25. decembra.
Poziv vrijedi za dvije osobe.
S poštovanjem,
direktor preduzeća ___________________

***
Drage kolege!
Radeći na najnovijem projektu, pokazali ste dužnu profesionalnost i kompetentnost, kao i uložili mnogo truda, što je našoj kompaniji donelo neverovatne rezultate. U znak zahvalnosti organizujemo malu korporativnu zabavu i pozivamo vas da nam se pridružite.
Praznik će se održati ________________ (datum) na adresi: ____________________. Vrijeme početka zabave: 19:00.
Bit će nam drago vidjeti vas!
S poštovanjem,
Zamjenik direktora ________________.

***
Drage kolege!
Cijenimo odgovornost, svrsishodnost i efikasnost koju posjeduju naši zaposlenici, ali u isto vrijeme razumijemo da je pravilna produktivnost nemoguća bez dobrog odmora. Stoga smo odlučili zadovoljiti naše zaposlenike i organizirati im mali odmor. Ove subote, _________ (datum), pozivamo Vas na korporativni piknik gdje se možete opustiti, razgovarati sa kolegama i uživati ​​u ljepoti prirode. Biće organizovan transfer do mesta održavanja.
Okupljanje u ________ (vrijeme) u blizini glavnog ulaza u kancelariju. Nadamo se da ćete prihvatiti naš poziv!
S poštovanjem,
direkcija preduzeća ________________.

I, konačno, tekst pozivnice na korporativni odmor može se napisati u poetskom obliku.

***
Pozivamo vas od srca na predivan odmor,
Dodjite da proslavimo, bit cemo vam zahvalni!
Uostalom, danas je Nova godina, počinje bajka.
Kao što znate, na današnji dan se dešavaju čuda!
Srećna vam Nova godina, prijatelji, čestitamo!
Očekuju vas čuda, iznenađenja, obećavamo zabavu!

***
Sto postavljen, pokloni, svijeće...
Sve je bilo zamrznuto u iščekivanju.
Ovog toplog, divnog večeri
Radujemo se vašoj posjeti.

Pozivamo vas s ljubavlju
Posjetite nas za Novu godinu.
Ova novogodišnja bajka
Provedite sa nama!

Pozivno pismo je način da se pozove primalac da prisustvuje određenom događaju, da bude prisutan na bilo kom događaju. Poziv se može izraziti usmeno, ali u poslovnim odnosima je uobičajena pisana forma, što ima niz prednosti. U članku nudimo nekoliko uzoraka pozivnih pisama za učešće na događaju, konferenciji, izložbi. Tu je i primjer pismenog poziva na razgovor kod poslodavca i poziva na saradnju.

U poslovnim odnosima, pozivno pismo je važan element u izgradnji odnosa povjerenja i poštovanja između dvije strane. Pisana ponuda za učešće, posjetu, gledanje znak je posebne pažnje, osim toga, omogućava primatelju da ne zaboravi na važan događaj koji ga čeka.

Zašto ti treba pozivno pismo:

• potvrđuje da je primalac zaista pozvan, izbjegava greške;
• podsjeća na vrijeme i mjesto sastanka, događaj na koji je primalac pozvan.

Zašto pismeni poziv bolje od oralnog

• omogućava vam da obavijestite određenu osobu o bilo kojem važnom događaju, događaju;
• podsjeća primatelja na planove, neće vam dozvoliti da zaboravite važan događaj;
• djeluje kao dodatni znak pažnje i poštovanja - pošiljalac je odvojio vrijeme da pismeno obavijesti primaoca o informacijama o pozivu;
• moguće je poslati čak i onim osobama sa kojima nije moguće razgovarati telefonom ili lično.

Kako poslati pozivnica:

• lično prenijeti iz ruke u ruku - donijeti primaocu i predati ga, ova metoda omogućava ne samo da se pozovi primatelja pismeno, već i usmeno na događaj - sastanak, intervju, sastanak, izložbu, konferenciju, prijem ili drugi događaj ;
• poslati ruskom poštom, ako je događaj posebno važan, onda ga možete poslati vrijednim pismom sa opisom priloga, međutim, slanje se mora obaviti unaprijed, uzimajući u obzir vrijeme dostave pisma pozvanom ;
• slanje e-mailom - vrlo jednostavan i zgodan način, ako je poznat e-mail primaoca, ovu metodu regruteri često koriste prilikom slanja pisma sa pozivom za dolazak na razgovor za posao.

Da bi ovaj dokument ispravno obavljao svoju funkciju, potrebno je u njemu navesti dovoljnu količinu informacija. Informacija treba da bude tolika da primalac nema pitanja u vezi planiranog događaja, mesta i vremena održavanja.

Da bi adresa bila sigurna da mu je pozivnica poslata, potrebno je navesti podatke o primaocu. Obično se ove informacije stavljaju u gornji desni ugao memoranduma u dativu. Ako se radi o organizaciji, onda napišite njen naziv i lokaciju, puno ime i poziciju šefa. Ako se radi o fizičkom licu, onda njegovo puno ime i adresu prebivališta.

Zatim navedite od koga je pismo poslano. Važno je navesti ne samo naziv organizacije ili puno ime inicijatora i pošiljaoca, već i kontakt podatke, koji vam omogućavaju da pitate autora pozivnog pisma ako imate pitanja o planiranom događaju.

Tekst pisma počinje apelom. Koristi se ljubazni oblik. Ako se radi o određenoj osobi, obavezno navedite njegovo puno ime ili ime, patronim. Na primjer, "Draga Olga Vladimirovna!" ili “Dragi Aleksandre!”. Žalba zavisi od vrste događaja, stepena poznanstva inicijatora i primaoca. Ako te osobe nisu u bliskom poznanstvu, dovoljno je da se ograničimo na neutralno „poštovani“.

Kako pozvati na događaj

• datum događaja - sastanak, konferencija, intervju, izložba, sastanak, službeni prijem, naznačiti ne samo datum, već i tačno vrijeme;
• mesto održavanja - informacije u pismu treba da budu dovoljne da pozvani nema pitanja gde da ide. Važno je navesti ne samo adresu (ulica, kuća), već i dodatne informacije - kuda ići, gdje je ulaz, koji sprat, koji ured, hol. Uz pismo je moguće priložiti i saobraćajni plan. Ako je potrebno, navedite i vrstu prijevoza kojim se može doći do mjesta održavanja događaja. Odnosno, informacije trebaju biti što potpunije kako osoba pozvana da učestvuje u događaju ne luta hodnicima u potrazi za mjestom održavanja događaja, ne gubi vrijeme, ne kasni. Netačna informacija u vezi sa ovim rekvizitom je nepoštovanje pozvanog, moraće da razjasni kako tačno doći, šta da se vozi;
• vrsta događaja, njegov naziv - takođe je važno u pozivnom pismu navesti kakvu vrstu događaja pozvani očekuje, ako ima naziv, onda je napisano u tačnom skladu;
• riječ "pozovi" direktno, ona također precizira šta tačno pozvani treba da radi na navedenom događaju - učestvuje, gleda, posmatra, na primjer, možete pozvati da govorite na konferenciji sa izvještajem, ili možete pozvati druge govornike da gledaju govori na konferenciji;

Primjeri pozivnog pisma:

„Draga Ana Dmitrijevna!

Pozivamo vas da učestvujete u proslavi Dana narodnog jedinstva 4. novembra 2018. godine u restoranu Golden Alley u Novosibirsku, ul. Dekabristov d.34, ulaz sa kraja zgrade.

„Dragi Daniele Mihajloviču!

Pozivamo vas da posjetite Sverusku konferenciju „Promjene u računovodstvenom i poreskom zakonodavstvu u 2018. godini“, koja će se održati 22. novembra 2017. godine u maloj konferencijskoj sali Palate kulture Železnodorozhnik, Jekaterinburg, na adresi: Jekaterinburg, st. Zheleznodorozhnaya d.23 (glavni ulaz, 2. sprat).”

• sadržaj događaja - ako je ovo konferencija, pismu možete priložiti listu govornika, koji će na njoj učestvovati, i teme govora; ako je ovo proslava nekog događaja, onda kratak program događaja.” Ove informacije će omogućiti primaocu da proceni stepen interesovanja za planirani događaj i da se pravilno pripremi za njega;
• molimo vas da nas obavijestite o vašim planovima da prisustvujete događaju. Ukoliko želite da saznate tačnu želju primaoca da prisustvuje događaju, onda je potrebno na kraju pozivnog pisma pojasniti da li će osoba doći navedenog dana na mjesto poziva. Morate navesti kako želite da pošaljete svoj odgovor - e-mailom, poštom, telefonskim pozivom ili na drugi način.

Pismo potpisuje primalac sa naznakom datuma sastavljanja. Po potrebi, sastavljen dokument se može upakovati u prelepu kovertu i preneti na odredište.

Važno je osigurati da tekst sadrži kontakt informacije za povratne informacije.

Uzorak pozivno pismo za izložbu

Kako pozvati na intervju

Kandidati za upražnjeno radno mjesto obično se pozivaju na razgovor telefonom ili pozivnim pismom na e-mail.

Pozivno pismo je obično službeni dokument sa pečatom i potpisom pošiljaoca. Može se uputiti i određenoj osobi i cijeloj kompaniji. Pozivu se mora pristupiti pažljivo. U gotovo svim slučajevima prikladan će biti dobronamjeran odnos prema adresatu i zainteresovanost za njegov dolazak na bilo koji događaj, izložbu, intervju ili konferenciju. U nastavku su neki uzorci pozivnih pisama.

Bitan! Tekst u pismu treba da bude kratak, tačan i sažet. Žargon i dvosmislene fraze nisu dozvoljeni. Kao i sva druga pisma, takav dokument se piše u prvom licu.

Kada je prikladno poslati pozivno pismo?

Takva pisma se sastavljaju povodom zvaničnih događaja. Na primjer, kada jedna kompanija organizira izložbu, konferenciju ili drugi događaj i želi na nju pozvati zaposlenike i/i menadžere organizacije treće strane. Uz pomoć pisma možete pozvati određenu osobu na poslovni sastanak, na primjer, na intervju. Ispod ćete pronaći uzorke pozivnih pisama za razne događaje i intervjue.

Sastavljanje pozivnog pisma, prije svega, govori o interesovanju i poštovanju pošiljaoca. Krajnje je neznanje ignorisati takav dokument, čak i odbiti bez značajnog razloga je već loše ponašanje.

Ovo pismo može poslužiti i kao dokument koji potvrđuje da je osoba zaista pozvana na određeni događaj. Odnosno, može se prikazati na ulazu u zgradu u kojoj se, na primjer, održava konferencija.

Situacije u kojima je slanje pozivnog pisma prikladno ili čak neophodno:

• godišnjica kompanije;
• poslovni sastanak sa jednom osobom ili grupom lica;
• konferencija;
• seminar;
• Izložba.

Bitan! Jedan primjerak pozivnice mora ostati u rukama pošiljaoca.

Čini se, zašto pisati pismo kada možete samo nazvati i obavijestiti osobu o sastanku? Prvo, zgodno je, pogotovo kada se ne radi o jednoj osobi, već o grupi ljudi. Drugo, pokazuje poseban odnos pošiljaoca prema primaocu.

Pravila za pisanje pozivnog pisma

Stil pisanja treba da bude formalan i uzdržan. Prva žalba primatelju punim imenom ili imenom kompanije (ako se dokument šalje cijeloj organizaciji). Apel treba da bude u sredini, ispod je tekst pisma.

Šta mora biti uključeno u službeno pismo:

• podatke o organizaciji ili pošiljaocu (pun naziv, PIB, PSRN, šifra i naziv firme, matični broj);
• potpis pošiljaoca;
• štampanje je poželjno, jer pokazuje službenost dokumenta;
• datum.

Bitan! Pozivno pismo se može poslati e-poštom. Ovo je zgodno ako ga trebate poslati velikoj grupi ljudi u isto vrijeme.

Naravno, trebalo bi da postoje informacije o događaju. Morate tačno navesti gdje je primalac pozvan - na konferenciju, poslovni sastanak, izložbu, intervju ili drugi događaj. Glavni fokus treba biti na samom događaju - u koje vrijeme se održava, postoji li kodeks oblačenja i tako dalje.

Uzorci pozivnica za razne događaje

Primjer 1: Pozivno pismo za konferenciju.

U gornjem lijevom uglu nalazi se logotip kompanije i kratke informacije, na primjer, Steel Doors LLC, kao i datum i kontakt broj. U gornjem desnom uglu, informacije o pošiljaocu, primjer je generalni direktor Steel Doors LLC Vasiljev Igor Nikolajevič.

tekst:

"Drage kolege! (centar)

Pozivamo vas na konferenciju posvećenu izdavanju novih proizvoda. Konferencija će pružiti informacije o tome koje tehnologije se najbolje koriste u proizvodnji, sa kojim dobavljačima materijala sarađivati. Konferencija će se održati 12. decembra 2017. godine u 16:00 časova u poslovnom centru „Ark“. Prijave za učešće se mogu poslati najkasnije do 11.12.2017.

S poštovanjem, Igor Nikolajevič (ispod).”

Uzorak 2: Pozivno pismo za izložbu

Tekst:

„Dragi Voronjin Dmitrije Olegoviču! (centar)

Pozivamo Vas na izložbu naših novih proizvoda. Lansiramo potpuno novi proizvod pod robnom markom Stylish Elephant. Mislim da ćete biti zainteresovani da prisustvujete ovom događaju. Održat će se 16. oktobra 2018. godine u Fox centru u izložbenoj sali. Početak u 19:00. Dress code večer. Bit će nam drago vidjeti vas na izložbi!

S poštovanjem, Nikolaj Vasiljevič, direktor LLC Eurostyle.

Uzorak 3: Poziv za intervju

Tekst:

„Draga Elisejeva Tatjana Georgijevna!

Zadovoljstvo nam je objaviti da je naša kompanija odabrala Vašu kandidaturu za radno mjesto računovođe. Bit će nam drago ako dođete u našu kancelariju da razgovaramo o svim nijansama. Radimo od (vrijeme) do (vrijeme) od ponedjeljka do petka.

S poštovanjem, predstavnik kompanije TehnoMir Yakovlev Sergej Anatoljevič».

Ovo su samo primjeri koji se mogu koristiti kao savjeti. Zapravo, pozivna pisma se mogu napisati drugačije. Glavna stvar je slijediti opća pravila i navesti sve potrebne informacije.

Više nekoliko uzoraka pozivna pisma.

Unatoč naizgled formalnosti, rad s pozivnicama jedna je od ključnih tačaka u pripremi svakog događaja. Upravo je pozivnica „lice“ junaka prilike i čitavog predstojećeg događaja u cjelini. Kako pravilno pozvati goste i na šta treba obratiti pažnju prilikom pripreme savršene pozivnice? O tome ćemo govoriti u članku.

Nakon što dobije poziv, gost odlučuje da li će učestvovati u događaju. Ako je poziv primaoca zainteresovao ili čak zaintrigirao, ako je postao znatiželjan kako će program manifestacije zaživjeti, ili ako je, gledajući pozivnicu, izvedenu profesionalno i sa ukusom, razmišljao o tome na kom nivou bi osoba mogla biti eto, tada se organizator događaja uspješno nosio sa ovim zadatkom pripreme proslave!

Prema odgovorima na pozive postaje jasno koliki bi približni broj gostiju trebalo očekivati. Ovo morate znati da biste napravili plan sedenja za banket, naručili hranu i piće, planirali sedenje u sali tokom zvaničnog dela, organizovali transfere, rezervisali hotelske sobe itd.

Pogledajmo detaljnije proces pripreme pozivnice što je moguće bliže idealnom.

PRAVIMO LISTU GOSTIJU ZA PRIPREMU POZIVNICA

Kako bi se osiguralo da proces pripreme pozivnica, slanja i primanja odgovora gostiju teče što je moguće lakše, potrebno je pažljivo obaviti preliminarne radove.

Za odgovornog za to poželjno je imenovati osobu koja se slobodno kreće po listi gostiju. Idealno, ako organizator događaja sve uradi sam!

KAKO NAPRAVITI LISTU POZIVA

1. Glavom razmislite o listi gostiju. Vratite se nekoliko puta na listu kako biste bili sigurni da niko nije izostavljen i da niko od gostiju neće imati neugodnosti zbog nečijeg prisustva.

2. Saznajte kako menadžer planira da se obrati svakom gostu u pozivnici (jednima - imenom, patronimom, drugima - samo imenom, a trećima - poštovani gospodine / gospođo / gospodin / gospođo / gospođo / monsieur.. itd. .).

3. Napravite spisak imena za štampanje u štampariji.

4. Uvjerite se da su vam poznate sve osobe koje je naveo menadžer i da imate njihove kontakt podatke.

5. Sastavite listu e-mail adresa za slanje e-mail pozivnica.

6. Odlučite ko će od gostiju dobiti pozivnicu na lični e-mail, a ko će je poslati preko pomoćnika/sekretarice/recepcije.

7. Sastavite tekst propratnog pisma (za one pozive koji će biti poslani na e-mail pomoćnika, sekretara ili recepcionara). Primjer takvog teksta:

8. Preporučljivo je koristiti opciju "Obavijesti me kada sam primio/pročitao pismo" kako ne bi uznemiravali potencijalne goste nepotrebnim pozivima da li su dobili pozivnicu.

9. Napravite listu poštanskih adresa za dostavu pozivnica u papirnom obliku. Unaprijed podijelite koje će od njih dostaviti kurirska služba, a koje lično. U potonjem slučaju, morate voditi računa o propusnicama.

10. Uspostavite povratnu informaciju sa pozvanima, odnosno odlučite kako ćete od njih dobiti potvrdu o prisustvu: pričekajte odgovore gostiju ili ih sami počnite zvati da saznate odluku. U drugom slučaju, morate odlučiti nakon kojeg vremenskog perioda je prikladno pozvati potencijalne goste. Odlučite ko će to tačno uraditi, jer lista može biti prilično velika, a odgovornost za pristojan, ali uporan razgovor još veća.

11. Uvjerite se da su kontakti za povratne informacije navedeni u pozivu ažurirani: pošta „radi“, telefon je uključen, na pozive se odgovara.

12. Obavezno pitajte one goste koji su prihvatili poziv da li im je potrebna dodatna organizaciona podrška: da li treba da obezbede transfer ili smeštaj u gradu proslave, da li postoje posebni zahtevi za proizvode na banketu, uzimajući u obzir moguću hranu alergije ili specifične sisteme ishrane (vegetarijanstvo, npr.), ili možda nešto drugo.

13. Odmah izvršite izmjene na listi pozvanih.

Primjer rada sa listom pozvanih je prikazan u tabelama 1-4.

Tabela 1. Lista pozivnica generisana metodom dostave

Tabela 2. Spisak adresa (imena) za štampanje u štampariji

Bilješka:

Serijski brojevi odgovaraju brojevima na listi isporuke.

Tabela 3 Spisak gostiju koji su prihvatili poziv, sa naznakom potrebne organizacione podrške

Tabela 4 Spisak gostiju koji su odbili pozive

PISANJE TEKSTA POZIVA

Pogledajmo bliže glavne elemente teksta poziva.

■ Rukovanje. Neće biti suvišno naručiti personalizovane pozivnice sa imenima pozvanih odštampanim u štampariji (upisivanje u prazno polje nije najbolja opcija).

Žalba gostu mora biti tačna i tačna - greške ovdje nisu dozvoljene. Postoje općeprihvaćene formule pristojnosti i bontona. Na primjer, ako je pozvani stranac sa akademskom diplomom ili doktor, onda će mu se obraćanje na engleskom početi sa Poštovani profesore ili Poštovani dr. Ako pozvani zauzima službenu državnu funkciju, onda bi žalba trebala biti odgovarajuća: Poštovani gospodine ministre ili Poštovani gospodine ambasadore.

Također je potrebno obratiti pažnju na činjenicu da zarez nakon žalbe daje tekstu svakodnevni karakter ili naglašava suzdržani poslovni ton. Uzvičnik ukazuje na važnost ili svečanost događaja. U slučaju kada iza adrese stoji zarez, dalji tekst treba pisati malim slovom, a iza uzvika - velikim slovom.

Svi ovi naizgled beznačajni detalji čine pozivnicu vrlo ličnom i korektnom. Gost će sigurno cijeniti pažljiv i pun poštovanja odnos junaka prilike prema svojim gostima.

■ Naziv događaja. Poziv mora sadržavati puni službeni naziv događaja (bez skraćenica).

■ Lokacija, datum, vrijeme. Datum, vrijeme i mjesto održavanja naznačeni su prema pravilima usvojenim u zemlji gosta (ako je pozivnica na odgovarajućem jeziku). Na primjer, za američkog pozvanog, ovi detalji bi izgledali ovako: datum - 1. mart? 2017; vrijeme početka događaja - 19 sati; adresa - Leningradsky av. 40 Moskva.

■ Program događaja. Pored direktnog obraćanja gostu, naziva događaja, mjesta i datuma održavanja, u pozivu obavezno mora biti naveden program manifestacije (glavne tačke), po mogućnosti sa naznakom vremena početka svakog dijela. Program se može predstaviti detaljno ili kao lista glavnih tematskih dijelova.

Detaljan program posebno je relevantan za zvanične posjete najvišeg nivoa. U tom slučaju se može izdati kao posebna brošura ili kartica (u zavisnosti od broja planiranih artikala (primjer).

Najbolja opcija za predstavljanje programa u pozivnici bi mogla biti sljedeća:

Označavanje dijelova programa događaja može biti vrlo kratko, na primjer: Nakon službenog dijela, održat će se prijem.

Format može biti različit - sve ovisi o specifičnostima događaja. Ključno je dati gostima predstavu o tome šta im se sprema kako bi mogli sami planirati svoje vrijeme.

■ Broj pozvanih. U tekstu mora biti naveden i broj osoba na koje se poziv odnosi.

Broj pozvanih može se navesti i u prometu, na primjer, kada su oba supružnika navedena u pozivu: Poštovani Vladimir Petrovič i Olga Sergejevna ili Poštovani gospodine i gospođo Korolenko, ili G. Ambasador moli g. Petrova i njegovu suprugu da dođu na banket.

■ Dress code. Kodeks oblačenja u pozivu je diskrecija organizatora. Ako postoje određeni zahtjevi za boju ili stil odjeće gostiju, to piše u pozivu. Na primjer, večernja haljina za dame, smoking za muškarce.

Ako je događaj službeni, na pozivnici se obično navodi međunarodni naziv kodeksa oblačenja.

OPIS OSNOVNIH KODOVA

■ Molimo da se odazovete na poziv. Ukoliko je događaj predviđen za sjedenje za goste, potrebno je saznati tačan broj onih koji će moći prisustvovati.

Da bi se pažnja pozvane osobe usmjerila na ovaj trenutak, u pozivu se stavlja općeprihvaćena skraćenica RSVP. U formalnim pozivnicama, RSVP je naznačeno u donjem desnom uglu, u manje formalnim slučajevima ova slova se mogu staviti bilo gdje (obično na kraju). Ponekad traže odgovor prije određenog datuma.

Pored RSVP-a, postoje formulacije Molimo odgovorite samo u slučaju odbijanja ili Molimo potvrdite svoje učešće, koje su takođe prilično zvanične i tačne.

■ Kontakti organizatora. Važno je u pozivu navesti nekoliko opcija za povratnu informaciju (e-mail i najmanje dva telefona organizatora).

■Dodatne informacije. Pozivnica može sadržavati i druge potrebne informacije ovisno o specifičnostima organizacije i održavanja određenog događaja (na primjer, ako se događaj održava u istorijskoj vili, nošenje štikle može biti zabranjeno).

■ Plan sjedenja za bankete. Ako je pored službenog dijela planiran banket ili večera, za posebno velike i svečane događaje prikladno je u pozivu uključiti i raspored sjedenja sa naznakom stola i/ili mjesta određenog gosta.

ODREĐIVANJE DIZAJNA I FORMATA POZIVA

Ovo je “odjeća” kojom se “pozdravlja” pozivnica.

Veličina i dizajn pozivnice zavisi od svrhe i prirode događaja.

Pozivi na diplomatske prijeme i međunarodne forume, koje šalju ambasade i članovi vlade, izdaju se u strogom poslovnom stilu na službenim obrascima sa državnim grbom.

Poziv na neformalni prijem.Čak i ako događaj nije zvaničan, obično se drži strogi stil.

Pozivnica na događaj čiji je cilj okupiti što veći broj gostiju, bit će svijetle i privlačne.

Na lični poziv, na primjer, vjenčanje, i monogrami i srca, kao i diskretna cvjetna pozadina, sasvim su prikladni.

Prilikom određivanja formata pozivnice, možete se fokusirati na veličinu standardnih koverti.

NE ZABORAVITE NA PAPIR I KVALITET ŠTAMPE

Nije uobičajeno štedjeti na kvaliteti pozivnica za događaje na visokom nivou. Papir treba da bude "pravilne" gustine i prijatne teksture. Neprihvatljivo je da je štamparska boja razmazana ili da je tekst slabo čitljiv.

Poželjno je da se pozivnice šalju u posebnim dizajnerskim kovertama koje po kvalitetu nisu lošije od samih pozivnica.

Ne zaboravite da tekst pozivnice ne može biti odštampan na samoj pozivnici, već na kartici uz nju. U pravilu, na tankom, gotovo prozirnom papiru. Uvjerite se da je, uprkos svojoj prividnoj krhkosti, još uvijek dovoljno otporan na mehanička opterećenja.

DOSTAVLJAMO POZIVICE

Ako je moguće, barem dio pozivnica mora biti uručen, ako ne lično, onda uz pomoć "vaših" ljudi - obezbjeđenja, vozača ili pomoćnika junaka prilike.

Obično sami dostavljaju pozivnice gostima posebno visokog statusa. Na primjer, bilo bi krajnje čudno poslati poziv visokom zvaničniku putem običnog kurira.

Osim toga, ovo će još jednom izraziti vaše poštovanje.

Da biste bili sigurni da su pozivnice stigle do adresata, potrebno je da duplirate poruke tako što ćete ih elektronskim putem poslati svakom gostu.

KAKO ODGOVORITI NA POZIV

Odgovor na poziv se daje u skladu sa formatom događaja i samom pozivom.

U nekim slučajevima je telefonski poziv sasvim prihvatljiv, u drugima je dovoljan e-mail, au trećima možete odvojiti vrijeme s odgovorom i čekati odgovarajuće pitanje od strane pozivatelja (ovo se može priuštiti npr. , od strane visokopozicioniranih osoba).

Međutim, ako poziv sadrži skraćenicu RSVP, onda je jednostavno potrebno dati odgovor, i to što je prije moguće.

U slučaju zvaničnog diplomatskog prijema, prihvatanje poziva ili odbijanje učešća na događaju mora biti pismeno u skladu sa poslovnim protokolom. Na primjer:

M.I. Petrov ima čast da primi ljubazni poziv gospodina ambasadora na večeru u utorak, 10. marta u 20:00 časova, koju on sa zadovoljstvom prihvata.

M.I. Petrov, zbog odlaska na godišnji odmor, nažalost, neće moći da prihvati ljubazni poziv gospodina ambasadora na ručak u utorak, 10. marta ove godine.

Kada pripremaju privatni lični događaj, obično rade bez papirne verzije pozivnica – ograničene su na elektronske. U ovom slučaju, zadatak za gosta je potpuno pojednostavljen. Po pravilu, elektronske pozivnice pružaju mogućnost da o svojoj odluci obavijestite organizatora događaja jednim klikom - na riječ "Prihvatam" ili "Odbijam". Odgovor se automatski šalje pošiljaocu.

Rad sa pozivnicama ponekad je teži nego što se čini na prvi pogled. Međutim, nakon što se uspješno nosi sa ovim dijelom pripreme događaja, organizator može biti siguran da je značajan sloj zadataka već završen! Pred nama je još puno posla i problema, ali ovo su prilično rutinski organizacioni trenuci. Težak proces simultane interakcije sa desetinama pozvanih gostiju je već iza nas. Ostalo je stvar tehnike.

Za više informacija o organizaciji i održavanju svečanih događaja pogledajte: Zhemchugova S.A. Dodjela nagrada: kako organizirati i voditi // Sekretar-referent. 2017. br. 1. str. 4-13.

Pismo #1

Drage kolege!

15.03.2015. u izložbenom centru „Nauka“ (Moskva, ul. Rozhdestvenskaya, 28) održaće se naučna konferencija „Razvoj privrede zasnovan na mikroanalizi“. Učesnici konferencije će biti ruski analitičari, kao i gosti iz drugih zemalja.

Ukoliko želite da napravite svoj izvještaj sa događaja, molimo Vas da obavijestite naše organizatore do 10.03.2015.

S poštovanjem,

Alexander Viktorovich

Pismo #2

Poštovani Vasilije Jevgenijeviču,

Pozivamo Vas da učestvujete na konferenciji „Kompjuterizacija predškolskog obrazovanja“, koja će se održati 15. marta 2015. godine na adresi: Moskva, Roždestvenskij bulevar, 28.

Odlučili smo da se na sastanku pozabavimo sljedećim pitanjima:

• Da li je potrebno uvesti nastavu informatike u vrtićima i drugim predškolskim ustanovama;
• utvrđivanje optimalnog stepena informatizacije predškolskih ustanova;
• razvoj nastavnog plana i programa uzimajući u obzir nove tehnologije.

Na konferenciji će učestvovati direktori, metodičari i nastavnici predškolskih ustanova u Moskvi.

Da biste postali učesnik konferencije, morate se registrovati na našoj web stranici do 03.10.2015.

S poštovanjem,

Alexander Viktorovich

Pismo #3

Poštovani Vasilije Jevgenijeviču,

DOO "Masterstroy" vas poziva da učestvujete na naučnoj konferenciji "Ekološke inovacije u građevinarstvu".

U okviru sastanka razgovaraćemo o problemu koji je aktuelan za naše vreme - očuvanju životne sredine u uslovima masovne industrijalizacije. Zajedno sa gostima i učesnicima konferencije analiziraćemo iskustva stranih kolega i pokušati pronaći nove mogućnosti za očuvanje životne sredine u našoj zemlji.

Učesnici konferencije "Ekološke inovacije u građevinarstvu" biće predstavnici opština i organa izvršne vlasti, kao i autori naučnih dostignuća u ovoj oblasti.

Datum održavanja konferencije: 15.03.2015

Adresa: Moskva, Rozhdestvensky bulevar, 28.

Učešće na konferenciji je besplatno.

S poštovanjem,

Alexander Viktorovich

Pismo #4

Poštovani Vasilije Jevgenijeviču,

DOO "Innovation" poziva Vas i zaposlene Vaše kompanije da učestvujete na naučnoj konferenciji "Razvoj savremenih inženjerskih sistema".

Tokom konferencije, menadžeri, glavni inženjeri, dizajneri i tehnolozi vodećih preduzeća će razgovarati o aktuelnim temama i inovacijama u savremenim inženjerskim tehnologijama.

Mjesto održavanja konferencije: Moskva, Rozhdestvensky bulevar, 28.

Datum: 15.03.2015

Za sudjelovanje na konferenciji ostavite zahtjev na našoj web stranici: www.ínnovation.ru.

S poštovanjem,

Alexander Viktorovich

Pismo #5

Drage kolege!

Kompanija "Innovation" sa zadovoljstvom Vas poziva da učestvujete na naučnoj konferenciji "Savremeni sistemi video nadzora".

Tokom konferencije biće predstavljena nova dostignuća u sigurnosnim sistemima za velika i mala preduzeća. Govornici konferencije će učesnike upoznati sa inovativnim programima i tehničkim uređajima koji će osigurati Vaše poslovanje. Na konferenciji će biti i prodaja specijalizovane opreme.

Da biste učestvovali na konferenciji, popunite formular u prilogu i pošaljite ga na: í Ova e-mail adresa je zaštićena od spam robota, nije vidljiva ako ste isključili JavaScript.

Mesto održavanja: Moskva, Roždestvenski bulevar, 28.

Datum: 15.03.2015

Za više informacija obratite se organizacionom odboru konferencije na telefon: 505-00-01.

Bit će nam drago vidjeti Vas među učesnicima naše konferencije!

S poštovanjem,

Alexander Viktorovich

Pismo #6

Poštovani Vasilije Jevgenijeviču!

Biće nam drago da vidimo zaposlene vaše kompanije među učesnicima konferencije „Razvoj poslovanja uz pomoć informacionih tehnologija“, koja će se održati 15. marta 2015. godine u Moskvi na teritoriji: Roždestvenskij bulevar, 28.

Osnovna svrha konferencije je upoznavanje menadžera i IT direktora velikih i malih preduzeća sa mogućnostima savremenih informacionih tehnologija i njihovim uticajem na razvoj poslovanja.

Predstavnici međunarodnih kompanija kao što su Innovation LLC, Science LLC i 24Master LLC će podijeliti svoja iskustva tokom konferencije.

Konferencija "Razvoj poslovanja uz pomoć informacionih tehnologija" biće održana u formatu predavanja i diskusija. U prvom dijelu događaja, učesnici konferencije će održati prezentacije i govoriti o svojim dostignućima u oblasti upravljanja i razvoja preduzeća. U drugom dijelu konferencije svaki gost će moći postaviti pitanja i konsultovati se sa iskusnijim kolegama.

Organizaciona kotizacija za učešće na konferenciji iznosi 10.000 rubalja. Ova cijena uključuje transfer, pauzu za kafu, ručak i pribor za pisanje.

Detaljnije informacije o programu konferencije možete pronaći na našoj web stranici: www.girit.com

Za učešće na konferenciji potrebno je da popunite formular u prilogu pisma i pošaljete ga na mail: Ova adresa el. pošte zaštićena je od spam napada, treba omogućiti JavaSkript da biste je videli. , nakon čega će Vas kontaktirati predstavnik organizacionog odbora.

Nadamo se da ćemo Vas vidjeti među učesnicima naše konferencije.

S poštovanjem,

Alexander Viktorovich

Pismo #7

Poštovani Vasilije Jevgenijeviču,

Pozivamo Vas da postanete učesnik konferencije „Standardi usluge u hotelijerstvu“, koja će se održati od 15. do 18. marta ove godine.

Konferencija će se baviti aktuelnim temama vezanim za hotelijerstvo, kao i uvođenjem novih metoda i tehnologija koje će pomoći u poboljšanju kvaliteta prijema gostiju u hotelima.

Glavni cilj konferencije je pronaći odgovore na sljedeća pitanja:

• standardi kvaliteta hotelskog osoblja prilikom prijema gostiju;
• načini razvoja poslovnog turizma;
• metode usavršavanja zaposlenih u uslužnom sektoru;
• načini za privlačenje kupaca u vremenima krize.

Govornici konferencije su:

• Fedorchenko Nikolai - osnivač ugostiteljske škole WELCOMEER NETWORK;
• Lutkovskaya Valeria - šef službe prijema i smještaja u hotelu Opera;
• Kolosov Victor - glavni urednik tematskog izdanja "Institut za hotelijerstvo".

Cena učešća na konferenciji je 10.000 rubalja.

Za učešće popunite formular u prilogu i pošaljite ga na našu e-mail adresu: Ova e-mail adresa je zaštićena od spam robota, nije vidljiva ako ste isključili JavaScript. .

Postajući gost naše konferencije, ne samo da ćete saznati o najnovijim dešavanjima u hotelijerstvu, već ćete obogatiti svoju listu poslovnih partnera.

S poštovanjem,

Alexander Viktorovich