Επίσημη επιστολή πρόσκλησης. επιστολή πρόσκλησης, τυπικός κύκλος εργασιών - επαγγελματική ομιλία για δημοσίους υπαλλήλους βιβλιοθήκη ρωσικών σχολικών βιβλίων

Η εταιρεία σας σχεδιάζει μια γιορτή; Όποιο κι αν είναι το θέμα του (επαγγελματικές ή ημερολογιακές διακοπές, γενέθλια εταιρείας, παρουσίαση νέου προϊόντος, άνοιγμα υποκαταστήματος ή νέου γραφείου, επέτειος αφεντικού, πρωτοχρονιάτικο εταιρικό πάρτι για τη συνάντηση του 2020), ξεκινά με προσκλήσεις.

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να γράψετε το κείμενο μιας πρόσκλησης σε ένα εταιρικό πάρτι; Από τη μία πλευρά, πρέπει να δείξετε πρωτοτυπία, να ενδιαφέρετε τους καλεσμένους και να τους κάνετε να θέλουν να παρευρεθούν στη γιορτή. Από την άλλη, σε μια πρόσκληση σε μια τέτοια εκδήλωση, πρέπει να αναφέρετε σημαντικά δεδομένα.

Κείμενο εταιρικής πρόσκλησης

Έτσι, στο κείμενο μιας πρόσκλησης σε εταιρικές διακοπές, θα πρέπει να αναφέρετε την ημερομηνία και τον τόπο διεξαγωγής της, τη μέθοδο παράδοσης των επισκεπτών (με δικό σας μεταφορικό μέσο ή, για παράδειγμα, με λεωφορεία από το γραφείο), τον κώδικα ενδυμασίας (αυτό μπορεί να είναι δωρεάν, βραδινό ή θεματικό αν διοργανώνετε καρναβάλι).

Ελέγξτε εάν μπορείτε να φέρετε τη σύζυγο και τα παιδιά σας μαζί σας. Εάν προσκεκλημένοι καλλιτέχνες θα εμφανιστούν στο πάρτι, αυτό μπορεί επίσης να αναφέρεται στο κείμενο της πρόσκλησης για το εταιρικό πάρτι.

Όσο για το στυλ, εδώ επιτρέπεται η ποικιλία ανάλογα με την κατάσταση της γιορτής. Το κείμενο της πρόσκλησης μπορεί να είναι επίσημο ή άτυπο, ακόμη και παιχνιδιάρικο.

Αλλά σε κάθε περίπτωση, μια πρόσκληση σε μια εταιρική εκδήλωση πρέπει να εκδοθεί επαρκώς. Μπορεί να σταλεί με τη μορφή SMS, με e-mail, να τοποθετηθεί σε καρτ ποστάλ, σε εφημερίδα τοίχου ή σε πίνακα ανακοινώσεων.

Δεν είναι τόσο εύκολο να ληφθούν υπόψη όλες οι απαιτήσεις που ισχύουν για τα κείμενα των προσκλήσεων σε εταιρικές διακοπές. Αποφασίσαμε να διευκολύνουμε αυτήν την εργασία για εσάς και παρέχουμε δείγματα κειμένων αυτού του είδους προσκλήσεων, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε το καταλληλότερο ως βάση.

Ολοκληρώστε το με λίγη προσπάθεια και φαντασία και τότε η πρόσκλησή σας σε μια εταιρική εκδήλωση δεν θα αφήσει κανέναν αδιάφορο.

***
Αγαπητός _________________!
Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσουμε ότι η ___(ημερομηνία)___ σηματοδοτεί ακριβώς ___ χρόνια από την ίδρυση της εταιρείας μας.
Προς τιμήν αυτής της υπέροχης γιορτής, διοργανώνουμε ένα μεγάλο συμπόσιο,
στο οποίο θα θέλαμε να σας προσκαλέσουμε!
Η εορταστική εκδήλωση έχει προγραμματιστεί για ___ (ημερομηνία) ____ στο συγκρότημα ψυχαγωγίας και εστιατορίου "____ (όνομα) ____" (__________ (διεύθυνση) ___________),
έναρξη στις __(ώρα)__ ώρες.
Ανυπομονούμε να σας δούμε!
Εταιρικοί υπάλληλοι __________

***
Αγαπητός_________________!
Σας προσκαλούμε σε λαμπρές διακοπές αφιερωμένες στα γενέθλια της φιλικής μας ομάδας.
Η γιορτή θα πραγματοποιηθεί στις ___ (ημερομηνία) __ στο εστιατόριο "_________", αρχής γενομένης στις __ (ώρα) __.
Στα γενέθλια της εταιρείας μας, θα έρθουμε μαζί για να συγχαρούμε ο ένας τον άλλον για μια παραγωγική και επιτυχημένη χρονιά, και επίσης να περάσουμε όμορφα
χρόνο σε μια ατμόσφαιρα διασκέδασης και γιορτής.
Φροντίστε να έρθετε - ας διασκεδάσουμε!
Στενή ομάδα της εταιρείας ____________

Μια πρόσκληση σε εταιρικές διακοπές μπορεί να είναι λακωνική και συγκρατημένη ή μπορεί να είναι αρκετά συναισθηματική, ειδικά όταν πρόκειται για την επερχόμενη ζεστή συνάντηση φίλων και ομοϊδεατών. Για παράδειγμα, το κείμενο μιας πρόσκλησης σε ένα εταιρικό πάρτι προς τιμήν των γενεθλίων της εταιρείας ή της Πρωτοχρονιάς μπορεί να είναι το εξής.

***
Αγαπητοί φίλοι και φίλες!
Είμαστε σίγουροι ότι ο αληθινός πλούτος δεν έγκειται στη συσσώρευση υλικού πλούτου. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι υπάρχουν αληθινοί φίλοι και συνεργάτες κοντά, δοκιμασμένοι από το χρόνο και τις πράξεις. Οι αξιόπιστοι συνεργάτες αποτελούν υπομόχλιο στην κίνηση προς την επιτυχία και την υπέρβαση τυχόν εμποδίων.
Θα χαρούμε να σας γνωρίσουμε στο χριστουγεννιάτικο δείπνο, το οποίο θα πραγματοποιηθεί στις ___________ (ημερομηνία) στο εστιατόριο _____________. Ελπίζουμε ότι η εορταστική βραδιά με φίλους, συνεργάτες και συναδέλφους θα είναι μια ευχάριστη και ενδιαφέρουσα εκδήλωση για εσάς.

***
Αγαπητοί συνάδελφοι!
Το πιο πολύτιμο πράγμα για την εταιρεία μας είναι οι αξιόπιστοι συνεργάτες μας και η φιλική μας ομάδα. Η κοινή δουλειά πέρυσι συνέβαλε στην ανάπτυξη της εταιρείας μας. Και, φυσικά, δεν θα είχαμε πετύχει τέτοια επιτυχία χωρίς την αφοσίωσή σας και την επιθυμία σας για εξέλιξη.
Με μεγάλη χαρά σας προσκαλούμε στο εορταστικό πάρτι, που θα ξεκινήσει στις _________ στο καφέ ______________. Θα γνωρίσουμε την Πρωτοχρονιά σε γιορτινό κλίμα, στον κύκλο των φίλων και των συναδέλφων.
Είθε η χρονιά που έρχεται να είναι τόσο επιτυχημένη όσο η απερχόμενη. Ευχόμαστε σε εσάς και τους αγαπημένους σας ευτυχία, χαρά, υγεία και ευημερία!
Με εκτιμιση,
____________.

Πρόσκληση σε κάθε είδους εταιρική εκδήλωση μπορεί να σταλεί εκ μέρους συναδέλφων. Αλλά θα είναι ιδιαίτερα ευχάριστο για τους εργαζόμενους να το λαμβάνουν για λογαριασμό της διοίκησης.

***
Αγαπητός _______________!
Χαίρομαι που σας καλωσορίζω εκ μέρους της ___________________ (όνομα της επιχείρησης). Είστε ένας από τους κορυφαίους ειδικούς της εταιρείας και η συμβολή σας στον κοινό σκοπό μας είναι πραγματικά ανεκτίμητη.
20 .. η χρονιά με όλα τα επιτεύγματα που έφερε, και οι δυσκολίες είναι σχεδόν πίσω μας. Είναι καιρός να καλωσορίσουμε τη νέα 20.. χρονιά, που ελπίζουμε να μας φέρει νέες ευκαιρίες, νέα επιτεύγματα, νέες επιτυχίες και νέες ιδέες.
Ελπίζω ότι, περιτριγυρισμένοι από συναδέλφους, θα απολαύσετε πραγματικά τις διακοπές που είναι αφιερωμένες στους συνεργάτες, τους φίλους και τους υπαλλήλους μας.
Σας περιμένουμε στο συγκρότημα ψυχαγωγίας ___________ στις ___________. Η εκδήλωση έχει προγραμματιστεί να ξεκινήσει στις _______ ώρες στις 25 Δεκεμβρίου.
Η πρόσκληση ισχύει για δύο άτομα.
Με εκτιμιση,
διευθυντής επιχείρησης ___________________

***
Αγαπητοί συνάδελφοι!
Δουλεύοντας στο πιο πρόσφατο έργο, δείξατε τον δέοντα επαγγελματισμό και την ικανότητα, καθώς και μεγάλη προσπάθεια, η οποία έφερε εκπληκτικά αποτελέσματα στην εταιρεία μας. Ως ένδειξη ευγνωμοσύνης, διοργανώνουμε ένα μικρό εταιρικό πάρτι και σας προσκαλούμε να γίνετε μαζί μας.
Η αργία θα πραγματοποιηθεί στις ________________ (ημερομηνία) στη διεύθυνση: ____________________. Ώρα έναρξης πάρτι: 19:00.
Θα χαρούμε να σας δούμε!
Με εκτιμιση,
Αναπληρωτης Διευθυντης ________________.

***
Αγαπητοί συνάδελφοι!
Εκτιμούμε την υπευθυνότητα, τη σκοπιμότητα και την αποτελεσματικότητα που διαθέτουν οι υπάλληλοί μας, αλλά ταυτόχρονα κατανοούμε ότι η σωστή παραγωγικότητα είναι αδύνατη χωρίς μια καλή ξεκούραση. Ως εκ τούτου, αποφασίσαμε να ευχαριστήσουμε τους υπαλλήλους μας και να τους κανονίσουμε μικρές διακοπές. Αυτό το Σάββατο, _________ (ημερομηνία), σας προσκαλούμε σε ένα εταιρικό πικνίκ όπου μπορείτε να χαλαρώσετε, να συνομιλήσετε με συναδέλφους και να απολαύσετε την ομορφιά της φύσης. Θα κανονιστεί μεταφορά στο χώρο.
Συγκέντρωση στις ________ (ώρα) κοντά στην κεντρική είσοδο του γραφείου. Ελπίζουμε ότι θα αποδεχτείτε την πρόσκλησή μας!
Με εκτιμιση,
διεύθυνση της εταιρείας _________________.

Και, τέλος, το κείμενο μιας πρόσκλησης σε εταιρικές διακοπές μπορεί να γραφτεί σε ποιητική μορφή.

***
Σας προσκαλούμε από τα βάθη της καρδιάς μας σε υπέροχες διακοπές,
Ελάτε να γιορτάσουμε, θα σας είμαστε ευγνώμονες!
Άλλωστε σήμερα είναι Πρωτοχρονιά, το παραμύθι ξεκινά.
Όπως ξέρετε, θαύματα γίνονται αυτήν την ημέρα!
Καλή χρονιά σε εσάς, φίλοι, συγχαρητήρια!
Θαύματα, εκπλήξεις σας περιμένουν, υποσχόμαστε διασκέδαση!

***
Το τραπέζι είναι στρωμένο, δώρα, κεριά ...
Όλα είχαν παγώσει στην προσμονή.
Σε αυτό το ζεστό, υπέροχο βράδυ
Ανυπομονώ για την επίσκεψή σας.

Σας προσκαλούμε με αγάπη
Ελάτε να μας επισκεφτείτε για το νέο έτος.
Αυτό το πρωτοχρονιάτικο παραμύθι
Περάστε μαζί μας!

Μια επιστολή πρόσκλησης είναι ένας τρόπος για να προσκαλέσετε τον παραλήπτη να παρακολουθήσει μια συγκεκριμένη εκδήλωση, να είναι παρών σε οποιαδήποτε εκδήλωση. Μια πρόσκληση μπορεί να εκφραστεί προφορικά, αλλά στις επιχειρηματικές σχέσεις είναι η γραπτή μορφή που είναι κοινή, η οποία έχει μια σειρά από πλεονεκτήματα. Στο άρθρο προσφέρουμε πολλά δείγματα επιστολών πρόσκλησης για συμμετοχή σε εκδήλωση, συνέδριο, έκθεση. Υπάρχει επίσης ένα παράδειγμα γραπτής πρόσκλησης για συνέντευξη με εργοδότη και πρόσκλησης για συνεργασία.

Στις επιχειρηματικές σχέσεις, μια επιστολή πρόσκλησης είναι ένα σημαντικό στοιχείο για την οικοδόμηση μιας σχέσης εμπιστοσύνης και σεβασμού μεταξύ των δύο μερών. Μια γραπτή προσφορά για συμμετοχή, επίσκεψη, παρακολούθηση είναι ένα σημάδι ιδιαίτερης προσοχής, επιπλέον, επιτρέπει στον παραλήπτη να μην ξεχάσει ένα σημαντικό γεγονός που τον περιμένει.

Γιατί χρειάζεσαιπρόσκληση:

• επιβεβαιώνει ότι ο παραλήπτης είναι πράγματι προσκεκλημένος, αποφεύγει σφάλματα·
• υπενθυμίζει την ώρα και τον τόπο της συνάντησης, την εκδήλωση στην οποία προσκαλείται ο παραλήπτης.

Γιατίγραπτή πρόσκληση καλύτερα από το στόμα

• σας επιτρέπει να ειδοποιήσετε ένα συγκεκριμένο άτομο για οποιοδήποτε σημαντικό γεγονός, γεγονός.
• υπενθυμίζει στον παραλήπτη τα σχέδια, δεν θα σας αφήσει να ξεχάσετε ένα σημαντικό γεγονός.
• λειτουργεί ως πρόσθετο σημάδι προσοχής και σεβασμού - ο αποστολέας αφιέρωσε χρόνο για να ενημερώσει γραπτώς τον παραλήπτη για τις πληροφορίες της πρόσκλησης.
• είναι δυνατή η αποστολή ακόμη και σε εκείνα τα άτομα με τα οποία δεν είναι δυνατή η συνομιλία στο τηλέφωνο ή προσωπικά.

Πως να στειλωπρόσκληση:

• μεταφέρετε προσωπικά από χέρι σε χέρι - φέρτε στον παραλήπτη και παραδώστε το, αυτή η μέθοδος επιτρέπει όχι μόνο να προσκαλέσετε τον παραλήπτη γραπτώς, αλλά και προφορικά σε μια εκδήλωση - μια συνάντηση, συνέντευξη, συνάντηση, έκθεση, διάσκεψη, δεξίωση ή άλλη εκδήλωση ;
• αποστολή με ρωσικό ταχυδρομείο, εάν το συμβάν είναι ιδιαίτερα σημαντικό, τότε μπορείτε να το στείλετε με μια πολύτιμη επιστολή με περιγραφή του συνημμένου, ωστόσο, η αποστολή πρέπει να γίνει εκ των προτέρων, λαμβάνοντας υπόψη τον χρόνο παράδοσης της επιστολής στον προσκεκλημένο ;
• αποστολή με e-mail - ένας πολύ απλός και βολικός τρόπος, εάν το e-mail του παραλήπτη είναι γνωστό, αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται συχνά από τους υπεύθυνους προσλήψεων όταν στέλνουν μια επιστολή με πρόσκληση να έρθετε σε μια συνέντευξη για δουλειά.

Προκειμένου αυτό το έγγραφο να εκτελέσει σωστά τη λειτουργία του, είναι απαραίτητο να παρέχει επαρκή ποσότητα πληροφοριών σε αυτό. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι τέτοιου όγκου ώστε ο παραλήπτης να μην έχει ερωτήσεις σχετικά με την προγραμματισμένη εκδήλωση, τον τόπο και τον χρόνο διεξαγωγής της.

Για να βεβαιωθεί η διεύθυνση ότι του εστάλη η πρόσκληση, πρέπει να καθορίσετε τα στοιχεία του παραλήπτη. Συνήθως αυτές οι πληροφορίες τοποθετούνται στην επάνω δεξιά γωνία του επιστολόχαρτου στη δοτική κεφαλαία. Εάν πρόκειται για οργανισμό, τότε γράψτε το όνομα και την τοποθεσία του, το πλήρες όνομα και τη θέση του επικεφαλής. Εάν πρόκειται για άτομο, τότε το πλήρες όνομα και τη διεύθυνση κατοικίας του.

Στη συνέχεια, υποδείξτε από ποιον στάλθηκε η επιστολή. Είναι σημαντικό να αναφέρετε όχι μόνο το όνομα του οργανισμού ή το πλήρες όνομα του δημιουργού και του αποστολέα, αλλά και τα στοιχεία επικοινωνίας, τα οποία σας επιτρέπουν να ρωτήσετε τον συντάκτη της επιστολής πρόσκλησης εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με την προγραμματισμένη εκδήλωση.

Το κείμενο της επιστολής ξεκινά με έκκληση. Χρησιμοποιείται η ευγενική μορφή. Εάν πρόκειται για συγκεκριμένο άτομο, τότε φροντίστε να αναφέρετε το πλήρες όνομά του ή το όνομά του, το πατρώνυμο. Για παράδειγμα, "Αγαπητή Όλγα Βλαντιμίροβνα!" ή «Αγαπητέ Αλέξανδρε!». Η προσφυγή εξαρτάται από το είδος του συμβάντος, τον βαθμό γνωριμίας του δημιουργού και του αποδέκτη. Αν αυτά τα άτομα δεν γνωρίζουν στενά, αρκεί να περιοριστούμε στους ουδέτερους «σεβαστούς».

Πώς να προσκαλέσετε σε μια εκδήλωση

• η ημερομηνία της εκδήλωσης - μια συνάντηση, συνέδριο, συνέντευξη, έκθεση, συνάντηση, επίσημη υποδοχή, υποδεικνύουν όχι μόνο την ημερομηνία, αλλά και την ακριβή ώρα.
• τόπος διεξαγωγής - οι πληροφορίες στην επιστολή πρέπει να είναι επαρκείς, ώστε ο προσκεκλημένος να μην έχει ερωτήσεις σχετικά με το πού να πάει. Είναι σημαντικό να αναφέρετε όχι μόνο τη διεύθυνση (οδός, σπίτι), αλλά και πρόσθετες πληροφορίες - πού να πάτε, πού είναι η είσοδος, ποιος όροφος, ποιο γραφείο, αίθουσα. Είναι επίσης δυνατή η επισύναψη σχεδίου κυκλοφορίας στην επιστολή. Εάν είναι απαραίτητο, αναφέρετε επίσης τον τύπο μεταφοράς που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να φτάσετε στον χώρο της εκδήλωσης. Δηλαδή, οι πληροφορίες να είναι όσο το δυνατόν πληρέστερες, ώστε το άτομο που προσκαλείται να συμμετάσχει στην εκδήλωση να μην περιπλανάται στους διαδρόμους αναζητώντας χώρο για την εκδήλωση, να μην χάνει χρόνο και να μην αργεί. Οι ανακριβείς πληροφορίες σχετικά με αυτήν την προϋπόθεση είναι ασέβεια προς τον προσκεκλημένο, θα πρέπει να διευκρινίσει πώς ακριβώς θα φτάσει εκεί, τι να οδηγήσει.
• τύπος εκδήλωσης, το όνομά του - είναι επίσης σημαντικό να αναφέρετε στην επιστολή πρόσκλησης τι είδους εκδήλωση περιμένει ο προσκεκλημένος, εάν έχει όνομα, τότε είναι γραμμένο με ακρίβεια.
• η λέξη "πρόσκληση" απευθείας, καθορίζει επίσης τι ακριβώς πρέπει να κάνει ο προσκεκλημένος στην καθορισμένη εκδήλωση - συμμετέχετε, παρακολουθήστε, παρατηρήστε, για παράδειγμα, μπορείτε να προσκαλέσετε να μιλήσετε σε μια διάσκεψη με μια αναφορά ή μπορείτε να προσκαλέσετε άλλους ομιλητές να παρακολουθήσουν ομιλίες στο συνέδριο·

Παραδείγματα επιστολής πρόσκλησης:

«Αγαπητή Άννα Ντμίτριεβνα!

Σας προσκαλούμε να λάβετε μέρος στον εορτασμό της Ημέρας Εθνικής Ενότητας στις 4 Νοεμβρίου 2018 στο εστιατόριο Golden Alley στο Novosibirsk, st. Dekabristov δ.34, είσοδος από το τέλος του κτιρίου.

«Αγαπητέ Daniel Mikhailovich!

Σας προσκαλούμε να επισκεφθείτε το Πανρωσικό συνέδριο «Αλλαγές στη λογιστική και φορολογική νομοθεσία το 2018», το οποίο θα πραγματοποιηθεί στις 22 Νοεμβρίου 2017 στη μικρή αίθουσα συνεδριάσεων του Παλατιού Πολιτισμού Zheleznodorozhnik, Αικατερινούπολη, στη διεύθυνση: Yekaterinburg, αγ. Zheleznodorozhnaya d.23 (κύρια είσοδος, 2ος όροφος)».

• το περιεχόμενο της εκδήλωσης - εάν πρόκειται για συνέδριο, μπορείτε να επισυνάψετε στην επιστολή έναν κατάλογο ομιλητών, οι οποίοι θα συμμετάσχουν σε αυτό, καθώς και θέματα ομιλιών. αν πρόκειται για μια γιορτή μιας εκδήλωσης, τότε ένα σύντομο πρόγραμμα της εκδήλωσης.» Αυτές οι πληροφορίες θα επιτρέψουν στον παραλήπτη να αξιολογήσει το βαθμό ενδιαφέροντος για την προγραμματισμένη εκδήλωση και να προετοιμαστεί σωστά για αυτήν.
• ενημερώστε μας για τα σχέδιά σας να παρευρεθείτε στην εκδήλωση. Εάν θέλετε να μάθετε την ακριβή επιθυμία του παραλήπτη να παραστεί στην εκδήλωση, τότε πρέπει να διευκρινίσετε στο τέλος της επιστολής πρόσκλησης εάν το άτομο θα έρθει την καθορισμένη ημέρα στον τόπο της πρόσκλησης. Πρέπει να υποδείξετε πώς θέλετε να στείλετε την απάντησή σας - με e-mail, ταχυδρομική επιστολή, τηλεφωνική κλήση ή με άλλο τρόπο.

Η επιστολή υπογράφεται από τον παραλήπτη αναφέροντας την ημερομηνία σύνταξης. Εάν είναι απαραίτητο, το έγγραφο που συντάσσεται μπορεί να συσκευαστεί σε έναν όμορφο φάκελο και να μεταφερθεί στον προορισμό.

Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το κείμενο περιέχει στοιχεία επικοινωνίας για σχόλια.

Δείγμαεπιστολή πρόσκλησης έκθεσης

Πώς να προσκαλέσετε για συνέντευξη

Οι υποψήφιοι για μια κενή θέση συνήθως καλούνται σε συνέντευξη είτε τηλεφωνικά είτε με επιστολή πρόσκλησης σε e-mail.

Μια επιστολή πρόσκλησης είναι συνήθως ένα επίσημο έγγραφο με σφραγίδα και υπογραφή από τον αποστολέα. Μπορεί να απευθυνθεί τόσο σε συγκεκριμένο άτομο όσο και σε όλη την εταιρεία. Η πρόσκληση πρέπει να προσεγγιστεί προσεκτικά. Σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις, θα ενδείκνυται μια καλοπροαίρετη στάση προς τον παραλήπτη και το ενδιαφέρον για την παρουσία του σε οποιαδήποτε εκδήλωση, έκθεση, συνέντευξη ή συνέδριο. Παρακάτω είναι μερικά δείγματα επιστολών πρόσκλησης.

Σπουδαίος!Το κείμενο στην επιστολή πρέπει να είναι σύντομο, σωστό και συνοπτικό. Δεν επιτρέπονται οι φράσεις και οι διφορούμενες φράσεις. Όπως όλα τα άλλα γράμματα, ένα τέτοιο έγγραφο γράφεται σε πρώτο πρόσωπο.

Πότε είναι σκόπιμο να στείλετε μια επιστολή πρόσκλησης;

Τέτοιες επιστολές συντάσσονται με αφορμή επίσημες εκδηλώσεις. Για παράδειγμα, όταν μια εταιρεία οργανώνει μια έκθεση, συνέδριο ή άλλη εκδήλωση και θέλει να προσκαλέσει υπαλλήλους και/ή διευθυντές τρίτου οργανισμού σε αυτήν. Με τη βοήθεια μιας επιστολής, μπορείτε να προσκαλέσετε ένα συγκεκριμένο άτομο σε μια επαγγελματική συνάντηση, για παράδειγμα, για μια συνέντευξη. Παρακάτω θα βρείτε δείγματα επιστολών προσκλήσεων τόσο για διάφορες εκδηλώσεις όσο και για συνεντεύξεις.

Η σύνταξη μιας επιστολής πρόσκλησης, πρώτα απ 'όλα, μιλά για το ενδιαφέρον και τη σεβαστική στάση του αποστολέα. Είναι εξαιρετικά ανίδεο να αγνοείς ένα τέτοιο έγγραφο, ακόμη και να αρνηθείς χωρίς σημαντικό λόγο είναι ήδη κακή συμπεριφορά.

Αυτή η επιστολή μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως έγγραφο που πιστοποιεί ότι ένα άτομο είναι πραγματικά προσκεκλημένο σε μια συγκεκριμένη εκδήλωση. Μπορεί δηλαδή να φαίνεται στην είσοδο του κτιρίου όπου, για παράδειγμα, γίνεται συνέδριο.

Καταστάσεις στις οποίες η αποστολή μιας επιστολής πρόσκλησης είναι κατάλληλη ή και απαραίτητη:

• επέτειος της εταιρείας?
• επαγγελματική συνάντηση με ένα άτομο ή ομάδα ατόμων·
• διάσκεψη;
• σεμινάριο;
• Εκθεση.

Σπουδαίος!Ένα αντίγραφο της πρόσκλησης πρέπει να παραμείνει στα χέρια του αποστολέα.

Φαίνεται, γιατί να γράψετε μια επιστολή όταν μπορείτε απλώς να καλέσετε και να ειδοποιήσετε ένα άτομο για μια συνάντηση; Πρώτον, είναι βολικό, ειδικά όταν δεν πρόκειται για ένα άτομο, αλλά για μια ομάδα ανθρώπων. Δεύτερον, δείχνει την ειδική σχέση του αποστολέα με τον παραλήπτη.

Κανόνες για τη σύνταξη μιας επιστολής πρόσκλησης

Ο τρόπος γραφής πρέπει να είναι επίσημος και συγκρατημένος. Η πρώτη έκκληση προς τον παραλήπτη με πλήρες όνομα ή με επωνυμία εταιρείας (εάν το έγγραφο αποσταλεί σε ολόκληρο τον οργανισμό). Η έκκληση πρέπει να βρίσκεται στο κέντρο, παρακάτω είναι το κείμενο της επιστολής.

Τι πρέπει να περιλαμβάνεται στην επίσημη επιστολή:

• πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό ή τον αποστολέα (πλήρες όνομα, TIN, PSRN, κωδικός και όνομα εταιρείας, αριθμός εγγραφής)·
• υπογραφή αποστολέα·
• Η εκτύπωση είναι επιθυμητή, καθώς δείχνει την επισημότητα του εγγράφου.
• η ημερομηνία.

Σπουδαίος!Μια επιστολή πρόσκλησης μπορεί να σταλεί μέσω email. Αυτό είναι βολικό εάν πρέπει να το στείλετε σε μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων ταυτόχρονα.

Φυσικά, θα πρέπει να υπάρχουν πληροφορίες για την εκδήλωση. Πρέπει να υποδείξετε ακριβώς πού είναι προσκεκλημένος ο παραλήπτης - σε μια διάσκεψη, επαγγελματική συνάντηση, έκθεση, συνέντευξη ή άλλη εκδήλωση. Η κύρια εστίαση πρέπει να είναι στην ίδια την εκδήλωση - τι ώρα διεξάγεται, υπάρχει κώδικας ενδυμασίας και ούτω καθεξής.

Δείγματα προσκλήσεων για διάφορες εκδηλώσεις

Παράδειγμα 1: Επιστολή πρόσκλησης για το συνέδριο.

Στην επάνω αριστερή γωνία υπάρχει ένα λογότυπο της εταιρείας και σύντομες πληροφορίες, για παράδειγμα, Steel Doors LLC, καθώς και η ημερομηνία και ο αριθμός επικοινωνίας. Στην επάνω δεξιά γωνία, πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα, ένα παράδειγμα είναι ο γενικός διευθυντής της Steel Doors LLC Vasilyev Igor Nikolaevich.

Κείμενο:

"Αγαπητοί συνάδελφοι! (κέντρο)

Σας προσκαλούμε σε ένα συνέδριο αφιερωμένο στην κυκλοφορία νέων προϊόντων. Το συνέδριο θα παρέχει πληροφορίες σχετικά με το ποιες τεχνολογίες χρησιμοποιούνται καλύτερα στην παραγωγή, με ποιους προμηθευτές υλικών να συνεργαστούν. Το συνέδριο θα πραγματοποιηθεί στις 12 Δεκεμβρίου 2017 και ώρα 16:00 στο επιχειρηματικό κέντρο «Κιβωτός». Οι αιτήσεις συμμετοχής μπορούν να αποσταλούν το αργότερο έως τις 11 Δεκεμβρίου 2017.

Με εκτίμηση, Igor Nikolaevich (παρακάτω)».

Δείγμα 2:Επιστολή πρόσκλησης έκθεσης

Κείμενο:

«Αγαπητέ Voronin Dmitry Olegovich! (κέντρο)

Σας προσκαλούμε στην έκθεση των νέων προϊόντων μας. Κυκλοφορούμε ένα εντελώς νέο προϊόν με το εμπορικό σήμα Stylish Elephant. Νομίζω ότι θα σας ενδιαφέρει να παρακολουθήσετε αυτή την εκδήλωση. Θα πραγματοποιηθεί στις 16 Οκτωβρίου 2018 στο Fox Center στον εκθεσιακό χώρο. Έναρξη στις 19:00. Ενδυματολογικός κώδικας βράδυ. Θα χαρούμε να σας δούμε στην έκθεση!

Με εκτίμηση, Nikolai Vasilyevich, διευθυντής της LLC Eurostyle.

Δείγμα 3:Πρόσκληση για συνέντευξη

Κείμενο:

«Αγαπητή Eliseeva Tatyana Georgievna!

Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας ανακοινώσουμε ότι η εταιρεία μας επέλεξε την υποψηφιότητά σας για τη θέση του λογιστή. Θα χαρούμε να έρθετε στο γραφείο μας για να συζητήσουμε όλες τις αποχρώσεις. Δουλεύουμε από (ώρα) σε (ώρα) από Δευτέρα έως Παρασκευή.

Με εκτίμηση, ο εκπρόσωπος της εταιρείας TekhnoMir Yakovlev Sergey Anatolyevich».

Αυτά είναι απλώς παραδείγματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως υποδείξεις. Στην πραγματικότητα, οι επιστολές πρόσκλησης μπορούν να γραφτούν διαφορετικά. Το κύριο πράγμα είναι να ακολουθήσετε τους γενικούς κανόνες και να υποδείξετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

Περισσότερο αρκετά δείγματαεπιστολές πρόσκλησης.

Παρά τη φαινομενική επισημότητα, η εργασία με προσκλήσεις είναι ένα από τα βασικά σημεία στην προετοιμασία κάθε εκδήλωσης. Είναι η πρόσκληση που είναι το «πρόσωπο» του ήρωα της περίστασης και ολόκληρης της επερχόμενης εκδήλωσης. Πώς να προσκαλέσετε σωστά τους καλεσμένους και τι να λάβετε υπόψη κατά την προετοιμασία της τέλειας πρόσκλησης; Θα μιλήσουμε για αυτό στο άρθρο.

Αφού λάβει μια πρόσκληση, ο επισκέπτης αποφασίζει εάν θα συμμετάσχει στην εκδήλωση. Αν η πρόσκληση του παραλήπτη ενδιέφερε ή έστω του κέντρισε το ενδιαφέρον, αν άρχισε να περιεργάζεται πώς θα ζωντανέψει το πρόγραμμα της εκδήλωσης ή αν, βλέποντας την πρόσκληση, εκτελεσθεί επαγγελματικά και με γούστο, σκέφτηκε τι επίπεδο ανθρώπου θα μπορούσε να είναι εκεί, τότε ο διοργανωτής της εκδήλωσης αντεπεξήλθε με επιτυχία σε αυτό το έργο της προετοιμασίας της γιορτής!

Σύμφωνα με τις απαντήσεις στις προσκλήσεις, γίνεται σαφές ποιος κατά προσέγγιση αριθμός καλεσμένων θα πρέπει να αναμένεται. Αυτό πρέπει να το γνωρίζετε για να καταρτίσετε ένα πλάνο καθισμάτων για ένα συμπόσιο, να παραγγείλετε αναψυκτικά και ποτά, να σχεδιάσετε καθίσματα στην αίθουσα κατά τη διάρκεια του επίσημου μέρους, να οργανώσετε μεταφορές, να κάνετε κράτηση δωματίων σε ξενοδοχείο κ.λπ.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στη διαδικασία προετοιμασίας μιας πρόσκλησης όσο το δυνατόν πιο κοντά στο ιδανικό.

ΦΤΙΑΧΝΟΥΜΕ ΜΙΑ ΛΙΣΤΑ ΚΑΛΕΣΜΕΝΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΩΝ

Για να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία προετοιμασίας προσκλήσεων, αποστολής τους και λήψης απαντήσεων από τους καλεσμένους πηγαίνει όσο το δυνατόν πιο ομαλά, είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί προσεκτική προκαταρκτική εργασία.

Υπεύθυνος για αυτό είναι επιθυμητό να διοριστεί ένα άτομο που περιηγείται ελεύθερα στη λίστα των καλεσμένων. Ιδανικά, αν ο διοργανωτής της εκδήλωσης κάνει τα πάντα μόνος του!

ΠΩΣ ΝΑ ΦΤΙΑΞΕΤΕ ΜΙΑ ΛΙΣΤΑ ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΩΝ

1. Σκεφτείτε τη λίστα των καλεσμένων με το κεφάλι. Επιστρέψτε στη λίστα αρκετές φορές για να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν θα μείνει έξω και ότι κανένας από τους καλεσμένους δεν θα ενοχληθεί από την παρουσία κάποιου άλλου.

2. Μάθετε πώς ο διευθυντής σχεδιάζει να απευθυνθεί σε κάθε επισκέπτη στην πρόσκληση (σε κάποιους - με το όνομα, το πατρώνυμο, σε άλλους - μόνο με το όνομα, και στον τρίτο - αγαπητέ κύριε / κυρία / κύριε / κυρία / κυρία / Monsieur .. . κλπ. .).

3. Φτιάξτε μια λίστα με ονόματα για εκτύπωση στο τυπογραφείο.

4. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα άτομα που αναφέρονται από τον διευθυντή είναι γνωστά σε εσάς και ότι έχετε τα στοιχεία επικοινωνίας τους.

5. Συντάξτε μια λίστα με διευθύνσεις email για την αποστολή προσκλήσεων μέσω email.

6. Αποφασίστε ποιος από τους καλεσμένους θα λάβει πρόσκληση σε προσωπικό e-mail και ποιος θα πρέπει να το στείλει μέσω βοηθού / γραμματέα / ρεσεψιόν.

7. Να συνθέσετε το κείμενο της συνοδευτικής επιστολής (για όσες προσκλήσεις θα σταλούν στο e-mail βοηθών, γραμματέων ή ρεσεψιονίστ). Ένα παράδειγμα τέτοιου κειμένου:

8. Συνιστάται να χρησιμοποιείτε την επιλογή «Ειδοποίηση όταν έλαβα/διάβασα ένα γράμμα» για να μην ενοχλείτε πιθανούς επισκέπτες με περιττές κλήσεις που ρωτούν εάν έλαβαν πρόσκληση.

9. Δημιουργήστε μια λίστα με τις ταχυδρομικές διευθύνσεις για την παράδοση των προσκλήσεων σε έντυπη μορφή. Διανείμετε εκ των προτέρων ποια από αυτά θα παραδοθούν με υπηρεσία ταχυμεταφορών και ποια προσωπικά. Στην τελευταία περίπτωση, πρέπει να φροντίσετε τις πάσες.

10. Καθιερώστε σχόλια με τους προσκεκλημένους, δηλαδή αποφασίστε πώς θα λάβετε επιβεβαίωση της παρουσίας από αυτούς: περιμένετε απαντήσεις από τους καλεσμένους ή αρχίστε να τους τηλεφωνείτε μόνοι σας για να μάθετε την απόφαση. Στη δεύτερη περίπτωση, πρέπει να αποφασίσετε μετά από ποιο χρονικό διάστημα είναι κατάλληλο να καλέσετε πιθανούς επισκέπτες. Αποφασίστε ποιος ακριβώς θα το κάνει αυτό, αφού η λίστα μπορεί να είναι αρκετά μεγάλη και η ευθύνη για μια ευγενική αλλά επίμονη συζήτηση είναι ακόμη μεγαλύτερη.

11. Βεβαιωθείτε ότι οι επαφές σχολίων που καθορίζονται στην πρόσκληση είναι ενημερωμένες: η αλληλογραφία "λειτουργεί", το τηλέφωνο είναι ενεργοποιημένο, οι κλήσεις απαντώνται.

12. Φροντίστε να ρωτήσετε όσους καλεσμένους αποδέχθηκαν την πρόσκληση εάν χρειάζονται πρόσθετη οργανωτική υποστήριξη: εάν χρειάζονται μεταφορά ή διαμονή στην πόλη της γιορτής, εάν υπάρχουν ειδικά αιτήματα για προϊόντα στο συμπόσιο, λαμβάνοντας υπόψη πιθανά τρόφιμα αλλεργίες ή συγκεκριμένα συστήματα διατροφής (χορτοφαγία, π.χ.), ή ίσως κάτι άλλο.

13. Κάντε αμέσως αλλαγές στη λίστα των προσκεκλημένων.

Ένα παράδειγμα εργασίας με τη λίστα προσκεκλημένων παρουσιάζεται στους πίνακες 1-4.

Τραπέζι 1.Λίστα προσκλήσεων που δημιουργούνται με μέθοδο παράδοσης

Πίνακας 2.Κατάλογος διευθύνσεων (ονόματα) για εκτύπωση σε τυπογραφείο

Σημείωση:

Οι αύξοντες αριθμοί αντιστοιχούν στους αριθμούς της λίστας παράδοσης.

Πίνακας 3Λίστα καλεσμένων που αποδέχθηκαν την πρόσκληση, με ένδειξη της απαραίτητης οργανωτικής υποστήριξης

Πίνακας 4Λίστα προσκεκλημένων που απέρριψαν προσκλήσεις

ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΤΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα κύρια στοιχεία του κειμένου της πρόσκλησης.

■ Χειρισμός.Δεν θα είναι περιττό να παραγγείλετε εξατομικευμένες προσκλήσεις με τα ονόματα των προσκεκλημένων τυπωμένα στο τυπογραφείο (η εισαγωγή τους σε κενό πεδίο δεν είναι η καλύτερη επιλογή).

Η έκκληση προς τον επισκέπτη πρέπει να είναι ακριβής και σωστή - δεν επιτρέπονται λάθη εδώ. Υπάρχουν γενικά αποδεκτοί τύποι ευγένειας και εθιμοτυπίας. Για παράδειγμα, εάν ο προσκεκλημένος είναι αλλοδαπός με ακαδημαϊκό πτυχίο ή γιατρός, τότε το να του απευθύνεστε στα αγγλικά θα ξεκινά με Αγαπητέ καθηγητήή Αγαπητέ Δρ. Εάν ο προσκεκλημένος κατέχει επίσημη κυβερνητική θέση, τότε η προσφυγή θα πρέπει να είναι κατάλληλη: Αξιότιμε κύριε Υπουργέή Αξιότιμε κύριε Πρέσβη.

Είναι επίσης απαραίτητο να δοθεί προσοχή στο γεγονός ότι το κόμμα μετά την έκκληση δίνει στο κείμενο έναν καθημερινό χαρακτήρα ή τονίζει έναν συγκρατημένο επιχειρηματικό τόνο. Το θαυμαστικό υποδηλώνει τη σημασία ή τη σοβαρότητα του γεγονότος. Στην περίπτωση που υπάρχει κόμμα μετά τη διεύθυνση, το περαιτέρω κείμενο πρέπει να γραφτεί με πεζό γράμμα, μετά το θαυμαστικό - με κεφαλαίο.

Όλες αυτές οι φαινομενικά ασήμαντες λεπτομέρειες κάνουν την πρόσκληση πολύ προσωπική και σωστή. Ο επισκέπτης θα εκτιμήσει σίγουρα την προσεκτική και με σεβασμό στάση του ήρωα της περίστασης στους καλεσμένους του.

■ Το όνομα της εκδήλωσης.Η πρόσκληση πρέπει να περιέχει το πλήρες επίσημο όνομα της εκδήλωσης (χωρίς συντομογραφίες).

■ Τοποθεσία, ημερομηνία, ώρα.Η ημερομηνία, η ώρα και ο τόπος της εκδήλωσης υποδεικνύονται σύμφωνα με τους κανόνες που έχουν υιοθετηθεί στη χώρα του καλεσμένου (εάν η πρόσκληση είναι στην κατάλληλη γλώσσα). Για παράδειγμα, για έναν Αμερικανό προσκεκλημένο, αυτές οι λεπτομέρειες θα μοιάζουν με αυτό: ημερομηνία - 1 Μαρτίου; 2017; Ώρα έναρξης εκδήλωσης - 7 μ.μ. διεύθυνση - Λεωφόρος Λένινγκραντσκι. 40 Μόσχα.

■ Πρόγραμμα εκδήλωσης.Εκτός από το να απευθύνεται απευθείας στον καλεσμένο, το όνομα της εκδήλωσης, τον τόπο και την ημερομηνία διεξαγωγής της, η πρόσκληση πρέπει απαραίτητα να αναφέρει το πρόγραμμα της εκδήλωσης (κύρια σημεία), κατά προτίμηση με ένδειξη της ώρας έναρξης κάθε μέρους. Το πρόγραμμα μπορεί να παρουσιαστεί αναλυτικά ή ως λίστα με τα κύρια θεματικά μέρη.

Ένα λεπτομερές πρόγραμμα είναι ιδιαίτερα σημαντικό για επίσημες επισκέψεις ανώτατου επιπέδου. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί να εκδοθεί ως ξεχωριστό φυλλάδιο ή κάρτα (ανάλογα με τον αριθμό των προγραμματισμένων ειδών (Παράδειγμα).

Η καλύτερη επιλογή για την παρουσίαση του προγράμματος στην πρόσκληση μπορεί να είναι η εξής:

Ο προσδιορισμός των τμημάτων του προγράμματος της εκδήλωσης μπορεί να είναι πολύ σύντομος, για παράδειγμα: Μετά το επίσημο μέρος, θα γίνει δεξίωση.

Η μορφή μπορεί να είναι διαφορετική - όλα εξαρτώνται από τις ιδιαιτερότητες της εκδήλωσης. Το κλειδί είναι να δώσετε στους επισκέπτες μια ιδέα για το τι τους επιφυλάσσει, ώστε να μπορούν να προγραμματίσουν τον χρόνο τους.

■ Αριθμός προσκεκλημένων.Το κείμενο πρέπει επίσης να αναφέρει τον αριθμό των ατόμων για τα οποία ισχύει η πρόσκληση.

Ο αριθμός των προσκεκλημένων μπορεί επίσης να αναφέρεται σε κυκλοφορία, για παράδειγμα, όταν στην πρόσκληση αναφέρονται και οι δύο σύζυγοι: Αγαπητοί Βλαντιμίρ Πέτροβιτς και Όλγα Σεργκέεβναή Αγαπητέ κύριε και κυρία Κορολένκο,ή Ο κ. Πρέσβης ζητά από τον κ. Πετρόφ και τη σύζυγό του να έρθουν στο συμπόσιο.

■ Ενδυματολογικός κώδικας. Ο ενδυματολογικός κώδικας στην πρόσκληση είναι στη διακριτική ευχέρεια της διοργανώτριας. Εάν υπάρχουν ορισμένες απαιτήσεις για το χρώμα ή το στυλ των ρούχων των καλεσμένων, τότε αυτό αναγράφεται στην πρόσκληση. Για παράδειγμα, ένα βραδινό φόρεμα για κυρίες, ένα σμόκιν για τους άνδρες.

Εάν η εκδήλωση είναι επίσημη, η πρόσκληση συνήθως υποδεικνύει το διεθνές όνομα του ενδυματολογικού κώδικα.

ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΒΑΣΙΚΩΝ ΕΝΔΥΜΑΤΙΚΩΝ ΚΩΔΙΚΩΝ

■ Απαντήστε στην πρόσκληση.Εάν η εκδήλωση παρέχει θέσεις για τους καλεσμένους, είναι απαραίτητο να μάθετε τον ακριβή αριθμό όσων θα μπορέσουν να παρευρεθούν.

Για να εστιάσει την προσοχή του προσκεκλημένου σε αυτή τη στιγμή, η γενικά αποδεκτή συντομογραφία τοποθετείται στην πρόσκληση RSVP. Στις επίσημες προσκλήσεις, το RSVP υποδεικνύεται στην κάτω δεξιά γωνία, σε λιγότερο επίσημες περιπτώσεις, αυτά τα γράμματα μπορούν να τοποθετηθούν οπουδήποτε (συνήθως στο τέλος). Μερικές φορές ζητούν απάντηση πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

Εκτός από το RSVP, υπάρχουν διατυπώσεις Παρακαλούμε απαντήστε μόνο σε περίπτωση άρνησης ή Παρακαλώ επιβεβαιώστε τη συμμετοχή σας, οι οποίες είναι επίσης αρκετά επίσημες και σωστές.

■ Επαφές των διοργανωτών.Είναι σημαντικό να αναφέρετε στην πρόσκληση πολλές επιλογές για σχόλια (e-mail και τουλάχιστον δύο αριθμούς τηλεφώνου των διοργανωτών).

■Επιπλέον πληροφορίες.Η πρόσκληση μπορεί επίσης να περιέχει άλλες απαραίτητες πληροφορίες ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της οργάνωσης και της διεξαγωγής μιας συγκεκριμένης εκδήλωσης (για παράδειγμα, εάν η εκδήλωση διεξάγεται σε ένα ιστορικό αρχοντικό, τότε η χρήση γόβων στιλέτο μπορεί να απαγορεύεται).

■ Πρόγραμμα καθισμάτων για δεξιώσεις.Εάν, εκτός από το επίσημο μέρος, προγραμματίζεται ένα συμπόσιο ή ένα δείπνο, για ιδιαίτερα μεγάλης κλίμακας και επίσημες εκδηλώσεις, είναι σκόπιμο να συμπεριλάβετε στην πρόσκληση ένα πλάνο καθισμάτων που να αναφέρει το τραπέζι ή/και τη θέση ενός συγκεκριμένου καλεσμένου.

ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΜΟΡΦΗΣ ΤΗΣ ΠΡΟΣΚΛΗΣΗΣ

Αυτά είναι τα «ρούχα» με τα οποία «χαιρετίζεται» η πρόσκληση.

Το μέγεθος και ο σχεδιασμός της πρόσκλησης εξαρτάται από τον σκοπό και τη φύση της εκδήλωσης.

Προσκλήσεις σε διπλωματικές δεξιώσεις και διεθνή φόρουμ, που αποστέλλονται από πρεσβείες και μέλη της κυβέρνησης, εκδίδονται με αυστηρό επιχειρηματικό στυλ σε επίσημα έντυπα με το κρατικό έμβλημα.

Πρόσκληση σε άτυπη δεξίωση.Ακόμα κι αν το γεγονός δεν είναι επίσημο, συνήθως τηρείται το αυστηρό ύφος.

Μια πρόσκληση σε μια εκδήλωση που στόχος της είναι να συγκεντρώσει όσο το δυνατόν περισσότερους καλεσμένους, θα είναι φωτεινό και πιασάρικο.

Με προσωπική πρόσκληση, για παράδειγμα, ο γάμος, τόσο τα μονογράμματα όσο και οι καρδιές, καθώς και ένα διακριτικό φλοράλ φόντο, είναι αρκετά κατάλληλα.

Όταν προσδιορίζετε τη μορφή της πρόσκλησης, μπορείτε να εστιάσετε στο μέγεθος των τυπικών φακέλων.

ΜΗΝ ΞΕΧΝΑΤΕ ΤΗΝ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΧΑΡΤΙΟΥ ΚΑΙ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ

Δεν συνηθίζεται να εξοικονομείτε χρήματα στην ποιότητα των προσκλήσεων για εκδηλώσεις υψηλού επιπέδου. Το χαρτί πρέπει να έχει τη «σωστή» πυκνότητα και ευχάριστη υφή. Είναι απαράδεκτο να λερωθεί το μελάνι εκτύπωσης ή το κείμενο να μην είναι ευανάγνωστο.

Είναι επιθυμητό οι προσκλήσεις να αποστέλλονται σε φακέλους ειδικών σχεδιαστών που δεν είναι κατώτεροι σε ποιότητα από τις ίδιες τις προσκλήσεις.

Μην ξεχνάτε ότι το κείμενο της πρόσκλησης μπορεί να μην είναι τυπωμένο στην ίδια την πρόσκληση, αλλά στην καρτέλα σε αυτήν. Κατά κανόνα, σε λεπτό, σχεδόν διαφανές χαρτί. Βεβαιωθείτε ότι, παρά την φαινομενική ευθραυστότητά του, εξακολουθεί να είναι αρκετά ανθεκτικό στη μηχανική καταπόνηση.

ΠΑΡΑΔΙΝΟΥΜΕ ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ

Εάν είναι δυνατόν, τουλάχιστον μέρος των προσκλήσεων πρέπει να παραδοθεί, αν όχι προσωπικά, τότε με τη βοήθεια των ανθρώπων «δικών σας» - ασφάλειας, οδηγών ή βοηθών του ήρωα της περίστασης.

Συνήθως, παραδίδουν μόνοι τους προσκλήσεις σε επισκέπτες ιδιαίτερα υψηλού επιπέδου. Για παράδειγμα, θα ήταν εξαιρετικά περίεργο να στείλετε μια πρόσκληση σε υψηλόβαθμο αξιωματούχο μέσω ενός απλού courier.

Επιπλέον, αυτό θα εκφράσει για άλλη μια φορά τον σεβασμό σας.

Για να γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι οι προσκλήσεις έχουν φτάσει στους παραλήπτες, πρέπει να αντιγράψετε τα μηνύματα στέλνοντάς τα ηλεκτρονικά σε κάθε επισκέπτη.

ΠΩΣ ΝΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΤΕ ΣΕ ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ

Η απάντηση στην πρόσκληση δίνεται σύμφωνα με τη μορφή της εκδήλωσης και την ίδια την πρόσκληση.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα τηλεφώνημα είναι αρκετά αποδεκτό, σε άλλες αρκεί ένα e-mail και σε άλλες, μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο στην απάντηση και να περιμένετε την αντίστοιχη ερώτηση από τον προσκαλούντα (αυτό μπορεί να αντέξει οικονομικά, για παράδειγμα , από υψηλόβαθμα πρόσωπα).

Ωστόσο, εάν η πρόσκληση περιέχει τη συντομογραφία RSVP, τότε είναι απλά απαραίτητο να απαντήσετε και μάλιστα το συντομότερο δυνατό.

Σε περίπτωση επίσημης διπλωματικής υποδοχής, η αποδοχή της πρόσκλησης ή η άρνηση συμμετοχής στην εκδήλωση πρέπει να γίνεται γραπτώς σύμφωνα με το επιχειρηματικό πρωτόκολλο. Για παράδειγμα:

ΜΙ. Ο Petrov έχει την τιμή να σας γνωρίσει τη λήψη της ευγενικής πρόσκλησης του κ. Πρέσβη για δείπνο την Τρίτη 10 Μαρτίου στις 20:00, την οποία αποδέχεται με χαρά.

ΜΙ. Ο Πετρόφ, λόγω της μετάβασης σε διακοπές, δυστυχώς, δεν θα μπορέσει να δεχτεί την ευγενική πρόσκληση του κ. Πρέσβη για μεσημεριανό γεύμα την Τρίτη 10 Μαρτίου φέτος.

Όταν προετοιμάζουν μια ιδιωτική προσωπική εκδήλωση, συνήθως κάνουν χωρίς έντυπη έκδοση προσκλήσεων - περιορίζονται σε ηλεκτρονικές. Σε αυτή την περίπτωση, η εργασία για τον επισκέπτη είναι εντελώς απλοποιημένη. Κατά κανόνα, οι ηλεκτρονικές προσκλήσεις παρέχουν την ευκαιρία να ενημερώσετε τον διοργανωτή της εκδήλωσης για την απόφασή σας με ένα κλικ - στη λέξη "Αποδοχή" ή "Απόρριψη". Η απάντηση αποστέλλεται αυτόματα στον αποστολέα.

Η εργασία με προσκλήσεις είναι μερικές φορές πιο δύσκολη από ό,τι φαίνεται με την πρώτη ματιά. Ωστόσο, έχοντας αντιμετωπίσει με επιτυχία αυτό το μέρος της προετοιμασίας της εκδήλωσης, ο διοργανωτής μπορεί να είναι σίγουρος ότι ένα σημαντικό επίπεδο εργασιών έχει ήδη ολοκληρωθεί! Υπάρχει ακόμα πολλή δουλειά και κόπος μπροστά, αλλά αυτές είναι μάλλον συνηθισμένες οργανωτικές στιγμές. Η δύσκολη διαδικασία της ταυτόχρονης αλληλεπίδρασης με δεκάδες προσκεκλημένους είναι ήδη πίσω μας. Τα υπόλοιπα είναι θέμα τεχνικής.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την οργάνωση και τη διεξαγωγή τελετουργικών εκδηλώσεων, δείτε: Zhemchugova S.A. Τελετή βράβευσης: πώς να οργανώσετε και να διεξάγετε // Γραμματέας-Αναφορά. 2017. Αρ. 1. Σ. 4-13.

Γράμμα #1

Αγαπητοί συνάδελφοι!

15/03/2015 στο εκθεσιακό κέντρο "Science" (Μόσχα, st. Rozhdestvenskaya, 28) θα πραγματοποιηθεί επιστημονικό συνέδριο "Ανάπτυξη της οικονομίας με βάση τη μικροανάλυση". Οι συμμετέχοντες στο συνέδριο θα είναι Ρώσοι πρακτικοί αναλυτές, καθώς και προσκεκλημένοι από άλλες χώρες.

Εάν θέλετε να κάνετε τη δική σας αναφορά στην εκδήλωση, ενημερώστε τους διοργανωτές μας πριν από τις 10/03/2015.

Με εκτιμιση,

Αλεξάντερ Βικτόροβιτς

Επιστολή #2

Αγαπητέ Vasily Evgenievich,

Σας προσκαλούμε να συμμετάσχετε στο συνέδριο «Μηχανογράφηση της προσχολικής εκπαίδευσης», που θα πραγματοποιηθεί στις 15 Μαρτίου 2015 στη διεύθυνση: Μόσχα, Rozhdestvensky Boulevard, 28.

Στη συνάντηση αποφασίσαμε να συζητήσουμε τα ακόλουθα θέματα:

• Είναι απαραίτητο να εισαχθούν μαθήματα πληροφορικής σε νηπιαγωγεία και άλλα προσχολικά ιδρύματα;
• προσδιορισμός του βέλτιστου βαθμού μηχανογράφησης των ιδρυμάτων προσχολικής ηλικίας.
• ανάπτυξη ενός προγράμματος σπουδών λαμβάνοντας υπόψη τις νέες τεχνολογίες.

Στο συνέδριο θα συμμετάσχουν διευθυντές, μεθοδολόγοι και δάσκαλοι προσχολικών ιδρυμάτων στη Μόσχα.

Για να γίνετε συμμετέχων στο συνέδριο, θα πρέπει να εγγραφείτε στην ιστοσελίδα μας πριν από τις 03/10/2015.

Με εκτιμιση,

Αλεξάντερ Βικτόροβιτς

Επιστολή #3

Αγαπητέ Vasily Evgenievich,

LLC "Masterstroy" σας προσκαλεί να συμμετάσχετε στο επιστημονικό συνέδριο "Περιβαλλοντικές Καινοτομίες στις Κατασκευές".

Στο πλαίσιο της συνάντησης, θα συζητήσουμε το πρόβλημα που είναι επίκαιρο για την εποχή μας - τη διατήρηση του περιβάλλοντος σε συνθήκες μαζικής εκβιομηχάνισης. Μαζί με τους καλεσμένους και τους συμμετέχοντες του συνεδρίου, θα αναλύσουμε την εμπειρία ξένων συναδέλφων και θα προσπαθήσουμε να βρούμε νέες ευκαιρίες για τη διατήρηση του περιβάλλοντος στη χώρα μας.

Οι συμμετέχοντες στο συνέδριο «Περιβαλλοντικές καινοτομίες στις κατασκευές» θα είναι εκπρόσωποι δήμων και εκτελεστικών αρχών, καθώς και συγγραφείς επιστημονικών εξελίξεων στον τομέα αυτό.

Ημερομηνία διεξαγωγής του συνεδρίου: 15.03.2015

Διεύθυνση: Μόσχα, Rozhdestvensky Boulevard, 28.

Η συμμετοχή στο συνέδριο είναι δωρεάν.

Με εκτιμιση,

Αλεξάντερ Βικτόροβιτς

Επιστολή #4

Αγαπητέ Vasily Evgenievich,

LLC «Innovation» προσκαλεί εσάς και τους υπαλλήλους της εταιρείας σας να λάβετε μέρος στο επιστημονικό συνέδριο «Ανάπτυξη σύγχρονων μηχανικών συστημάτων».

Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, διευθυντές, αρχιμηχανικοί, σχεδιαστές και τεχνολόγοι κορυφαίων επιχειρήσεων θα συζητήσουν επίκαιρα θέματα και καινοτομίες στις σύγχρονες τεχνολογίες μηχανικής.

Τόπος συνεδρίου: Μόσχα, Rozhdestvensky Boulevard, 28.

Ημερομηνία: 15/03/2015

Για να συμμετάσχετε στο συνέδριο, αφήστε ένα αίτημα στον ιστότοπό μας: www.іnnovation.ru.

Με εκτιμιση,

Αλεξάντερ Βικτόροβιτς

Επιστολή #5

Αγαπητοί συνάδελφοι!

Η εταιρεία «Innovation» με χαρά σας προσκαλεί να λάβετε μέρος στο επιστημονικό συνέδριο «Σύγχρονα Συστήματα Βιντεοεπιτήρησης».

Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου θα παρουσιαστούν οι νέες εξελίξεις στα συστήματα ασφαλείας για μεγάλες και μικρές επιχειρήσεις. Οι ομιλητές του συνεδρίου θα μυήσουν τους συμμετέχοντες σε καινοτόμα προγράμματα και τεχνικές συσκευές που θα ασφαλίσουν την επιχείρησή σας. Επίσης στο συνέδριο θα γίνει η πώληση εξειδικευμένου εξοπλισμού.

Για να λάβετε μέρος στη διάσκεψη, συμπληρώστε τη φόρμα στο συνημμένο και στείλτε τη στη διεύθυνση: і Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από κακόβουλη χρήση Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να τη δείτε.

Τόπος διεξαγωγής: Μόσχα, Rozhdestvensky Boulevard, 28.

Ημερομηνία: 15/03/2015

Για περισσότερες πληροφορίες επικοινωνήστε με την οργανωτική επιτροπή του συνεδρίου στο τηλέφωνο: 505-00-01.

Θα χαρούμε να σας δούμε ανάμεσα στους συμμετέχοντες του συνεδρίου μας!

Με εκτιμιση,

Αλεξάντερ Βικτόροβιτς

Επιστολή #6

Αγαπητέ Vasily Evgenievich!

Θα χαρούμε να δούμε τους υπαλλήλους της εταιρείας σας μεταξύ των συμμετεχόντων στο συνέδριο "Επιχειρηματική ανάπτυξη με τη βοήθεια των τεχνολογιών πληροφοριών", που θα πραγματοποιηθεί στις 15 Μαρτίου 2015 στη Μόσχα στην περιοχή: Rozhdestvensky Boulevard, 28.

Κύριος σκοπός του συνεδρίου είναι η εξοικείωση των διευθυντών και των διευθυντών πληροφορικής μεγάλων και μικρών επιχειρήσεων με τις δυνατότητες των σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής και τον αντίκτυπό τους στην ανάπτυξη των επιχειρήσεων.

Εκπρόσωποι διεθνών εταιρειών όπως η Innovation LLC, η Science LLC και η 24Master LLC θα μοιραστούν την εμπειρία τους κατά τη διάρκεια του συνεδρίου.

Το συνέδριο «Επιχειρηματική ανάπτυξη με τη βοήθεια των τεχνολογιών της πληροφορίας» θα πραγματοποιηθεί σε μορφή διαλέξεων και συζητήσεων. Στο πρώτο μέρος της εκδήλωσης, οι συμμετέχοντες στο συνέδριο θα κάνουν παρουσιάσεις και θα μιλήσουν για τα επιτεύγματά τους στον τομέα της διοίκησης και ανάπτυξης επιχειρήσεων. Στο δεύτερο μέρος του συνεδρίου, κάθε προσκεκλημένος θα μπορεί να κάνει ερωτήσεις και να διαβουλεύεται με πιο έμπειρους συναδέλφους.

Η οργανωτική αμοιβή για τη συμμετοχή στο συνέδριο είναι 10.000 ρούβλια. Αυτή η τιμή περιλαμβάνει μεταφορά, διάλειμμα για καφέ, μεσημεριανό γεύμα και χαρτικά.

Περισσότερες πληροφορίες για το πρόγραμμα του συνεδρίου μπορείτε να βρείτε στην ιστοσελίδα μας: www.girit.com

Για να συμμετάσχετε στο συνέδριο, πρέπει να συμπληρώσετε τη φόρμα που επισυνάπτεται στην επιστολή και να την στείλετε στο mail: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από κακόβουλη χρήση Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να τη δείτε. , μετά την οποία εκπρόσωπος της οργανωτικής επιτροπής θα επικοινωνήσει μαζί σας.

Ελπίζουμε να σας δούμε ανάμεσα στους συμμετέχοντες του συνεδρίου μας.

Με εκτιμιση,

Αλεξάντερ Βικτόροβιτς

Επιστολή #7

Αγαπητέ Vasily Evgenievich,

Σας προσκαλούμε να γίνετε συμμετέχων στο συνέδριο «Πρότυπα εξυπηρέτησης στην ξενοδοχειακή επιχείρηση», που θα διεξαχθεί από τις 15 έως τις 18 Μαρτίου φέτος.

Το συνέδριο θα ασχοληθεί με επίκαιρα ζητήματα που σχετίζονται με τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, καθώς και την εισαγωγή νέων μεθόδων και τεχνολογιών που θα βοηθήσουν στη βελτίωση της ποιότητας της υποδοχής των επισκεπτών στα ξενοδοχεία.

Ο κύριος στόχος του συνεδρίου είναι να βρει απαντήσεις στα ακόλουθα ερωτήματα:

• ποιοτικά πρότυπα του προσωπικού του ξενοδοχείου κατά την υποδοχή επισκεπτών·
• τρόποι ανάπτυξης του επιχειρηματικού τουρισμού·
• μεθόδους προηγμένης κατάρτισης για υπαλλήλους του τομέα των υπηρεσιών·
• τρόπους προσέλκυσης πελατών σε περιόδους κρίσης.

Ομιλητές του συνεδρίου είναι:

• Fedorchenko Nikolai - ιδρυτής της σχολής φιλοξενίας WELCOMER NETWORK.
• Lutkovskaya Valeria - επικεφαλής της υπηρεσίας υποδοχής και διαμονής στο ξενοδοχείο Opera.
• Kolosov Victor - αρχισυντάκτης της θεματικής έκδοσης "Ινστιτούτο Φιλοξενίας".

Το κόστος συμμετοχής στο συνέδριο είναι 10.000 ρούβλια.

Για να συμμετάσχετε, συμπληρώστε τη φόρμα στο συνημμένο και στείλτε τη στη διεύθυνση email μας: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από κακόβουλη χρήση Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να τη δείτε. .

Με το να γίνετε προσκεκλημένος του συνεδρίου μας, όχι μόνο θα μάθετε για τις τελευταίες εξελίξεις στην ξενοδοχειακή επιχείρηση, αλλά θα εμπλουτίσετε και τη λίστα των επιχειρηματικών σας συνεργατών.

Με εκτιμιση,

Αλεξάντερ Βικτόροβιτς