Λειτουργικός διευθυντής γραφείου. Περιγραφή εργασίας διευθυντή γραφείου - δείγμα (2016)

Η περιγραφή θέσης εργασίας ενός διευθυντή γραφείου δημιουργείται από τον εργοδότη για τον εξορθολογισμό των εργασιακών σχέσεων. Το έγγραφο περιέχει απαιτήσεις για τα προσόντα ενός υπαλλήλου, τη διαδικασία διορισμού, απόλυσής του από το αξίωμα, λειτουργικά καθήκοντα, δικαιώματα και ευθύνες υπαλλήλου.

Δείγμα περιγραφής θέσης διευθυντή γραφείου

ΕΓΩ. Γενικές προμήθειες

1. Ο διευθυντής γραφείου αναφέρεται απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο.

2. Ο διορισμός ή η παύση διευθυντή γραφείου γίνεται με εντολή του γενικού διευθυντή.

3. Στη θέση του υπευθύνου γραφείου διορίζεται άτομο που έχει τουλάχιστον εξειδικευμένη δευτεροβάθμια εκπαίδευση, προϋπηρεσία τουλάχιστον ενός έτους σε αντίστοιχη θέση, γνώση εργασιών γραφείου, δεξιότητες χειρισμού πακέτων λογισμικού εφαρμογών, εξοπλισμού γραφείου.

4. Κατά την απουσία του υπευθύνου γραφείου, τα δικαιώματα, τα λειτουργικά καθήκοντα και οι αρμοδιότητες μεταβιβάζονται σε άλλον υπάλληλο, όπως αναφέρεται στην εντολή για το ίδρυμα.

5. Ο διευθυντής γραφείου καθοδηγείται στις δραστηριότητές του από:

• εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας, το Καταστατικό και άλλοι κανονισμοί της εταιρείας·
• η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας ·
• αυτή η περιγραφή εργασίας·
• εντολές και οδηγίες από τη διοίκηση.

6. Ο διευθυντής γραφείου πρέπει να γνωρίζει:

• αστικό, εργατικό δίκαιο της Ρωσικής Ομοσπονδίας ·
• τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων·
• κανόνες τεκμηρίωσης·
• κανόνες προστασίας της εργασίας, πυροπροστασίας, μέτρα ασφαλείας, βιομηχανική υγιεινή.
• έγγραφα αναφοράς που εγκρίθηκαν από το ίδρυμα·
• επαγγελματική επικοινωνία και εθιμοτυπία.

II. Εργασιακές ευθύνες διευθυντή γραφείου

Ο Διευθυντής Γραφείου έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες:

1. Εγγράφει, αποστέλλει επίσημες πληροφορίες στον Γενικό Διευθυντή, εργαζόμενους της εταιρείας.

2. Επικοινωνεί μέσω τηλεφώνου και άλλων μέσων επικοινωνίας.

3. Υλοποιεί τη ροή εγγράφων του οργανισμού. Καταγράφει, τηρεί αρχεία, αποθήκευση εισερχόμενης, εξερχόμενης αλληλογραφίας, αρχειοθέτηση εγγράφων.

4. Εκτελεί εργασίες αντιγραφής, αντιγραφής για λογαριασμό του Γενικού Διευθυντή.

5. Αναπτύσσει σχέδια επιστολών, αιτημάτων, άλλων εγγράφων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του ιδρύματος.

6. Εισάγει πληροφορίες στη βάση δεδομένων.

7. Πραγματοποιεί ενέργειες προετοιμασίας συναντήσεων, συναντήσεων με τη συμμετοχή του Γενικού Διευθυντή.

8. Παράγει υλικό, τεχνική υποστήριξη, ενημέρωση των συμμετεχόντων για την ώρα, τον τόπο των εκδηλώσεων, την ατζέντα.

9. Παρέχει στο ίδρυμα χαρτικά, αναλώσιμα και άλλα καθιερωμένα είδη απογραφής που χρησιμοποιούνται στις δραστηριότητες του οργανισμού. Πραγματοποιεί την παραλαβή, λογιστική, μεταφορά, αποθήκευση τους.

10. Λαμβάνει μέτρα για τη διοργάνωση συναντήσεων, επαγγελματικών ταξιδιών εργαζομένων. Παραγγέλνει εισιτήρια μεταφοράς, ενοικιάζει κατοικίες και επαγγελματικούς χώρους.

11. Ελέγχει την κατάσταση του εξοπλισμού γραφείου, των επικοινωνιών.

12. Οργανώνει εργασίες επισκευής και άλλου είδους συντήρηση εξοπλισμού που έχει αποτύχει.

13. Δέχεται επισκέπτες.

14. Παρέχει συμβουλές για εντοπισμένα θέματα.

15. Εκτελεί υπηρεσιακές αναθέσεις του Γενικού Διευθυντή της αρμοδιότητάς του.

III. Δικαιώματα

Ο υπεύθυνος γραφείου έχει το δικαίωμα:

1. Έγκριση εγγράφων αρμοδιότητάς τους.

2. Ενεργούν ανεξάρτητα στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς τους.

3. Να μην εκτελούν τα καθήκοντά τους σε περίπτωση κινδύνου για τη ζωή ή την υγεία.

4. Να υποβάλουν απαιτήσεις προς τη διοίκηση για τη δημιουργία συνθηκών για την άσκηση των εξουσιών τους, την ασφάλεια των υλικών περιουσιακών στοιχείων, τα έγγραφα.

5. Λαμβάνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για την εκτέλεση των καθηκόντων τους.

6. Αποστολή προτάσεων εξορθολογισμού για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων του ιδρύματος και του δικού τους έργου.

7. Ενημερώστε τον επικεφαλής για τις εντοπισμένες ελλείψεις στις δραστηριότητες του οργανισμού, υποβάλετε προτάσεις για την εξάλειψή τους.

IV. Μια ευθύνη

Ο διευθυντής γραφείου είναι υπεύθυνος για:

1. Παραβίαση των απαιτήσεων των κυβερνητικών εγγράφων που έχει υιοθετήσει ο οργανισμός.

2. Διενέργεια μη εξουσιοδοτημένης εκπροσώπησης των συμφερόντων του ιδρύματος από τη διοίκηση.

3. Αποτελέσματα αποφάσεων που ελήφθησαν, ίδιες ενέργειες.

4. Προκαλώντας ζημιά στον οργανισμό, τους υπαλλήλους του, τους αντισυμβαλλομένους, το κράτος.

5. Κακή εκτέλεση των υπηρεσιακών τους καθηκόντων.

6. Παράνομος χειρισμός προσωπικών πληροφοριών, αποκάλυψη εμπορικών μυστικών, εμπιστευτικές πληροφορίες.

7. Παραβίαση των κανόνων επαγγελματικής επικοινωνίας και εθιμοτυπίας.

8. Παραβίαση των απαιτήσεων εργασιακής πειθαρχίας, εσωτερικού κανονισμού εργασίας, προτύπων ασφαλείας, πυροπροστασίας.

9. Παροχή εν γνώσει ψευδών πληροφοριών.

ΕΓΚΡΙΝΩ
Διευθύνων Σύμβουλος
Επώνυμο Ι.Ο.________________
"________"____________ ____ Γ.

1. Γενικές Διατάξεις

1.1. Ο διευθυντής γραφείου ανήκει στην κατηγορία των ειδικών.
1.2. Ο διευθυντής γραφείου διορίζεται στη θέση και παύεται από αυτήν με εντολή του γενικού διευθυντή της εταιρείας.
1.3. Ο διευθυντής του γραφείου αναφέρεται απευθείας στον Διευθύνοντα Σύμβουλο.
1.4. Ο διευθυντής του γραφείου αναφέρεται στον οδηγό, τον ταχυμεταφορέα και την καθαρίστρια.
1.5. Κατά την απουσία του υπευθύνου γραφείου, τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις του μεταβιβάζονται σε άλλο υπάλληλο, ο οποίος ανακοινώνεται στην εντολή για τον οργανισμό.
1.6. Στη θέση διευθυντή γραφείου διορίζεται άτομο που πληροί τις ακόλουθες προϋποθέσεις: εκπαίδευση - ανώτερη, ελλιπής ανώτερη ή δευτεροβάθμια εξειδίκευση, εμπειρία σε παρόμοια εργασία από ένα έτος, γνώση εξοπλισμού γραφείου (φαξ, φωτοαντιγραφικό, σαρωτής, εκτυπωτής), Microsoft Προγράμματα γραφείου (Word, Excel), εργασίες γραφείου.
1.7. Ο διευθυντής γραφείου καθοδηγείται στις δραστηριότητές του από:
- νομοθετικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
- το Καταστατικό της εταιρείας, τον Εσωτερικό Κανονισμό Εργασίας, άλλες κανονιστικές πράξεις της εταιρείας.
- εντολές και οδηγίες της διοίκησης·
- αυτή η περιγραφή εργασίας.

2. Εργασιακές ευθύνες

2.1. Απαντάει σε τηλεφωνικές κλήσεις, συλλαμβάνει και μεταδίδει ιδιόκτητες πληροφορίες στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και στους υπαλλήλους της εταιρείας.
2.2. Παρέχει τη ροή εγγράφων της εταιρείας: εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, εγγραφή, λογιστική, αποθήκευση, αρχειοθέτηση εγγράφων.
2.3. Για λογαριασμό του Γενικού Διευθυντή εκτελεί εργασίες αντιγραφής και αντιγραφής.
2.4. Για λογαριασμό του Γενικού Διευθυντή συντάσσει σχέδια επιστολών, αιτημάτων και άλλων εγγράφων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της εταιρείας.
2.5. Για λογαριασμό του Γενικού Διευθυντή εκτυπώνει επίσημο υλικό και διατηρεί βάση δεδομένων.
2.6. Προετοιμάζει συναντήσεις και συναντήσεις που πραγματοποιεί ο Γενικός Διευθυντής (υλικοτεχνική υποστήριξη, ενημέρωση των συμμετεχόντων για την ώρα και τον τόπο της συνάντησης, ημερήσια διάταξη).
2.7. Οργανώνει επαγγελματικά ταξίδια για υπαλλήλους: παραγγελίες αεροπορικών και σιδηροδρομικών εισιτηρίων, κρατήσεις ξενοδοχείων.
2.8. Οργανώνει την προμήθεια του γραφείου με χαρτικά, αναλώσιμα και άλλα είδη απογραφής απαραίτητα για τις εργασίες του γραφείου. Οργανώνει την αποδοχή, τη λογιστική, την αποθήκευση και την έκδοσή τους.
2.9. Παρακολουθεί την καλή κατάσταση του εξοπλισμού γραφείου, των επικοινωνιών. όταν εντοπίζει δυσλειτουργίες εξοπλισμού γραφείου και άλλου εξοπλισμού, καλεί ειδικούς για εργασίες επισκευής και άλλους τύπους συντήρησης.
2.9. Συντονίζει και ελέγχει το έργο του οδηγού: (παραλαβή αιτήσεων για το αυτοκίνητο και ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος για τη χρήση εταιρικών οχημάτων). courier (αποδοχή αιτήσεων και ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος). καθαριστικά.

3. Δικαιώματα

3.1. Λάβετε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εμπιστευτικών πληροφοριών, στο βαθμό που είναι απαραίτητο για την επίλυση των εργασιών που έχουν ανατεθεί.
3.2. Έγκριση εγγράφων διαχειριστικής δραστηριότητας στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του.
3.3. Παροχή στη διοίκηση με προτάσεις για τη βελτίωση της δουλειάς τους και του έργου της εταιρείας.
3.4. Απαιτήστε από τη διοίκηση να δημιουργήσει κανονικές συνθήκες για την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων και την ασφάλεια όλων των εγγράφων που προκύπτουν από τις δραστηριότητες της εταιρείας.
3.5. Λάβετε αποφάσεις στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων σας.
3.6. Εφαρμογή κινήτρων και επιβολή κυρώσεων σε υπαλλήλους που υπάγονται στον διευθυντή γραφείου, κατόπιν συμφωνίας με τον γενικό διευθυντή.

4. Υπευθυνότητα

4.1. Για μη εκτέλεση ή/και μη έγκαιρη, από αμέλεια εκτέλεση των καθηκόντων τους.
4.2. Για μη συμμόρφωση με τις τρέχουσες οδηγίες, εντολές και εντολές για τη διατήρηση εμπορικών μυστικών και εμπιστευτικών πληροφοριών.
4.3. Για παράβαση των εσωτερικών κανονισμών εργασίας, εργασιακής πειθαρχίας, κανόνων ασφάλειας και πυρασφάλειας.

Ο υπεύθυνος γραφείου ασκεί πλήρη έλεγχο, αποδοχή και καταμέτρηση όλου του όγκου των εγγράφων, καθώς και προσωπικών δηλώσεων που απευθύνονται στον διευθυντή της εταιρείας. Αφού ελέγξει και μετρήσει όλα τα αντίγραφα, αυτός ο υπάλληλος πρέπει να τα πάρει για υπογραφή.

Υποστήριξη τεκμηρίωσης του τμήματος

1. Επίθεση σφραγίδας με εθνόσημο σε όλα τα συμβόλαια και παραγγελίες.
2. Υλοποίηση εργασιών με ποικιλία τεκμηρίωσης, που συνίσταται στην προετοιμασία, τον συντονισμό του έργου. Ο διευθυντής γραφείου δεν πρέπει μόνο να συμμετέχει στην προετοιμασία και τη συμπλήρωση της τεκμηρίωσης, αλλά και να γνωστοποιεί το περιεχόμενό της στους υπαλλήλους, να αποκρυπτογραφεί ακατανόητες λεπτομέρειες και να μπορεί να εξηγεί όλες τις πτυχές για τις οποίες οι άνθρωποι μπορεί να έχουν ερωτήσεις. Επίσης, μερικές φορές αυτός ο υπάλληλος πρέπει να διατηρεί στατιστικά στοιχεία σχετικά με την εφαρμογή και την αποτελεσματικότητα διαφόρων καινοτομιών, εάν απαιτείται από τη διοίκηση.
3. Πλήρης επεξεργασία όλης της εισερχόμενης αλληλογραφίας. Ο διευθυντής γραφείου αλληλεπιδρά με επιστολές, μηνύματα και ειδοποιήσεις. Υποχρεούται να αποδεχθεί και να καταχωρήσει πλήρως τις πληροφορίες και στη συνέχεια να τις μεταβιβάσει στον παραλήπτη. Εάν είναι απαραίτητο, προσθέτει πληροφορίες στην τεκμηρίωση αναφοράς, και σε ορισμένες περιπτώσεις τις συλλέγει και τις αποθηκεύει και είναι επίσης υπεύθυνος για την εμπιστευτικότητα και την ασφάλεια όλων των λαμβανόμενων εγγράφων.

Πρόσθετες Αρμοδιότητες

1. Αποστολή και εγγύηση παραλαβής εγγράφων μέσω e-mail και ταχυδρομικών διευθύνσεων, καθώς και παραγγελία και επίβλεψη παράδοσης ταχυμεταφορών.
2. Παρουσία σε συσκέψεις για καταγραφή ή κινηματογράφηση όλων των γεγονότων που λαμβάνουν χώρα σε αυτές, καθώς και επεξεργασία των ληφθέντων δεδομένων με τον καλύτερο δυνατό τρόπο, διαβίβασή τους σε υπαλλήλους.
3. Εκτέλεση με προηγούμενη εντολή πληρεξουσίων για υπαλλήλους, που τους επιτρέπει να λαμβάνουν ορισμένη αλληλογραφία ή να προβαίνουν σε άλλες ενέργειες.
4. Εκτέλεση εργασιών αντιγραφής και αναπαραγωγής τεκμηρίωσης σε έντυπη μορφή, καθώς και έλεγχος της ασφάλειας και σωστής διανομής όλων των αντιγράφων.
5. Προετοιμασία σχεδίων και υποδειγμάτων επιστολών, εφόσον έχει κατευθυνθεί από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Είναι επίσης ευθύνη του διευθυντή γραφείου να σχηματίζει και να στέλνει διάφορα αιτήματα, εάν είναι απαραίτητο και επηρεάζει σημαντικά τις δραστηριότητες της εταιρείας.
6. Εκτύπωση υλικού γραφείου, καθώς και διαμόρφωση βάσης δεδομένων, διανομή και επέκτασή της με νέες υποενότητες.

Αρμοδιότητες παρόμοιες με το να είσαι γραμματέας

1. Μόνιμη παρουσία στο χώρο εργασίας για έγκαιρη λήψη κλήσεων, καταγραφή όλων των λαμβανόμενων δεδομένων ή μεταφορά της κλήσης στα τηλέφωνα των εργαζομένων στους οποίους προορίζεται.
2. Καταγραφή πληροφοριών που αποστέλλονται προσωπικά στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, καταγραφή τους στο σύνολό τους, μετέπειτα αποθήκευση και μεταφορά.
3. Προετοιμασία εκδηλώσεων εντός της εταιρείας για λογαριασμό του Διευθύνοντος Συμβούλου. Αυτό ισχύει για την ενημέρωση των εργαζομένων και την οργάνωση των χώρων, την απόκτηση των απαραίτητων αντικειμένων για μια πλήρη συνάντηση ή άλλες παρόμοιες εκδηλώσεις, που καθορίζονται από την περιγραφή εργασίας του διευθυντή του γραφείου πωλήσεων.

Σημαντικές και επείγουσες εργασίες

1. Οργανωτικές δραστηριότητες σε έργα αφιερωμένα σε συναντήσεις πελατών, καλεσμένων ή επισκεπτών της εταιρείας.
2. Παραγγελία εισιτηρίων για ταξίδια εργαζομένων, κράτηση δωματίων ξενοδοχείου, παρακολούθηση της προόδου του ταξιδιού, έγκαιρη ανταπόκριση σε αναφορές για ενοχλήσεις ή επιπλοκές, διόρθωση προβλημάτων και, εάν χρειάζεται, αναφορά προβλημάτων σε άλλους υπαλλήλους ή στον Διευθύνοντα Σύμβουλο.

Δραστηριότητες εντός του γραφείου

1. Έγκαιρη παραγγελία νερού για δυνατότητα χρήσης του από όλους τους εργαζόμενους σε οποιαδήποτε ποσότητα.
2. Κάθε τρίμηνο θα πρέπει να γίνεται παραγγελία για χαρτικά. Για να γίνει αυτό, ο διευθυντής γραφείου διενεργεί έρευνα στους υπαλλήλους και επιθεώρηση χώρων εργασίας για να εντοπίσει ελλείψεις σε ορισμένα πράγματα και στη συνέχεια αγοράζει όλες τις λεπτομέρειες. Αυτό προβλέπεται από την περιγραφή θέσης εργασίας του διευθυντή γραφείου.
3. Καταχώρηση συνδρομής σε επιχειρηματικές ή επιστημονικές δημοσιεύσεις που είναι απαραίτητες για την ανάπτυξη της εταιρείας ή για συγκεκριμένους εργαζόμενους που επιθυμούν να λαμβάνουν αλληλογραφία στο χώρο εργασίας.
4. Αποδοχή και εκτέλεση αιτήσεων πληρωμής λογαριασμών για μίσθωση χώρων, καθώς και όλων των εγγράφων πληρωμής που σχετίζονται με την πληρωμή λογαριασμών κοινής ωφελείας, η οποία καθορίζεται από την περιγραφή θέσης εργασίας διευθυντή γραφείου με καθήκοντα λογιστή.
5. Οργάνωση μέτρων ασφαλείας που σχετίζονται τόσο με την εργασία των εργαζομένων όσο και με σχετικό εξοπλισμό στην παραγωγή, έλεγχος της τήρησής τους.

Ο διευθυντής γραφείου επιβλέπει την εργασία ορισμένων υπαλλήλων

Τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνουν την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τέτοιων υπαλλήλων:

1. Οδηγός. Κατά την αλληλεπίδραση με αυτόν τον υπάλληλο, ο διευθυντής γραφείου πρέπει να αποδέχεται και να διατηρεί αρχεία με όλες τις εφαρμογές που προκαθορίζουν την ανάγκη χρήσης του μηχανήματος, καθώς και να διαμορφώνουν το χρονοδιάγραμμα και την ταχύτητα της υπηρεσίας παράδοσης.
2. ταχυμεταφορείς.
3. Καθαρίστριες.

Αρμοδιότητες ενός διευθυντή γραφείου ως μέλους του εργατικού δυναμικού

1. Να εκπληρώνει τα καθήκοντα που του προορίζονται με καλή πίστη, μην παρεκκλίνει από τους εσωτερικούς κανονισμούς της ομάδας, τους κανόνες εργατικού δικαίου, καθώς και τις ηθικές και ηθικές αρχές. Αυτό καθορίζεται από την περιγραφή εργασίας του διευθυντή γραφείου.
2. Τηρείτε την εργασιακή πειθαρχία και όλες τις οδηγίες που συντάσσονται και ανακοινώνονται από τη διοίκηση της εταιρείας.
3. Η έγκαιρη και αυστηρή συμμόρφωση με όλες τις εισερχόμενες εντολές από τη διοίκηση και τον προϊστάμενο, ο οποίος καταρτίζει και κοινοποιεί συνεχώς στον διευθυντή γραφείου έναν κατάλογο των καθηκόντων του και των απαραίτητων ενεργειών του για κάθε μέρα, όπως προβλέπεται από την περιγραφή εργασίας του διευθυντή γραφείου του το τμήμα πωλήσεων.
4. Χρησιμοποιήστε όλο τον χρόνο που σας διατίθεται για εργασία για ευσυνείδητη εργασία, χωρίς να παρεκκλίνετε από τα δικά σας καθήκοντα.
5. Ολοκληρώστε όλες τις εργασίες έγκαιρα και με καλή ποιότητα. Συχνά, εκτός από την εκτέλεση εργασιακών δραστηριοτήτων, ένας διευθυντής γραφείου αναγκάζεται να συντάξει τεκμηρίωση αναφοράς, επομένως, είναι πάντα απαραίτητο να τηρεί αρχείο των ολοκληρωμένων υποθέσεων και να τις καταγράφει με τον προβλεπόμενο τρόπο, ο οποίος ορίζεται από την περιγραφή εργασίας διευθυντή γραφείου με καθήκοντα υπαλλήλου προσωπικού.

Σημαντικές Ευθύνες

1. Καθαρίστε για να διατηρήσετε τον χώρο εργασίας σας καθαρό και τακτοποιημένο. Επίσης, ο υπεύθυνος γραφείου παρακολουθεί τον έγκαιρο καθαρισμό των χώρων του γραφείου. Αναγκάζεται να ελέγχει την τήρηση της σειράς αποθήκευσης της αναφοράς και της τεκμηρίωσης του έργου, εάν είναι απαραίτητο, να συστηματοποιεί ανεξάρτητα όλα τα υλικά. Αυτό προκαθορίζεται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας του διευθυντή γραφείου.
2. Χρησιμοποιήστε με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα τον παρεχόμενο εξοπλισμό γραφείου, υπολογιστές, οποιεσδήποτε άλλες συσκευές. κατευθύνοντας την εργασία τους μόνο προς τους στόχους της εταιρείας, μη διεκπεραιώνοντας προσωπικές υποθέσεις μέσω του εξοπλισμού που παρέχει η εταιρεία. Αυτό ορίζει η περιγραφή εργασίας του γραμματέα του υπευθύνου γραφείου.
3. Χρησιμοποιήστε τα παρεχόμενα υλικά και άλλους πόρους οικονομικά και κερδοφόρα, χρησιμοποιήστε τα μόνο προς όφελος της εταιρείας και επιτύχετε υψηλά αποτελέσματα από τη δική τους εργασιακή δραστηριότητα και την εργασία άλλων εργαζομένων της επιχείρησης. Η περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου, ένα δείγμα της οποίας δείχνει όλες τις οδηγίες για την εργασία αυτού του υπαλλήλου, επιβεβαιώνει ότι όχι μόνο πρέπει να εργάζεται, αλλά και να αποφέρει το μέγιστο όφελος στην εταιρεία.
4. Συμμορφωθείτε και παρακολουθήστε τη συμμόρφωση με τους κανόνες και τους κανονισμούς για την προστασία της εργασίας, διασφαλίζοντας την ασφάλεια στο χώρο εργασίας για κάθε εργαζόμενο, η οποία καθορίζεται από την περιγραφή εργασίας ενός διευθυντή γραφείου με τα καθήκοντα γραμματέα.
5. Μην χρησιμοποιείτε για την υλοποίηση δημοσιογραφικών ή επιστημονικών δημοσιεύσεων, ομιλιών, πληροφοριών που λαμβάνονται βάσει επίσημης θέσης ή προβολής εγγράφων που ανήκουν στην εταιρεία. Απαγορεύεται η χρήση πληροφοριών, η αποκάλυψη των οποίων μπορεί να προκαλέσει υλική ζημιά στην εταιρεία ή να βλάψει τη φήμη της. Αυτό προβλέπεται από την περιγραφή θέσης εργασίας του διευθυντή γραφείου.

Δικαιώματα

1. Λήψη πληροφοριών, καθώς και εμπιστευτικών στοιχείων για τις απαραίτητες ενέργειες στα πλαίσια της επίσημης εξουσίας και υπό την καθοδήγηση προϊσταμένων.
2. Απαιτήστε από διάφορους υπαλλήλους να οριστικοποιήσουν ή να ανακατασκευάσουν έγγραφα που έχουν συνταχθεί με σφάλματα, περιέχουν εσφαλμένες πληροφορίες.
3. Να ασκούν έλεγχο και επιβεβαίωση εγγράφων στο πλαίσιο της δικής τους αρμοδιότητας και των εξουσιών που τους ανατίθενται από τους επικεφαλής.
4. Υποβάλετε αιτήματα στους ανωτέρους για τη βελτίωση των συνθηκών ανεξάρτητης εργασίας, καθώς και της εργασίας άλλων εργαζομένων. Ένας διευθυντής γραφείου μπορεί να κάνει προτάσεις όχι μόνο για τις δραστηριότητες ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου ή τμήματος, αλλά και σχετικά με το έργο ολόκληρης της εταιρείας.
5. Απαιτείται η παροχή των κατάλληλων συνθηκών για τη διασφάλιση της ασφάλειας όλων των εγγράφων και της δυνατότητας εγγύησης του απορρήτου των πληροφοριών και των ενεργειών που λαμβάνονται, εάν χρειάζεται να αποκρύπτονται από τους ανταγωνιστές.
6. Λήψη αποφάσεων σχετικά με τις δραστηριότητες ορισμένων ατόμων στην εταιρεία στο πλαίσιο της δικής τους αρμοδιότητας και εξουσιοδότησης που τους έχει ανατεθεί.
7. Διανείμετε οικονομικά ή εργασιακά κίνητρα, καθώς και επιβολή τιμωριών σε όσους υπαλλήλους αναφέρονται στον διευθυντή του γραφείου. Αυτές οι δραστηριότητες απαιτούν την προηγούμενη έγκριση του Διευθύνοντος Συμβούλου.

Ο διευθυντής γραφείου είναι υποχρεωμένος να εκπληρώνει με σαφήνεια και ορθά τα καθήκοντά του, να ασκεί δραστηριότητες προς όφελος της εταιρείας. Κάνει όλη τη δουλειά για να συστηματοποιήσει και να απλοποιήσει τις δραστηριότητες άλλων υπαλλήλων, καθώς και να φέρει υπόψη του γενικού διευθυντή ή του αναπληρωτή του τις επιτυχίες ή τα λάθη στην εργασία άλλων εργαζομένων.

Ο διευθυντής γραφείου είναι ένα από τα πιο απαραίτητα στελέχη στη δουλειά κάθε σύγχρονης εταιρείας. Ένα ευρύ φάσμα καθηκόντων περιλαμβάνει τις λειτουργίες ενός οργανωτικού και ελεγκτικού ειδικού. Ενώνει ταυτόχρονα έως και τρεις εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους: γραμματέα, διευθυντή προμηθειών, διαχειριστή. Τα καθήκοντα ενός διευθυντή γραφείου περιλαμβάνουν κυρίως μεγάλη υπευθυνότητα και υψηλή επιμέλεια.

Απαιτήσεις για ειδικό

Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνει τις απαραίτητες οδηγίες για την πρόσληψη και την εφαρμογή της στο μέλλον. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να έχει ένας υποψήφιος για αυτή τη θέση είναι η κατάλληλη εκπαίδευση και επαγγελματικές δεξιότητες. Ο εργαζόμενος πρέπει να έχει δίπλωμα ολοκλήρωσης δευτεροβάθμιας εξειδικευμένης, ελλιπούς τριτοβάθμιας ή ανώτατης εκπαίδευσης.

Οι δεξιότητες πρέπει να περιλαμβάνουν γνώσεις σχετικά με τη δομή του γραφείου και τα χαρακτηριστικά της εργασίας του. Η τοποθέτηση ζωνών σε ένα δωμάτιο είναι ένας σημαντικός παράγοντας λειτουργικότητας. Εάν ο διευθυντής γραφείου είναι εξοικειωμένος με τις αρχές της οργάνωσης δραστηριοτήτων, δεν θα είναι δύσκολο για αυτόν να ελέγξει μεμονωμένες θέσεις εργασίας. Το προσωπικό θα πρέπει να κατανέμεται στις θέσεις του σύμφωνα με τα καθήκοντά του, ώστε να μην ενοχλούνται άλλες εργασίες. Ο υπεύθυνος γραφείου πρέπει να γνωρίζει το εύρος εργασίας και τον βαθμό ευθύνης κάθε ειδικού.

Αρμοδιότητες Διαχειριστή Γραφείου

Ο διευθυντής είναι υποχρεωμένος να οργανώσει τη βέλτιστη άνετη παραγωγή στους χώρους του γραφείου. Εκτός από τη χωροθέτηση, ο διευθυντής πρέπει να διαχειρίζεται τους υπαλλήλους έτσι ώστε όλες οι λειτουργίες κάθε πλαισίου να εκτελούνται με συνέπεια. Τα βασικά στοιχεία των δραστηριοτήτων του γραφείου καθορίζονται από τον διαχειριστή στα ακόλουθα σημεία:

• Επιλογή και τοποθέτηση ειδικών.
• Σχεδιασμός στρατηγικής και τακτικής στην εργασία.
• Δημιουργία της οργανωτικής δομής του γραφείου.

Για μια σταθερή κατάσταση εργασίας στο γραφείο, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι κάθε προσωπικό έχει επιτυχία στις δραστηριότητές του. Τα θετικά αποτελέσματα της εργασίας πραγματοποιούνται με μεθόδους παρακίνησης και διαχείρισης της στρατηγικής της. Η ανάπτυξη και η εφαρμογή προοδευτικών προσεγγίσεων για τη βελτίωση της ποιότητας και την αύξηση της παραγωγικότητας είναι ευθύνη του διευθυντή γραφείου.

Η επαγγελματική επικοινωνία σε μια ομάδα εργασίας βασίζεται στην ηθική και την επαγγελματική δεοντολογία. Ο διευθυντής γραφείου είναι ένα άτομο που αποτελεί παράδειγμα ευγένειας και σεβασμού προς τους εργαζόμενους.

Εσωτερικός έλεγχος

Όλες οι αποφάσεις που λαμβάνονται πρέπει να ελέγχονται από τον ίδιο τον διαχειριστή. Η εποπτεία πραγματοποιείται στους ακόλουθους επαγγελματικούς τομείς:

• Εισαγωγή και τήρηση εσωτερικού κανονισμού εργασίας.
• Συμμόρφωση με συγκεκριμένα πρότυπα επικοινωνίας στην εταιρεία.
• Έλεγχος της κουλτούρας του λόγου κατά την επικοινωνία με πελάτες και επιχειρηματικούς συνεργάτες.
• Ο ενδυματολογικός κώδικας είναι ένα σημαντικό σημείο στη δουλειά της εταιρείας. Οι εργαζόμενοι πρέπει να φορούν την κατάλληλη στολή, η οποία καθορίζεται από τα πρότυπα του επιχειρηματικού περιβάλλοντος και τις διατάξεις του καταστατικού της εταιρείας.

Ο διευθυντής γραφείου, του οποίου οι εργασιακές ευθύνες περιλαμβάνουν τη διαχείριση προσωπικού και την παρακολούθηση της απόδοσης, πρέπει να αναπτύξει τη δική του μεθοδολογία οργάνωσης και δομή αξιολόγησης απόδοσης. Σε κάθε εργαζόμενο επιβάλλεται πειθαρχική ευθύνη σε περίπτωση παραβάσεων του ωραρίου εργασίας και της εργασιακής δεοντολογίας. Την ευθύνη αυτή φέρει ο ίδιος ο διευθυντής. Το σύστημα μέτρων για την πρόληψη παραβιάσεων, τρόποι επίλυσης συγκρούσεων με τη διοίκηση και άλλους υπαλλήλους, μεθόδους ηθικής τόνωσης αναπτύσσονται από τον διαχειριστή.

Ευθύνες του επιστάτη

Οι λειτουργίες του επικεφαλής μπορούν επίσης να εκτελούνται από τον διευθυντή γραφείου. Σε αυτή την περίπτωση, χρειάζεται να παρέχει σε προσωπικό και χώρους τα απαραίτητα αναλώσιμα. Κάθε υπάλληλος πρέπει να έχει ένα σήμα και επαγγελματικές κάρτες, ώστε η ταυτότητα, το όνομα, η θέση, τα στοιχεία επικοινωνίας του να αναγνωρίζονται και να είναι πάντα σωστά. Το πρόσωπο ενός ειδικού είναι το πρόσωπο του γραφείου και της εταιρείας.

Η προμήθεια γραφικής ύλης πραγματοποιείται τακτικά και είναι ευθύνη του υπεύθυνου γραφείου. Καταρτίζονται επιχειρηματικά σχέδια για την παροχή αγαθών, λαμβάνοντας υπόψη την ποσότητα των προϊόντων που παρέχονται στην εταιρεία, το κόστος των μαζικών αγορών και τα συστήματα εκπτώσεων. Οι τακτικές προμήθειες υλικού γραφείου, συμπεριλαμβανομένου χαρτιού και αναλώσιμων για εξοπλισμό, πραγματοποιούνται με τη σύναψη συμφωνιών με προμηθευτές και εταιρείες παροχής υπηρεσιών με την άμεση συμμετοχή του υπεύθυνου γραφείου. Η παραλαβή των εμπορευμάτων ελέγχεται από τεκμηρίωση πληρωμής και λογιστικής. Η έκδοση γραφικής ύλης και προμηθειών στο προσωπικό πραγματοποιείται με τον ορισμό υπευθύνων και τη διαθεσιμότητα σχημάτων και διαδικασιών διανομής οικονομικών αξιών.

Όλος ο εξοπλισμός ελέγχεται από τον υπεύθυνο προμηθειών, στην περίπτωση αυτή τον διευθυντή γραφείου. Οι επαγγελματικές ευθύνες περιλαμβάνουν την παρακολούθηση της καλής κατάστασης των τεχνικών μέσων, των επικοινωνιών. Σε περίπτωση βλάβης συσκευών και μηχανημάτων καλείται εταιρεία σέρβις ή ειδικός επισκευής και ελέγχονται τα αποτελέσματα της εργασίας του. Αυτός ο έλεγχος πραγματοποιείται επίσης όταν παραδίδεται νέος εξοπλισμός στο γραφείο.

Διενεργείται απογραφή εξοπλισμού και αναλώσιμων από τον υπεύθυνο γραφείου με περιοδική συμφωνία της διαθεσιμότητας και της τεχνικής κατάστασης της οικονομικής περιουσίας με λογιστικά στοιχεία.

Με ευθύνη του, ο διαχειριστής οικονομικής υποστήριξης διαθέτει τα κεφάλαια που διατίθενται στο γραφείο για την αγορά αγαθών που είναι απαραίτητα για την εταιρεία και την ολοκλήρωση των τεχνικών αναγκών των χώρων. Ο διευθυντής προμηθειών οργανώνει την υλικοτεχνική προμήθεια συμβουλευτικών εκδηλώσεων, συνεδρίων, διαπραγματεύσεων.

Γραμματέας και τα καθήκοντά του

Όλες οι αναφερόμενες βασικές διαδικασίες στο έργο του διευθυντή και στις αποφάσεις του πρέπει να καθοριστούν επίσημα και επομένως τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου, του γραμματέα σε ένα άτομο περιλαμβάνουν υποστήριξη τεκμηρίωσης για οργανωτικές εκδηλώσεις. Κάθε έγγραφο, ανάλογα με τον σκοπό, έχει τη δική του μορφή και δομή σύνταξης. Μόνο τότε η απόφαση ή το σχέδιο που θα εγκριθεί θα έχει νομική βάση και θα προϋποθέτει την αυστηρή εφαρμογή όλων των σημείων. Έτσι χτίζεται μια ξεκάθαρη και καλά συντονισμένη δραστηριότητα της εταιρείας.

Συνεργασία και ενσωμάτωση

Ο γραμματέας-διευθυντής οργανώνει τη συνάντηση και την υποδοχή των προσκεκλημένων. Αντιπροσωπείες και προμήθειες, συνεργάτες, πελάτες είναι σημαντικοί επισκέπτες της εταιρείας. Οι δραστηριότητες της εταιρείας και η ανάπτυξή της εξαρτώνται άμεσα από αυτές. Η επικοινωνία πραγματοποιείται σε επιχειρηματικό επίπεδο χρησιμοποιώντας μια τυπικά φιλική ηθική χωρίς μετάβαση σε προσωπικές συνδέσεις και αλληλεπίδραση - μόνο δουλειά. Ο διευθυντής γραφείου πρέπει να συμβολίζει την κουλτούρα και το σεβασμό όχι μόνο ως κορυφαίος εκπρόσωπος, αλλά και της εταιρείας στο σύνολό της. Η παραλαβή και η διαβίβαση των στοιχείων επικοινωνίας γίνεται απευθείας από τη γραμματέα. Για συνεργασία και επίλυση σημαντικών θεμάτων αλληλεπίδρασης, οι επαγγελματικές κάρτες ανταλλάσσονται, αναλύονται και αποθηκεύονται στο τμήμα. Η διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας με συνεργάτες και υποκαταστήματα είναι ευθύνη του υπεύθυνου γραφείου. Πραγματοποιούν ηλεκτρονική και ταχυμεταφορική αποστολή του απαραίτητου υλικού, λαμβάνουν και αναλύουν πληροφορίες, διεξάγουν επιχειρηματική αλληλογραφία.

Διευθυντής στη δομή διαχείρισης

Ο διευθυντής στις περισσότερες περιπτώσεις είναι άμεσα υποδεέστερος του γενικού διευθυντή της εταιρείας και της ανώτερης διοίκησης. Οι ευθύνες και τα δικαιώματα καθορίζονται από τις αρχές, οι οποίες ελέγχουν την τήρησή τους. Τα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου για τη σύνοψη περιλαμβάνουν έκθεση σχετικά με την εσωτερική οργάνωση που πραγματοποιήθηκε, την επίτευξη αποτελεσμάτων παραγωγικότητας και τις δυσκολίες που προέκυψαν στην εργασία και τη συντήρηση των δραστηριοτήτων. Κάνουν προτάσεις για βελτίωση των συνθηκών, οικονομικά και οικονομικά ζητήματα για αγορά εξοπλισμού και υλικών, αιτήματα για μετεγκατάσταση, προαγωγή, απόλυση εργαζομένων. Οι πειθαρχικές ποινές και οι αμοιβές για διακεκριμένους ειδικούς υποβάλλονται προς εξέταση.

Οδηγίες ειδικού

Η πρόσληψη νέου διευθυντή συνοδεύεται από την κατάρτιση και αποδοχή ενός συνόλου καθηκόντων, δικαιωμάτων και ευθυνών. Η οδηγία του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνει μια πλήρη λίστα όλων των παραπάνω κανόνων και κανονισμών για την εργασία και την οργάνωση, περιλαμβάνει επίσης άτομα ή θέσεις που αναφέρονται στον διαχειριστή.

Κλίμακα καριέρας

Η καριέρα ενός διευθυντή βασίζεται στην εσωτερική ανάπτυξη και την επαγγελματική ανάπτυξη, η οποία συνίσταται στη βελτίωση των δεξιοτήτων. Μια αλλαγή στην επιρροή συμβαίνει μαζί με μια αύξηση ή μείωση της εξουσίας στα μάτια των υφισταμένων και άλλων εργαζομένων. Η κάθετη θετική κινητικότητα της θέσης καθορίζεται από την επιτυχία στην επίτευξη των στόχων που έχει θέσει η εταιρεία, τις πρωτοβουλίες και τις επικοινωνιακές ιδιότητες, τις καινοτόμες ικανότητες και τις αποτελεσματικές μεθόδους εργασίας.

Ο διευθυντής γραφείου είναι ένα από τα πιο απαιτητικά επαγγέλματα. Ένας αποτελεσματικός ειδικός πρέπει να δώσει μεγάλη προσοχή στο ανθρώπινο δυναμικό, αυτή η απαίτηση είναι ευθύνη ενός διευθυντή γραφείου για ένα βιογραφικό. Η σωστή επιλογή από εσωτερικές ηγετικές ιδιότητες και υψηλά καταρτισμένο προσωπικό θα επηρεάσει θετικά τη δυναμική της ανάπτυξης της εταιρείας.