Raport în avans: ce se poate lua în considerare, completarea probei, tranzacțiile principale. Cum să completați un raport prealabil al unei persoane responsabile

Termenele limită pentru depunerea unui raport prealabil de către persoana responsabilăstrict stipulate de lege și legate de ultima zi perioada de timp pentru care se emit bani în cont. Un raport corect întocmit, verificat și aprobat servește drept bază pentru acceptarea costurilor suportate de contabil și formarea înregistrări contabile. Ce și cum ar trebui să verifice un contabil pentru a evita erorile contabile, veți învăța din acest articol.

Termenele limită pentru depunerea unui raport prealabil către departamentul de contabilitate de către persoana responsabilă

Pentru fondurile primite pentru cheltuieli necesare activităților economice ale întreprinderii sau ale antreprenorului individual, salariatul - persoană responsabilă trebuie să raporteze în conformitate cu clauza 6.3. instrucțiuni „Cu privire la procedura de întreținere tranzactii cu numerar..." din 11 martie 2014 Nr. 3210-U în termen de 3 zile lucrătoare:

• după încheierea perioadei pentru care au fost primite fondurile;
• după revenirea la muncă, dacă perioada a expirat în timpul absenței sale justificate - boală, concediu etc.

De asemenea, în conformitate cu paragraful 26 din rezoluția „Cu privire la particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri” din 13 octombrie 2008 nr. 749, este necesar să se raporteze la departamentul de contabilitate în termen de 3 zile de la sosirea dintr-o călătorie de afaceri.

Perioada pentru care responsabilul primește suma de bani de care are nevoie este indicată de acesta în cererea sa adresată managerului.

Prin semnarea cererii, angajatorul aprobă suma de contabilizat și termenul de depunere a raportului de avans.

IMPORTANT! În aplicație, este indicat ca angajatul să indice scopul pentru care sunt necesari banii. Acest lucru va fi mai ușor pentru manager să decidă termenul limită, iar pentru contabil să facă înregistrările corespunzătoare.

Pentru ca angajatul să indice în mod rezonabil în cererea sa perioada pentru care va avea nevoie de fonduri, se recomandă elaborarea unui document intern care să definească termenele limită pentru nevoile tipice ale companiei. Din 19 august 2017, banii în cont pot fi eliberați nu numai pe baza cererii unui angajat, ci și pe baza unui document administrativ (ordin) al angajatorului. Acest document trebuie să indice și suma și perioada pentru care este eliberat angajatului.

Verificarea rapoartelor anticipate ale persoanelor responsabile

Pentru a contabiliza fondurile primite și cheltuite, contabilul trebuie să întocmească un raport în avans și să-i atașeze documente care vor servi ca bază pentru acceptarea cheltuielilor efectuate - cecuri, BSO, facturi, bilete de călătorie, borderouri (pentru plăți). prin card bancar), etc. d.

Dacă avansul a fost eliberat prin transfer pe salariul salariatului sau pe cardul responsabil, atunci ordin de plata este necesar să se indice că banii transferați sunt responsabili. Pentru a primi sume responsabile pentru card bancar angajatului i se recomandă să scrie o cerere prin care să solicite emiterea de bani pentru un anumit timp și să indice detaliile cardului - acest lucru este menționat în scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei „Cu privire la legalitatea transferului...” din 25 august. , 2014 Nr. 03-11-11/42288. În aceeași scrisoare, oficialii raportează că este recomandabil să se elaboreze și să se consolideze procedura de acordare a unui avans pentru nevoile gospodărești prin mijloace non-monetare și întocmirea unui raport de avans. politica contabilaîntreprinderilor.

Formularul pentru raportul de avans poate fi formularul AO-1, ​​​​aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei din 1 august 2001 nr. 55. Nu este obligatoriu, prin urmare este permis să elaborați propriul formular de raport pentru avans. primite, ținând cont de specificul întreprinderii și respectarea tuturor cerințelor de completare a detaliilor necesare în conformitate cu paragraful 2 din Legea „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr.402-FZ.

Căutați formularul de raport în avans și un eșantion despre cum să îl completați.

Formularul de raportare trebuie să aibă spațiu rezervat pentru completare de către angajat și contabil. Documentul are o față și o față. În primul rând, angajatul completează partea care îi este destinată pe partea din față, în care indică informații despre sine și scopul avansului primit. Apoi, pe verso, el enumeră toate documentele justificative indicându-le numele, numerele, datele, sumele (pentru fiecare separat). Totalul este calculat și indicat. Documentele sunt atașate raportului. Pentru ușurință în utilizare, acestea pot fi numerotate în conformitate cu numărul de serie atribuit în raportul de cheltuieli.

Angajatul transmite contabilului formularul completat cu originale atașate despre cheltuieli, care verifică documentul primit:

• conform formularului - corectitudinea completării tuturor rândurilor necesare, prezența documentelor specificate, utilitatea executării acestora, transferul corect al datelor din originale în raport, corespondența sumelor, prezența semnăturilor ;
• din punct de vedere al conținutului - scopul vizat al cheltuielilor efectuate, fiabilitatea documentelor, corespondența datelor specificate cu momentul pentru care a fost emis avansul;
• prin calcul aritmetic - se verifică suma totală din raport, care trebuie rambursată în acest subraport.

IMPORTANT! După primirea raportului de avans de la contabil, contabilul trebuie să îi dea acestuia o chitanță din care să rezulte că a acceptat raportul cu documentele anexate spre verificare.

Raportul, verificat și semnat de contabil și contabil șef, se înaintează spre aprobare managerului sau persoanei împuternicite. Prin semnare, directorul este de acord să considere costurile suportate ca fiind justificate.

Termenul de depunere a raportului de avans la compartimentul de contabilitate pentru verificarea si aprobarea raportului de avans pentru nevoile activitatilor de afaceri se stabileste de catre manager la alegerea acestuia. Se recomandă consolidarea acestora în politicile contabile. În baza raportului aprobat în compartimentul contabilitate, sumele contabile sunt anulate în conformitate cu procedura stabilită de lege.

Raportul prealabil al persoanei responsabile aprobat: postare

Dacă, conform raportului de avans, s-a cheltuit mai mult decât avansul primit, salariatului i se acordă o cheltuială excesivă. Dacă nu au fost cheltuiți toți banii responsabili, restul trebuie returnat la casieria întreprinderii (contabilul va emite un ordin de primire pentru ei, contrafoliul va fi dat contabilului).

Un angajat poate cheltui și bani personali pentru a cumpăra ceva necesar companiei, de exemplu, combustibil și lubrifianți pentru o mașină de serviciu. În acest caz, mai întâi se depune un raport, iar apoi fondurile sunt rambursate. O astfel de acțiune trebuie să fie permisă și de regulamentele interne.

În cazul în care persoana responsabilă nu îndeplinește termenul stabilit de întreprindere pentru depunerea raportului de avans și nu restituie soldul sumelor contabile, angajatorul are dreptul de a rambursa datoria din partea sa. salariile(Articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse).

La momentul verificării raportului de avans, banii emiși sunt reflectați în Dt 71 „Decontări cu persoane responsabile”. După aprobarea managerului său, contabilul trebuie să facă înregistrări conform Kt 71 în corespondență cu conturile de cheltuieli efectuate:

Pentru mai multe informații despre cum se ține evidența contabilă a rapoartelor anticipate, citiți materialul .

Cât timp se păstrează rapoartele prealabile ale persoanelor responsabile?

După ce raportul de cheltuieli a fost verificat, aprobat, s-au făcut afișări pe acesta și sumele rămase au fost închise (a fost emisă cheltuială excesivă sau s-a primit un sold), documentul este trimis spre depozitare. Organizațiile asigură păstrarea documentelor pentru perioadele stabilite legi federale, alte acte juridice normative (clauza 1 al articolului 17 din legea „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă" din 22 octombrie 2004 Nr. 125-FZ).

Perioadele de păstrare a documentelor sunt date în mai multe documente de reglementare:

• Potrivit sub. 1 clauza 8 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse, documentele referitoare la contabilitate sau contabilitatea fiscală, pe baza cărora se formează baza de impozitare pentru calcularea impozitelor la buget, trebuie păstrate timp de 4 ani. Aceste documente includ și rapoarte prealabile.
• În conformitate cu paragraful 4 al art. 283 din Codul Fiscal al Federației Ruse, documentele care confirmă pierderea suferită sunt stocate pentru întreaga perioadă în care pierderea rezultată este reportată în perioadele viitoare și reduce baza de impozitare a perioadei fiscale curente.
• În art. 29 din Legea nr. 402-FZ pentru documentația contabilă primară, care include, în special, rapoarte anticipate, se prevede o perioadă de păstrare stabilită de normele de arhivare de stat, dar nu mai mică de 5 ani.

• În paragraful 362 din Lista documentelor standard de arhivă de gestiune generate în procesul activităților organelor de stat, administrațiilor și organizațiilor locale, cu indicarea perioadelor de păstrare, aprobată. Prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 a fost stabilită o perioadă de stocare de 5 ani pentru rapoartele prealabile.

Astfel, perioada minimă de stocare pentru rapoartele anticipate este de 5 ani, maxima fiind determinată de durata transferului pierderii (dacă este primită) în viitor.

Rezultate

Un raport pentru un avans primit de un angajat pentru cheltuieli pentru activitățile de afaceri ale companiei este Document Important atat pentru contabilitate cat si pentru contabilitate fiscala, intrucat pe baza documentelor anexate acesteia si aprobate de manager, costurile suportate pot fi luate in calcul (sau neluate in calcul) la formarea bazei impozabile. Prin urmare, angajații companiei trebuie să respecte termenele de depunere a rapoartelor anticipate, iar angajații contabili trebuie să abordeze cu atenție reflectarea în timp util a sumelor contabile în contabilitate.

Un raport prealabil este o condiție prealabilă. Angajatul trebuie să raporteze cheltuielile efectuate în termenul stabilit în acest mod.

O mostră de completare a unui raport prealabil pentru anul 2019 de către o persoană responsabilă se referă la raportarea obligatorie a întreprinderii. Scopul său principal este controlul complet asupra cheltuielilor financiare în organizarea bugetară. Cu ajutorul raportării, puteți nu numai să verificați mișcarea fondurilor cheltuite emise pentru a satisface nevoile instituției, ci și să anulați cheltuielile efectuate.

Cine poate deveni o persoană responsabilă

Fondurile responsabile sunt emise de către manager angajatului întreprinderii pentru producția generală sau cheltuielile generale de afaceri. Angajatul trebuie să raporteze la timp pentru sumele plătite printr-un raport în avans. De aceea, un angajat, care a primit fonduri pentru nevoile întreprinderii, este numit persoană responsabilă.

Din 2014, nu numai angajații direcți ai întreprinderii pot primi un avans, ci și angajații independenți care au încheiat contracte civile cu angajatorul (clauza 5 din Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3210-U din 11 martie). , 2014).

Fondurile responsabile pot fi transferate angajaților responsabili nu numai în numerar, ci și pe un card bancar prin transfer bancar (Scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse nr. 03-11-11/42288 din 25.08.2014).

Angajatorul poate determina, de asemenea, cercul de angajați responsabili într-o ordine specială. Angajații, la rândul lor, trebuie să fie de acord cu această numire. Ordinul conducerii aprobă lista angajaților responsabili care pot primi fonduri responsabile.

Toate persoanele responsabile trebuie să raporteze cheltuielile efectuate, anexând documente justificative și să prezinte la timp un raport în avans la departamentul de contabilitate.

Termen limită

Să vorbim despre momentul calculului. In curent an financiar termenul de depunere a unui raport prealabil de către persoana responsabilă, precum și procedura de completare a acestuia, au rămas neschimbate.

Prevederile clauzei 6.3. Instrucțiunile Băncii Centrale a Rusiei din 11 martie 2014 nr. 3210-U stabilesc legislativ termenele limită pentru depunerea unui raport prealabil de către o persoană responsabilă. Documentația trebuie depusă la timp - raportul trebuie completat și depus la departamentul de contabilitate în termen de 3 zile de la revenirea angajatului la muncă.

Reguli generale

Nu există un tip formal unic, reglementat legal. Un contabil poate întocmi un raport în avans utilizând formularul unificat nr. AO-1 sau poate elabora un formular de raport personal prin emiterea unui ordin corespunzător.

Documentația poate fi păstrată atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic. Dacă instituția prevede completarea în formă electronică, atunci SA este semnat electronic de fiecare dintre participanții la procesul responsabil.

Există o serie de reguli general acceptate pentru completare (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 55 din 08/01/2001):

1. Raportul este generat într-o perioadă de trei zile de la expirarea perioadei pentru care au fost emise fonduri contabile (trebuie stabilit prin ordin sau regulament), întoarcerea angajatului dintr-o călătorie de afaceri sau plecarea salariatului din concediu medical, cu condiția ca că ziua specificată de returnare a contului contabil a scăzut în perioada de incapacitate de muncă.
2. În cazul în care termenul de returnare a avansului este încălcat, angajatorul poate aplica salariatului sancțiuni, inclusiv financiare.
3. Contabilul oferă asistență completă persoanei responsabile în completare.
4. Documentul, completat și executat în conformitate cu toate regulile, este semnat de șeful organizației.
5. Raportarea este însoțită de documentația primară care confirmă cheltuielile efectuate (chitanțe, bilete, extrase de cont, facturi).

Formular de raport conform formularului unificat Nr. AO-1

Procedura de compilare

Informație cerută:

• informații despre instituție, numărul și data documentului care se întocmește;
• despre angajatul care a primit un avans;
• suma emisa Baniși scopul lor vizat;
• cheltuieli reale (se anexează toate documentele primare justificative).

Partea din față conține, de asemenea, date despre mișcarea și anularea plăților în avans și despre conturile analitice care reflectă contabilitatea fondurilor în organizație. Toate informațiile completate sunt certificate prin semnăturile contabilului responsabil care a eliberat banii și a acceptat restituirea sumelor contabile conform raportului de avans, precum și a contabilului șef și a angajatului care a primit suma contabilă necesară.

Contabilul completează o chitanță care confirmă verificarea documentelor primare. După înregistrare și ruptură, acesta rămâne la persoana responsabilă.

Pe verso, angajatul introduce o defalcare detaliată a cheltuielilor pentru raport, iar angajatul contabil responsabil indică suma de înregistrat și contul contabil prin care vor fi înregistrate cheltuielile.

Raportarea anticipată este generată într-o singură copie originală. Deoarece este inclus în fluxul de documente interne al nomenclatorului instituției, nu este necesară aplicarea unui sigiliu.

Corecții excluse! Dacă faceți vreo greșeală, sau chiar mai mult, va trebui să completați un nou formular.

Instrucțiuni pas cu pas

Completarea unui raport de cheltuieli nu va fi dificilă. Acesta trebuie să fie format în timp util de către angajatul raportor și contabil.

Angajatul care a primit raportul de fonduri completează partea din față.

El trebuie să furnizeze următoarele informații:

• numele scurt, complet al organizației, codul acesteia în conformitate cu clasificarea OKPO;
• detalii ale raportului - numărul și data acestuia;
• în continuare, este necesar să se lase un loc pentru ca șeful companiei să vizeze declarațiile - după verificarea documentului de către un contabil, șeful își pune semnătura, data și indică suma contabilă în cuvinte;
• numele, prenumele și patronimul persoanei responsabile, funcția acestuia, numărul de personal și unitatea structurală;
• scopul sumei emise conform raportului.

După introducerea informațiilor primare, angajatul raportor trebuie să completeze partea tabelară a raportului.

Dacă sunteți ghidat de formularul AO-1, ​​atunci angajatul trebuie să introducă informații în tabelele din stânga și din dreapta.

Tabelul din stânga prezintă date despre avansuri:

• valoare totală;
• unitate monetară în avans - rublă sau valută;
• sold sau depășire (dacă există).

Tabelul din dreapta oferă informații contabile: conturi și subconturi pentru care se va face avansul, indicând cuantumul exact al costurilor. Această parte este completată de contabil.

Partea din față a documentului conține și spațiu pentru rezoluția contabilului șef. După verificarea informațiilor din tabel și a documentelor depuse la timp, contabilul șef notează suma de raportare în cifre și cuvinte.

Dacă există o cheltuială excesivă pentru plata în avans sau, dimpotrivă, un sold de numerar, acest lucru trebuie să se reflecte și în raportare. Este indicat și ordinul de numerar de intrare (ieșire) pe baza căruia au fost efectuate tranzacții cu solduri.

După partea tabelară a raportului, semnează contabilul, casierul și contabilul șef.

În primul rând, tabelul conține detaliile și numele tuturor aplicațiilor - documentație justificativă (cecuri, facturi, bilete, chitanțe). Este necesar să se înregistreze nu numai numărul și data acestora, ci și suma contabilă exactă și conturile, subconturile pe care se vor efectua aceste tranzacții. Partea tabelară a reversului este certificată prin semnătura persoanei care a primit avansul.

La final, se eliberează o chitanță de contabil, care va fi tăiată și dată angajatului. Partea tăiată confirmă faptul că angajatul a contabilizat plata avansului și a furnizat totul Documente necesare. Contabilul completează sub semnătură următoarele informații: Numele complet. angajatul responsabil, detalii despre JSC-1, valoarea avansului în cuvinte, numărul de documente justificative și data la care angajatul a raportat. Contabilul semnează documentul doar dacă raportarea este depusă la timp.

Cum poate un contabil să verifice un raport?

După cum sa menționat mai sus, raportul în avans trebuie depus la timp la departamentul de contabilitate. Totodată, societatea are dreptul să-și stabilească termenul limită de depunere a raportului, consacrând acest standard în actele sale juridice locale, precum și în politicile sale contabile.

După ce raportarea privind plata avansului este depusă la departamentul de contabilitate, aceasta trebuie verificată. Contabilul trebuie să verifice nu numai corectitudinea completării documentației, ci și corectitudinea sumelor înscrise și conformitatea acestora cu verificările și alte registre justificative prevăzute.

După verificare, contabilul completează partea din față a raportului și îi dă angajatului responsabil o chitanță care confirmă transmiterea rapoartelor anticipate.

Termenele limită pentru raportul călătoriilor de afaceri

În cazul în care un angajat completează în legătură cu o călătorie de afaceri, procedura de înregistrare rămâne aceeași. Raportarea trebuie, de asemenea, furnizată în termen de trei zile de la momentul în care angajatul se întoarce la locul de muncă, iar documentele justificative principale pentru călătoria de afaceri vor fi biletele de călătorie (aeriană și feroviară), facturile pentru servicii hoteliere, cecurile. Doar diurnele rămân fără confirmare.

Întocmit într-un singur exemplar și semnat de toți angajații responsabili.

Raport în avans pentru antreprenorii individuali

O problemă separată - rapoartele antreprenori individualiși termenele limită pentru depunerea acestora. De exemplu, dacă un antreprenor individual are capacitatea de a menține înregistrările comerciale, atunci nu trebuie să completeze rapoarte de cheltuieli. În cazul păstrării înregistrărilor comerciale, un antreprenor individual trebuie să completeze o carte de venituri și cheltuieli în conformitate cu regulile stabilite. Antreprenorii individuali trebuie să întocmească rapoarte financiare pentru fisc pentru a asigura o procedură de impozitare corectă. Cu toate acestea, merită să ne amintim că puteți păstra evidența afacerii numai dacă antreprenorul a aplicat pentru un sistem de impozitare simplificat. În astfel de cazuri, rapoartele sunt întocmite pe baza cheltuielilor reale suportate și a tranzacțiilor înregistrate.

Dacă antreprenorul individual se află pe sistemul principal de impozitare, atunci el întocmește un raport în avans în aceeași ordine și în același interval de timp ca și compania. Conform Direcțiilor 3210-U, raportarea poate fi generată și în programe de contabilitate specializate.

Procedura de întocmire a unui raport prealabil pentru întreprinzătorii individuali:

• persoana responsabilă scrie o cerere de avans, apoi se emite un ordin de numerar pentru cheltuieli;
• persoana responsabilă raportează asupra cheltuielilor efectuate, anexând toate chitanțele;
• se generează un raport în avans;
• Datele de cost sunt introduse în registrul de venituri și cheltuieli.

Astfel, prezența unui raport prealabil al unui antreprenor individual responsabil care se află în sistemul fiscal simplificat nu este obligatorie. Nu este prevăzut de lege reguli, stabilirea obligației și a termenelor de depunere a rapoartelor anticipate pentru întreprinzătorii individuali în mod simplificat.

Situația este similară pentru antreprenorii individuali pe UTII. Toate tranzacțiile de intrare și de ieșire sunt reflectate în registrul de venituri și cheltuieli și sunt confirmate de ordinele de intrare și respectiv de ieșire. Toată documentația și raportarea sunt confirmate de semnătura antreprenorului individual însuși. Detaliile ordinelor de intrare și de ieșire sunt înscrise în contabilitate conform termenelor de executare a acestora.

Raport în avans - formular AO-1 - documentul principal de confirmare a fondurilor cheltuite, plătite anterior de persoane responsabile. Suma de raportare este emisă în următoarele scopuri:

• cheltuieli de calatorie;
• costuri pentru nevoile de afaceri și operaționale;
• rambursarea cheltuielilor de călătorie de afaceri suportate de angajat.

Plată în avans

Avansul se eliberează pe baza unui ordin al directorului organizației care indică lista angajaților cărora le sunt alocate fondurile, calendarul, obiectivele și cuantumul sumei. Muncitorilor detașați li se acordă bani în funcție de ordinul care urmează să fie trimis într-o călătorie.

Dacă angajatul nu a returnat suma rămasă conform documentului anterior, nou avans Nu-l poți scrie.

Termenul limită de depunere a raportului

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul prezintă un raport în avans. Termenul limită de depunere a documentului este de trei zile. 10 zile - dacă a fost o călătorie în străinătate. În cazul nedepunerii formularului, se înregistrează o încălcare a disciplinei de numerar.

În cazul în care serviciul fiscal constată că procedura nu este urmată, inspectorii pot încerca să amendeze organizația în conformitate cu articolul 15.1 din Codul privind încălcările administrative al Federației Ruse pentru încălcări administrative. Deși legea nu prevede răspunderea.

Controlul asupra fondurilor alocate este sarcina întreprinderii.

Documente într-o limbă străină

Dacă, la sosirea dintr-o călătorie de afaceri în străinătate, un angajat depune documente care dovedesc cheltuirea fondurilor într-o limbă străină, atunci trebuie efectuată o traducere interliniară.

Clauza 9 Reglementări de conformitate contabilitate reglementează că lucrările într-o limbă străină trebuie traduse. Traducerea documentelor primare poate fi efectuată de orice angajat care știe limbă străină. Numai numerele sunt indicate cu acuratețe. Restul informațiilor nu trebuie să fie scrise textual.

Raportul prealabil cu traducere este certificat de contabilul-șef al organizației sau altă persoană împuternicită.

Formularul de raportare trebuie completat într-un singur exemplar. În întocmirea formularului sunt implicate cel puțin trei persoane: o persoană responsabilă, un contabil și un director.

Un raport de avans este un document care confirmă cheltuirea fondurilor emise angajaților responsabili. Se intocmeste de catre destinatarul banilor si se depune la departamentul de contabilitate pentru verificare. După aceasta, raportul de cheltuieli este înaintat managerului spre aprobare. Cheltuielile reflectate în document sunt supuse anulării în modul stabilit de PBU. Să luăm în considerare în continuare caracteristicile și eșantionul de completare a unui raport în avans.

Emiterea de fonduri

Angajatul raportor primește numerar la casieria întreprinderii. Baza pentru aceasta este un ordin de cheltuieli. Acesta trebuie să indice scopul vizat al fondurilor.

Șeful întreprinderii emite un ordin în care stabilește o listă a angajaților care au dreptul de a primi fonduri pentru nevoile afacerii. În același act local se stabilesc termene pentru care se pot emite sume.

Depunerea raportului prealabil

Acest document se depune la departamentul de contabilitate în termen de trei zile de la încheierea perioadei pentru care au fost emise fondurile. Formularul se depune împreună cu documentele care confirmă cheltuirea banilor. În același timp, angajatul calculează costurile și fondurile rămase.

Exemplu de completare a unui raport prealabil: față

Documentul este furnizat într-un singur exemplar.

Dacă luați o mostră dintr-un raport de cheltuieli, veți vedea că acesta este completat pe ambele părți. Pe partea din față, angajatul raportor indică:

• Numarul documentului.
• Data finalizării raportului de avans.
• Numele complet, funcția și departamentul în care lucrează.
• Număr de personal (dacă este disponibil).
• Stabilirea plății în avans.

În partea stângă a aceleiași părți trebuie să completați tabelul. Acesta oferă informații despre avansul anterior, fondurile primite în prezent, suma cheltuielilor, cheltuielile excesive și soldul.

Partea inversă

Partea inversă a eșantionului de raport de cheltuieli este menită să indice o listă de documente care confirmă costurile. Ei pot fi:

• Certificat de călătorie.
• Verificări KKM.
• Chitanțe.
• Facturi de mărfuri și transport.
• Facturi etc.

Salariatul raportor indică și valoarea cheltuielilor conform documentelor. Numerotarea lucrărilor anexate raportului se efectuează în ordinea în care sunt indicate pe formular.

Nuanţă

Pe față este linia 1a, iar pe spate - 6 și 8. În raportul de avans, aceste câmpuri sunt completate dacă fondurile au fost emise persoanei responsabile în valută străină. De exemplu, un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate.

Specialistul completează mai întâi partea din față a formularului. În primul rând, în tabelul „Inregistrare contabilă” trebuie să introduceți informații despre numerele de conturi și sumele corespunzătoare.

Spatele formularului arată cheltuielile acceptate pentru contabilitate. În raportul de avans, aceste informații sunt înscrise în coloanele 7 și 8. În plus, conturile (subconturile) sunt indicate pe debitul cărora sunt înregistrate sumele de cost (coloana 9).

După aceasta, se întocmesc documentele justificative, se verifică corectitudinea formularului și utilizarea prevăzută a fondurilor. După ce a finalizat toate procedurile, contabilul pune un semn pe raport. Acesta indică faptul că documentul a fost verificat și suma costurilor a fost aprobată (este scris cu cifre și cu cuvinte).

O chitanță este, de asemenea, completată pe față și dată angajatului raportor.

Formularul trebuie să poarte semnăturile angajatului care verifică documentul și capul. contabil cu stenograme.

La nevoie, formularul de raportare contine informatii despre sumele soldului sau supracheltuielii, detalii despre documentele (comenzile) pentru care se va efectua plata finala.

Aprobarea de către manager și anularea sumelor

Raportul verificat se înaintează directorului organizației. El trebuie să o semneze. Pentru a face acest lucru, există o coloană corespunzătoare în partea de sus a părții frontale a documentului. Nu doar managerul, ci și un alt angajat cu autoritate poate semna formularul. După aprobare, raportul este acceptat pentru înregistrare pentru debitarea fondurilor.

Restul plății în avans merge la casieria companiei.

Interdictii

În cazul în care persoana responsabilă are restanțe la avansurile acordate anterior, nu este permisă emiterea de fonduri. În plus, este interzis să transferați banii primiți de angajați către terți.

Termen de valabilitate

Sunt stabilite prin lege. Diferitele documente au propriile perioade de păstrare. De regulă, întreprinderile aleg perioada maximă.

Pe baza sub. 8 1 alin. 23 din Codul fiscal, actele fiscale și contabile și alte certificate trebuie păstrate cel puțin 4 ani. Clauza 4.283 din Cod prevede o perioadă de 10 ani pentru documentele care confirmă pierderile. Merită spus că informațiile despre cheltuieli sunt folosite de organizații pentru a reduce baza de impozitare.

Legea federală nr. 402 stabilește că documentația primară trebuie păstrată timp de cel puțin 5 ani de la sfârșitul perioadei de raportare.

Lucrează în „1C”

Pe computer. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza Excel sau 1C. Acesta din urmă este utilizat în majoritatea întreprinderilor. Să luăm în considerare pe scurt schema de proiectare din „1C”.

Pentru a funcționa, trebuie să deschideți documentul „Raport anticipat”. Este creat din fila „Producție” sau „Casiera”. Selectați elementul dorit din meniu.

După aceasta, se va deschide jurnalul de documentație. Datele despre toate rapoartele sunt stocate aici. Pentru a crea un document nou, faceți clic pe butonul „Adăugați”. Apoi, trebuie să selectați „Individual”.

După aceasta, este selectat tipul de document necesar. De exemplu, „Emiterea de fonduri la casierie pentru servicii de decontare în numerar”. Apoi se va deschide. Aici selectați documentul necesar.

Partea tabelară afișează informațiile prezente în comenzi.

După aceasta, a doua filă este completată. Aici trebuie să indicați produsele achiziționate de angajatul raportor. De exemplu, acestea ar putea fi forme. Făcând clic pe „+”, puteți adăuga o nouă poziție.

Dacă în timpul achiziției au fost utilizate ambalaje returnabile, aceste informații trebuie reflectate în coloana corespunzătoare.

La înregistrarea materialelor și bunurilor folosind un cont. 631 se folosește fila „Plată”. Coloana „Altele” afișează informații despre costurile suplimentare. De exemplu, acestea ar putea fi costuri pentru combustibili și lubrifianți, utilizarea internetului etc.

Pentru a scoate documentul pe hârtie, trebuie să faceți clic pe butonul „Imprimare”.

Instrucțiuni clare privind întocmirea unui raport prealabil folosind noul formular sunt indicate în Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 55 din 2001.

Raportul prealabil presupune formă unificată cu două fețe, care trebuie completat de către angajatul responsabil și o persoană împuternicită a compartimentului de contabilitate într-un singur exemplar.

Formularul de raport unificat se referă la documentație, care face obiectul unei raportări stricte, destinate transferului către organul fiscal.

Documentul poate fi intocmit in format hartie sau electronic, cu certificare obligatorie prin semnatura conducerii imediate a societatii.

Pe reversul documentului se află o persoană autorizată trebuie afișat tipul de plată în avans și toate cheltuielile efectuate care au legătură directă cu călătoria și o listă de lucrări care pot reflecta diverse operațiuni.

Un reprezentant al departamentului de contabilitate trebuie să verifice dacă banii sunt cheltuiți intenționat, dacă nu există erori și apoi să efectueze calculul fondurilor acceptate și cheltuite.

Cea mai recentă versiune a formularului de raport, aprobată de legislația Federației Ruse, a adăugat doar rândul „chitanța unui contabil care confirmă faptul că raportul a fost furnizat lucrătorilor angajați”. Restul documentului rămâne același și nimic, iar procedura de completare nu este diferită.

Norma pentru formarea cecurilor pe ambele părți este următoarea: Următorul:

1. CU Partea frontală este necesar să se indice informații referitoare la lucrătorul angajat, precum și să se menționeze un document care confirmă furnizarea de capital în numerar. În plus, este necesară afișarea informațiilor referitoare la avansul emis anterior (de exemplu, dacă există o datorie, în ce sumă).
2. partea din spate include informații privind timpul de cheltuire a fondurilor, precum și dimensiunea, numărul și denumirea documentației justificative (cecuri, facturi etc., în ordine strictă a priorității).

Toate documentele justificative, fără excepție, trebuie păstrate de către lucrătorul angajat până la sosirea la locul de muncă oficial, iar după aceea trebuie lipite pe o foaie separată.

Suma de plată depinde direct de raportul generat. La finalizarea auditului de către reprezentanții departamentului de contabilitate privind utilizarea intenționată a fondurilor și fiabilitatea informațiilor furnizate, raportul este supus certificării de către conducerea companiei. Conform articolului 272 din Codul fiscal al Federației Ruse, data costurilor financiare (nefuncționale și altele) este în general considerată a fi momentul semnării documentației.

Dacă se detectează o cheltuială excesivă, reprezentanții departamentului de contabilitate efectuează o rambursare de la casieria companiei. Dacă există un sold, atunci banii trebuie returnați companiei.

Exemplu

După cum sa menționat mai devreme, raportul trebuie întocmit în mod necesar angajatȘi reprezentant autorizat al departamentului de contabilitate.

Angajatul angajat completează partea din față a documentației, care afișează informații referitoare la:

• numele complet al companiei;
• momentul formării documentului;
• funcția pe care o deține;
• numărul de personal;
• motive pentru furnizarea de resurse financiare;
• primirea fondurilor primite anterior și rapoartele generate cu privire la cheltuirea țintită a banilor (dacă a existat un sold sau o cheltuială excesivă).

Pe partea din spate din document, în primele șase rânduri este necesară afișarea informațiilor privind costurile financiare suportate, afișând ora, numărul raportului și sumele tranzacțiilor. Toate documentele, fără excepție, trebuie numerotate în ordine strictă.

A doua coloană trebuie să afișeze data și al treilea– numărul documentului în cauză.

A patra coloană afișează informații cu privire la scopul cheltuielilor financiare, iar al cincilea arată câți bani sunt furnizați.

Dacă vorbim de valută străină, atunci valoarea acesteia este afișată în a șasea coloană.

După acceptarea raportului, un reprezentant autorizat al departamentului de contabilitate trebuie să verifice alfabetizarea, prezența diferitelor documente suplimentare, faptul utilizării intenționate a banilor și apoi să indice datele și numerotarea raportului în avans. O semnătură trebuie pusă la sfârșit.

În continuare, trebuie să începeți să completați informațiile de pe spate. ÎN 7 Și 8 câmpul este necesar să se indice informații privind cuantumul costurilor financiare care fac obiectul contabilizării ulterioare, în 9 sunt indicate câmpul.

După precizarea tuturor informațiilor necesare, reprezentantul autorizat al departamentului de contabilitate trebuie să revină la formarea părții din față, unde trebuie afisat:

• soldul sau supracheltuirea fondurilor pentru un avans acordat anterior;
• suma totală a fondurilor emise;
• costul integral;
• suma totală a soldului sau a cheltuielilor excesive în raport cu raportul de avans;
• toate înregistrările contabile necesare.

Toate informațiile necesare care sunt necesare pentru formarea părții din față sunt preluate din spate, și anume din câmpul al 9-lea.

Este obligatoriu ca conducerea companiei să pună semnătura personală în partea de sus a feței.

Necesitate

Pentru a preveni cheltuirea necontrolată a resurselor financiare, companiile folosesc o astfel de formă de control similară ca raportare anticipată.

Este necesar să înțelegem că aceasta este o documentație justificativă a cheltuielilor de resurse financiare care au fost furnizate persoanei autorizate responsabile. Referitor la documentația contabilă primară, raportul de avans, însoțit de alte documente, se depune la departamentul de contabilitate în scopul verificării în continuare a fondurilor cheltuite și anulării tuturor costurilor. După aprobarea conducerii companiei, raportul este supus închiderii.

Pentru ca un lucrător angajat să aibă dreptul de a primi resurse financiare, trebuie generat pentru el un Ordin de Companie corespunzător privind responsabilitatea financiară pentru anumite costuri financiare.

Comanda generată trebuie să afișeze în mod necesar perioadele de timp pentru furnizarea de fonduri responsabile. Acest lucru se datorează în mare măsură faptului că timpul este reglementat de legislația Federației Ruse.

Un angajat autorizat trebuie să primească fonduri de la casieria companiei, însoțite de o chitanță de cheltuieli. În comandă, banii furnizați trebuie descriși clar în funcție de punctele de utilizare. De exemplu, 1000 de ruble- cheltuieli de calatorie, 4000 de ruble– pentru achiziționarea echipamentelor de producție necesare și așa mai departe.

Pe baza tuturor celor de mai sus, putem spune cu încredere că raportul în cauză este necesar în scopul decontărilor cu persoanele direct responsabile financiar.

Mai mult, raportul în cauză este, în primul rând, un document care se referă la raportarea obligatorie.

Termen limită

Conform Directivelor aprobate ale Băncii Rusiei nr. 3210-U, în special clauza 6.3, perioada pentru generarea unui raport privind utilizarea țintită a fondurilor furnizate nu este mai mare de 3 zile calendaristice din momentul sosirii la locul de muncă oficial.

În cazul în care angajații angajați se confruntă adesea cu călătorii de afaceri, atunci numărul de rapoarte anticipate poate fi mai mult decât impresionant.

Datorită faptului că la formarea raportului în cauză participă și angajații angajați care înțeleg puțin despre fluxul documentelor, erorile pot fi rareori evitate.

Pentru a putea reduce numărul de erori făcute, inclusiv capacitatea de a preveni multe întrebări referitoare la exact cum și unde trebuie introduse informațiile, se recomandă să faceți instructiuni mici, care va permite lucrătorilor să înțeleagă toate nuanțele.

Fără excepție, toți angajații care se confruntă cu formarea unui raport prealabil ar trebui să-și amintească acestea nuanțe, Cum:

1. Raportul trebuie furnizat în cel mult 3 zile calendaristice de la data sosirii la compania dumneavoastră dintr-o călătorie de afaceri. Se recomandă anunțarea angajatului că, dacă există o întârziere în depunerea raportului în cauză, există o probabilitate mare de consecințe negative. Este posibil să influențezi financiar un angajat fără scrupule.
2. În funcție de modul în care este organizat fluxul de documente în companie, este posibil să se utilizeze un formular unificat în formularul AO-1 sau să se dezvolte un eșantion personal.
3. Raportul este generat exclusiv într-o singură copie.

Angajatul trebuie să completeze reversul document sau acele câmpuri care îi sunt rezervate exclusiv, dacă vorbim de un formular personal elaborat de companie.

Asigurați-vă că furnizați în plus documente justificative privind utilizarea țintită a fondurilor. Pot fi bilete de călătorie, facturi de hotel și așa mai departe.

Numai plățile zilnice nu fac obiectul confirmării.

După cum arată practica, nu este nimic complicat în întocmirea documentului în cauză. Este suficient doar pentru a asigura acuratețea informațiilor furnizate.

Toate nuanțele completării unui raport prealabil în 1C sunt prezentate în acest videoclip.