Resmi davet mektubu. davet mektubu, standart ciro - memurlar için iş konuşması Rus ders kitaplarının kütüphanesi

Şirketiniz bir kutlama mı planlıyor? Teması ne olursa olsun (profesyonel veya takvim tatili, şirket doğum günü, yeni bir ürünün tanıtımı, bir şube veya yeni ofis açılışı, patronun yıldönümü, 2020 toplantısı için yılbaşı şirket partisi), davetlerle başlar.

Bir şirket partisine davet metni yazmanın en iyi yolu nedir? Bir yandan, özgünlük göstermeniz, konukların ilgisini çekmeniz ve kutlamaya katılmalarını istemeniz gerekiyor. Öte yandan, böyle bir etkinliğe davette önemli verileri listelemeniz gerekir.

Kurumsal davet metni

Bu nedenle, kurumsal bir tatil daveti metninde, tutma tarihini ve yerini, konukları teslim etme yöntemini (kendi ulaşımınızla veya örneğin ofisten otobüslerle), kıyafet kodunu (bu bir karnaval düzenliyorsanız ücretsiz, akşam veya temalı olabilir).

Eşinizi ve çocuklarınızı yanınızda getirip getiremeyeceğinizi kontrol edin. Davetli sanatçılar partide sahne alacaksa, bu durum kurumsal partiye davet metninde de belirtilebilir.

Tarza gelince, kutlamanın durumuna bağlı olarak burada çeşitliliğe izin verilir. Davet metni resmi veya gayri resmi, hatta eğlenceli olabilir.

Ancak her durumda, kurumsal bir etkinliğe davet yeterince yapılmalıdır. SMS, e-posta, kartpostal, duvar gazetesi veya ilan tahtası şeklinde gönderilebilir.

Kurumsal bir tatile davet metinleri için geçerli olan tüm gereklilikleri dikkate almak o kadar kolay değil. Bu görevi sizin için daha kolay hale getirmeye karar verdik ve size en uygun olanı temel olarak seçebilmeniz için bu tür davetiyelerin örnek metinlerini sağladık.

Biraz çaba ve hayal gücü ile tamamlayın, ardından kurumsal bir etkinliğe davetiniz kimseyi kayıtsız bırakmayacak.

***
Sayın _________________!
___(tarih)___'nin şirketimizin kuruluşundan bu yana tam olarak ___ yıl olduğunu bildirmekten mutluluk duyuyoruz.
Bu harika tatilin şerefine büyük bir ziyafet düzenliyoruz.
sizi davet etmek istediğimiz şey!
Festival etkinliği ____ (tarih) ____ eğlence ve restoran kompleksinde "____ (ad) ____" (__________ (adres) ___________),
__(zaman)__ saatte başlar.
Size görmek için sabırsızlanıyoruz!
Şirket çalışanları __________

***
Sayın_________________!
Sizleri güler yüzlü ekibimizin doğum gününe adanmış aydınlık bir tatile davet ediyoruz.
Kutlama, __ (tarih) __'de "__________" restoranda, __ (saat) __'de başlayacak.
Şirketimizin doğum gününde, verimli ve başarılı geçen bir yıl için birbirimizi tebrik etmek için bir araya geleceğiz ve ayrıca nice nice yıllara.
eğlence ve kutlama atmosferinde zaman.
Geldiğinizden emin olun - hadi eğlenelim!
Şirketin sıkı sıkıya bağlı ekibi ____________

Kurumsal bir tatile davet, özlü ve ölçülü olabilir veya özellikle yaklaşan sıcak arkadaşlar ve benzer düşünen insanlar söz konusu olduğunda oldukça duygusal olabilir. Örneğin, şirketin doğum günü veya Yeni Yıl onuruna kurumsal bir partiye davet metni aşağıdaki gibi olabilir.

***
Sevgili arkadaşlar!
Gerçek zenginliğin maddi zenginlik birikiminde yatmadığına eminiz. Yakınlarda zamana ve eylemlere göre test edilmiş gerçek arkadaşlar ve ortaklar olduğunu bilmek önemlidir. Güvenilir ortaklar, başarıya giden yolda ve her türlü engeli aşma yolunda bir dayanak noktasıdır.
__________ (tarih) tarihinde ____________ restoranda gerçekleşecek olan Noel yemeğinde sizlerle buluşmaktan mutluluk duyacağız. Arkadaşlarınız, ortaklarınız ve meslektaşlarınızla geçireceğiniz bayram akşamının sizin için keyifli ve ilginç bir etkinlik olmasını diliyoruz.

***
Sevgili iş arkadaşlarım!
Şirketimiz için en değerli şey güvenilir ortaklarımız ve güler yüzlü ekibimizdir. Geçen yıl yapılan ortak çalışmalar şirketimizin gelişimine katkıda bulundu. Ve elbette, sizin özveriniz ve gelişme arzunuz olmasaydı bu başarıyı elde edemezdik.
Sizi __________ kafede _____________ başlayacak şenlik partisine davet etmekten büyük mutluluk duyuyoruz. Yeni Yılı şenlikli bir atmosferde, arkadaşlar ve meslektaşlar çemberinde karşılayacağız.
Önümüzdeki yıl, giden yıl kadar başarılı olsun. Size ve sevdiklerinize mutluluk, neşe, sağlık ve refah diliyoruz!
Samimi olarak,
____________.

İş arkadaşları adına her türlü kurumsal etkinliğe davetiye gönderilebilir. Ancak çalışanların bunu yönetim adına alması özellikle hoş olacaktır.

***
Sayın _______________!
Sizi _____ (işletmenin adı) adına ağırlamaktan memnuniyet duyuyorum. Şirketin önde gelen uzmanlarından birisiniz ve ortak davamıza katkınız gerçekten paha biçilemez.
20 .. Getirdiği tüm başarılarla ve zorluklarla neredeyse geride kaldığımız bir yıl. Bize yeni fırsatlar, yeni başarılar, yeni başarılar ve yeni fikirler getirmesini umduğumuz yeni 20.. yılına merhaba deme zamanı.
Umarım, meslektaşlarınızla çevrili, ortaklarımıza, arkadaşlarımıza ve çalışanlarımıza adanmış tatilin tadını gerçekten çıkaracaksınız.
Sizi ___________ eğlence kompleksinde ___________ bekliyoruz. Etkinliğin 25 Aralık'ta _______ saatinde başlaması planlanıyor.
Davetiye iki kişi için geçerlidir.
Samimi olarak,
işletme müdürü _____

***
Sevgili iş arkadaşlarım!
En son proje üzerinde çalışarak, gerekli profesyonellik ve yetkinliği gösterdiniz ve ayrıca şirketimize inanılmaz sonuçlar getiren çok çaba sarf ettiniz. Minnettarlığın bir işareti olarak, küçük bir kurumsal parti düzenliyoruz ve sizi bize katılmaya davet ediyoruz.
Tatil ________________ (tarih) adresinde ______ adresinde gerçekleşecektir. Parti başlama saati: 19:00.
Sizi gördüğümüze sevineceğiz!
Samimi olarak,
Müdür Yardımcısı ________________.

***
Sevgili iş arkadaşlarım!
Çalışanlarımızın sahip olduğu sorumluluğu, amaçlılığı ve verimliliği takdir ediyoruz, ancak aynı zamanda iyi bir dinlenme olmadan uygun üretkenliğin imkansız olduğunu anlıyoruz. Bu nedenle çalışanlarımızı memnun etmeye ve onlar için küçük bir tatil düzenlemeye karar verdik. Bu Cumartesi, _________ (tarih), sizi rahatlayabileceğiniz, iş arkadaşlarınızla sohbet edebileceğiniz ve doğanın güzelliğinin tadını çıkarabileceğiniz kurumsal bir pikniğe davet ediyoruz. Mekana transfer yapılacaktır.
Ofisin ana girişine yakın ________ (saat) de toplanma. Davetimizi kabul edeceğinizi umuyoruz!
Samimi olarak,
şirket müdürlüğü _________________.

Ve son olarak, kurumsal bir tatile davet metni şiirsel olarak yazılabilir.

***
Sizi kalbimizin derinliklerinden harika bir tatile davet ediyoruz,
Gelin kutlayın, size minnettar olacağız!
Sonuçta, bugün Yeni Yıl, peri masalı başlıyor.
Bildiğiniz gibi bu günde mucizeler oluyor!
Yeni Yılınız Kutlu Olsun arkadaşlar, tebrikler!
Mucizeler, sürprizler sizi bekliyor, eğlence vaad ediyoruz!

***
Masa hazır, hediyeler, mumlar ...
Beklenti içinde her şey donmuştu.
Bu sıcak, harika akşamda
Ziyaretinizi dört gözle bekliyorum.

Sizi sevgiyle davet ediyoruz
Yeni Yıl için bizi ziyarete gelin.
Bu Yeni Yıl masalı
Bizimle harcayın!

Davet mektubu, muhatabı belirli bir etkinliğe katılmaya, herhangi bir etkinlikte bulunmaya davet etmenin bir yoludur. Bir davet sözlü olarak ifade edilebilir, ancak iş ilişkilerinde yaygın olan ve bir takım avantajları olan yazılı şeklidir. Makalede, bir etkinliğe, konferansa, sergiye katılmak için birkaç örnek davet mektubu sunuyoruz. Ayrıca bir işverenle yapılan görüşmeye yazılı davet ve işbirliği daveti örneği de vardır.

İş ilişkilerinde davet mektubu, iki taraf arasında güvene dayalı ve saygılı bir ilişki kurmada önemli bir unsurdur. Katılmak, ziyaret etmek, izlemek için yazılı bir teklif, özel ilginin bir işaretidir, ayrıca muhatabın kendisini bekleyen önemli bir olayı unutmamasını sağlar.

Neden ihtiyacın var davet mektubu:

• muhatabın gerçekten davet edildiğini onaylar, hatalardan kaçınır;
• toplantının zamanını ve yerini, alıcının davet edildiği etkinliği hatırlatır.

Niye ya yazılı davet sözlüden daha iyi

• herhangi bir önemli olay, olay hakkında belirli bir kişiyi bilgilendirmenizi sağlar;
• muhatabına planları hatırlatır, önemli bir olayı unutmanıza izin vermez;
• ek bir dikkat ve saygı işareti görevi görür - gönderen, muhatabı davet bilgisini yazılı olarak bilgilendirmek için zaman ayırdı;
• telefonda veya şahsen görüşmenin mümkün olmadığı kişilere bile göndermek mümkündür.

Nasıl gönderilir davet:

• şahsen elden ele aktarma - muhataba getir ve teslim et, bu yöntem muhatabı sadece yazılı olarak davet etmeyi değil, aynı zamanda sözlü olarak bir etkinliğe - bir toplantı, röportaj, toplantı, sergi, konferans, resepsiyon veya başka bir olaya davet etmeyi sağlar. ;
• Rus postası ile gönder, olay özellikle önemliyse, ekin açıklamasını içeren değerli bir mektupla gönderebilirsiniz, ancak, mektubun davetliye teslim süresi dikkate alınarak gönderme önceden yapılmalıdır. ;
• e-posta ile gönder - çok basit ve kullanışlı bir yol, muhatabın e-postası biliniyorsa, bu yöntem genellikle işe alım görevlileri tarafından bir iş görüşmesine davetli bir mektup gönderirken kullanılır.

Bu belgenin işlevini doğru bir şekilde yerine getirebilmesi için içinde yeterli miktarda bilgi sağlanması gerekmektedir. Bilgiler, muhatabın planlanan olay, yer ve tutma zamanı hakkında herhangi bir sorusu olmayacak kadar büyük olmalıdır.

Adresin davetiyenin kendisine gönderildiğinden emin olması için alıcının ayrıntılarını belirtmeniz gerekir. Genellikle bu bilgi, datif durumda antetli kağıdın sağ üst köşesine yerleştirilir. Bu bir kuruluşsa, adını ve yerini, tam adını ve başın konumunu yazın. Bu bir birey ise, tam adı ve ikamet adresi.

Ardından, mektubun kimden gönderildiğini belirtin. Yalnızca organizasyonun adını veya gönderenin ve gönderenin tam adını değil, aynı zamanda planlanan etkinlik hakkında sorularınız varsa davet mektubunun yazarına sormanıza olanak tanıyan iletişim bilgilerini de belirtmek önemlidir.

Mektubun metni bir itirazla başlar. Kibar form kullanılır. Bu belirli bir kişiyse, tam adını veya soyadını, soyadını belirttiğinizden emin olun. Örneğin, “Sevgili Olga Vladimirovna!” veya “Sevgili İskender!”. Temyiz, olayın türüne, gönderenin ve alıcının tanışma derecesine bağlıdır. Bu kişiler yakın tanıdık değilse, kendimizi tarafsız “saygıdeğer” ile sınırlamak yeterlidir.

Bir etkinliğe nasıl davet edilir

• etkinliğin tarihi - bir toplantı, konferans, röportaj, sergi, toplantı, resmi resepsiyon, sadece tarihi değil, aynı zamanda tam zamanı da belirtin;
• mekan - mektuptaki bilgiler, davetlinin nereye gideceği konusunda hiçbir sorusu olmaması için yeterli olmalıdır. Sadece adresi (cadde, ev) değil, aynı zamanda ek bilgileri de - nereye gidileceğini, girişin nerede, hangi kat, hangi ofis, salon olduğunu belirtmek önemlidir. Mektuba bir trafik planı eklemek de mümkündür. Gerekirse, etkinliğin yapılacağı yere gitmek için kullanılabilecek ulaşım türünü de belirtin. Yani, etkinliğe katılmaya davet edilen kişinin etkinlik için yer aramak için koridorlarda dolaşmaması, zaman kaybetmemesi, geç kalmaması için bilgiler mümkün olduğunca eksiksiz olmalıdır. Bu gereklilikle ilgili yanlış bilgi, davetliye saygısızlıktır, oraya nasıl gideceğini, neye bineceğini tam olarak netleştirmesi gerekecektir;
• etkinliğin türü, adı - davet mektubunda, davetlinin ne tür bir etkinlik beklediğini, bir adı varsa, tam olarak yazıldığını belirtmek de önemlidir;
• doğrudan "davet" kelimesi, davetlinin belirtilen etkinlikte tam olarak ne yapması gerektiğini de belirtir - katılmak, izlemek, gözlemlemek, örneğin, bir raporla bir konferansta konuşmaya davet edebilir veya diğer konuşmacıları izlemeye davet edebilirsiniz. konferanstaki konuşmalar;

Davet mektubu örnekleri:

“Sevgili Anna Dmitrievna!

Sizi 4 Kasım 2018'de Novosibirsk, st.'deki Golden Alley restoranda Ulusal Birlik Günü kutlamalarına katılmaya davet ediyoruz. Dekabristov d.34, binanın sonundan giriş.

“Sevgili Daniel Mihayloviç!

22 Kasım 2017'de Yekaterinburg Kültür Sarayı Zheleznodorozhnik'in küçük konferans salonunda, Yekaterinburg, st. Zheleznodorozhnaya d.23 (ana giriş, 2. kat).”

• etkinliğin içeriği - bu bir konferans ise, mektuba katılacak olan konuşmacıların listesini ve konuşma konularını ekleyebilirsiniz; eğer bu bir etkinliğin kutlamasıysa, o zaman etkinliğin kısa bir programı.” Bu bilgi, alıcının planlanan etkinliğe olan ilgi derecesini değerlendirmesine ve buna doğru bir şekilde hazırlanmasına olanak sağlayacaktır;
• Lütfen etkinliğe katılma planlarınızı bize bildirin. Eğer muhatabın etkinliğe katılma isteğini tam olarak bilmek istiyorsanız, davet mektubunun sonunda, kişinin belirtilen günde davet yerine gelip gelmeyeceğini netleştirmeniz gerekir. Cevabınızı nasıl göndermek istediğinizi belirtmelisiniz - e-posta, posta mektubu, telefon görüşmesi veya başka bir şekilde.

Mektup, derlenme tarihini belirten muhatap tarafından imzalanır. Gerekirse, hazırlanan belge güzel bir zarf içinde paketlenebilir ve varış noktasına transfer edilebilir.

Metnin geri bildirim için iletişim bilgilerini içerdiğinden emin olmak önemlidir.

Örneklem sergi davet mektubu

Bir röportaj için nasıl davet edilir

Açık pozisyon için adaylar genellikle telefonla veya e-postaya davet mektubu ile görüşmeye davet edilirler.

Davet mektubu genellikle gönderen tarafından kaşelenmiş ve imzalanmış resmi bir belgedir. Hem belirli bir kişiye hem de tüm şirkete yönelik olabilir. Davete dikkatle yaklaşılmalıdır. Hemen hemen her durumda, muhatabına karşı iyi niyetli bir tutum ve herhangi bir etkinliğe, sergiye, söyleşiye veya konferansa gelmesine ilgi gösterilmesi uygun olacaktır. Aşağıda bazı örnek davet mektupları bulunmaktadır.

Önemli! Mektuptaki metin kısa, doğru ve özlü olmalıdır. Jargon ve belirsiz ifadelere izin verilmez. Diğer tüm mektuplar gibi, böyle bir belge de birinci tekil şahıs ağzından yazılır.

Davet mektubu göndermek ne zaman uygundur?

Bu tür mektuplar resmi etkinlikler vesilesiyle derlenir. Örneğin, bir şirket bir sergi, konferans veya başka bir etkinlik düzenlediğinde ve üçüncü taraf bir kuruluşun çalışanlarını ve/veya yöneticilerini buna davet etmek istediğinde. Bir mektubun yardımıyla, örneğin bir röportaj için belirli bir kişiyi bir iş toplantısına davet edebilirsiniz. Aşağıda hem çeşitli etkinlikler hem de röportajlar için örnek davet mektupları bulacaksınız.

Davet mektubu hazırlamak her şeyden önce gönderenin ilgisinden ve saygılı tavrından bahseder. Böyle bir belgeyi görmezden gelmek son derece cahilliktir, önemli bir sebep olmadan reddetmek bile zaten kötü bir davranıştır.

Bu mektup, bir kişinin gerçekten belirli bir etkinliğe davet edildiğini belgeleyen bir belge işlevi de görebilir. Yani, örneğin bir konferansın düzenlendiği binanın girişinde gösterilebilir.

Davet mektubu göndermenin uygun ve hatta gerekli olduğu durumlar:

• şirket yıldönümü;
• bir kişi veya bir grup kişi ile iş toplantısı;
• konferans;
• seminer;
• Sergi.

Önemli! Davetiyenin bir kopyası gönderenin elinde kalmalıdır.

Görünüşe göre, bir kişiyi bir toplantı hakkında arayabilir ve bilgilendirebilirken neden bir mektup yazıyorsunuz? İlk olarak, özellikle bir kişi hakkında değil, bir grup insan hakkında olduğunda uygundur. İkincisi, gönderenin alıcıyla olan özel ilişkisini gösterir.

Davet mektubu yazma kuralları

Yazı stili resmi ve temkinli olmalıdır. Alıcıya tam ad veya şirket adına göre ilk itiraz (belge tüm kuruluşa gönderilirse). İtiraz merkeze gitmeli, mektubun metni aşağıdadır.

Resmi mektupta bulunması gerekenler:

• kuruluş veya gönderen hakkında bilgiler (tam ad, TIN, PSRN, şirket kodu ve adı, kayıt numarası);
• gönderenin imzası;
• belgenin resmiliğini gösterdiği için yazdırılması arzu edilir;
• tarih.

Önemli! Davet mektubu e-posta ile gönderilebilir. Bu, aynı anda büyük bir insan grubuna göndermeniz gerekiyorsa kullanışlıdır.

Doğal olarak, olay hakkında bilgi olmalıdır. Alıcının tam olarak nereye davet edildiğini belirtmeniz gerekir - bir konferansa, iş toplantısına, sergiye, röportaja veya başka bir etkinliğe. Ana odak, etkinliğin kendisi olmalıdır - saat kaçta, bir kıyafet kuralı var mı, vb.

Çeşitli etkinliklere örnek davetiyeler

örnek 1: Konferansa davet mektubu.

Sol üst köşede bir şirket logosu ve örneğin Steel Doors LLC gibi kısa bilgiler ile tarih ve iletişim numarası bulunur. Sağ üst köşede, gönderen hakkında bilgi, bir örnek Steel Doors LLC'nin genel müdürü Vasilyev Igor Nikolaevich.

Metin:

"Sevgili iş arkadaşlarım! (ortada)

Sizi yeni ürünlerin piyasaya sürülmesine adanmış bir konferansa davet ediyoruz. Konferans, üretimde hangi teknolojilerin en iyi kullanıldığı, hangi malzeme tedarikçileriyle işbirliği yapılması gerektiği konusunda bilgi verecek. Konferans 12 Aralık 2017 tarihinde saat 16:00'da "Ark" iş merkezinde gerçekleştirilecektir. Katılım başvuruları en geç 11 Aralık 2017 tarihine kadar gönderilebilir.

Saygılarımla, Igor Nikolaevich (aşağıda).”

Örnek 2: Sergi davet mektubu

Metin:

“Sevgili Voronin Dmitry Olegovich! (ortada)

Sizleri yeni ürünlerimizin sergisine davet ediyoruz. Şık Fil markası altında tamamen yeni bir ürünü piyasaya sürüyoruz. Bu etkinliğe katılmakla ilgileneceğinizi düşünüyorum. 16 Ekim 2018 tarihinde Fox Center sergi salonunda gerçekleşecektir. 19:00'da başlayın. Akşam kıyafeti. Sizi fuarda görmekten mutluluk duyacağız!

Saygılarımla, LLC Eurostyle'ın yöneticisi Nikolai Vasilyevich.

Örnek 3: görüşme daveti

Metin:

“Sevgili Eliseeva Tatyana Georgievna!

Şirketimizin muhasebeci pozisyonu için adaylığınızı seçtiğini duyurmaktan mutluluk duyuyoruz. Tüm nüansları tartışmak için ofisimize gelirseniz seviniriz. Pazartesiden Cumaya (zamandan) (zamana) kadar çalışıyoruz.

Saygılarımla, TekhnoMir şirketi Yakovlev Sergey Anatolyevich'in temsilcisi».

Bunlar sadece ipucu olarak kullanılabilecek örneklerdir. Aslında davet mektupları farklı yazılabilir. Ana şey, genel kuralları takip etmek ve gerekli tüm bilgileri belirtmektir.

Daha birkaç örnek davet mektupları.

Görünen formaliteye rağmen, davetiyelerle çalışmak herhangi bir etkinliğin hazırlanmasında kilit noktalardan biridir. Bu, olayın kahramanının “yüzü” ve bir bütün olarak yaklaşan etkinliğin tamamı olan davettir. Misafirler nasıl doğru davet edilir ve mükemmel davetiye hazırlanırken nelere dikkat edilmelidir? Makalemizde bunun hakkında konuşacağız.

Davetiyeyi aldıktan sonra misafir etkinliğe katılıp katılmamaya karar verir. Alıcının daveti ilgilendiyse, hatta ilgisini çektiyse, etkinlik programının nasıl hayata geçeceğini merak ettiyse veya davete bakarak profesyonelce ve zevkle yapıldıysa, hangi seviyede insan olabileceğini düşündü. orada, etkinliğin organizatörü kutlamayı hazırlama göreviyle başarıyla başa çıktı!

Davetlere verilen yanıtlara göre, yaklaşık olarak ne kadar misafir beklenmesi gerektiği ortaya çıkıyor. Bir ziyafet için oturma planı hazırlamak, içecek ve içecek sipariş etmek, resmi bölümde salonda oturma planı yapmak, transferleri organize etmek, otel odası rezervasyonu yapmak vb. için bunu bilmeniz gerekir.

Gelin mümkün olduğunca ideale yakın bir davetiye hazırlama sürecine yakından bakalım.

DAVETİYE HAZIRLAMAK İÇİN MİSAFİR LİSTESİ YAPIYORUZ

Davetiye hazırlama, gönderme ve misafirlerden yanıt alma sürecinin olabildiğince sorunsuz geçmesi için dikkatli bir ön çalışma yapılması gerekir.

Bundan sorumlu, konuk listesinde serbestçe dolaşan bir kişinin atanması arzu edilir. İdeal olarak, etkinliğin organizatörü her şeyi kendisi yaparsa!

DAVETİYE LİSTESİ NASIL YAPILIR

1. Başlı misafir listesini düşünün. Kimsenin dışarıda kalmadığından ve hiçbir misafirin başka birinin varlığından rahatsız olmayacağından emin olmak için listeye birkaç kez geri dönün.

2. Yöneticinin davetiyedeki her konuğa nasıl hitap etmeyi planladığını öğrenin (bazılarına - adıyla, soyadıyla, diğerlerine - yalnızca adıyla ve üçüncüsüne - sevgili bay / bayan / Bay / Bayan / Madam / Mösyö .. .vs.).

3. Basımevinde basılacak isimlerin bir listesini yapın.

4. Yönetici tarafından listelenen tüm kişilerin sizi tanıdığından ve iletişim bilgilerinin sizde olduğundan emin olun.

5. E-posta davetleri göndermek için bir e-posta adresleri listesi derleyin.

6. Misafirlerden hangisinin kişisel e-posta davetiyesi alacağına ve kimin bir asistan/sekreter/resepsiyon aracılığıyla göndereceğine karar verin.

7. Ön yazı metnini oluşturun (asistanların, sekreterlerin veya resepsiyonistlerin e-postalarına gönderilecek davetler için). Böyle bir metin örneği:

8. Potansiyel misafirleri gereksiz aramalarla davetiye alıp almadıklarını soran rahatsız etmemek için "Mektup aldığımda/okuduğumda bana haber ver" seçeneğinin kullanılması tavsiye edilir.

9. Davetiyelerin kağıt biçiminde teslimi için posta adreslerinin bir listesini yapın. Hangilerinin kurye ile, hangilerinin şahsen teslim edileceğini önceden dağıtın. İkinci durumda, geçişlere dikkat etmeniz gerekir.

10. Davetlilerle geri bildirimde bulunun, yani, onlardan mevcudiyet onayını nasıl alacağınıza karar verin: misafirlerden yanıtları bekleyin veya kararı öğrenmek için onları kendiniz aramaya başlayın. İkinci durumda, potansiyel konukları aramanın hangi süre sonra uygun olduğuna karar vermeniz gerekir. Bunu tam olarak kimin yapacağına karar verin, çünkü liste oldukça büyük olabilir ve kibar ama ısrarlı bir konuşmanın sorumluluğu daha da fazladır.

11. Davetiyede belirtilen geri bildirim kişilerinin güncel olduğundan emin olun: posta “çalışıyor”, telefon açık, aramalar cevaplanıyor.

12. Daveti kabul eden misafirlere ek organizasyonel desteğe ihtiyaç duyup duymadıklarını sorduğunuzdan emin olun: kutlama şehrinde transfer veya konaklama sağlamaları gerekip gerekmediği, olası yiyecekler dikkate alınarak ziyafette ürünler için özel talepler olup olmadığı. alerjiler veya belirli gıda sistemleri (vejetaryenlik, örneğin) veya belki başka bir şey.

13. Davetli listesinde hemen değişiklik yapın.

Davetli listesiyle çalışmaya bir örnek tablo 1-4'te sunulmaktadır.

Tablo 1. Teslimat yöntemiyle oluşturulan davetlerin listesi

Tablo 2. Bir matbaada basılacak adreslerin (isimlerin) listesi

Not:

Seri numaraları teslimat listesi numaralarına karşılık gelir.

Tablo 3 Daveti kabul eden misafirlerin, gerekli organizasyon desteğini gösteren listesi

Tablo 4 Davetiyeleri reddeden konukların listesi

DAVET METİNİNİN YAZILMASI

Davet metninin ana unsurlarına daha yakından bakalım.

■ Taşıma. Davetlilerin isimlerinin matbaada yazdırıldığı kişiselleştirilmiş davetiyeler sipariş etmek gereksiz olmayacaktır (boş bir alana girmek en iyi seçenek değildir).

Konuğa yapılan itiraz doğru ve doğru olmalıdır - burada hatalara izin verilmez. Genel kabul görmüş nezaket ve görgü kuralları vardır. Örneğin, davetli akademik dereceli bir yabancı veya doktorsa, ona İngilizce olarak hitap etmek şu şekilde başlar: Sayın profesör veya sevgili Doktor. Davet edilen kişi resmi bir hükümet görevinde bulunuyorsa, itiraz şu şekilde olmalıdır: Sayın Bakan veya Sayın Büyükelçi.

Temyizden sonraki virgülün metne günlük bir karakter kazandırdığına veya ölçülü bir iş tonunu vurguladığına da dikkat etmek gerekir. Ünlem işareti, olayın önemini veya ciddiyetini gösterir. Adresten sonra virgül olması durumunda, sonraki metin küçük harfle, ünlem işaretinden sonra - büyük harfle yazılmalıdır.

Tüm bu önemsiz gibi görünen detaylar daveti çok kişisel ve doğru kılıyor. Konuk, vesilesiyle kahramanın misafirlerine karşı özenli ve saygılı tutumunu kesinlikle takdir edecektir.

■ Etkinliğin adı. Davet, etkinliğin tam resmi adını içermelidir (kısaltmalar olmadan).

■ Yer, tarih, saat. Etkinliğin tarihi, saati ve yeri konuğun ülkesinde kabul edilen kurallara göre belirtilir (davet uygun dilde ise). Örneğin, Amerikalı bir davetli için bu ayrıntılar şöyle görünür: tarih - 1 Mart? 2017; etkinlik başlama saati - 19.00; adres - Leningradsky av. 40 Moskova.

■ Etkinlik programı. Davet, konuğa doğrudan hitap etmenin yanı sıra, etkinliğin adı, düzenlendiği yer ve tarihin yanı sıra, tercihen her bölümün başlangıç ​​saatini belirterek, etkinliğin programını (ana noktalar) belirtmelidir. Program ayrıntılı olarak veya ana tematik bölümlerin bir listesi olarak sunulabilir.

Ayrıntılı bir program, özellikle üst düzey resmi ziyaretler için önemlidir. Bu durumda ayrı bir broşür veya kart olarak düzenlenebilir (planlanan ürün sayısına bağlı olarak (Örnek).

Programı davette sunmak için en iyi seçenek şu olabilir:

Etkinlik programının bölümlerinin belirlenmesi çok kısa olabilir, örneğin: Resmi bölümden sonra bir resepsiyon gerçekleşecek.

Format farklı olabilir - hepsi olayın özelliklerine bağlıdır. Anahtar, konuklara kendi zamanlarını planlayabilmeleri için onları neyin beklediğine dair bir fikir vermektir.

■ Davetli sayısı. Metin ayrıca davetiyenin geçerli olduğu kişi sayısını da belirtmelidir.

Davetli sayısı, örneğin her iki eş de davetiyede belirtildiğinde, dolaşımda da belirtilebilir: Sevgili Vladimir Petrovich ve Olga Sergeevna veya Sayın Bay ve Bayan Korolenko, veya Bay Büyükelçi, Bay Petrov ve karısının ziyafete gelmelerini ister.

■ Kıyafet kodu. Davetiyedeki kıyafet kuralı organizatörün takdirindedir. Konuk kıyafetlerinin rengi veya tarzı için belirli şartlar varsa, bu davetiyede belirtilir. Örneğin bayanlar için gece elbisesi, erkekler için smokin.

Etkinlik resmi bir işse, davetiye genellikle kıyafet kodunun uluslararası adını belirtir.

TEMEL KIYAFET KODLARININ AÇIKLAMASI

■ Lütfen davete yanıt verin. Etkinlik misafirler için oturma alanı sağlıyorsa, katılabileceklerin tam sayısını öğrenmek gerekir.

Davet edilen kişinin dikkatini bu ana odaklamak için davetiyeye genel kabul görmüş kısaltma konur. Lütfen cevap veriniz. Resmi davetlerde, LCV sağ alt köşede belirtilir, daha az resmi durumlarda, bu harfler herhangi bir yere (genellikle sonunda) yerleştirilebilir. Bazen belirli bir tarihten önce cevap istiyorlar.

LCV'ye ek olarak, lütfen yalnızca reddetme durumunda yanıtlayın veya Lütfen katılımınızı onaylayın, bunlar da oldukça resmi ve doğru.

■ Organizatörlerin iletişim bilgileri. Davetiyede geri bildirim için çeşitli seçeneklerin belirtilmesi önemlidir (e-posta ve organizatörlerin en az iki telefon numarası).

■Ek bilgi. Davet, organizasyonun özelliklerine ve belirli bir etkinliğin düzenlenmesine bağlı olarak gerekli diğer bilgileri de içerebilir (örneğin, etkinlik tarihi bir konakta yapılıyorsa, stiletto topuklu ayakkabı giymek yasak olabilir).

■ Ziyafet oturma planı. Resmi bölüme ek olarak bir ziyafet veya akşam yemeği partisi planlanıyorsa, özellikle büyük ölçekli ve ciddi etkinlikler için davetiyeye belirli bir konuğun masasını ve / veya yerini gösteren bir oturma planının dahil edilmesi uygundur.

DAVETİN TASARIM VE FORMATININ BELİRLENMESİ

Bu, davetin “karşılandığı” “giysi”dir.

Davetiyenin boyutu ve tasarımı, etkinliğin amacına ve niteliğine bağlıdır.

Diplomatik resepsiyonlara ve uluslararası forumlara davetler Büyükelçilikler ve hükümet üyeleri tarafından gönderilen , devlet amblemi ile resmi formlarda katı bir iş tarzında verilir.

Resmi olmayan bir resepsiyona davet. Etkinlik resmi olmasa bile, katı stil genellikle korunur.

Amacı mümkün olduğu kadar çok misafir toplamak olan bir etkinliğe davet, parlak ve akılda kalıcı olacak.

Kişisel bir davette, örneğin, düğün, hem monogramlar hem de kalpler ve ayrıca gizli bir çiçek arka planı oldukça uygundur.

Davetiyenin biçimini belirlerken standart zarfların boyutuna odaklanabilirsiniz.

KAĞIT VE BASKI KALİTESİNİ UNUTMAYIN

Üst düzey etkinlikler için davetlerin kalitesinden tasarruf etmek geleneksel değildir. Kağıt "doğru" yoğunlukta ve hoş bir dokuda olmalıdır. Baskı mürekkebinin bulaşması veya metnin okunaklı olmaması kabul edilemez.

Davetiyelerin kendilerinden kalite olarak düşük olmayan özel tasarım zarflarda gönderilmesi arzu edilir.

Davetiye metninin davetiyenin kendisinde değil, sekmesinde yazdırılabileceğini unutmayın. Kural olarak, ince, neredeyse şeffaf kağıt üzerinde. Görünür kırılganlığına rağmen, mekanik strese karşı hala yeterince dirençli olduğundan emin olun.

DAVETİYE VERİYORUZ

Mümkünse, davetlerin en azından bir kısmı, kişisel olarak değilse, o zaman "sizin" insanlarınızın - güvenlik, sürücüler veya olayın kahramanına asistanların yardımıyla teslim edilmelidir.

Genellikle, özellikle yüksek statülü misafirlere davetiyeleri kendi başlarına teslim ederler. Örneğin, sıradan bir kurye aracılığıyla üst düzey bir yetkiliye davetiye göndermek son derece garip olurdu.

Ayrıca bu saygınızı bir kez daha ifade edecektir.

Davetiyelerin muhataplarına ulaştığından emin olmak için, mesajları her misafire elektronik olarak göndererek çoğaltmanız gerekir.

DAVETİYE NASIL YANIT VERİLMELİ

Davetin cevabı, etkinliğin formatına ve davetin kendisine göre verilir.

Bazı durumlarda, bir telefon görüşmesi oldukça kabul edilebilir, bazılarında bir e-posta yeterlidir ve diğerlerinde, yanıtla zaman ayırabilir ve davet eden taraftan ilgili soruyu bekleyebilirsiniz (bu, örneğin karşılanabilir). , yüksek rütbeli kişiler tarafından).

Bununla birlikte, davetiye RSVP kısaltmasını içeriyorsa, o zaman sadece ve mümkün olan en kısa sürede bir cevap vermek gerekir.

Resmi bir diplomatik resepsiyon durumunda, davetin kabulü veya etkinliğe katılmayı reddetme, iş protokolüne uygun olarak yazılı olarak yapılmalıdır. Örneğin:

Mİ. Petrov, Sayın Büyükelçi'nin 10 Mart Salı günü saat 20:00'de akşam yemeğine davetini memnuniyetle kabul ettiğini bildirmekten onur duyar.

Mİ. Petrov, tatile gitmesi nedeniyle, ne yazık ki, Sayın Büyükelçi'nin bu yıl 10 Mart Salı günü öğle yemeği için nazik davetini kabul edemeyecek.

Özel bir kişisel etkinlik hazırlarken, genellikle davetiyelerin kağıt versiyonu olmadan yaparlar - elektronik olanlarla sınırlıdırlar. Bu durumda, misafirin görevi tamamen basitleştirilmiştir. Kural olarak, elektronik davetler, etkinliğin organizatörünü kararınız hakkında "Kabul Et" veya "Reddet" kelimesine tek bir tıklama ile bilgilendirme fırsatı sunar. Cevap otomatik olarak gönderene gönderilir.

Davetiyelerle çalışmak bazen ilk bakışta göründüğünden daha zordur. Bununla birlikte, etkinliğin hazırlanmasının bu kısmıyla başarılı bir şekilde başa çıktıktan sonra, organizatör önemli bir görev katmanının zaten tamamlanmış olduğundan emin olabilir! Önümüzde hala çok iş ve sorun var, ancak bunlar oldukça rutin organizasyon anları. Onlarca davetli misafir ile eşzamanlı etkileşimin zorlu süreci çoktan geride kaldı. Gerisi teknik meselesi.

Tören etkinliklerinin organizasyonu ve düzenlenmesi hakkında daha fazla bilgi için, bakınız: Zhemchugova S.A. Ödül töreni: nasıl organize edilir ve yürütülür // Sekreter-Referent. 2017. No. 1. S. 4-13.

1 numaralı mektup

Sevgili iş arkadaşlarım!

03/15/2015 "Bilim" sergi merkezinde (Moskova, st. Rozhdestvenskaya, 28) "Mikroanalize dayalı ekonominin gelişimi" bilimsel konferansı düzenlenecek. Konferansın katılımcıları, Rus pratik analistlerin yanı sıra diğer ülkelerden konuklar olacak.

Etkinlikte kendi raporunuzu oluşturmak istiyorsanız, lütfen 03/10/2015 tarihinden önce organizatörlerimizi bilgilendirin.

Samimi olarak,

Alexander Viktorovich

2. mektup

Sevgili Vasily Evgenievich,

Sizi 15 Mart 2015 tarihinde Moskova, Rozhdestvensky Bulvarı, 28 adresinde yapılacak olan "Okul öncesi eğitimin bilgisayarlaştırılması" konferansına katılmaya davet ediyoruz.

Toplantıda aşağıdaki konuları ele almaya karar verdik:

• Anaokullarında ve diğer okul öncesi kurumlarda bilgisayar bilimi derslerinin tanıtılması gerekli midir?
• okul öncesi kurumların optimal bilgisayarlaşma derecesinin belirlenmesi;
• Yeni teknolojileri dikkate alan bir müfredatın geliştirilmesi.

Moskova'daki okul öncesi kurumların yöneticileri, metodolojistleri ve öğretmenleri konferansa katılacak.

Konferans katılımcısı olmak için 03/10/2015 tarihine kadar web sitemize kayıt olmanız gerekmektedir.

Samimi olarak,

Alexander Viktorovich

mektup #3

Sevgili Vasily Evgenievich,

LLC "Masterstroy" sizi "İnşaatta Çevresel Yenilikler" adlı bilimsel konferansa katılmaya davet ediyor.

Toplantı çerçevesinde, zamanımızla ilgili sorunu - kitlesel sanayileşme koşullarında çevrenin korunmasını tartışacağız. Konferansın konukları ve katılımcıları ile birlikte yabancı meslektaşlarımızın deneyimlerini analiz edeceğiz ve ülkemizde çevreyi korumak için yeni fırsatlar bulmaya çalışacağız.

"İnşaatta çevresel yenilikler" konferansının katılımcıları, bu alandaki bilimsel gelişmelerin yazarlarının yanı sıra belediyelerin ve yürütme makamlarının temsilcileri olacaktır.

Konferans tarihi: 15.03.2015

Adres: Moskova, Rozhdestvensky Bulvarı, 28.

Konferansa katılım ücretsizdir.

Samimi olarak,

Alexander Viktorovich

4 numaralı mektup

Sevgili Vasily Evgenievich,

LLC "İnovasyon" sizi ve şirketinizin çalışanlarını "Modern mühendislik sistemlerinin geliştirilmesi" bilimsel konferansına katılmaya davet ediyor.

Konferans sırasında, önde gelen işletmelerin yöneticileri, baş mühendisleri, tasarımcıları ve teknoloji uzmanları, modern mühendislik teknolojilerindeki güncel konuları ve yenilikleri tartışacaklar.

Konferans yeri: Moskova, Rozhdestvensky Bulvarı, 28.

Tarih: 03/15/2015

Konferansa katılmak için web sitemize bir istek bırakın: www.іnnovation.ru.

Samimi olarak,

Alexander Viktorovich

mektup #5

Sevgili iş arkadaşlarım!

"Yenilik" şirketi sizi "Modern Video Gözetim Sistemleri" bilimsel konferansına katılmaya davet etmekten mutluluk duyar.

Konferans sırasında, büyük ve küçük işletmeler için güvenlik sistemlerindeki yeni gelişmeler sunulacak. Konferans konuşmacıları, katılımcıları işinizi güvence altına alacak yenilikçi programlar ve teknik cihazlarla tanıştıracak. Ayrıca konferansta özel ekipman satışı olacak.

Konferansa katılmak için ekteki formu doldurun ve şu adrese gönderin: і Bu e-posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır, görüntüleyebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

Yer: Moskova, Rozhdestvensky Bulvarı, 28.

Tarih: 03/15/2015

Daha fazla bilgi için lütfen konferansın organizasyon komitesi ile 505-00-01 numaralı telefondan iletişime geçin.

Sizi konferansımızın katılımcıları arasında görmekten mutluluk duyacağız!

Samimi olarak,

Alexander Viktorovich

Harf #6

Sevgili Vasily Evgenievich!

Şirketinizin çalışanlarını 15 Mart 2015'te Moskova'da bölgede yapılacak olan "Bilgi teknolojileri yardımıyla iş geliştirme" konferansının katılımcıları arasında görmekten mutluluk duyacağız: Rozhdestvensky Bulvarı, 28.

Konferansın temel amacı, büyük ve küçük işletmelerin yöneticilerini ve BT yöneticilerini modern bilgi teknolojilerinin olanakları ve iş geliştirme üzerindeki etkileri ile tanıştırmaktır.

Innovation LLC, Science LLC ve 24Master LLC gibi uluslararası şirketlerin temsilcileri konferans sırasında deneyimlerini paylaşacaklar.

"Bilgi teknolojileri yardımıyla iş geliştirme" konferansı konferans ve tartışma formatında gerçekleştirilecektir. Etkinliğin ilk bölümünde konferans katılımcıları sunumlar yapacak ve kurumsal yönetim ve geliştirme alanındaki başarıları hakkında konuşacaklar. Konferansın ikinci bölümünde, her konuk soru sorabilecek ve daha deneyimli meslektaşlarına danışabilecek.

Konferansa katılım için organizasyon ücreti 10.000 ruble. Bu fiyata transfer, kahve molası, öğle yemeği ve kırtasiye malzemeleri dahildir.

Konferans programı hakkında daha detaylı bilgiyi web sitemizde bulabilirsiniz: www.girit.com

Konferansa katılmak için mektuba ekli formu doldurup postaya göndermelisiniz: Bu e-posta adresi istek dışı postalardan korunmaktadır.Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir. , ardından organizasyon komitesinin bir temsilcisi sizinle iletişime geçecektir.

Sizleri de konferansımızın katılımcıları arasında görmeyi umuyoruz.

Samimi olarak,

Alexander Viktorovich

mektup #7

Sevgili Vasily Evgenievich,

Sizleri bu yıl 15-18 Mart tarihleri ​​arasında düzenlenecek olan "Otel işletmeciliğinde hizmet standartları" konferansına katılmaya davet ediyoruz.

Konferans, otel işletmesiyle ilgili güncel konuların yanı sıra otellerde misafir karşılama kalitesini artırmaya yardımcı olacak yeni yöntem ve teknolojilerin tanıtımına değinecek.

Konferansın temel amacı aşağıdaki sorulara cevap bulmaktır:

• misafir alırken otel personelinin kalite standartları;
• iş turizmini geliştirmenin yolları;
• hizmet sektörü çalışanları için ileri eğitim yöntemleri;
• Kriz zamanlarında müşteri çekmenin yolları.

Konferans konuşmacıları şunlardır:

• Fedorchenko Nikolai - misafirperverlik okulu WELCOMER NETWORK'ün kurucusu;
• Lutkovskaya Valeria - Opera otelinde resepsiyon ve konaklama hizmeti başkanı;
• Kolosov Victor - "Hospitality Institute" tematik baskısının baş editörü.

Konferansa katılım maliyeti 10.000 ruble.

Katılmak için ekteki formu doldurun ve e-posta adresimize gönderin: Bu e-posta adresi istenmeyen postalardan korunmaktadır, görüntülemek için JavaScript'i etkinleştirmelisiniz. .

Konferansımızın konuğu olarak, sadece otelcilik sektöründeki en son gelişmeleri öğrenmekle kalmayacak, aynı zamanda iş ortakları listenizi zenginleştireceksiniz.

Samimi olarak,

Alexander Viktorovich