Fonksiyonel ofis yöneticisi. Bir ofis yöneticisinin iş tanımı - örnek (2016)

Bir ofis yöneticisinin iş tanımı, işveren tarafından iş ilişkilerini düzene sokmak için oluşturulur. Belge, bir çalışanın niteliği için gereklilikleri, onu görevden alma, görevden alma prosedürünü, bir çalışanın işlevsel görevlerini, haklarını ve sorumluluklarını içerir.

Örnek ofis yöneticisi iş tanımı

BEN. Genel Hükümler

1. Ofis yöneticisi doğrudan CEO'ya rapor verir.

2. Büro müdürünün atanması veya görevden alınması genel müdürün emriyle yapılır.

3. Büro yöneticisi pozisyonuna en az uzmanlık orta öğretimi olan, benzer pozisyonda en az bir yıllık deneyime sahip, ofis işlerinde bilgi sahibi, uygulama yazılım paketlerini kullanma becerisi, ofis ekipmanı olan bir kişi atanır.

4. Büro yöneticisinin yokluğunda, hak, işlevsel görev ve sorumluluk, kurum talimatında bildirildiği şekilde başka bir görevliye devredilir.

5. Büro yöneticisi, faaliyetlerinde aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:

• iç çalışma düzenlemeleri, Tüzük ve şirketin diğer düzenlemeleri;
• Rusya Federasyonu mevzuatı;
• bu iş tanımı;
• Yönetimden gelen emir ve direktifler.

6. Ofis yöneticisi şunları bilmelidir:

• Rusya Federasyonu'nun medeni, iş hukuku;
• sözleşme yapma prosedürü;
• dokümantasyon kuralları;
• işgücü koruma normları, yangından korunma, güvenlik önlemleri, endüstriyel sanitasyon;
• kurum tarafından kabul edilen raporlama belgeleri;
• iş iletişimi ve görgü kuralları.

II. Bir ofis yöneticisinin iş sorumlulukları

Ofis Yöneticisi aşağıdaki sorumluluklara sahiptir:

1. Kayıt yapar, resmi bilgileri Genel Müdüre, şirket çalışanlarına gönderir.

2. Telefon ve diğer iletişim araçlarıyla iletişim kurar.

3. Kuruluşun belge akışını uygular. Kayıt yapar, kayıt tutar, gelen, giden yazışmaların saklanması, belgelerin arşivlenmesi.

4. Genel Müdür adına kopyalama, çoğaltma işlerini yapar.

5. Kurumun faaliyetleri ile ilgili taslak mektup, istek ve diğer belgeleri hazırlar.

6. Bilgileri veritabanına girer.

7. Genel Müdürün katılımıyla toplantı, toplantıların hazırlanmasına yönelik işlemleri yapar.

8. Maddi, teknik destek, katılımcıların etkinlik zamanı, yeri, gündem hakkında bilgilendirilmesini sağlar.

9. Kuruluşun faaliyetlerinde kullanılan kırtasiye, sarf malzemeleri ve diğer yerleşik envanter kalemlerini kuruma sağlar. Alımlarını, muhasebelerini, transferlerini, depolamalarını gerçekleştirir.

10. Çalışanların toplantı, iş gezileri düzenlemeye yönelik tedbirler alır. Ulaşım biletleri sipariş eder, konut ve iş yeri kiralar.

11. Ofis ekipmanlarının durumunu, haberleşmeyi kontrol eder.

12. Arızalı ekipmanın onarım çalışmalarını ve diğer bakım türlerini organize eder.

13. Ziyaretçi alır.

14. Belirlenen sorunlar hakkında tavsiyelerde bulunur.

15. Kendi yetkisi dahilinde Genel Müdürün resmi görevlerini yerine getirir.

III. Haklar

Ofis yöneticisi şu haklara sahiptir:

1. Yetkileri dahilindeki belgelerin onaylanması.

2. Yetkileri dahilinde bağımsız hareket edin.

3. Yaşam veya sağlık için tehlike durumunda görevlerini yapmayın.

4. Yönetimin yetkilerinin kullanılması, maddi varlıkların güvenliği, belgeler için koşullar yaratması için gereksinimler ortaya koyun.

5. Görevlerini yerine getirmek için gerekli tüm bilgileri alın.

6. Kurumun faaliyetlerini ve kendi çalışmalarını geliştirmek için rasyonalizasyon önerileri gönderir.

7. Kuruluşun faaliyetlerinde tespit edilen eksiklikleri başkanına bildirin, ortadan kaldırılması için önerilerde bulunun.

IV. Bir sorumluluk

Ofis yöneticisi şunlardan sorumludur:

1. Kuruluş tarafından kabul edilen yönetim belgelerinin gerekliliklerinin ihlali.

2. Kurumun çıkarlarının yönetim tarafından izinsiz temsil edilmesi.

3. Alınan kararların sonuçları, kendi eylemleri.

4. Kuruluşa, çalışanlarına, karşı taraflara, devlete zarar vermek.

5. Resmi görevlerini uygunsuz şekilde yerine getirmeleri.

6. Kişisel bilgilerin yasa dışı kullanımı, ticari sırların ifşa edilmesi, gizli bilgiler.

7. İş iletişimi ve görgü kurallarının ihlali.

8. İş disiplini, iç çalışma düzenlemeleri, güvenlik standartları, yangından korunma gerekliliklerinin ihlali.

9. Bilerek yanlış bilgi vermek.

ONAYLAMAK
CEO
Soyadı I.O.________________
"________"_____________ ____ G.

1. Genel Hükümler

1.1. Büro yöneticisi, uzmanlar kategorisine aittir.
1.2. Büro müdürü, şirket genel müdürünün emriyle pozisyona atanır ve görevden alınır.
1.3. Ofis yöneticisi doğrudan CEO'ya rapor verir.
1.4. Ofis yöneticisi sürücüye, kuryeye ve temizlikçiye rapor verir.
1.5. Büro yöneticisinin yokluğunda hak ve yükümlülükleri, kuruluş sırasına göre ilan edilen başka bir görevliye devredilir.
1.6. Bir ofis yöneticisi pozisyonuna aşağıdaki gereksinimleri karşılayan bir kişi atanır: eğitim - yüksek, eksik yüksek veya orta uzmanlık, bir yıldan itibaren benzer işlerde deneyim, ofis ekipmanı bilgisi (faks, fotokopi, tarayıcı, yazıcı), Microsoft Ofis programları (Word, Excel), ofis işleri.
1.7. Ofis yöneticisi, faaliyetlerinde aşağıdakiler tarafından yönlendirilir:
- Rusya Federasyonu'nun yasal düzenlemeleri;
- Şirketin Tüzüğü, İç Çalışma Yönetmeliği, şirketin diğer düzenleyici işlemleri;
- yönetimin emir ve direktifleri;
- bu iş tanımı.

2. İş sorumlulukları

2.1. Telefon görüşmelerini cevaplar, özel bilgileri yakalar ve şirketin CEO'suna ve çalışanlarına iletir.
2.2. Şirketin evrak akışını sağlar: gelen ve giden yazışmalar, kayıt, muhasebe, depolama, evrakların arşivlenmesi.
2.3. Genel Müdür adına kopyalama ve çoğaltma işlerini yapar.
2.4. Genel Müdür adına şirket faaliyetleri ile ilgili taslak mektup, talep ve diğer belgeleri hazırlar.
2.5. Genel Müdür adına resmi materyalleri yazdırır ve bir veri tabanı tutar.
2.6. Genel Müdür tarafından yapılan toplantı ve toplantıları hazırlar (lojistik, toplantı yeri ve zamanı hakkında katılımcıların bilgilendirilmesi, gündem).
2.7. Çalışanlar için iş gezileri düzenler: uçak ve demiryolu biletleri sipariş eder, otel rezervasyonu yapar.
2.8. Büronun çalışması için gerekli olan kırtasiye malzemeleri, sarf malzemeleri ve diğer envanter kalemlerinin teminini organize eder. Bunların kabulünü, muhasebesini, depolanmasını ve verilmesini organize eder.
2.9. Ofis ekipmanlarının, iletişimin uygun durumunu izler; ofis ekipmanlarının ve diğer ekipmanların arızalarını tespit ederken, onarım çalışmaları ve diğer bakım türleri için uzmanları çağırır.
2.9. Sürücünün çalışmalarını koordine eder ve kontrol eder: (araba başvurularının alınması ve şirket araçlarının kullanımı için bir programın geliştirilmesi); kurye (başvuruların kabulü ve bir programın geliştirilmesi); temizleyiciler.

3. Haklar

3.1. Atanan görevleri çözmek için gerekli olduğu ölçüde, gizli bilgiler de dahil olmak üzere bilgi alın.
3.2. Yönetim faaliyeti belgelerinin yetkinliği çerçevesinde onaylanması.
3.3. Yönetime, çalışmalarını ve şirketin çalışmalarını iyileştirmek için önerilerde bulunun.
3.4. Yönetimin, resmi görevlerin yerine getirilmesi ve şirketin faaliyetlerinden kaynaklanan tüm belgelerin güvenliği için normal koşullar yaratmasını istemek.
3.5. Yetkinliğiniz dahilinde kararlar alın.
3.6. Genel müdürle anlaştıktan sonra, ofis yöneticisine bağlı çalışanlara teşvikler uygulayın ve cezalar verin.

4. Sorumluluk

4.1. Görevlerini yerine getirmeme ve/veya zamansız, ihmalkar bir şekilde yerine getirmeleri.
4.2. Ticari sırların ve gizli bilgilerin korunmasına yönelik mevcut talimat, emir ve emirlere uyulmaması için.
4.3. İç iş yönetmelikleri, iş disiplini, güvenlik ve yangın güvenliği kurallarının ihlali için.

Büro yöneticisi, tüm belge hacminin yanı sıra şirket müdürüne gönderilen kişisel beyanların tam kontrolünü, kabulünü ve sayımını gerçekleştirir. Tüm kopyaları kontrol edip saydıktan sonra, bu çalışanın bunları imzaya götürmesi gerekir.

Departmanın dokümantasyon desteği

1. Tüm sözleşmelere ve siparişlere bir arma ile bir mühür yapıştırmak.
2. Projenin hazırlanması, koordinasyonundan oluşan çeşitli belgelerle çalışmanın uygulanması. Büro yöneticisi sadece dokümantasyonun hazırlanmasında ve tamamlanmasında yer almamalı, aynı zamanda içeriğini çalışanların dikkatine sunmalı, anlaşılmaz detayları deşifre etmeli ve insanların soru sorabileceği tüm yönleri açıklayabilmelidir. Ayrıca, bazen bu çalışan, yönetim tarafından isteniyorsa, çeşitli yeniliklerin uygulanması ve etkinliği hakkında istatistikler tutmalıdır.
3. Gelen tüm yazışmaların tam işlenmesi. Ofis yöneticisi mektuplar, mesajlar ve bildirimlerle etkileşime girer. Bilgileri eksiksiz olarak kabul edip kaydettirmek ve ardından muhatabına aktarmakla yükümlüdür. Gerekirse, raporlama belgelerine bilgi ekler ve bazı durumlarda bunları toplar ve saklar ve ayrıca alınan tüm belgelerin gizliliğinden ve güvenliğinden sorumludur.

Ek Sorumluluklar

1. Belgelerin e-posta ve posta adresleri ile gönderilmesi ve alınmasının garanti edilmesi ve ayrıca kurye teslimatının sipariş edilmesi ve denetlenmesi.
2. Kendilerinde cereyan eden tüm olayları kayıt altına almak veya filme almak için toplantılarda bulunmanın yanı sıra alınan verilerin en iyi şekilde işlenmesi, yetkililere iletilmesi.
3. Yetkililer için önceden vekaletname düzenleyerek, belirli yazışmaları almalarına veya diğer işlemleri yapmalarına izin vermek.
4. Belgelerin basılı biçimde kopyalanması ve çoğaltılması ile ilgili çalışmaların yanı sıra tüm kopyaların güvenliği ve doğru dağıtımı üzerinde kontrol yapılması.
5. CEO tarafından yönlendirilirse taslakların ve mektup şablonlarının hazırlanması. Şirket faaliyetlerini önemli ölçüde etkileyen ve gerektiğinde çeşitli talepler oluşturmak ve göndermek de ofis yöneticisinin sorumluluğundadır.
6. Ofis malzemelerinin basımının yanı sıra bir veri tabanının oluşturulması, dağıtımı ve yeni alt bölümlerle genişletilmesi.

Sekreter olmaya benzer sorumluluklar

1. Çağrıları zamanında almak, alınan tüm verileri kaydetmek veya çağrıyı amaçlanan çalışanların telefonlarına aktarmak için işyerinde sürekli bulunma.
2. CEO'ya kişisel olarak gönderilen bilgilerin kaydedilmesi, bütünüyle kaydedilmesi, daha sonra saklanması ve iletilmesi.
3. CEO adına şirket içi etkinliklerin hazırlanması. Bu, çalışanları bilgilendirmek ve tesisleri organize etmek, tam teşekküllü bir toplantı veya satış ofisi müdürünün görev tanımına göre belirlenen diğer benzer etkinlikler için gerekli öğeleri edinmek için geçerlidir.

Önemli ve acil görevler

1. Müşterilerin, misafirlerin veya şirketin ziyaretçilerinin toplantılarına yönelik projelerde organizasyonel faaliyetler.
2. Çalışanların seyahatleri için bilet sipariş etmek, otel odası rezervasyonu yapmak, seyahat ilerlemesini takip etmek, uygunsuzluk veya komplikasyon raporlarına zamanında yanıt vermek, sorunları düzeltmek ve gerekirse sorunları diğer çalışanlara veya CEO'ya bildirmek.

Ofis içi faaliyetler

1. Tüm çalışanlar tarafından herhangi bir miktarda kullanım olasılığı için zamanında su siparişi.
2. Her çeyrekte bir kırtasiye siparişi verilmelidir. Bunu yapmak için, ofis yöneticisi belirli şeylerdeki eksiklikleri belirlemek için çalışanlara bir anket yapar ve işyerlerini denetler ve ardından tüm ayrıntıları satın alır. Bu, ofis yöneticisinin iş tanımı ile sağlanır.
3. Şirketin gelişimi veya işyerinde yazışma almak isteyen belirli çalışanlar için gerekli olan ticari veya bilimsel yayınlara abonelik kaydı.
4. Bir muhasebecinin işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin görev tanımı ile belirlenen, binaların kiralanması için faturaların ödenmesi için başvuruların ve ayrıca faturaların ödenmesiyle ilgili tüm ödeme belgelerinin kabulü ve yürütülmesi.
5. Hem çalışanların çalışmaları hem de üretimdeki ilgili ekipman ile ilgili güvenlik önlemlerinin organizasyonu, uyulmasının izlenmesi.

Ofis yöneticisi bazı çalışanların çalışmalarını denetler.

Ofis yöneticisinin görevleri, bu tür çalışanların faaliyetlerini izlemeyi içerir:

1. Sürücü. Bu çalışanla etkileşime girerken, ofis yöneticisi, makineyi kullanma ihtiyacını önceden belirleyen tüm uygulamaları kabul etmeli ve kayıtlarını tutmalı, ayrıca teslimat hizmetinin programını ve hızını oluşturmalıdır.
2. kuryeler.
3. Temizlik hanımları.

Bir ofis yöneticisinin işgücünün bir üyesi olarak sorumlulukları

1. Kendisine verilen görevleri iyi niyetle yerine getirir, ekibin iç düzenlemelerinden, iş hukuku normlarından, ahlaki ve etik ilkelerden sapmaz. Bu, ofis yöneticisinin görev tanımına göre belirlenir.
2. İş disiplinine ve şirket yönetimi tarafından hazırlanan ve ilan edilen tüm talimatlara uymak.
3. Büro yöneticisinin görev tanımı tarafından sağlanan, her gün için görevlerinin ve gerekli eylemlerin bir listesini sürekli olarak ofis yöneticisine hazırlayan ve ileten yönetimden ve müdürden gelen tüm emirlere zamanında ve kesinlikle uymak. satış departmanı.
4. İş için ayrılan süreyi, kendi görevlerinizden sapmadan, vicdanlı çalışma için kullanın.
5. Tüm görevleri zamanında ve iyi kalitede tamamlayın. Çoğu zaman, bir ofis yöneticisi, işgücü faaliyetlerini yürütmenin yanı sıra, raporlama belgeleri hazırlamak zorunda kalır, bu nedenle, her zaman tamamlanmış vakaların bir kaydını tutmak ve bunları iş tanımında belirtilen öngörülen şekilde yazmak gerekir. bir personel memurunun işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin.

Önemli Sorumluluklar

1. Çalışma alanınızı temiz ve düzenli tutmak için temizleyin. Ayrıca, ofis yöneticisi, ofis binalarının zamanında temizlenmesini izler. Gerekirse, tüm materyalleri bağımsız olarak sistematik hale getirmek için, raporlama ve proje belgelerinin saklanma sırasına uyulup uyulmadığını kontrol etmek zorunda kalır. Bu, ofis yöneticisinin iş tanımları tarafından önceden belirlenir.
2. Sağlanan ofis ekipmanlarını, bilgisayarları ve diğer cihazları doğru ve verimli kullanmak. çalışmalarını şirket amaçlarına yönlendirmek, şahsi işlerini şirketin sağladığı donanımla yürütmemek. Büro yöneticisinin sekreterinin iş tanımının öngördüğü şey budur.
3. Sağlanan materyalleri ve diğer kaynakları ekonomik ve karlı bir şekilde kullanın, bunları yalnızca şirketin yararına kullanın ve kendi emek faaliyetlerinden ve işletmenin diğer çalışanlarının çalışmalarından yüksek sonuçlar elde edin. Bir örneği bu çalışanın çalışmasıyla ilgili tüm talimatları gösteren bir ofis yöneticisinin görev tanımı, yalnızca çalışmakla kalmayıp aynı zamanda şirkete maksimum fayda sağlaması gerektiğini doğrular.
4. Bir sekreterin işlevlerine sahip bir ofis yöneticisinin görev tanımı ile belirlenen her çalışan için işyerinde güvenliğin sağlanması, işgücünün korunmasına ilişkin norm ve düzenlemelere uyulması ve bunlara uyulması.
5. Şirketin mülkiyetinde olan gazetecilik veya bilimsel yayınların, konuşmaların, resmi bir pozisyon nedeniyle elde edilen bilgilerin veya görüntüleme belgelerinin uygulanması için kullanmayın. Açıklanması şirkete maddi zarar verebilecek veya itibarını zedeleyebilecek bilgilerin kullanılması yasaktır. Bu, ofis yöneticisinin iş tanımı ile sağlanır.

Haklar

1. Resmi yetki çerçevesinde ve üstlerinin rehberliğinde gerekli işlemler için bilgi almanın yanı sıra gizli verileri de almak.
2. Çeşitli çalışanların hatalı hazırlanmış, yanlış bilgiler içeren belgeleri sonuçlandırmasını veya yeniden düzenlemesini isteyin.
3. Kendi yetkileri ve başkanların verdiği yetkiler çerçevesinde belgelerin kontrolünü ve teyidini yapmak.
4. Bağımsız çalışma koşullarını ve diğer çalışanların çalışmalarını iyileştirme taleplerini üstlere iletin. Bir ofis yöneticisi, yalnızca belirli bir çalışanın veya departmanın faaliyetleri hakkında değil, aynı zamanda tüm şirketin çalışması hakkında da önerilerde bulunabilir.
5. Tüm belgelerin güvenliğini sağlamak için uygun koşulların sağlanmasını ve rakiplerden gizlenmeleri gerekiyorsa bilgilerin ve yapılan işlemlerin gizliliğini garanti etme becerisini şart koşun.
6. Şirketteki belirli kişilerin faaliyetleri hakkında kendi yetkileri ve kendilerine verilen yetki dahilinde kararlar almak.
7. Mali veya iş teşvikleri dağıtın ve ofis yöneticisine rapor veren çalışanlara ceza uygulayın. Bu faaliyetler CEO'nun önceden onayını gerektirir.

Büro yöneticisi, görevlerini açık ve doğru bir şekilde yerine getirmek, şirket yararına faaliyetlerde bulunmakla yükümlüdür. Diğer çalışanların faaliyetlerini sistematik hale getirmek ve basitleştirmek için olduğu kadar, diğer çalışanların işlerindeki başarıları veya hataları genel müdürün veya yardımcısının dikkatine sunmak için tüm çalışmaları yapar.

Bir ofis yöneticisi, herhangi bir modern şirketin çalışmasında en gerekli personelden biridir. Çok çeşitli görevler, bir organizasyon ve kontrol uzmanının işlevlerini içerir. Aynı anda üç yetkili temsilciyi birleştirir: sekreter, tedarik yöneticisi, yönetici. Bir ofis yöneticisinin görevleri, esas olarak büyük sorumluluk ve yüksek titizlik içerir.

Bir uzman için gereksinimler

Ofis yöneticisinin görev tanımı, işe alım ve gelecekte uygulanması için gerekli talimatları içerir. Bu pozisyon için başvuranın sahip olması gereken ilk şey, uygun eğitim ve mesleki becerilerdir. Çalışanın, orta dereceli uzmanlık, tamamlanmamış yüksek veya yüksek öğrenimi tamamlama diplomasına sahip olması gerekir.

Beceriler, ofisin yapısı ve çalışmalarının özellikleri hakkında bilgileri içermelidir. Bir odanın imar edilmesi, işlevsellik açısından önemli bir faktördür. Büro yöneticisi, faaliyetleri organize etme ilkelerine aşinaysa, bireysel çalışma pozisyonlarını kontrol etmesi onun için zor olmayacaktır. Personel, diğer işlerin aksamaması için görevlerine uygun olarak yerlerine dağıtılmalıdır. Büro yöneticisi, işin kapsamını ve her uzmanın sorumluluk derecesini bilmelidir.

Bir Ofis Yöneticisinin Sorumlulukları

Yönetici, ofis binasında optimum konforlu üretimi organize etmekle yükümlüdür. Bölgelemeye ek olarak, yöneticinin çalışanları yönetmesi gerekir, böylece her çerçevenin tüm işlevleri tutarlı bir şekilde yerine getirilir. Ofis faaliyetlerinin temelleri, yönetici tarafından aşağıdaki noktalarda belirlenir:

• Uzmanların seçimi ve yerleştirilmesi.
• İş yerinde planlama stratejisi ve taktikleri.
• Ofisin organizasyon yapısını oluşturmak.

Ofiste istikrarlı bir çalışma koşulu için her personelin faaliyetlerinde başarılı olmasını sağlamak gerekir. Emeğin olumlu sonuçları, motivasyon yöntemleri ve stratejisinin yönetimi ile gerçekleştirilir. Kaliteyi iyileştirmek ve verimliliği artırmak için ilerici yaklaşımlar geliştirmek ve uygulamak, ofis yöneticisinin sorumluluğundadır.

Bir çalışma ekibindeki iş iletişimi, ahlak ve mesleki etik üzerine kuruludur. Büro yöneticisi, çalışanlara karşı nezaket ve saygı örneği oluşturan kişidir.

Dahili kontrol

Alınan tüm kararlar yöneticinin kendisi tarafından kontrol edilmelidir. Denetim aşağıdaki profesyonel alanlarda gerçekleştirilir:

• Dahili işgücü düzenlemelerinin tanıtılması ve sürdürülmesi.
• Şirkette belirli iletişim standartlarına uygunluk.
• Müşteriler ve iş ortakları ile iletişim kurarken konuşma kültürü üzerinde kontrol.
• Kıyafet kodu, şirketin çalışmasında önemli bir noktadır. Çalışanlar, iş ortamı standartlarına ve şirket tüzüğü hükümlerine göre belirlenen uygun üniformayı giymelidir.

İş sorumlulukları arasında personel yönetimi ve performans takibi de bulunan ofis yöneticisi, kendi organizasyon metodolojisini ve performans değerlendirme yapısını geliştirmelidir. Çalışma takvimine ve iş etiğine uyulmaması durumunda her çalışana disiplin sorumluluğu uygulanır. Yöneticinin kendisi bu sorumluluğu taşır. İhlalleri önlemeye yönelik önlemler sistemi, yönetim ve diğer çalışanlarla çatışmaları çözme yolları, ahlaki uyarı yöntemleri yönetici tarafından geliştirilir.

bakıcının sorumlulukları

Başkanın işlevleri, ofis yöneticisi tarafından da gerçekleştirilebilir. Bu durumda, gerekli sarf malzemelerini personel ve tesislerle sağlaması gerekir. Her çalışanın kimliğinin, adının, pozisyonunun, iletişim bilgilerinin her zaman tanınması ve doğru adreslenmesi için bir yaka kartı ve kartviziti olmalıdır. Bir uzmanın yüzü, ofisin ve şirketin yüzüdür.

Kırtasiye temini düzenli olarak yapılır ve ofis yöneticisinin sorumluluğundadır. Şirkete tedarik edilen ürünlerin miktarı, toplu alımların maliyeti ve indirim sistemleri dikkate alınarak mal sağlamak için iş planları hazırlanır. Kağıt ve ekipman için sarf malzemeleri de dahil olmak üzere düzenli ofis malzemeleri tedariki, ofis yöneticisinin doğrudan katılımıyla tedarikçiler ve hizmet şirketleri ile anlaşmalar yapılarak gerçekleştirilir. Malların alınması, ödeme ve muhasebe belgeleri ile kontrol edilir. Personele kırtasiye ve malzeme verilmesi, sorumlu kişilerin atanması ve ekonomik değerlerin dağıtımı için plan ve prosedürlerin mevcudiyeti ile gerçekleştirilir.

Tüm ekipman tedarik müdürü, bu durumda ofis müdürü tarafından kontrol edilir. İş sorumlulukları, teknik araçların, iletişimin iyi durumunun izlenmesini içerir. Cihazların ve makinelerin arızalanması durumunda servis şirketi veya onarım uzmanı aranır ve çalışmalarının sonuçları kontrol edilir. Bu kontrol, ofise yeni ekipman teslim edildiğinde de gerçekleşir.

Ekipman ve sarf malzemelerinin bir envanteri, ekonomik mülkün mevcudiyeti ve teknik durumu ile muhasebe verilerinin periyodik olarak uzlaştırılması yoluyla ofis yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

Sorumluluğu altında, ekonomik destek müdürü, şirket için gerekli olan malların satın alınması ve binaların teknik ihtiyaçlarının tamamlanması için ofise tahsis edilen fonları elden çıkarır. Tedarik yöneticisi, müzakere etkinliklerinin, konferansların, müzakerelerin maddi ve teknik tedarikini organize eder.

Sekreter ve görevleri

Yöneticinin çalışmasında ve kararlarında listelenen tüm kilit süreçler resmi olarak belirlenmelidir ve bu nedenle ofis yöneticisinin görevleri, sekreterin bir kişide örgütsel etkinlikler için dokümantasyon desteği vardır. Her belge, amaca bağlı olarak, kendi derleme biçimine ve yapısına sahiptir. Ancak o zaman kabul edilen karar veya plan yasal bir temele sahip olacak ve tüm noktaların katı bir şekilde uygulanmasını üstlenecektir. Şirketin net ve iyi koordine edilmiş bir faaliyeti bu şekilde inşa edilir.

İşbirliği ve entegrasyon

Sekreter-müdür, konukların toplantısını ve resepsiyonunu düzenler. Heyetler ve komisyonlar, ortaklar, müşteriler şirketin önemli ziyaretçileridir. Şirketin faaliyetleri ve gelişimi doğrudan onlara bağlıdır. İletişim, kişisel bağlantılara ve etkileşime geçmeden resmi olarak dostane bir etik kullanarak iş düzeyinde gerçekleşir - yalnızca iş. Büro yöneticisi, kültürü ve saygıyı sadece lider bir temsilci olarak değil, aynı zamanda bir bütün olarak şirketin sembolize etmelidir. İletişim bilgilerinin alınması ve iletilmesi doğrudan sekreter tarafından yapılır. İşbirliği ve önemli etkileşim sorunlarının çözülmesi için kartvizitler departmanda değiştirilir, analiz edilir ve saklanır. Ortaklar ve şubelerle iş yazışmalarının yapılması ofis yöneticisinin sorumluluğundadır. Gerekli materyalin elektronik ve kurye gönderimini yapar, bilgi alır ve analiz eder, iş yazışmalarını yürütürler.

Yönetim yapısında yönetici

Yönetici çoğu durumda doğrudan şirketin genel müdürüne ve üst yönetime bağlıdır. Sorumluluklar ve haklar, bunların uygulanmasını kontrol eden yetkililer tarafından belirlenir. Özet için ofis yöneticisinin görevleri, yürütülen iç organizasyon, verimlilik sonuçlarının elde edilmesi ve işte karşılaşılan zorluklar ve faaliyetlerin sürdürülmesi hakkında bir rapor içerir. Koşulların iyileştirilmesi, ekipman ve malzeme alımı ile ilgili ekonomik ve ekonomik konular, yer değiştirme, terfi, işçi işten çıkarma talepleri için önerilerde bulunulur. Seçkin uzmanlar için disiplin cezaları ve ödüller değerlendirmeye sunulur.

Uzman talimatı

Yeni bir yöneticinin işe alınmasına, bir dizi görev, hak ve sorumluluğun hazırlanması ve kabul edilmesi eşlik eder. Büro yöneticisinin talimatı, iş ve organizasyon için yukarıdaki tüm kural ve düzenlemelerin tam bir listesini içerir, ayrıca yöneticiye rapor veren kişileri veya pozisyonları da içerir.

Kariyer merdiveni

Bir yöneticinin kariyeri, becerilerin geliştirilmesinden oluşan iç gelişim ve profesyonel gelişim üzerine kuruludur. Astların ve diğer çalışanların gözünde otoritede bir artış veya azalma ile birlikte etkide bir değişiklik meydana gelir. Pozisyonun dikey pozitif hareketliliği, şirket tarafından belirlenen hedeflere ulaşma başarısı, inisiyatif ve iletişim nitelikleri, yenilikçi yetenekler ve etkili çalışma yöntemleri ile sabitlenir.

Büro yöneticisi en çok talep edilen mesleklerden biridir. Etkili bir uzman insan kaynaklarına çok dikkat etmelidir, bu gereklilik bir ofis yöneticisinin özgeçmiş için sorumluluğudur. İç liderlik nitelikleri ve yüksek nitelikli personel tarafından uygun şekilde seçilmesi, şirketin gelişim dinamiklerini olumlu yönde etkileyecektir.