Λεπτομερής λειτουργικότητα HR. Υπηρεσία προσωπικού του οργανισμού, λειτουργίες, οργάνωση και σύνθεση

Από αυτό το άρθρο θα μάθετε:

• Ποιες είναι οι δραστηριότητες του τμήματος HR;
• Ποια έγγραφα απαιτούνται για τις δραστηριότητες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού;
• Ποια είναι τα χαρακτηριστικά του σχεδιασμού ως είδος δραστηριότητας του τμήματος HR;

Τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού σε οργανισμούς αποτελούν συνήθως μέρος των υπηρεσιών διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού και εκτελούν τις λειτουργίες τους. Αλλά οι ευθύνες τους δεν περιορίζονται μόνο στην επίσημη εργασία που σχετίζεται με τη σχέση μεταξύ του εργοδότη και του προσωπικού: αναφορά, εργασία γραφείου κ.λπ. Ίσως στη σοβιετική εποχή όλα ήταν ακριβώς έτσι, αλλά τώρα οι δραστηριότητες του τμήματος προσωπικού είναι ποικίλες και πολύπλευρες δουλειά. Ας το ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά.

Λειτουργίες και δραστηριότητες του τμήματος HR

Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην εταιρεία και η θέση του στην οργανωτική δομή της επιχείρησης αντανακλά τη σημασία των δραστηριοτήτων της. Κάποιοι μάλιστα πιστεύουν ότι το τμήμα HR είναι η επαγγελματική κάρτα του οργανισμού, το πρόσωπό του, αφού αυτό το τμήμα αντιμετωπίζει κάθε νέος υπάλληλος που προσλαμβάνεται.

Η κύρια λειτουργία των τμημάτων ανθρώπινου δυναμικού είναι η αναζήτηση, η πρόσληψη προσωπικού και η συνεχής αλληλεπίδραση με το εργατικό δυναμικό. Ο περιορισμός των δραστηριοτήτων του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού μόνο στην επιλογή νέων υπαλλήλων και την απασχόλησή τους είναι μια κακή απόφαση για τις επιχειρήσεις. Χωρίς στενή αλληλεπίδραση με την υπάρχουσα ομάδα και γνώση των ιδιαιτεροτήτων της λειτουργίας της εταιρείας, είναι αδύνατη η σωστή πρόσληψη νέου προσωπικού.

Στις μέρες μας, η εργασία με το προσωπικό είναι ένα σύνολο οργανωτικών και άλλων μέτρων και ενεργειών που είναι απαραίτητα για την πλήρη αξιοποίηση των επιχειρηματικών ικανοτήτων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων του προσωπικού. Ένα ικανό, με κίνητρο προσωπικό εργαζομένων που ενδιαφέρονται για γόνιμη εργασία είναι ο στόχος κάθε τμήματος ανθρώπινου δυναμικού. Χωρίς αυτή τη μονάδα, η οποία επιλέγει, καταγράφει και υποστηρίζει τους εργαζόμενους, είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς τη λειτουργία ενός επιτυχημένου σύγχρονου οργανισμού.

Οι δραστηριότητες του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού στην επιχείρηση στοχεύουν στην εκτέλεση των ακόλουθων λειτουργιών:

• να εντοπίσει την ανάγκη για νέους υπαλλήλους, να αναζητήσει και να προσλάβει υπαλλήλους μαζί με τους επικεφαλής των τμημάτων·
• να αναλύσει την εναλλαγή του προσωπικού και να αναζητήσει τρόπους για να τη μειώσει·
• καταρτίζει χρονοδιαγράμματα στελέχωσης για ειδικούς·
• συντάσσει προσωπικούς φακέλους των εργαζομένων, κατόπιν αιτήματός τους, εκδίδει τα απαραίτητα πιστοποιητικά και φωτοαντίγραφα εγγράφων.
• πραγματοποιήστε όλες τις εργασίες με βιβλία εργασίας: αποδεχτείτε, αποθηκεύστε και εκδώστε τα, συμπληρώστε τα σύμφωνα με τα τρέχοντα πρότυπα και τους κανόνες εγγραφής σύμφωνα με τον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
• δημιουργήστε ένα πρόγραμμα διακοπών, φροντίστε τη λογιστική τους (επίσης σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία).
• να οργανώσει πιστοποιήσεις για το προσωπικό, να προετοιμάσει σχέδια εξέλιξης σταδιοδρομίας·
• δημιουργήστε σχέδια για την ανάπτυξη του προσωπικού.

Απαραίτητη τεκμηρίωση για τις δραστηριότητες του τμήματος HR

1. Πίνακας προσωπικού (άρθρο 57 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Πριν ξεκινήσει η πρόσληψη προσωπικού, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού απαιτείται να διαμορφώσει και να εγκρίνει το πρόγραμμα στελέχωσης από τη διοίκηση της εταιρείας. Με βάση αυτό έχει ήδη καθοριστεί ο αριθμός των σημερινών κενών θέσεων. Μπορείτε να βασιστείτε σε αυτό το έγγραφο όταν υποστηρίζετε στο δικαστήριο τη νομιμότητα της απόλυσης ενός υπαλλήλου λόγω μείωσης προσωπικού. Το χρονοδιάγραμμα στελέχωσης θα απαιτείται από το δικαστήριο σε οποιαδήποτε υπόθεση εργασιακών σχέσεων και εάν αυτό το αίτημα αγνοηθεί ή υποβληθεί λανθασμένο χρονοδιάγραμμα, ο εργοδότης θα χάσει την ευκαιρία να κερδίσει τη διαφορά.

1. Σύμβαση εργασίας.

Η προετοιμασία ενός πακέτου εγγράφων προσωπικού ξεκινά με σύμβαση εργασίας που συνάπτεται γραπτώς με τον εργαζόμενο, με υπογραφές και των δύο μερών. Πρέπει να αντικατοπτρίζει τις συνθήκες εργασίας και τις αποδοχές που συνάδουν με την εργατική νομοθεσία και να ικανοποιούν τόσο τον εργοδότη όσο και τον εργαζόμενο. Η συμπλήρωση αυτών των εργασιών είναι ένα από τα πιο σημαντικά καθήκοντα που επιλύει το τμήμα HR στις τρέχουσες δραστηριότητές του.

1. Κανονισμοί εργασίας.

Αυτός ο εσωτερικός κανονισμός είναι υποχρεωτικός για κάθε εταιρεία. Καθορίζει τη διαδικασία πρόσληψης και απόλυσης προσωπικού, καταλόγους δικαιωμάτων και υποχρεώσεων, ευθύνες εργοδότη και εργαζομένου, ώρες εργασίας και ανάπαυσης, μεθόδους παρακίνησης των εργαζομένων, είδη πειθαρχικών κυρώσεων και πολλές άλλες πτυχές των εργασιακών σχέσεων.

1. Εντολή (οδηγία) για την πρόσληψη.

Βάσει αυτού του εγγράφου, στον νέο υπάλληλο παραχωρείται χώρος εργασίας και του ανατίθεται η απαραίτητη περιουσία. Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού το ετοιμάζει μαζί με σύμβαση εργασίας που απευθύνεται στον εργαζόμενο. Οι υπάλληλοι του προσωπικού και ο άμεσος προϊστάμενος του νέου υπαλλήλου τον εισάγουν σε επαγγελματική αλληλογραφία, απαραίτητες πράξεις κ.λπ.

1. Βιβλία εργασίας.

Αυτό είναι το κύριο έγγραφο που αντικατοπτρίζει την εργασιακή δραστηριότητα και τη διάρκεια υπηρεσίας ενός πολίτη. Κατά την υποβολή αίτησης για εργασία σε εταιρεία απαιτείται να την προσκομίσει κάποιος (εκτός από περιπτώσεις που προσλαμβάνεται για πρώτη φορά ή η σύμβαση εργασίας του δεν προβλέπει μερική απασχόληση). Ο εργοδότης, εκπροσωπούμενος από τους υπαλλήλους του τμήματος προσωπικού, πρέπει να τηρεί αρχεία εργασίας για κάθε εργαζόμενο που έχει εργαστεί στην επιχείρηση για πέντε ημέρες ή περισσότερο. Η αποθήκευση των αρχείων εργασίας έχει επίσης τις δικές της απαιτήσεις: επιτρέπεται μόνο σε μεταλλικά χρηματοκιβώτια ή ντουλάπια, στα οποία έχει πρόσβαση μόνο ένας υπεύθυνος ειδικός (ορισμένος με ειδική εντολή).

1. Βιβλίο λογιστικής βιβλίων εργασίας και ένθετα σε αυτά.

Σε αυτό το βιβλίο, ο εργαζόμενος υπογράφει κατά την απόλυση και τη λήψη της άδειας εργασίας. Πρέπει να είναι δεμένο και αριθμημένο, να περιέχει σφραγίδες και υπογραφή. Αυτό παρακολουθείται από το τμήμα HR.

1. Συμφωνία για την πλήρη οικονομική ευθύνη.

Οι δραστηριότητες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού περιλαμβάνουν την υπογραφή συμφωνιών με τους εργαζόμενους με πλήρη οικονομική ευθύνη. Αυτό γίνεται σε περιπτώσεις που ο εργαζόμενος λαμβάνει οποιοδήποτε υλικές αξίεςγια αποθήκευση, μεταποίηση, πώληση (απελευθέρωση), μεταφορά, χρήση κατά την παραγωγή. Μόνο ένας ενήλικος πολίτης μπορεί να είναι οικονομικά υπεύθυνος.

1. Πρόγραμμα διακοπών.

Οι εργοδότες υποχρεούνται να τηρούν πρόγραμμα διακοπών για τους εργαζομένους σύμφωνα με το Έντυπο Αρ. Τ-7 (εγκεκριμένο από την απόφαση της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής Νο. 1 της 5ης Ιανουαρίου 2004). Εκτός από τις τυπικές απαιτήσεις, ισχύουν νομοθετικά πρότυπα για αυτό το έγγραφο. Πρόκειται για την τήρηση του δικαιώματος ορισμένων κατηγοριών εργαζομένων να φύγουν σε συγκεκριμένη ώρα ή επιλεγμένη από αυτές. χορήγηση άδειας σε άτομα που εργάζονται με μερική απασχόληση, ταυτόχρονα με την άδεια τους στον κύριο χώρο εργασίας τους κ.λπ. Η τεκμηρίωση του χρόνου ανάπαυσης είναι μέρος των δραστηριοτήτων του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού, καθώς και η καταγραφή του χρόνου εργασίας.

1. Κανονισμοί για τις αποδοχές.

Ένας από τους στόχους του τμήματος HR είναι η ορθολογική χρήση του διαθέσιμου ανθρώπινου δυναμικού, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της εταιρείας και την τρέχουσα κατάσταση της αγοράς. Για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιούνται συνήθως συστήματα τυποποίησης εργασίας και αμοιβών. Η αποδεκτή διαδικασία αποδοχών καθορίζεται στην εσωτερική κανονιστική πράξη της επιχείρησης - τους Κανονισμούς για τις Αμοιβές.

1. Κανονισμοί για τα μπόνους.

Αυτό είναι άλλο ένα εσωτερικό έγγραφο της εταιρείας που ρυθμίζει θέματα αμοιβών. Συντάσσεται από το τμήμα HR και εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού με ειδική εντολή. Τα μπόνους - επιπλέον, πάνω από τον τυπικό μισθό, πληρωμές σε μετρητά στους υπαλλήλους - είναι απαραίτητα για να τους ενθαρρύνουμε για παραγωγική εργασία υψηλής ποιότητας και να τους παρακινήσουμε για περαιτέρω επαγγελματική εξέλιξη.

Απονέμονται σε όσους υπαλλήλους πληρούν προεγκεκριμένους όρους μπόνους. Αυτός ο κύκλος προσώπων, καθώς και οι προϋποθέσεις για την έκδοση μπόνους και το μέγεθός τους για κάθε θέση ή ειδικότητα (ή η μέγιστη αξία) περιγράφονται από τους Κανονισμούς για τα μπόνους.

1. Φύλλα χρόνου.

Χρησιμοποιούνται ενεργά στις δραστηριότητες του τμήματος HR σχετικά με υπαλλήλους με ευέλικτα ωράρια, για τους οποίους είναι απαραίτητος ο διαρκής υπολογισμός του συνολικού χρόνου εργασίας. Τα έγγραφα αυτού του τύπου λαμβάνουν υπόψη τον πραγματικό χρόνο εργασίας για τον μήνα κάθε τέτοιου υπαλλήλου (για κάθε ημέρα του μήνα), αναφέροντας το πλήρες όνομα και τον αριθμό προσωπικού του.

Η τήρηση αυτών των φύλλων χρόνου πραγματοποιείται από χρονομέτρη ή άλλο υπάλληλο που υποχρεούται να ασκήσει τη δραστηριότητα αυτή με εντολή της διοίκησης της εταιρείας. Η λογιστική για τις ώρες εργασίας είναι απαραίτητη για τις πλήρεις δραστηριότητες του λογιστηρίου, το οποίο υπολογίζει τους μισθούς, και του τμήματος ανθρώπινων πόρων, το οποίο ελέγχει την εργασία του προσωπικού.

1. Κανονισμοί για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων.

Αυτό το έγγραφο περιέχει πληροφορίες σχετικά με τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας στον τομέα της προστασίας προσωπικών δεδομένων, σε ποια τμήματα και σε ποια μέσα αποθηκεύονται αυτές οι πληροφορίες, με ποιους τρόπους συλλέγονται και επεξεργάζονται, ποιοι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση σε αυτές, ποιες δραστηριότητες πραγματοποιούνται για την προστασία των δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση από το προσωπικό της εταιρείας και τρίτα μέρη. Ο Κανονισμός για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων που εκπονήθηκε από το τμήμα HR πρέπει να υπογράφεται από τον επικεφαλής της εταιρείας.

Ο προγραμματισμός ως δραστηριότητα του τμήματος HR

Ο προγραμματισμός έχει δύο πτυχές. Σε γενικές γραμμές, αυτό είναι το όνομα για δραστηριότητες που στοχεύουν στην ανάπτυξη της στρατηγικής και της πολιτικής μιας εταιρείας, καθώς και στην επιλογή μεθόδων για την εφαρμογή τους. Ουσιαστικά, η εργασία αυτή καταλήγει στη συγγραφή σχεδίων - επίσημων εγγράφων συγκεκριμένου τύπου.

Σημαντικό στοιχείο αυτής της δραστηριότητας της εταιρείας είναι ο προγραμματισμός προσωπικού. Τα καθήκοντά της είναι να παρέχει στην εταιρεία ανθρώπινο δυναμικό στην απαιτούμενη ποσότητα και ποιότητα, να χρησιμοποιεί βέλτιστα το διαθέσιμο εργατικό δυναμικό, να βελτιώνει κοινωνικές σχέσειςστην επιχείρηση.

Υπάρχουν δύο προσεγγίσεις για τον προγραμματισμό προσωπικού:

1. Ανεξάρτητο (από εταιρείες που προετοιμάζουν, επιλεγμένο προσωπικό).
2. Υπόκειται στα κύρια σχέδια - οικονομικά, εμπορικά, παραγωγικά (για όλους τους άλλους οργανισμούς).

Επομένως, ο προγραμματισμός προσωπικού, κατά κανόνα, είναι δευτερεύων και καθορίζεται κοινό σύστημαΗ κατάρτιση εταιρικού σχεδίου και η υλοποίηση δραστηριοτήτων που σχετίζονται με το προσωπικό περιλαμβάνονται σε άλλα προγράμματα, ως προσθήκη και προδιαγραφή τους.

Δραστηριότητες όπως ο προγραμματισμός προσωπικού καθιστούν δυνατό τον προσδιορισμό:

• την ανάγκη της εταιρείας να αναπληρώσει το προσωπικό της: πόσοι υπάλληλοι θα χρειαστούν, πού και πότε, ποια εκπαίδευση πρέπει να έχουν.
• προγράμματα επαγγελματικών προσόντων για οποιαδήποτε θέση σε κάθε τμήμα (απαιτήσεις για διαφορετικές κατηγορίες εργαζομένων).
• τρόπους μείωσης των περιττών εργαζομένων και προσέλκυσης των απαραίτητων.
• βέλτιστη χρήση του προσωπικού σύμφωνα με τις δυνατότητές του·
• στρατηγικές για την ανάπτυξη του προσωπικού, τη βελτίωση των προσόντων του·
• μοντέλα δίκαιων αποδοχών, μέθοδοι παρακίνησης των εργαζομένων, παροχή κοινωνικών επιδομάτων.
• κόστος για τη δέσμη μέτρων που ελήφθησαν.

Όπως κάθε άλλος προγραμματισμός, έτσι και ο σχεδιασμός προσωπικού υπόκειται σε ορισμένες αρχές.

Ο βασικός κανόνας σήμερα είναι να εμπλέκονται όσο το δυνατόν περισσότερα άτομα στη διαδικασία σχεδιασμού. περισσότεροπροσωπικό της εταιρείας και όσο το δυνατόν νωρίτερα, από την αρχή κιόλας της κατάρτισης του σχεδίου. Για κοινωνικά έργα, που σχηματίζεται από τα τμήματα HR, αυτή η αρχή είναι πρωταρχικής σημασίας, για όλα τα άλλα είναι επιθυμητή.

Ο δεύτερος κανόνας του σχεδιασμού των δραστηριοτήτων ανθρώπινου δυναμικού είναι η συνέπεια. Η οικονομική δραστηριότητα της εταιρείας είναι συνεχής, το προσωπικό επίσης βρίσκεται σε συνεχή κίνηση, επομένως ο προγραμματισμός πρέπει να είναι μια διαρκής διαδικασία και όχι μια εφάπαξ δράση. Επιπλέον, αυτή η αρχή περιλαμβάνει την απαίτηση να λαμβάνονται υπόψη οι προοπτικές και η συνέχεια (έτσι ώστε τα μελλοντικά σχέδια να καταρτίζονται με βάση τα προηγούμενα). Τα αποτελέσματα προηγούμενων έργων θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την κατασκευή νέων.

Η αρχή της σταθερότητας του προγραμματισμού, στην οποία υπόκεινται τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού σε μια επιχείρηση στις δραστηριότητές τους, διασφαλίζει την εφαρμογή του τρίτου κανόνα: ευελιξία. Ευέλικτα σχέδια (συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχετίζονται με το προσωπικό) - εκείνα στα οποία οποιαδήποτε απόφαση μπορεί να προσαρμοστεί ανά πάσα στιγμή, εάν είναι απαραίτητο. Αυτή η ποιότητα επιτυγχάνεται με την παρουσία των λεγόμενων μαξιλαριών, τα οποία παρέχουν ελευθερία ελιγμών (εντός λογικών ορίων, φυσικά).

Μια άλλη σημαντική αρχή του προγραμματισμού του προσωπικού είναι η σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας: το κόστος των δραστηριοτήτων του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού για την ανάλυση και την κατάρτιση σχεδίων δεν πρέπει να υπερβαίνει το αποτέλεσμα της εφαρμογής τους.

Διαμόρφωση των απαραίτητων συνθηκών για να καταστεί δυνατή η υλοποίηση του σχεδίου - όχι λιγότερο σημαντικός κανόναςοποιονδήποτε προγραμματισμό.

Όλες αυτές οι διατάξεις είναι καθολικές και εφαρμόζονται σε όλα τα επίπεδα διοίκησης, όχι μόνο σε σχέση με το προσωπικό. Και κάθε περίπτωση, φυσικά, θα έχει τις δικές της ιδιαιτερότητες.

Έτσι, όταν σχεδιάζουμε τις δραστηριότητες οποιουδήποτε τμήματος της εταιρείας, πρέπει να λαμβάνουμε υπόψη την αρχή των σημείων συμφόρησης: η συνολική παραγωγικότητα της ομάδας αντιστοιχεί στην παραγωγικότητα του πιο τεμπέλη και αργού υπαλλήλου. Ωστόσο, περισσότερα υψηλό επίπεδοΌταν πρόκειται για τις δραστηριότητες ολόκληρης της εταιρείας, αυτή η αρχή δεν λειτουργεί.

Ένας από τους στόχους του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού που πραγματοποιεί τον προγραμματισμό προσωπικού είναι να εξασφαλίσει την καλύτερη ανάπτυξη των δυνατοτήτων και την πλήρη χρήση των ικανοτήτων των εργαζομένων, τα κίνητρά τους, λαμβάνοντας υπόψη τις συνέπειες των διοικητικών αποφάσεων που λαμβάνονται στην εταιρεία (κοινωνικές, οικονομικές , και τα λοιπά.).

Το προσωπικό σήμερα είναι ο κύριος παράγοντας που επηρεάζει την αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης. Η επιτυχία του σχεδιασμού μπορεί να κριθεί από το αν επιτυγχάνονται οι στρατηγικοί στόχοι της εταιρείας.

Στις σύγχρονες επιχειρηματικές δραστηριότητες, το τμήμα HR σε μια επιχείρηση είναι συχνά μια από τις πιο σημαντικές δομές, καθώς οι ευθύνες του επηρεάζουν άμεσα τη νομιμότητα των δραστηριοτήτων της εταιρείας και τις εργασιακές σχέσεις με τους εργαζομένους. Αλλά δεν γνωρίζουν όλοι οι εργοδότες, ακόμη και οι εξειδικευμένοι ειδικοί, τι κάνει το τμήμα HR σε κάθε συγκεκριμένη περίπτωση, καθώς οι λειτουργίες του μπορεί να διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με τις επιχειρηματικές οντότητες.

Τμήμα HR - τι είναι;

Πρώτα απ 'όλα, το τμήμα προσωπικού είναι μια δομή που ασχολείται με τη διεξαγωγή αρχείων προσωπικού σε μια επιχείρηση. Δηλαδή με την επισημοποίηση των εργασιακών σχέσεων στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων. Έτσι, στην πραγματικότητα, είναι ενδιάμεσος μεταξύ εργοδότη και εργαζομένων, ο οποίος διασφαλίζει τη σωστή διαδικαστική καταγραφή των περισσότερων πτυχών της εργασιακής σχέσης.

Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι, παρόλο που η ίδια η υπηρεσία προσωπικού διαμορφώνεται κατά κύριο λόγο τουλάχιστον σε μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, οι λειτουργίες και οι ευθύνες της πρέπει να εκπληρώνονται σε κάθε περίπτωση. Έτσι, οι λειτουργίες του τμήματος HR μπορούν να εκτελούνται από ατομικός επιχειρηματίαςπροσωπικά, λογιστή ή δικηγόρο της επιχείρησης ή ακόμη και εξωτερικό ειδικό που εμπλέκεται, ανάλογα με τις ειδικές ανάγκες για τη διενέργεια αρχείων προσωπικού.

Συχνά, στο τμήμα HR ανατίθενται πρόσθετες αρμοδιότητες για τη διαχείριση προσωπικού και τη διαχείριση του οργανισμού. Τα κύρια κανονιστικά έγγραφα σύμφωνα με τα οποία λειτουργεί το τμήμα HR είναι:

• Κώδικας Εργασίας Ρωσική Ομοσπονδία. Με βάση αυτό το έγγραφο εκτελούνται οι περισσότερες διαδικασίες που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της διαχείρισης αρχείων προσωπικού.
• Απόφαση της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής Αρ. 1 της 01/05/2004. Αυτό το ψήφισμα εισήγαγε ενοποιημένα λογιστικά έντυπα που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση αρχείων προσωπικού. Από το 2013, ωστόσο, έχουν γίνει προαιρετικές, αλλά εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται στις περισσότερες επιχειρήσεις.
• Κυβερνητικό Διάταγμα Νο 225 της 16ης Απριλίου 2003. Το διάταγμα αυτό ρυθμίζει. Οι άμεσες οδηγίες συμπλήρωσής τους, που πρέπει να ληφθούν υπόψη και από τους υπαλλήλους προσωπικού, ρυθμίζονται με την υπ' αριθμ. 69 Απόφαση του Υπουργείου Εργασίας της 10ης Οκτωβρίου 2003.
• Κυβερνητικό Διάταγμα Νο. 719 της 27ης Νοεμβρίου 2006. Αυτό το έγγραφο ρυθμίζει την τήρηση στρατιωτικών αρχείων σε οργανισμούς, τα οποία συνήθως ανατίθενται επίσης στους αξιωματικούς προσωπικού της επιχείρησης, ωστόσο, μπορεί επίσης να ανατεθεί σε ξεχωριστή μονάδα εντός του οργανισμού.

Τα πρότυπα των παραπάνω εγγράφων είναι τα θεμελιώδη νομική ρύθμισηδραστηριότητες των εργαζομένων στο προσωπικό. Εκτός από αυτούς, οι υπάλληλοι HR πρέπει επίσης να κατανοούν τους τοπικούς κανονισμούς που ισχύουν σε έναν συγκεκριμένο εργοδότη. Θα πρέπει επίσης να γίνει κατανοητό ότι μεμονωμένες κρατικές υπηρεσίες μπορεί να προβλέπουν διαφορετική διαδικασία για τη διενέργεια διαδικασιών προσωπικού, η οποία μπορεί επίσης να ρυθμίζεται από χωριστούς ομοσπονδιακούς ή περιφερειακούς κανονισμούς.

Λειτουργίες και αρμοδιότητες του τμήματος HR - τι κάνει

Στην πράξη, η απάντηση στο ερώτημα τι κάνει το τμήμα HR, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των επιμέρους επιχειρηματικών οντοτήτων. Αλλά γενικά, στον τομέα της ευθύνης υπηρεσία προσωπικούΟι ακόλουθες λειτουργίες εντός της επιχείρησης μπορούν να αποδοθούν:

Εκτός από τις προαναφερθείσες βασικές λειτουργίες που είναι εγγενείς στα περισσότερα τμήματα HR, το σύγχρονο HR μπορεί επίσης να περιλαμβάνει πρόσθετες λειτουργίες, που περιλαμβάνουν:

• Καινοτόμο.Αυτή η λειτουργία έγκειται στο γεγονός ότι ένα αποτελεσματικό τμήμα ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να βελτιώνει συνεχώς τις μεθόδους ροής εγγράφων στις πολιτικές της επιχείρησης και του προσωπικού γενικότερα.
• Κοινωνικός.Το έργο των σύγχρονων στελεχών προσωπικού συχνά περιλαμβάνει όχι μόνο την επίσημη εφαρμογή των απαιτούμενων προτύπων, αλλά και την εκπλήρωση πλήρους φάσματος αρμοδιοτήτων που σχετίζονται με τη διαχείριση του προσωπικού, τη δημιουργία ενός υψηλής ποιότητας ψυχολογικού μικροκλίματος στην ομάδα και την παρακίνηση των εργαζομένων.

Αν δούμε πιο συγκεκριμένα παραδείγματα των ευθυνών του τμήματος HR και των υπαλλήλων του, μπορεί να μοιάζουν με αυτό:

• Προσδιορισμός των αναγκών της επιχείρησης για ορισμένους υπαλλήλους.Είναι οι ειδικοί ανθρώπινου δυναμικού στους οποίους ανατίθεται συχνά η λήψη τελικών αποφάσεων σχετικά με την ανάγκη προσέλκυσης μεμονωμένων εργαζομένων, για παράδειγμα, βάσει αιτήσεων από άλλα δομικά τμήματα της επιχείρησης και συγκρίνοντάς τα με πληροφορίες σχετικά με τις οικονομικές δυνατότητες της εταιρείας.
• Εύρεση κατάλληλων υπαλλήλων και εξασφάλιση της πρόσληψής τους.Οι υπάλληλοι του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού αναζητούν τις περισσότερες φορές κατάλληλους υποψήφιους για τις διαθέσιμες κενές θέσεις και διασφαλίζουν την αποτελεσματική πλήρωσή τους, καθώς και τον πρωταρχικό έλεγχο των γνώσεων των αιτούντων. Σε αυτό το στάδιο, είναι επίσης σημαντική η συνεργασία με τα πραγματικά τμήματα που έχουν ανάγκη από εργαζόμενους.
• Διατήρηση . Το προσωπικό HR καταρτίζει τον πίνακα προσωπικού και τον προσαρμόζει σε σχέση με διάφορες εκδηλώσεις - απολύσεις εργαζομένων, διακοπές και αναρρωτική άδεια, διασφαλίζοντας τη συνεχή λειτουργία του οργανισμού.
• Δουλεύω με . Η τήρηση βιβλίων εργασίας, η αποθήκευση τους, η έκδοσή τους, η εγγραφή σε αυτά κ.λπ. – όλα αυτά είναι τα άμεσα καθήκοντα της υπηρεσίας προσωπικού της επιχείρησης.
• Καταχώρηση τοπικών κανονισμών.Είναι η υπηρεσία προσωπικού που συχνά αναπτύσσει και υλοποιεί την εσωτερική τεκμηρίωση της επιχείρησης, με την επιφύλαξη της κοινής εξέτασης με την άμεση διεύθυνση.
• Βελτίωση των προσόντων των εργαζομένων.Η εν λόγω υπηρεσία έχει επίσης συχνά ως μία από τις αρμοδιότητές της την παρακολούθηση των γνώσεων των εργαζομένων και τη διασφάλιση ότι αυτοί υποβάλλονται τακτικά σε δραστηριότητες κατάρτισης και ανάπτυξης.
• Διατήρηση . Παρά το γεγονός ότι ο νόμος απαιτεί την οργάνωση ξεχωριστού γραφείου στρατιωτικής εγγραφής στην επιχείρηση, στις περισσότερες περιπτώσεις περιλαμβάνεται στη δομή προσωπικού του οργανισμού.
• Διαχείριση εγγράφων στον τομέα του HR.Έκδοση πιστοποιητικών και εγγράφων σχετικά με την απασχόλησή τους σε υπαλλήλους, εγγραφή και αρχειοθέτηση παραγγελιών από τον εργοδότη - όλη αυτή η ροή εγγράφων μπορεί να πραγματοποιηθεί όχι μόνο από το γραφείο, αλλά και από τους υπαλλήλους του προσωπικού, ειδικά εάν δεν υπάρχει ξεχωριστό γραφείο εντός του οργανισμού.
• Ανάλυση της πολιτικής προσωπικού και της τρέχουσας δομής προσωπικού της επιχείρησης.Το τμήμα HR θα πρέπει να διεξάγει τεκμηριωμένη έρευνα σχετικά με την αποτελεσματική χρήση των πόρων εργασίας και να προτείνει ορισμένα μέτρα για τη βελτιστοποίηση των υφιστάμενων διαδικασιών.
• Διασφάλιση πειθαρχίας στην επιχείρηση.Η απονομή και η χορήγηση κινήτρων στους εργαζομένους τις περισσότερες φορές συντονίζεται επίσης με το τμήμα HR της εταιρείας.

Αυτή είναι μόνο μια μικρή λίστα με τις κύριες αρμοδιότητες του τμήματος HR. Εάν η επιχείρηση διαθέτει προοδευτικά μοντέλα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, τα οποία επίσης συχνά ανατίθενται σε στελέχη προσωπικού, τότε το φάσμα των αρμοδιοτήτων τους μπορεί να είναι ακόμη ευρύτερο. Και λαμβάνοντας υπόψη τις κύριες αρμοδιότητες αυτών των εργαζομένων, πρέπει να σημειωθεί ότι η εν λόγω δομή σε όλες σχεδόν τις πτυχές των δραστηριοτήτων της πρέπει να βρίσκεται σε επαφή με άλλα μέρη της εργασιακής διαδικασίας.

Διαφορές μεταξύ του τμήματος HR και του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού

Οι έννοιες της διαχείρισης προσωπικού και του ανθρώπινου δυναμικού θεωρούνται συχνά πανομοιότυπες στις ρωσικές επιχειρήσεις, αλλά αυτό δεν συμβαίνει. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να σημειωθεί ότι το κύριο καθήκον του τμήματος HR είναι να εκπληρώσει όλες τις διαδικαστικές απαιτήσεις του νόμου. Ενώ το τμήμα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRM) ασχολείται με την πραγματική οργάνωση της εργασίας. Ωστόσο, στην πράξη, αυτές οι έννοιες μπορούν συχνά να εφαρμοστούν σε μία δομική μονάδα.

Ωστόσο, οι εργαζόμενοι ανθρώπινου δυναμικού τις περισσότερες φορές δεν απαιτείται να αναζητήσουν και να δοκιμάσουν αποτελεσματικά ειδικούς υψηλής ειδίκευσης, να εξασφαλίσουν τη διατήρηση ενός εργασιακού μικροκλίματος, να πραγματοποιήσουν εκπαίδευση και κοινωνική έρευνα. Ταυτόχρονα, οι ειδικοί HR ενδέχεται να μην απαιτείται να έχουν γνώση των πραγματικών διαδικαστικών προτύπων και νομικών απαιτήσεων. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να παρέχουν πρακτικά αποτελεσματικές και αποτελεσματικές μεθόδουςδιαχείριση και χρήση του προσωπικού σε εργασιακές δραστηριότητες, αντί για παρακολούθηση της ροής των εγγράφων και των νομικών απαιτήσεων.

Άλλες αποχρώσεις των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας προσωπικού στον οργανισμό

Όπως μπορεί να γίνει κατανοητό από τις βασικές αρχές του τμήματος HR, αυτή η δομή δεν μπορεί να κάνει χωρίς συνεχή αλληλεπίδραση με άλλα δομικά τμήματα της επιχείρησης. Ταυτόχρονα, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού αλληλεπιδρά τόσο με το διοικητικό και διευθυντικό προσωπικό της επιχείρησης όσο και με το συνηθισμένο προσωπικό παραγωγής σε έναν ή τον άλλο βαθμό. Από την άποψη της αλληλεπίδρασης με δομικές μονάδες, οι περισσότερες επαφές γίνονται με:

Οι εργοδότες θα πρέπει να δώσουν ιδιαίτερη προσοχή στον αριθμό των εργαζομένων στο τμήμα HR. Κατά μέσο όρο, η πρακτική δείχνει ότι στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας εργαζόμενος ανά περίπου 100 υπαλλήλους επαρκεί για την υλοποίηση βασικών λειτουργιών προσωπικού. Ωστόσο, εάν μια επιχείρηση εφαρμόζει μεθόδους HR αποτελεσματικής και σταθερής διαχείρισης προσωπικού, ασχολείται με καινοτόμα και εσωτερικά κοινωνικά ζητήματα στον οργανισμό, τότε ίσως είναι σκόπιμο να προσελκύσει έναν ειδικό για 20-50 υπαλλήλους του οργανισμού, ανάλογα με τα συγκεκριμένα καθήκοντα που ορίζονται για το τμήμα προσωπικού.

Στις μικρές επιχειρήσεις, η παρουσία ενός πλήρους τμήματος προσωπικού δεν είναι κατ' αρχήν υποχρεωτική. Έτσι, είναι κοινή πρακτική για έναν μεμονωμένο επιχειρηματία ή διευθυντή να εκτελεί όλες τις λειτουργίες των υπαλλήλων προσωπικού. Ή μεταβιβάζονται σε δικηγόρους ή λογιστές που έχουν τις κατάλληλες δεξιότητες, εκπαίδευση ή εργασιακή εμπειρία. Ένας άλλος τρόπος οργάνωσης της εργασίας μιας επιχείρησης χωρίς τμήμα προσωπικού μπορεί να είναι η συμμετοχή τρίτων ειδικών ή γραφείων πρόσληψης, μεταξύ άλλων σε μορφή - αυτή η προσέγγιση θα είναι ιδιαίτερα σημαντική εάν είναι απαραίτητο να εκτελεστεί μια καθαρά διαδικαστική λειτουργία της υπηρεσίας προσωπικού .

Εισαγωγή

1. Έννοια, καθήκοντα και λειτουργίες της υπηρεσίας προσωπικού

2. Βασικές αρχές της υπηρεσίας HR

2.1 Κανονισμοί για το τμήμα HR

2.2 Περιγραφές θέσεων εργασίας υπαλλήλων του τμήματος HR

2.3 Δομή και μορφές υπηρεσίας προσωπικού

2.4 Πρότυπα εργασίας για υπαλλήλους ανθρώπινου δυναμικού

3. Κανονισμοί που διέπουν θέματα Διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού στη Ρωσία

4. Έγγραφα HR

4.1 Σύμβαση εργασίας

4.2 Παραγγελίες για το προσωπικό

4.3 Προσωπική κάρτα υπαλλήλου

4.4 Αρχείο εργασιών

4.5 Μητρώα λογιστικής και ελέγχου και εσωτερική επίσημη αλληλογραφία

συμπέρασμα

Κατάλογος πηγών που χρησιμοποιήθηκαν

Εισαγωγή

Το θέμα της εργασίας είναι «Οργάνωση της εργασίας της υπηρεσίας προσωπικού».

Η υπηρεσία HR είναι η επαγγελματική κάρτα της επιχείρησης. Το πρώτο βήμα ενός ατόμου σε μια επιχείρηση είναι η υπηρεσία προσωπικού. Και είναι στη φύση του ανθρώπου να θυμάται την αρχή και το τέλος διαφόρων γεγονότων. Αυτό έχει διαπιστωθεί από ψυχολόγους. Για κάθε άτομο χρειάζεται απλώς να βρεις τη θέση σου. Σε ένα μέρος ένας υπάλληλος είναι αναποτελεσματικός, αλλά σε άλλο είναι μια ιδιοφυΐα. Σε κάθε ένα μπορεί να βρει ικανότητες που θα επιτρέψουν σε ένα άτομο να εργαστεί σε έναν συγκεκριμένο τομέα με τη μέγιστη απόδοση.

Η συνάφεια του θέματος δικαιολογείται από το γεγονός ότι η απαραίτητη πρόσληψη προσωπικού, ο ορθολογισμός της επιλογής και το σχέδιο στρατηγικής προσωπικού, ο απαιτούμενος αριθμός προσωπικού θα εξαρτηθούν από τη σωστή οργάνωση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιών προσωπικού, έτσι ώστε στο μέλλον θα μπορούσε να εφαρμόσει πολιτικές προσωπικού χωρίς να επιτρέπει μειώσεις ή απολύσεις προσωπικού.

Ο σκοπός αυτής της εργασίας είναι να αναλύσει την οργάνωση της υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού σε μια επιχείρηση.

Για την επίτευξη αυτού του στόχου, είναι απαραίτητο να επιλυθούν οι ακόλουθες εργασίες:

προσδιορίζει τα καθήκοντα και τις λειτουργίες της υπηρεσίας προσωπικού της επιχείρησης·

μελέτη και ανάλυση κανονιστικών εγγράφων που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού·

εξερευνήστε τα χαρακτηριστικά της τεκμηρίωσης προσωπικού.

Αντικείμενο μελέτης είναι η υπηρεσία προσωπικού του οργανισμού.

Το αντικείμενο της εργασίας είναι έγγραφα που ρυθμίζουν το έργο της υπηρεσίας προσωπικού του οργανισμού.

Εργασία μαθήματοςαποτελείται από μια εισαγωγή, τέσσερα κεφάλαια, ένα συμπέρασμα, έναν κατάλογο των πηγών που χρησιμοποιήθηκαν και ένα παράρτημα.

1. Έννοια, καθήκοντα και λειτουργίες της υπηρεσίας προσωπικού

Η υπηρεσία προσωπικού (υπηρεσία διαχείρισης προσωπικού) είναι μια δομική μονάδα εξουσιοδοτημένη να διεξάγει τη διαχείριση προσωπικού και την οργανωτική και μεθοδολογική διαχείριση των δραστηριοτήτων διαχείρισης προσωπικού που υλοποιούνται στην επιχείρηση.

Επί του παρόντος, οι υπηρεσίες HR μπορούν να εκτελέσουν τις ακόλουθες λειτουργίες:

· σχεδιασμός εργατικού δυναμικού - προσδιορισμός αναγκών προσωπικού ανάλογα με τη στρατηγική του οργανισμού, αναζήτηση ειδικών, δημιουργία αποθεματικού προσωπικού.

· παροχή προσωπικού - επιλογή υποψηφίων και επιλογή προσωπικού από την εφεδρική ομάδα.

· οργάνωση εργασιών γραφείου - προετοιμασία και εκτέλεση εγγράφων προσωπικού (συμβάσεις, παραγγελίες, βιβλία εργασίας κ.λπ.), οργάνωση εργασιών μαζί τους (καταχώριση, έλεγχος, τρέχουσα αποθήκευση, ονοματολογία υποθέσεων, εξέταση αξίας, προετοιμασία και μεταφορά σε αποθήκευση σε το αρχείο)·

· διεξαγωγή πιστοποίησης των εργαζομένων του οργανισμού ·

· εκπαίδευση, επανεκπαίδευση και προηγμένη εκπαίδευση του προσωπικού·

· ανάλυση της κίνησης και της εναλλαγής προσωπικού·

· τον εντοπισμό της κοινωνικής έντασης στην ομάδα και την ανακούφισή της·

· συντονισμός των εργασιών για τη σταθεροποίηση των συνθηκών εργασίας και τη συμμόρφωση με τα μέτρα ασφαλείας·

· διαχείριση πειθαρχίας.

Τα τελευταία χρόνια, έχει προταθεί ότι οι λειτουργίες της υπηρεσίας προσωπικού περιλαμβάνουν την οργάνωση των αποδοχών, που συνεπάγεται την πιστοποίηση των θέσεων εργασίας, τον καθορισμό της δομής των αποδοχών και τη δομή των παροχών, ένα σύστημα δεικτών εργασίας και ανάλυση αγορά εργασίας.

Τα κύρια καθήκοντα της εργασίας του προσωπικού σε μια επιχείρηση μπορούν να χωριστούν στους ακόλουθους τομείς:

.Η διεύθυνση λογιστικής και ελέγχου της εργασίας του προσωπικού περιλαμβάνει την επίλυση των ακόλουθων κύριων εργασιών:

· πρόσληψη εργαζομένων στην επιχείρηση·

· Λογιστική των εργαζομένων?

· απόλυση εργαζομένων ·

· εργασία με προσωρινά απόντες υπαλλήλους της επιχείρησης (αυτοί που βρίσκονται σε διακοπές, απουσιάζουν λόγω ασθένειας, έχουν πάει σε επαγγελματικά ταξίδια κ.λπ.).

2. Σχεδιαστική και ρυθμιστική κατεύθυνση:

· επιλογή (αναζήτηση και επιλογή) εργαζομένων για την επιχείρηση.

· τοποθέτηση υπαλλήλων επιχείρησης·

· μετεγκατάσταση εργαζομένων της επιχείρησης·

· είσοδος στη θέση και προσαρμογή των εργαζομένων.

3. Αναφορά και αναλυτική κατεύθυνση εργασιών προσωπικού:

· μελέτη εργαζομένων?

· αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων·

· αναλυτική εργασία?

· προετοιμασία εκθέσεων.

4. Κατεύθυνση συντονισμού και ενημέρωσης:

· επαγγελματική κατάρτιση (κατάρτιση και επανεκπαίδευση) των εργαζομένων·

· οργάνωση της υποδοχής των εργαζομένων της εταιρείας (για επίσημα και προσωπικά θέματα).

· εργασία με γραπτά αιτήματα από υπαλλήλους της επιχείρησης·

· αρχειακό και αναφορικό έργο.

5. Οργανωτική και μεθοδολογική κατεύθυνση:

· τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων των εργαζομένων της επιχείρησης·

· εργασία προσωπικού σε τμήματα της επιχείρησης ·

· Σχεδιασμός ανθρώπινου δυναμικού;

· διαχείριση της εργασίας του προσωπικού.

Όλα τα καθήκοντα του τμήματος HR καθορίζονται από τις ιδιαιτερότητες του έργου του οργανισμού, λαμβάνοντας υπόψη:

· μέγεθος του οργανισμού·

· επιχειρηματική κατεύθυνση (παραγωγή, εμπόριο, παροχή υπηρεσιών στον πληθυσμό).

· στρατηγικούς στόχους του οργανισμού·

· στάδιο ανάπτυξης του οργανισμού ·

· αριθμός προσωπικού·

· καθήκοντα προτεραιότητας της εργασίας με το προσωπικό.

Οι αρχές δημιουργίας ενός σύγχρονου συστήματος διαχείρισης προσωπικού είναι:

· αποτελεσματικότητα επιλογής και τοποθέτησης εργαζομένων·

· δίκαιη αμοιβή και κίνητρα, ανταμοιβή όχι μόνο για ατομικά αλλά και συλλογικά επιτεύγματα.

· προαγωγή των εργαζομένων σύμφωνα με τα εργασιακά αποτελέσματα, τα προσόντα, τις ικανότητες, τα προσωπικά ενδιαφέροντα και τις ανάγκες του οργανισμού·

· γρήγορη και αποτελεσματική λύση σε προσωπικά προβλήματα.

Το έργο των υπηρεσιών προσωπικού έχει δύο κατευθύνσεις: τακτική και στρατηγική.

Στο πλαίσιο της τακτικής κατεύθυνσης, διεξάγεται συνεχής εργασία προσωπικού:

· ανάλυση της κατάστασης και σχεδιασμός των αναγκών προσωπικού, ανάπτυξη χρονοδιαγραμμάτων στελέχωσης, πρόσληψη, αξιολόγηση και επιλογή προσωπικού.

·Δοκιμή.

· προγραμματισμός άμεσων μετακινήσεων και απολύσεων προσωπικού, τρέχουσα λογιστική και έλεγχος, εκπαίδευση, μετεκπαίδευση και προηγμένη κατάρτιση, σχηματισμός αποθεματικού για προαγωγή, προώθηση οργανωτικών αξιών και εκπαίδευση του προσωπικού στο πνεύμα τους.

Η κύρια δραστηριότητα των υπηρεσιών προσωπικού θεωρείται ότι είναι ο σχηματισμός εργατικών πόρων: ο σχεδιασμός της ανάγκης τους και η οργάνωση πρακτικών δραστηριοτήτων για την πρόσληψη προσωπικού, η επίλυση συγκρούσεων και η εφαρμογή κοινωνικής πολιτικής.

Η ουσία της εργασίας του προσωπικού είναι να καθοριστεί τι ακριβώς, από ποιον, πώς και με ποια βοήθεια πρέπει να γίνει στην πράξη σε μια δεδομένη στιγμή στον τομέα της διαχείρισης προσωπικού. Η λύση σε αυτές τις καθημερινές εργασίες βασίζεται σε διοικητικές μεθόδους.

Η στρατηγική κατεύθυνση του έργου των υπηρεσιών προσωπικού επικεντρώνεται στη διαμόρφωση της πολιτικής προσωπικού του οργανισμού - ένα σύστημα θεωρητικών απόψεων, ιδεών, απαιτήσεων, πρακτικών δραστηριοτήτων στον τομέα της εργασίας με το προσωπικό, τις κύριες μορφές και μεθόδους του.

Με βάση αυτό το κεφάλαιο, μπορούμε να σημειώσουμε ότι η υπηρεσία προσωπικού είναι ένας υποχρεωτικός σύνδεσμος στην οργάνωση μιας επιχείρησης και τα καθήκοντα της υπηρεσίας προσωπικού εξαρτώνται από τους τομείς δραστηριότητας της επιχείρησης. Και επίσης η σωστή οργάνωση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού είναι το κλειδί για την ευημερία της επιχείρησης, αλλά το έργο της υπηρεσίας προσωπικού δεν περιορίζεται στη λογιστική και τη στατιστική, καθώς αποτελεί τη βάση για την ανάλυση και τον σχεδιασμό των δυνατοτήτων της επιχείρησης.

2. Βασικές αρχές της υπηρεσίας HR

1 Κανονισμοί για το τμήμα HR

Ένα από τα πρώτα στάδια στην οργάνωση της εργασίας μιας επιχείρησης είναι η κατάρτιση κανονισμών για το τμήμα προσωπικού. Περιλαμβάνει τα καθήκοντα, τις λειτουργίες, τα δικαιώματα και τις ευθύνες του προσωπικού του οργανισμού.

· Οι Κανονισμοί του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού περιλαμβάνουν διάφορες ενότητες:

· γενικές προμήθειες;

·καθήκοντα;

·δομή;

λειτουργίες?

· σχέσεις με άλλα τμήματα της επιχείρησης·

· Δικαιώματα

· ευθύνη.

Η ενότητα «Γενικές διατάξεις» υποδεικνύει την υπαγωγή του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού στον διευθυντή της επιχείρησης.

Η ενότητα "Εργασίες" περιέχει σαφώς διατυπωμένους τομείς των δραστηριοτήτων του τμήματος, οι σημαντικότεροι από τους οποίους είναι η οργάνωση της εργασίας για τη διασφάλιση της επιλογής, της τοποθέτησης και της χρήσης εργαζομένων και ειδικών. σχηματισμός σταθερής ομάδας εργασίας· δημιουργία αποθεματικού· οργάνωση ενός συστήματος λογιστικής προσωπικού.

Η ενότητα "Δομή" υποδεικνύει τη διαδικασία ανάπτυξης και έγκρισης της δομής του τμήματος, της αριθμητικής του σύνθεσης, των τομέων εργασίας και των ανατεθέντων τμημάτων του τμήματος.

Η ενότητα «Λειτουργίες» εξετάζει τις λειτουργικές ευθύνες στον τομέα της εργασίας του προσωπικού:

· ανάπτυξη σχεδίων στελέχωσης·

· εγγραφή εισδοχής, μεταφοράς και απόλυσης εργαζομένων σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία ·

· λογιστική του προσωπικού της επιχείρησης ·

· αποθήκευση και συμπλήρωση βιβλίων εργασίας, τεκμηρίωση εργασιών γραφείου.

· έλεγχος της εκτέλεσης από τους επικεφαλής των τμημάτων παραγγελιών και οδηγιών για εργασία με το προσωπικό.

· μελέτη της κίνησης του προσωπικού, ανάλυση εναλλαγής προσωπικού, ανάπτυξη μέτρων για την εξάλειψή της.

· ανάλυση της σύνθεσης και των επιχειρηματικών ιδιοτήτων των ειδικών της επιχείρησης με σκοπό την ορθολογική χρήση τους·

· δημιουργία συνθηκών για τη βελτίωση του επιπέδου εκπαίδευσης και προσόντων των ειδικών·

· εργασίες για τη δημιουργία αποθεματικού για υποψηφιότητες·

· προετοιμασία προτάσεων για τη βελτίωση της τοποθέτησης και χρήσης των εργαζομένων·

· προετοιμασία και συστηματοποίηση υλικών για την επιτροπή πιστοποίησης·

· προετοιμασία υλικών για την παροχή κινήτρων και βραβείων εργαζομένων, ειδικών και εργαζομένων.

· λήψη μέτρων για την εύρεση εργασίας για απολυμένους εργαζομένους·

· παρακολούθηση και καθοδήγηση των υπαλλήλων του τμήματος προσωπικού·

· οργάνωση του ελέγχου της κατάστασης της εργασιακής πειθαρχίας και των εσωτερικών κανονισμών εργασίας·

· Διατήρηση όλων των αναφορών για θέματα προσωπικού.

Η ενότητα "Σχέσεις με άλλα τμήματα της επιχείρησης" περιέχει μια λίστα εγγράφων που λαμβάνονται από το τμήμα προσωπικού και έγγραφα που αποστέλλονται από το τμήμα προσωπικού σε άλλα τμήματα.

Από άλλα τμήματα, το τμήμα προσωπικού λαμβάνει αιτήσεις για πρόσληψη εργαζομένων και υπαλλήλων, προτάσεις για κίνητρα και προγράμματα διακοπών.

Από το τμήμα HR, πληροφορίες για παραβάτες της εργασιακής πειθαρχίας, αντίγραφα εντολών για πρόσληψη, μεταφορά εντός της επιχείρησης, απόλυση προσωπικού, αλλαγές στους κανονισμούς εργασίας και πληροφορίες για θέματα εργασιακής πειθαρχίας αποστέλλονται στα τμήματα.

Η ενότητα "Δικαιώματα" υποδεικνύει τις κύριες εξουσίες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού:

· το δικαίωμα να απαιτούνται από όλα τα τμήματα της επιχείρησης υλικά που είναι απαραίτητα για την πλήρη λειτουργία του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού·

· το δικαίωμα υποδοχής υπαλλήλων της επιχείρησης σε θέματα εισδοχής, μετεγκατάστασης και απόλυσης ·

· το δικαίωμα επικοινωνίας με άλλους οργανισμούς για θέματα επιλογής προσωπικού·

· το δικαίωμα να απαιτήσει από άλλα τμήματα την υποχρεωτική εφαρμογή εκείνων των οδηγιών που προβλέπονται από τους κανονισμούς για το τμήμα προσωπικού.

Στην ενότητα «Ευθύνη» καθορίζεται η ευθύνη του προϊσταμένου του τμήματος προσωπικού για την εκτέλεση των καθηκόντων που ανατίθενται στο τμήμα και η ευθύνη των υπαλλήλων του τμήματος, η οποία καθορίζεται περιγραφές εργασίας.

2.2 Περιγραφές θέσεων εργασίας υπαλλήλων του τμήματος HR

Η περιγραφή εργασίας ενός υπαλλήλου του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού, όπως και κάθε άλλη περιγραφή εργασίας, σύμφωνα με την παράγραφο 5 της απόφασης του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 9ης Φεβρουαρίου 2004 αριθ. 9 «Σχετικά με την έγκριση της Διαδικασίας για την εφαρμογή του Ενιαίος Κατάλογος Προσόντων Θέσεων Διευθυντών, Ειδικών και Εργαζομένων» αποτελείται από τρεις ενότητες: «Εργασιακές Ευθύνες», «Απαιτήσεις Γνώσεων» και «Απαιτήσεις προσόντων».

Τα καθήκοντα του προϊσταμένου του τμήματος HR είναι:

· διαχείριση του έργου του τμήματος·

· εξασφάλιση της εκτέλεσης της εργασίας ·

· ανάπτυξη της απαραίτητης τεκμηρίωσης, προτάσεων, συστάσεων, οδηγιών.

· τη διασφάλιση της ορθολογικής χρήσης υλικών, οικονομικών και τεχνικά μέσα;

· εκτέλεση εργασιών για την προστασία πληροφοριών που συνιστούν εμπορικό μυστικό·

· εξασφάλιση ορθολογικής κατανομής του φόρτου εργασίας μεταξύ των υπαλλήλων του τμήματος·

· δημιουργία συνθηκών για προηγμένη εκπαίδευση του προσωπικού·

· παρακολούθηση της συμμόρφωσης των εργαζομένων με τους εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας, τους κανόνες και κανονισμούς ασφάλειας, την παραγωγή και την εργασιακή πειθαρχία·

· την υποβολή προτάσεων για την επιβράβευση διακεκριμένων εργαζομένων και την επιβολή κυρώσεων σε παραβάτες της πειθαρχίας παραγωγής και εργασίας·

· διασφάλιση της προετοιμασίας των νόμιμων εκθέσεων.

Ο επικεφαλής του τμήματος HR πρέπει να γνωρίζει:

· Ψηφίσματα, εντολές, εντολές, άλλα διοικητικά και κανονιστικά έγγραφα ανώτερων και άλλων οργάνων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του τμήματος·

· βασικά στοιχεία της οικονομίας, της οργάνωσης και της διαχείρισης της εργασίας·

· εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας·

· κανόνες και κανονισμοί προστασίας της εργασίας, ασφάλειας, βιομηχανικής υγιεινής και πυροπροστασίας.

Στους δημοσιονομικούς οργανισμούς υπάρχουν απαιτήσεις προσόντων που πρέπει να θεσπιστούν μισθοί. Για παράδειγμα, η παρουσία υψηλότερων επαγγελματική εκπαίδευσηκαι τουλάχιστον 5ετή σχετική εργασιακή εμπειρία. Για τους εμπορικούς οργανισμούς, τέτοιες απαιτήσεις μπορούν να χρησιμεύσουν μόνο ως κατευθυντήρια γραμμή κατά τον καθορισμό των μισθών.

Κατά κανόνα, ο πίνακας προσωπικού του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει τις ακόλουθες θέσεις: επικεφαλής του τμήματος HR. Επιθεωρητής HR; ψυχολόγος; Ειδικός HR και άλλοι.

2.3 Δομή και μορφές υπηρεσίας προσωπικού

Οι οργανωτικές μορφές της υπηρεσίας προσωπικού μπορεί να είναι οι εξής:

· τμήμα προσωπικού;

· διαχείριση προσωπικού;

·Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού;

· Τμήμα ανθρωπίνων πόρων;

κέντρο προσωπικού

Οι εργασίες γραφείου στην υπηρεσία προσωπικού μπορούν να πραγματοποιηθούν από ένα άτομο - έναν επιθεωρητή προσωπικού (διευθυντή) ή τον γραμματέα του διευθυντή.

Κατά την επιλογή μιας οργανωτικής μορφής για την υπηρεσία προσωπικού, ο διευθυντής πρέπει να κατανοήσει ότι η απόφασή του καθορίζεται από το επίπεδο στελέχωσης του οργανισμού.

Ανάλογα με τον αριθμό των εργαζομένων, οι οργανισμοί μπορούν να χωριστούν σε τρεις κατηγορίες:

)Μεγάλη, όταν ο οργανισμός έχει αρκετές εκατοντάδες (χιλιάδες) υπαλλήλους.

)Μεσαία, όταν ο αριθμός των εργαζομένων δεν υπερβαίνει τα τριακόσια άτομα.

)Μικρό, αποτελούμενο από πολλούς υπαλλήλους.

Σε μεγάλους οργανισμούς, ειδικά σε αυτούς που έχουν θυγατρικές στις περιοχές της Ρωσίας, συνιστάται η δημιουργία διαχείρισης προσωπικού, διαχείρισης προσωπικού και σε μεσαίου μεγέθους - τμήματα προσωπικού. Σε μικρούς οργανισμούς, η εργασία με την τεκμηρίωση προσωπικού μπορεί να ανατεθεί σε επιθεωρητές προσωπικού (διευθυντές) ή σε γραμματείς του διευθυντή. Σε αυτήν την περίπτωση, η εκτέλεση αυτής της λειτουργίας πρέπει να αντικατοπτρίζεται στην περιγραφή εργασίας του επιθεωρητή ή του γραμματέα.

Η δομή της υπηρεσίας προσωπικού και το επίπεδο στελέχωσης της εξαρτώνται από διάφορους παράγοντες, οι κυριότεροι από τους οποίους είναι:

βιομηχανική υπαγωγή της επιχείρησης·

τη θέση της επιχείρησης στην οικονομία (παγκόσμιο επίπεδο, πολιτειακό, περιφερειακό, τοπικό)·

επίπεδο συγκέντρωσης της διαχείρισης·

τύπος επιχείρησης (τοπική εταιρεία, εκμετάλλευση).

καθορισμός οικονομικών δεικτών·

αριθμός εργαζομένων της επιχείρησης ·

Έννοια διαχείρισης προσωπικού.

πολιτική προσωπικού (προτεραιότητες, στρατηγική, τακτική).

κατάσταση της περιφερειακής αγοράς εργασίας·

διαθεσιμότητα περιφερειακής εκπαιδευτικής υποδομής·

φύλο και ηλικία των εργαζομένων·

τεχνολογικά χαρακτηριστικά της παραγωγής·

επίπεδο επαγγελματικής κατάρτισης των ειδικών υπηρεσιών προσωπικού.

Ανάλογα με το μέγεθος ενός συγκεκριμένου οργανισμού, διακρίνονται οι ακόλουθες οργανωτικές μορφές εργασίας προσωπικού:

· μια ανεξάρτητη δομική μονάδα με άμεση υπαγωγή στον επικεφαλής του οργανισμού ή τον αναπληρωτή του.

· εκτέλεση των λειτουργιών HR από μεμονωμένο υπάλληλο του οργανισμού·

· Εκτέλεση λειτουργιών HR σε συνδυασμό με άλλες εργασίες.

Σε μικρές εταιρείες (έως 100 άτομα), αρκούν δύο υπάλληλοι ανθρώπινου δυναμικού, σε μεσαίου μεγέθους οργανισμούς (έως 500 άτομα), συνιστάται η δημιουργία τμήματος HR με τρεις έως τέσσερις ειδικούς HR, σε μεγαλύτερες εταιρείες (πάνω από 1.500 άτομα ), από επτά έως δέκα υπαλλήλους υπηρεσιών.

Εικόνα 1 - Δομή της υπηρεσίας προσωπικού της επιχείρησης

Κατά τη διάρκεια της αλληλεπίδρασης με άλλα τμήματα του οργανισμού, η υπηρεσία προσωπικού λαμβάνει από αυτά αιτήσεις για πρόσληψη εργαζομένων και ειδικών, προτάσεις για κίνητρα, προγράμματα διακοπών κ.λπ.

Από την υπηρεσία προσωπικού αποστέλλονται στα τμήματα:

) πληροφορίες για παραβάτες της εργασιακής πειθαρχίας·

2)αντίγραφα εντολών για την αποδοχή νέων εργαζομένων, μετακίνηση εντός του οργανισμού, απόλυση εργαζομένων.

)αντίγραφα εντολών για έγκριση (τροποποίηση) του εσωτερικού κανονισμού εργασίας.

)πληροφορίες σχετικά με θέματα συμμόρφωσης με την εργασιακή πειθαρχία.

Από το λογιστήριο, η υπηρεσία προσωπικού λαμβάνει χρονοδιαγράμματα στελέχωσης, υπολογισμούς απαιτήσεων εργασίας, βεβαιώσεις μισθών για εγγραφή συντάξεων γήρατος, αναπηρίας, επιζώντων κ.λπ.

Με τη σειρά της, η υπηρεσία προσωπικού παρέχει πληροφορίες στο λογιστήριο σχετικά με κατάσταση μισθοδοσίαςεργαζόμενοι, απουσίες, εναλλαγή προσωπικού, χρονοδιαγράμματα, εντολές εισδοχής, μετάθεσης και απόλυσης, φύλλα προσωρινής αναπηρίας για πληρωμή, πληροφορίες για επόμενες διακοπέςεργάτες κ.λπ.

Η υπηρεσία προσωπικού, κατά κανόνα, έχει τις ακόλουθες εξουσίες:

· απαιτούν από όλα τα τμήματα του οργανισμού να υποβάλλουν τα απαραίτητα υλικά για το έργο του·

· δέχονται υπαλλήλους και οργανισμούς σε θέματα μετεγκατάστασης και απόλυσης·

· αλληλεπιδρούν με άλλους οργανισμούς για το θέμα της επιλογής προσωπικού·

· απαιτούν από άλλα τμήματα την υποχρεωτική εφαρμογή εκείνων των οδηγιών που προβλέπονται από τους κανονισμούς για το τμήμα προσωπικού.

Οι κανονισμοί για το τμήμα προσωπικού καθορίζουν την ευθύνη του προϊσταμένου του τμήματος προσωπικού για την εκτέλεση των καθηκόντων που ανατίθενται στο τμήμα και την ευθύνη των υπαλλήλων του τμήματος, η οποία καθορίζεται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας.

2.4 Πρότυπα εργασίας για υπαλλήλους ανθρώπινου δυναμικού

Για τους υπαλλήλους των υπηρεσιών προσωπικού, καθώς και για τους υπαλλήλους άλλων δομικών τμημάτων του οργανισμού, ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας εγγυάται:

· κρατική βοήθεια συστημική οργάνωσηεργατικό δελτίο?

· τη χρήση συστημάτων τυποποίησης εργασίας που καθορίζονται από τον εργοδότη λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη του εκλεγμένου συνδικαλιστικού οργάνου ή που έχουν συσταθεί με συλλογική σύμβαση.

Τα πρότυπα εργασίας (πρότυπα εργασίας) είναι πρότυπα για την παραγωγή, το χρόνο και την υπηρεσία. Θεσπίζονται για τους εργαζόμενους σύμφωνα με επιτεύχθηκε επίπεδοεξοπλισμός, τεχνολογία, οργάνωση παραγωγής και εργασίας. Ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να παρέχει κανονικές συνθήκες ώστε οι εργαζόμενοι να πληρούν τα πρότυπα παραγωγής. Ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρα 159, 160, 163) ορίζει τι ισχύει για τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

· καλή κατάσταση χώρων, κατασκευών, μηχανημάτων, τεχνολογικού εξοπλισμού και εξοπλισμού.

· έγκαιρη παροχή τεχνικής και άλλης τεκμηρίωσης που είναι απαραίτητη για την εργασία ·

· την κατάλληλη ποιότητα υλικών, εργαλείων, άλλων μέσων και αντικειμένων που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση της εργασίας, την έγκαιρη παροχή τους στον εργαζόμενο.

· συνθήκες εργασίας που πληρούν τις απαιτήσεις προστασίας της εργασίας και ασφάλειας παραγωγής.

Τα πρότυπα παραγωγής για κάθε εργαζόμενο ανθρώπινου δυναμικού, σύμφωνα με τις εργασιακές του ευθύνες, καθώς και ο αριθμός των εργαζομένων ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να υπολογιστούν χρησιμοποιώντας τα «Διβιομηχανικά ενοποιημένα πρότυπα χρόνου για το προσωπικό και τη λογιστική εργασία προσωπικού».

Σε αυτό το κεφάλαιο, ανακαλύψαμε ότι η βάση των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας προσωπικού βρίσκεται στην οργανωμένη εργασία των εργαζομένων της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των υπαλλήλων εξυπηρέτησης προσωπικού. Προσδιορίσαμε τις λειτουργίες για τις οποίες είναι υπεύθυνη η υπηρεσία προσωπικού και τη σχέση με άλλα τμήματα του οργανισμού. Γνωριστήκαμε και με την ιεραρχία στην υπηρεσία προσωπικού.

3. Κανονιστικές πράξεις που διέπουν θέματα διαχείρισης αρχείων προσωπικού στη Ρωσία

Πίνακας 1 - Πράξεις που ρυθμίζουν τη διαδικασία εργασίας με έγγραφα προσωπικού:

Ονομασία του εγγράφου και ημερομηνία έγκρισής του Χρήσιμες πληροφορίες για υπάλληλο υπηρεσίας προσωπικού 1 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Εγκρίθηκε από την Κρατική Δούμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας στις 21 Δεκεμβρίου 2001, ο Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας στον τομέα της τεκμηρίωσης: - Καθιερώνει την υποχρεωτική εφαρμογή ορισμένων νομικών πράξεων. εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας, ωράρια διακοπών κ.λπ. (άρθρα 123, 190 κ.λπ.). - Καθορίζει τα έγγραφα που τεκμηριώνουν τις διαδικασίες προσωπικού: πρόσληψη, μετάθεση, καταγγελία συμβάσεων εργασίας, άδειες, κίνητρα και κυρώσεις εργαζομένων (άρθρα 67, 68, 84 κ.λπ.). - Καθορίζει προθεσμίες διεκπεραίωσης εγγράφων και διαδικασία εξοικείωσης των υπαλλήλων του 9ου άρθ. 14, 67, 68) - Εισάγει την υποχρεωτική ανάπτυξη εγγράφων που θα πρέπει να ρυθμίζουν τη διαδικασία διαβίβασης προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων (άρθρο 88). - Καθιερώνει τη διαδικασία έγκρισης εγγράφων ή λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη ενός αντιπροσωπευτικού οργάνου (άρθρα 8, 136, 190, κ.λπ.).2 Ομοσπονδιακός νόμος της 20ης Φεβρουαρίου 1995 Αρ. (Συλλογή Νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. 1995 Αρ. 8. Άρθρο 609) Ενισχύει την υποχρέωση τεκμηρίωσης πληροφοριών και θεσπίζει την υποχρέωση παροχής πληροφοριών σε κρατικές υπηρεσίες. Άρθρο 5. Τεκμηρίωση πληροφοριών Έγγραφο που λαμβάνεται από αυτοματοποιημένα σύστημα πληροφορίων, αποκτά νομική ισχύ αφού υπογραφεί από υπάλληλο με τον τρόπο που ορίζεται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Άρθρο 15. Καθήκοντα και ευθύνες του ιδιοκτήτη πληροφοριακούς πόρουςΟ ιδιοκτήτης των πόρων πληροφοριών φέρει τη νομική ευθύνη για παραβίαση των κανόνων για την εργασία με πληροφορίες με τον τρόπο που καθορίζεται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.3 Ομοσπονδιακός νόμος «Περί ανωνύμων εταιρειών"(άρθρο 89) και ο ομοσπονδιακός νόμος "για τις εταιρείες περιορισμένης ευθύνης" (άρθρο 50) καθορίζουν τις ευθύνες των εταιρειών για την αποθήκευση εγγράφων και τη σύνθεσή τους. Ο νόμος ορίζει όχι μόνο την υποχρέωση αποθήκευσης εγγράφων στην τοποθεσία του εκτελεστικού του οργάνου, αλλά και την υποχρέωση μεταφοράς εγγράφων σε κρατική αποθήκευση. «Η εταιρεία είναι υπεύθυνη για την οργάνωση των εγγράφων και πρέπει να πραγματοποιήσει εργασίες για τη διατήρησή τους σύμφωνα με τις οδηγίες και τις συστάσεις των αρχειακών αρχών της Ρωσικής Ομοσπονδίας».4 Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. «Στα βιβλία εργασίας». Απόφαση του Υπουργείου Εργασίας και κοινωνική ανάπτυξη RF με ημερομηνία 10 Οκτωβρίου 2003 Αρ. 69 «Σχετικά με την έγκριση οδηγιών για τη συμπλήρωση βιβλίων εργασίας» Καθορίζει τους κανόνες για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας, την παραγωγή εντύπων βιβλίων εργασίας και την παροχή τους στους εργοδότες. Καθορίζει τη μορφή του βιβλίου εργασίας και τη μορφή του ένθετου στο βιβλίο εργασίας, καθώς και τη γενική διαδικασία διατήρησης τους. , 2000. Οι οδηγίες περιέχουν τις βασικές απαιτήσεις για τα έντυπα εγγράφων, τη σύνθεση των στοιχείων και την καταχώρισή τους Εκτός από τους κανόνες για την επεξεργασία εγγράφων, συζητούνται εδώ θέματα τεχνολογίας επεξεργασίας και διαδικασιών αποθήκευσης. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε εμπορικούς οργανισμούς για την ανάπτυξη εσωτερικών οδηγιών για εργασίες γραφείου 6 Λεύκωμα ενοποιημένων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης για λογιστική εργασία και πληρωμή. NIPI statinform Goskomstat της Ρωσίας, 2004. Ενοποιημένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης ισχύουν για νομικά πρόσωπα όλων των οργανωτικών και νομικών μορφών και μορφών ιδιοκτησίας και για τη λογιστική για τη χρήση του χρόνου εργασίας και τους διακανονισμούς με το προσωπικό για μισθούς - σε νομικά πρόσωπα όλων οργανωτικές και νομικές μορφές και μορφές ιδιοκτησίας , εκτός από τα δημοσιονομικά ιδρύματα.7 Κατάλογος τυποποιημένων εγγράφων που δημιουργούνται στις δραστηριότητες των οργανισμών, με ένδειξη των περιόδων αποθήκευσης. Rosarkhiv. 2000. Περιέχει μια λίστα με σχεδόν όλες τις πιθανές αναδιοργανώσεις των εγγράφων, υποδεικνύοντας τις περιόδους αποθήκευσης. 8GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων.» Είναι συμβουλευτικού χαρακτήρα. Ορίζει Γενικές Προϋποθέσεις στην προετοιμασία των εγγράφων και στη σύνθεση των λεπτομερειών τους9 Βασικοί κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών. Εγκρίθηκε με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Rosarkhiv στις 6 Φεβρουαρίου 2002. Το κύριο έγγραφο που καθιερώνει το σύστημα αποθήκευσης εγγράφων σε εργασίες γραφείου και αρχεία. Ρυθμίζουν την τεχνολογία διατήρησης εγγράφων, περιέχουν απαιτήσεις για την ονοματολογία των αρχείων, καθορίζουν τη διαδικασία για τη σύνταξη, τον συντονισμό, την έγκριση, τη χρήση και την αποθήκευση τους. OK PDTR). Σας επιτρέπει να κωδικοποιήσετε ερωτηματολόγιο - βιογραφικές πληροφορίες για υπαλλήλους, πληροφορίες σχετικά με την εκπαίδευση, τη θέση που κατέχετε κ.λπ. Χρησιμοποιείται για τη συμπλήρωση ενός αριθμού λογιστικών εντύπων (T-2) που χρησιμοποιούνται στην υπηρεσία προσωπικού.11 Όλα- Ρωσικός ταξινομητής εκπαιδευτικών ειδικοτήτων OK 009-93 (OKSO). Σχεδιασμένος για κωδικοποίηση πληροφοριών σχετικά με ειδικότητες, ειδικότητες, τομείς γνώσεων (επιστήμες), τομείς εκπαίδευσης 12 Πανρωσικός ταξινομητής πληροφοριών για τον πληθυσμό (OKIN). Χρησιμοποιείται κατά την προετοιμασία ερωτηματολόγια, προσωπικά φύλλα, προσωπικές κάρτες Τ2 και άλλα λογιστικά έντυπα. Η συμπλήρωση πληροφοριών σχετικά με την ηλικία, την ιθαγένεια, την εθνικότητα, τις γλώσσες των λαών της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τις ξένες γλώσσες, τον βαθμό γνώσης των γλωσσών, την οικογενειακή κατάσταση κ.λπ. πρέπει να αντιστοιχεί στη διατύπωση που περιλαμβάνεται στον ταξινομητή.13 Ενιαίος κατάλογος προσόντων θέσεις, διευθυντικά στελέχη, ειδικούς και υπαλλήλους Δημιουργεί τη βάση για την ανάπτυξη οδηγιών περιγραφών θέσεων εργασίας.14 Διαβιομηχανικά ολοκληρωμένα πρότυπα χρόνου για τη λογιστική εργασία στελέχωσης και προσωπικού Η περίοδος ισχύος του είναι μέχρι το 1996, ωστόσο, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως μεθοδολογική βάση για τον υπολογισμό του απαιτούμενου αριθμού υπαλλήλων του τμήματος προσωπικού. Αυτό είναι ένα είδος μεθοδολογικού οδηγού για τον προσδιορισμό του κόστους του χρόνου εργασίας για την εργασία που εκτελείται από την υπηρεσία προσωπικού. Χρησιμεύει επίσης για να δικαιολογήσει τον αριθμό των υπαλλήλων HR. Επιπλέον, περιέχει μια λίστα με όλες τις απαραίτητες λειτουργίες τεκμηρίωσης, καθορίζει τη σειρά εργασιών με έγγραφα, καθορίζει την τεχνολογία για την καταχώριση εγγράφων και τη διαδικασία αποθήκευσης τους. Περιέχει συνιστώμενα έντυπα για πρόσληψη και καταγραφή προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων μητρώων για την εγγραφή των υπόχρεων για στρατιωτική θητεία.15 Ψήφισμα της Ομοσπονδιακής Επιτροπής για την Αγορά Κινητών Αξιών της 16ης Ιουλίου 2003 Αρ. όροι αποθήκευσης εγγράφων ανωνύμων εταιρειών Καθορίζει τη διαδικασία αποθήκευσης και καταστροφής εγγράφων σε ανώνυμες εταιρείες.16Ομοσπονδιακός νόμος της 27ης Ιουλίου 2006 Αρ. Ρυθμίζει σχέσεις που σχετίζονται με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από νομικά πρόσωπα που χρησιμοποιούν ή χωρίς τη χρήση εργαλείων αυτοματισμού. Καθορίζει τη διαδικασία λήψης, αποθήκευσης, επεξεργασίας, χρήσης και μεταφοράς προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων (συμπεριλαμβανομένων).

Ορισμένα από αυτά τα έγγραφα ισχύουν για την κυβέρνηση και δημοσιονομικών οργανισμών, αλλά ερήμην κανονιστικό πλαίσιοσυνιστώνται για χρήση σε εμπορικούς οργανισμούς και μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μεθοδολογική βοήθεια στην προετοιμασία των τοπικών πράξεων του οργανισμού.

Μετά τη διαδικασία εξοικείωσης Κανονισμοίρυθμίζοντας τα θέματα διαχείρισης αρχείων προσωπικού στη Ρωσία, μπορώ να συμπεράνω ότι ο αριθμός αυτών των πράξεων είναι αρκετά επαρκής για το συντονισμένο έργο της οργάνωσης της υπηρεσίας προσωπικού.

υπάλληλος λογιστικής διαχείρισης αρχείων προσωπικού

4. Έγγραφα HR

Οι δραστηριότητες της υπηρεσίας προσωπικού ενός οργανισμού αποτελούν αναπόσπαστο μέρος ενός τόσο σημαντικού και εξαιρετικά υπεύθυνου τομέα όπως η υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση. Υπάρχει ένα ορισμένο κανονιστικό και μεθοδολογικό πλαίσιο που ρυθμίζει την ορθότητα της εκτέλεσης εγγράφων, την οργάνωση της ροής εγγράφων στον οργανισμό κ.λπ.

Οι έννοιες «τεκμηρίωση προσωπικού» ή «τεκμηρίωση προσωπικού» σημαίνουν μια σειρά εγγράφων που περιέχουν πληροφορίες για τους υπαλλήλους της επιχείρησης και τις δραστηριότητες της υπηρεσίας προσωπικού: προσωπικά και λογιστικά έγγραφα, οργανωτικά και διοικητικά, σχεδιαστικά και αναφορές και στατιστικά έγγραφα. Η τεκμηρίωση προσωπικού αποτελεί την πρωταρχική πηγή πληροφόρησης για την εργασιακή εμπειρία των πολιτών και, από αυτή την άποψη, σχετίζεται άμεσα με τη διασφάλιση των συνταγματικών δικαιωμάτων τους.

Η τεκμηρίωση προσωπικού ανήκει στην κατηγορία των εγγράφων μακροπρόθεσμης αποθήκευσης.

Τα έγγραφα HR χωρίζονται στις ακόλουθες κατηγορίες:

· Τεκμηρίωση προσωπικού (δημιουργήθηκε κατά τη διαδικασία της υπηρεσίας προσωπικού που εκπληρώνει τις αρμοδιότητές της για την τεκμηρίωση της εργασίας με το προσωπικό. Η τεκμηρίωση προσωπικού είναι πάντα «δεμένη» με έναν συγκεκριμένο υπάλληλο και αντικατοπτρίζει τις ιδιαιτερότητες της θέσης του (επάγγελμα), τις συνθήκες απασχόλησης, τα αποτελέσματα εργασίας κ.λπ. ..).

· Εκτελεστικά έγγραφα (αυτός ο τύπος εσωτερικών εγγράφων περιλαμβάνει εντολές και οδηγίες του επικεφαλής. Με τη βοήθειά τους, ο επικεφαλής του οργανισμού ασκεί τις εξουσίες διαχείρισης του οργανισμού που προβλέπονται από το καταστατικό αυτού του οργανισμού. Οι εντολές του πρώτου αξιωματικού της εταιρείας είναι χωρίζονται σε δύο ανεξάρτητες ομάδες).

· Έγγραφα που επιβεβαιώνουν το εργασιακό ιστορικό του εργαζομένου (ο σκοπός αυτών των εγγράφων είναι να αντικατοπτρίζουν όσο το δυνατόν ακριβέστερα την εργασιακή εμπειρία του εργαζομένου).

· Έγγραφα πληροφοριών και διακανονισμού (διατηρούνται από την υπηρεσία προσωπικού για την καταγραφή των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων, για την εξασφάλιση πληροφοριών σχετικά με τις εργασιακές τους δραστηριότητες).

Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε ότι επί του παρόντος ισχύουν τα ακόλουθα ενιαία έντυπα για τα αρχεία προσωπικού, η τήρηση των οποίων, σύμφωνα με το άρθρο 2 του Ψηφίσματος της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 5ης Ιανουαρίου 2004 αριθ. είναι υποχρεωτική για όλους τους οργανισμούς που δραστηριοποιούνται στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ανεξάρτητα από τις μορφές ιδιοκτησίας:

σύμβαση εργασίας;

Αρ. T-1 - εντολή (οδηγία) για την πρόσληψη υπαλλήλου.

Αρ. T-1a - εντολή (οδηγία) για την πρόσληψη εργαζομένων.

Αρ. T-2 - προσωπική κάρτα υπαλλήλου.

Αρ. T-2GS (MS) - προσωπική κάρτα κρατικού (δημοτικού) υπαλλήλου.

Αρ. Τ-3 - πίνακας προσωπικού.

Τ-4 - κάρτα εγγραφής επιστημονικού, επιστημονικού και παιδαγωγικού εργαζόμενου.

Αρ. T-5 - εντολή (οδηγία) για τη μεταφορά του εργαζομένου σε άλλη δουλειά.

Αρ. T-5a - εντολή (οδηγία) για τη μεταφορά εργαζομένων σε άλλη εργασία.

Αρ. Τ-6 - εντολή (οδηγία) για τη χορήγηση άδειας στον εργαζόμενο.

Αρ. T-6a - εντολή (οδηγία) για τη χορήγηση άδειας στους υπαλλήλους.

Αρ. T-7 - πρόγραμμα διακοπών";

Αρ. Τ-8 «Διαταγή (οδηγία) για καταγγελία (καταγγελία) σύμβασης εργασίας με εργαζόμενο (απόλυση).

Αρ. T-8a - εντολή (οδηγία) για καταγγελία (καταγγελία) σύμβασης εργασίας με υπαλλήλους (απόλυση).

Αρ. Τ-9 - εντολή (οδηγία) για αποστολή εργαζομένου σε επαγγελματικό ταξίδι.

Αρ. T-9a - εντολή (οδηγία) για την αποστολή εργαζομένων σε επαγγελματικό ταξίδι.

Αρ. T-10 - ταξιδιωτικό πιστοποιητικό.

Αρ. T-10a - επίσημη αποστολή για αποστολή σε επαγγελματικό ταξίδι και έκθεση για την υλοποίησή του.

Αρ. T-11 - εντολή (οδηγία) για την ενθάρρυνση του υπαλλήλου.

Αρ. T-11a - εντολή (οδηγία) για την ενθάρρυνση των εργαζομένων.

Αρ. T-12 - φύλλο χρόνου και υπολογισμός μισθών.

Αρ. T-13 - φύλλο χρόνου.

Αρ. Τ-49 - κατάσταση μισθοδοσίας.

Αρ. T-51 - απόδειξη πληρωμής.

Αρ. Τ-53 - μισθοδοσία.

Αρ. T-53a - μητρώο μισθοδοσίας.

Αρ. T-54 - προσωπικός λογαριασμός.

Αρ. T-54a - προσωπικός λογαριασμός (svt);

Αρ. Τ-60 - σημείωση-υπολογισμός για τη χορήγηση άδειας στον εργαζόμενο.

Αρ. T-61 - διακανονιστικό σημείωμα κατά τη λήξη (καταγγελία) σύμβασης εργασίας με εργαζόμενο (απόλυση).

Αρ. T-73 - πράξη σχετικά με την αποδοχή της εργασίας που εκτελείται βάσει σύμβασης εργασίας ορισμένου χρόνου που έχει συναφθεί για τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης εργασίας.

4.1 Σύμβαση εργασίας

Η σύμβαση εργασίας συνάπτεται γραπτώς μεταξύ του εργαζομένου και της διοίκησης που εκπροσωπείται από τον επικεφαλής της επιχείρησης και περιέχει τις κύριες λεπτομέρειες:

όνομα εγγράφου·

τόπος κατάρτισης·

Η συμφωνία συντάσσεται σε δύο αντίγραφα, το ένα παραμένει στην επιχείρηση και το δεύτερο δίνεται στον εργαζόμενο.

4.2 Παραγγελίες για το προσωπικό

Οι παραγγελίες για το προσωπικό είναι το πιο σημαντικό έγγραφο, το οποίο καταρτίζεται στη διαδικασία τεκμηρίωσης των λειτουργιών της υπηρεσίας προσωπικού. Διαταγές επισημοποιούν την πρόσληψη, τη μεταφορά και την απόλυση εργαζομένων. χορήγηση διακοπών, επαγγελματικών ταξιδιών· αλλαγές στις συνθήκες εργασίας και τις αποδοχές, ανάθεση βαθμών και αλλαγές στα προσωπικά δεδομένα. κίνητρα και ποινές.

Οι εντολές για το προσωπικό εκδίδονται με βάση γραπτή αιτιολόγηση (για παράδειγμα: δήλωση υπαλλήλου, πιστοποιητικό γάμου που δείχνει αλλαγή στο επώνυμο του υπαλλήλου, υπόμνημα)

Η προσωπική δήλωση ενός υπαλλήλου σχετικά με την αποδοχή, τη μεταφορά ή την απόλυση είναι γραμμένη με το χέρι ή στο επιστολόχαρτο του οργανισμού. Η αίτηση αναφέρει: το όνομα της δομικής μονάδας, το όνομα του τύπου του εγγράφου, την ημερομηνία, τον παραλήπτη (θέση, επώνυμο, αρχικά του διευθυντή), κείμενο, προσωπική υπογραφή, μεταγραφή της υπογραφής. Στη συνέχεια, η αίτηση επικολλάται με την απόφαση του διαχειριστή και μια σημείωση που δείχνει ότι το έγγραφο έχει εκτελεστεί και έχει σταλεί στην υπόθεση.

Το κείμενο της εντολής για το προσωπικό δεν έχει δηλωτικό μέρος (το ρήμα «παραγγέλλω»). Οι εντολές προσωπικού ξεκινούν με διοικητικές ενέργειες. Αποδοχή, διορισμός, μετάθεση, απόλυση, αλλαγή επωνύμου, χορήγηση άδειας.

Υπάρχουν ατομικές και συγκεντρωτικές παραγγελίες για το προσωπικό. Τα μεμονωμένα περιέχουν πληροφορίες για έναν εργαζόμενο, ενώ τα συγκεντρωτικά περιέχουν πληροφορίες για πολλούς υπαλλήλους, ανεξάρτητα από τις ενέργειες διαχείρισης στις οποίες εμπίπτουν. Οι συγκεντρωτικές παραγγελίες δεν πρέπει να περιέχουν πληροφορίες από διαφορετικούς όρουςαποθήκευση Συνιστάται να επισημαίνονται παραγγελίες για διακοπές και επαγγελματικά ταξίδια που έχουν μικρή διάρκεια ζωής. ΣΕ μεμονωμέναεκδίδονται εντολές για αμοιβές και τιμωρίες.

Κάθε παράγραφος της εντολής για το προσωπικό πρέπει να διατυπώνεται σύμφωνα με τον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Κατά την πρόσληψη καθορίζεται το ύψος των αποδοχών (μισθός, μπόνους) και, εάν χρειάζεται, οι προϋποθέσεις απασχόλησης: προσωρινά, με δοκιμαστική περίοδο.

Κατά τη μεταφορά σε άλλη θέση εργασίας, υποδεικνύεται η νέα θέση και το τμήμα, ο τύπος μεταφοράς, ο λόγος της μεταφοράς (σύμφωνα με τον Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας) και η αλλαγή στους μισθούς.

Κατά την απόλυση, ο λόγος απόλυσης, σύμφωνα με τα άρθρα του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Κατά τη χορήγηση άδειας - ο τύπος, η διάρκεια, η ημερομηνία έναρξης και λήξης.

Όταν ταξιδεύετε σε επαγγελματικό ταξίδι - ημερομηνία και διάρκεια επαγγελματικών ταξιδιών, τόπος προορισμού, όνομα της επιχείρησης.

Για ανταμοιβές και τιμωρίες - ο λόγος και το είδος της ανταμοιβής ή της ποινής.

Κάθε παράγραφος της διαταγής πρέπει να τελειώνει με αναφορά στη γραπτή βάση της διοικητικής ενέργειας.

Οι εντολές που αφορούν το προσωπικό τίθενται υπόψη του υπαλλήλου έναντι υπογραφής. Οι θεωρήσεις εξοικείωσης των εργαζομένων μπορούν να βρίσκονται είτε μετά το κείμενο κάθε παραγράφου της παραγγελίας είτε μετά την υπογραφή του διευθυντή.

Το σχέδιο διαταγής για το προσωπικό συμφωνείται με αξιωματούχους, όπως ο προϊστάμενος λογιστής, οι επικεφαλής των διαρθρωτικών τμημάτων και ο νομικός σύμβουλος.

Οι παραγγελίες για το προσωπικό πρέπει να καταχωρούνται. Το βιβλίο εγγραφής χρησιμοποιείται ως έντυπο εγγραφής. Το βιβλίο εγγραφής αναφέρει: την ημερομηνία και τον αριθμό της παραγγελίας, ποιος υπέγραψε την παραγγελία. Λόγω της διαφοράς των περιόδων αποθήκευσης για παραγγελίες προσωπικού, συνιστάται η αρίθμησή τους κατά επόμενος κανόνας. Ένας χαρακτηρισμός γράμματος προστίθεται στον αύξοντα αριθμό της παραγγελίας (για να διακρίνεται από την παραγγελία για την κύρια δραστηριότητα).

Οι πληροφορίες που περιέχονται στις παραγγελίες για το προσωπικό (πληροφορίες για εργασία και κίνητρα) καταχωρούνται στα βιβλία εργασίας.

Η εντολή εργασίας (οδηγία) είναι μία από τις ενοποιημένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης, η χρήση της οποίας είναι υποχρεωτική για όλους τους οργανισμούς. (Παράρτημα Νο. 1)

Μια εντολή (οδηγία) για μετάθεση σε άλλη θέση εργασίας (Έντυπο Αρ. Τ-5) χρησιμοποιείται κατά την καταχώριση της μετάταξης εργαζομένου από μια δομική μονάδα σε άλλη. Συμπληρώνεται από τον υπάλληλο HR σε ένα αντίγραφο. (Παράρτημα αρ. 2)

Η εντολή (οδηγία) εγκρίνεται από τον επικεφαλής της δομικής μονάδας του προηγούμενου και του νέου τόπου εργασίας και υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Βάσει αυτής της παραγγελίας, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού σημειώνει την προσωπική κάρτα, το βιβλίο εργασίας και άλλα έγγραφα.

Στην πίσω όψη, σημειώνονται σημειώσεις για ακίνητα και υλικά περιουσιακά στοιχεία που δεν έχουν παραδοθεί που ανήκουν στον εργαζόμενο στον προηγούμενο τόπο εργασίας του.

Μια εντολή (οδηγία) για τη χορήγηση άδειας (Έντυπο αριθ. Τ-6) χρησιμοποιείται για τη διεκπεραίωση ετήσιας και άλλων τύπων άδειας που παρέχονται στους εργαζόμενους σύμφωνα με Κώδικας Εργασίας, ισχύοντες νόμοι και κανονισμοί, συλλογικές συμβάσεις και προγράμματα διακοπών. (Παράρτημα αρ. 3)

Συμπληρώνεται σε δύο αντίγραφα: το ένα παραμένει στο τμήμα HR, το άλλο μεταφέρεται στο λογιστήριο. Υπογράφεται από τον επικεφαλής της δομικής μονάδας και τον επικεφαλής του οργανισμού.

Με βάση την εντολή χορήγησης άδειας, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού σημειώνει στην προσωπική κάρτα του υπαλλήλου και το λογιστήριο υπολογίζει τους οφειλόμενους μισθούς για την άδεια. Κατά τη χορήγηση άδειας χωρίς αποδοχές, δίπλα στην ένδειξη του αριθμού των ημερών άδειας, αναγράφεται το «χωρίς αποδοχές». Στην ενότητα "Δεδομένα" στη στήλη 1, οι κενές γραμμές υποδεικνύουν τους μήνες για τους οποίους συγκεντρώθηκαν οι μισθοί.

4.3 Προσωπική κάρτα υπαλλήλου

Η προσωπική κάρτα (έντυπο αρ. Τ-2) συμπληρώνεται σε ένα αντίγραφο με βάση τα έγγραφα (Παράρτημα Αρ. 4):

διαβατήρια?

στρατιωτική ταυτότητα?

ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ;

βάσει έρευνας εργαζομένων.

Οι δωρεάν γραμμές μπορούν να συμπληρωθούν με δεδομένα κατά την κρίση του οργανισμού. Αφού συμπληρώσετε την ενότητα " Γενικές πληροφορίες» ο υποψήφιος για εργασία υπογράφει μια προσωπική κάρτα και βάζει την ημερομηνία ολοκλήρωσης.

Επίσης στην ενότητα 1 αναγράφονται τα ονόματα και οι ημερομηνίες αποφοίτησης του δεύτερου εκπαιδευτικού ιδρύματος τριτοβάθμιας ή δευτεροβάθμιας επαγγελματικής εκπαίδευσης.

Κατά τη συμπλήρωση της ενότητας 2, η στρατιωτική θητεία καταγράφεται με ένδειξη της θέσης.

Στην Ενότητα 3, η διοίκηση υποχρεούται να εξοικειώνει τον εργαζόμενο με κάθε καταχώριση που γίνεται βάσει εντολής έναντι παραλαβής.

Κατά τη συμπλήρωση της ενότητας 4 «Πιστοποίηση» της προσωπικής κάρτας, συμπληρώνονται όλες οι στήλες και οι στήλες. Υποδεικνύουν:

· ημερομηνία πιστοποίησης·

· απόφαση της επιτροπής, για παράδειγμα: «μεταφορά σε θέση», «αποστολή για προχωρημένη εκπαίδευση»·

Η στήλη "Βάση" μπορεί να είναι κενή. Εναλλακτικά, μπορεί να υποδεικνύει εντολή από τον οργανισμό να στείλει έναν υπάλληλο για πιστοποίηση ή εντολή έγκρισης των αποτελεσμάτων της πιστοποίησης.

Τα στοιχεία για την προηγμένη εκπαίδευση καταγράφονται με βάση τα έγγραφα που υποβάλλει ο εργαζόμενος.

Η ενότητα 5 «Προώθηση προσόντων» αναφέρει:

· ημερομηνίες έναρξης και λήξης της εκπαίδευσης·

· είδος προχωρημένης εκπαίδευσης·

· όνομα του εκπαιδευτικού ιδρύματος, σχολή προηγμένης κατάρτισης στην τριτοβάθμια εκπαίδευση εκπαιδευτικό ίδρυμα, σχολή προχωρημένης κατάρτισης σε δευτεροβάθμιο επαγγελματικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, ίδρυμα προχωρημένης κατάρτισης, μαθήματα προχωρημένης κατάρτισης στο υπουργείο, μαθήματα προχωρημένης κατάρτισης σε επιχειρήσεις, οργανισμούς έρευνας και σχεδιασμού, ιδρύματα ανώτερης και δευτεροβάθμιας επαγγελματικής εκπαίδευσης, ινστιτούτα προηγμένης κατάρτισης και τα παραρτήματά τους).

· τύπος εγγράφου (πιστοποιητικό, ταυτότητα)·

· η στήλη "Βάσεις" μπορεί να είναι κενή ή μπορεί να υποδεικνύει μια εντολή από τον οργανισμό να στείλει έναν υπάλληλο για προχωρημένη εκπαίδευση.

Ομοίως, η ενότητα 6 περιέχει πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική επανεκπαίδευση, αναφέροντας την ειδικότητα (κατεύθυνση, επάγγελμα) στην οποία πραγματοποιείται η μετεκπαίδευση.

Κατά τη συμπλήρωση της ενότητας 7 «Κίνητρα και βραβεία», πρέπει να αναφέρετε τους τύπους κινήτρων που ισχύουν για τον υπάλληλο (τόσο σε επίπεδο οργανισμού όσο και σε επίπεδο υπουργείων και υπηρεσιών), καθώς και να αναφέρετε τα κρατικά βραβεία.

Η ενότητα 8 «Διακοπές» τηρεί αρχεία όλων των τύπων διακοπών που παρέχονται στον εργαζόμενο κατά την περίοδο εργασίας στον οργανισμό. Η βάση για την πραγματοποίηση εγγραφών είναι οι εντολές για τη χορήγηση άδειας.

Κατά τη συμπλήρωση του πίνακα για τις διακοπές βάσει παραγγελίας, καταχωρείται μόνο η ημερομηνία έναρξης των διακοπών. Η ημερομηνία λήξης της άδειας καταχωρείται μετά την επιστροφή του εργαζόμενου από τις διακοπές. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι εάν ένας υπάλληλος κληθεί πίσω από τις διακοπές ή διακοπεί, η στήλη «Ημερομηνία λήξης» θα υποδεικνύει την ημερομηνία επιστροφής του εργαζόμενου στην εργασία του και όχι την προγραμματισμένη ημερομηνία λήξης των διακοπών όπως είχε διαταχθεί.

Η άδεια άνευ αποδοχών πρέπει να σημειώνεται στον ίδιο πίνακα. Λαμβάνεται υπόψη κατά τον υπολογισμό της προϋπηρεσίας που δίνει το δικαίωμα ετήσιας βασικής άδειας μετ' αποδοχών, αφού σύμφωνα με το άρθ. 121 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, δεν περιλαμβάνει το χρόνο χορήγησης άδειας σε εργαζόμενο χωρίς αμοιβή εάν η συνολική διάρκειά τους υπερβαίνει τα 14 ημερολογιακές ημέρεςκατά το εργάσιμο έτος.

Στην ενότητα 9 " Κοινωνικές παροχές» θα πρέπει να αναφέρεται ένας κατάλογος παροχών και οι λόγοι τους που παρέχονται στον εργαζόμενο από τον ομοσπονδιακό νόμο, τους κανονισμούς και τους τοπικούς κανονισμούς του οργανισμού.

Η ενότητα 10 «Πρόσθετες πληροφορίες» συμπληρώνεται στο απαραίτητες περιπτώσεις:

· πληροφορίες σχετικά με τη μερική φοίτηση (βραδινή), την αλληλογραφία, τα εξωτερικά τμήματα ιδρυμάτων ανώτερης και δευτεροβάθμιας επαγγελματικής κατάρτισης (οι ημερομηνίες εισαγωγής σε εκπαιδευτικό ίδρυμακαι το τέλος του).

· πληροφορίες σχετικά με ένα άτομο με αναπηρία εργασίας που αναφέρουν το πιστοποιητικό, την ομάδα αναπηρίας και την ημερομηνία ίδρυσής της (αλλαγή), την αιτία της αναπηρίας·

· πόρισμα της επιτροπής εμπειρογνωμόνων σχετικά με τις συνθήκες και τη φύση της εργασίας.

Μετά την απόλυση ενός εργαζομένου από τον οργανισμό, γίνονται εγγραφές στην ενότητα XI των λόγων απόλυσης», η οποία υποδεικνύει μια ανάλυση των λόγων απόλυσης του εργαζομένου σύμφωνα με την ακριβή διατύπωση που δίνεται στον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ημερομηνία απόλυσης και τον αριθμό της απόφασης απόλυσης.

Κατά το κλείσιμο της προσωπικής κάρτας T-2, ο υπάλληλος ΥΕ βάζει την προσωπική του υπογραφή με τη μεταγραφή της και την ένδειξη της θέσης. Ο ίδιος ο υπάλληλος υπογράφει με τον ίδιο τρόπο. Στην περίπτωση αυτή, η υπογραφή του υπαλλήλου επιβεβαιώνει τη συμφωνία του με όλες τις καταχωρήσεις που γίνονται στην προσωπική του κάρτα.

4.4 Αρχείο εργασιών

Σύμφωνα με το άρθρο 66 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ένα βιβλίο εργασίας της καθιερωμένης μορφής είναι το κύριο έγγραφο σχετικά με την εργασιακή δραστηριότητα και τη διάρκεια υπηρεσίας του εργαζομένου. Κατά τη διάρκεια ολόκληρης της περιόδου δραστηριότητας του εργαζομένου στον οργανισμό, πληροφορίες σχετικά με αυτόν αντικατοπτρίζονται σε αυτό το έγγραφο. (Παράρτημα αρ. 5)

Η εργασία με βιβλία εργασίας και η εγγραφή σε αυτά ρυθμίζονται αυστηρά: σύμφωνα με το άρθρο. 66 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η μορφή, η διαδικασία διατήρησης και αποθήκευσης βιβλίων εργασίας, καθώς και η διαδικασία για την παραγωγή μορφών βιβλίων εργασίας και την παροχή τους στους εργοδότες καθορίζονται από την κυβέρνηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225 «Σχετικά με τα βιβλία εργασίας» ενέκρινε τη μορφή του βιβλίου εργασίας, τη μορφή του ένθετου στο βιβλίο εργασίας και τους κανόνες για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας, την παραγωγή εργασίας έντυπα βιβλίων και την παροχή τους στους εργοδότες. Το ψήφισμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσίας με ημερομηνία 10 Οκτωβρίου 2003 Νο. 69 ενέκρινε οδηγίες για τη συμπλήρωση των βιβλίων εργασίας.

Σύμφωνα με αυτούς τους κανόνες, ο εργοδότης υποχρεούται να τηρεί βιβλίο εργασίας για κάθε εργαζόμενο που έχει εργαστεί στον οργανισμό για περισσότερες από πέντε ημέρες, εάν η εργασία είναι η κύρια για τον εργαζόμενο. Σε εργαζόμενο που εισέρχεται για πρώτη φορά στην εργασία του δίνεται βιβλίο εργασίας, το οποίο συμπληρώνεται παρουσία του εντός όχι περισσότερο από μία εβδομάδα από την ημερομηνία πρόσληψης. Μεμονωμένος εργοδότης δεν έχει δικαίωμα να κάνει εγγραφές στα βιβλία εργασίας των εργαζομένων, καθώς και να εκδίδει βιβλία εργασίας σε εργαζόμενους που προσλαμβάνονται για πρώτη φορά.

Για να καταστείλει τη χρήση πλαστών βιβλίων εργασίας, η κυβέρνηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας υποχρέωσε το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας να εγκρίνει τη διαδικασία για την παροχή στους εργοδότες νέων μορφών βιβλίου εργασίας και το ένθετο σε αυτό, και για τους εργοδότες να διασφαλίζουν τη λογιστική βιβλία εργασίας, καθώς και έντυπα του βιβλίου εργασίας και του ένθετου.

Οι ακόλουθες πληροφορίες καταχωρούνται στο βιβλίο εργασίας:

· για τον εργαζόμενο.

· για το έργο που εκτελεί·

· για μεταγραφές σε άλλη μόνιμη εργασία.

· σχετικά με την απόλυση ενός υπαλλήλου ·

· λόγους καταγγελίας της σύμβασης εργασίας·

· σχετικά με τα βραβεία για επιτυχία στην εργασία.

Πληροφορίες για ποινές δεν καταχωρούνται στο βιβλίο εργασίας, εκτός από τις περιπτώσεις που η πειθαρχική κύρωση είναι απόλυση.

Κατόπιν αιτήματος του εργαζομένου, πληροφορίες σχετικά με τη μερική απασχόληση εισάγονται στο βιβλίο εργασίας στον κύριο τόπο εργασίας με βάση δικαιολογητικό.

Όλες οι εγγραφές σχετικά με την πρόσληψη, τη μετάθεση σε άλλη μόνιμη εργασία, την απόλυση, τα βραβεία και τα κίνητρα καταχωρούνται από τη διοίκηση στο βιβλίο εργασίας μετά την έκδοση της εντολής, αλλά το αργότερο μία εβδομάδα, σε περίπτωση απόλυσης - την ημέρα της απόλυσης. Οι εγγραφές στο βιβλίο εργασίας πρέπει να αντιστοιχούν στο κείμενο της παραγγελίας. Η καταγραφή των λόγων καταγγελίας της σύμβασης εργασίας πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τη διατύπωση του Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή Ομοσπονδιακός νόμοςκαι σύνδεσμος προς το σχετικό άρθρο, παράγραφος.

Κατά την εγγραφή ενός βιβλίου εργασίας, συμπληρώνεται πρώτα μια σελίδα τίτλου που περιέχει πληροφορίες για τον εργαζόμενο. Το επώνυμο, το όνομα και το πατρώνυμο και η ημερομηνία γέννησης αναγράφονται βάσει διαβατηρίου ή πιστοποιητικού γέννησης.

Η εκπαίδευση - δευτεροβάθμια, εξειδικευμένη δευτεροβάθμια ή ανώτερη - υποδεικνύεται βάσει εγγράφων (πιστοποιητικό, πιστοποιητικό, δίπλωμα). Καταγραφή ημιτελών δευτερευόντων ή ημιτελών ανώτερη εκπαίδευσημπορεί επίσης να γίνει με βάση σχετικά έγγραφα.

Ένα επάγγελμα ή ειδικότητα καταγράφεται σε βιβλίο εργασίας βάσει εκπαιδευτικού εγγράφου.

Αφού αναγράψει την ημερομηνία συμπλήρωσης του βιβλίου εργασίας, ο υπάλληλος βεβαιώνει με την υπογραφή του ότι τα στοιχεία που καταχωρήθηκαν είναι σωστά.

Η πρώτη σελίδα του βιβλίου εργασίας υπογράφεται από τον υπεύθυνο έκδοσης βιβλίων εργασίας και στη συνέχεια τίθεται η σφραγίδα του οργανισμού στον οποίο συμπληρώνεται για πρώτη φορά το βιβλίο εργασίας.

Οι αλλαγές στις εγγραφές στα βιβλία εργασίας σχετικά με το επώνυμο, το όνομα, το πατρώνυμο και την ημερομηνία γέννησης γίνονται από τη διοίκηση στον τελευταίο τόπο εργασίας βάσει εγγράφων (διαβατήριο, πιστοποιητικό γέννησης, γάμος ή διαζύγιο, αλλαγή επωνύμου, όνομα, πατρώνυμο. ) και με αναφορά στον αριθμό και την ημερομηνία των εγγράφων.

Αυτές οι αλλαγές γίνονται στην πρώτη σελίδα του βιβλίου εργασίας. Για παράδειγμα, το προηγούμενο επώνυμο διαγράφεται με μία γραμμή και καταγράφονται νέα δεδομένα.

Οι συμμετοχές γίνονται προσεκτικά, χρησιμοποιώντας στυλό ή μαύρο, μπλε ή μοβ μελάνι.

Στην περίπτωση που συμπληρωθούν όλες οι σελίδες των σχετικών ενοτήτων στο βιβλίο εργασίας, το βιβλίο εργασίας συμπληρώνεται με ένθετο.

Το ένθετο είναι ραμμένο στο βιβλίο εργασίας, συμπληρώνεται και διατηρείται από τη διοίκηση της επιχείρησης στον τόπο εργασίας με την ίδια σειρά με το βιβλίο εργασίας.

Το ένθετο χωρίς βιβλίο εργασίας δεν είναι έγκυρο.

Για κάθε ένθετο που εκδίδεται, τοποθετείται σφραγίδα στο επάνω μέρος της πρώτης σελίδας του βιβλίου εργασίας με την επιγραφή: «Ένθετο εκδόθηκε» και εδώ υποδεικνύονται επίσης η σειρά και ο αριθμός του ένθετου.

Με κάθε εγγραφή που γίνεται βάσει παραγγελίας στο βιβλίο εργασιών ή ένθετο, σχετικά με προσλήψεις, μεταθέσεις σε άλλη μόνιμη εργασία και απόλυση, η διοίκηση του οργανισμού υποχρεούται να εξοικειώνει τον ιδιοκτήτη του βιβλίου (ένθετο) με υπογραφή στο προσωπική κάρτα, έντυπο Νο. Τ-2, στην οποία αναγράφεται ακριβής καταχώριση από το βιβλίο εργασίας (ένθετο).

Όταν ένας υπάλληλος απολύεται, όλα τα αρχεία εργασίας που καταχωρούνται στο βιβλίο εργασίας κατά τη διάρκεια της εργασίας του στον οργανισμό επικυρώνονται με την υπογραφή του επικεφαλής της επιχείρησης ή ενός προσώπου ειδικά εξουσιοδοτημένου από αυτόν και τη σφραγίδα της επιχείρησης. Η διοίκηση υποχρεούται να εκδώσει στον εργαζόμενο ή εργαζόμενο το βιβλιάριο εργασίας του την ημέρα της απόλυσης με σημείωμα απόλυσης που περιλαμβάνεται σε αυτό.

4.5 Μητρώα λογιστικής και ελέγχου και εσωτερική επίσημη αλληλογραφία

Τα ημερολόγια εγγραφής (βιβλία) διατηρούνται στον οργανισμό για την καταγραφή των εγγράφων προσωπικού (εντολές προσωπικού, βιβλία εργασίας, προσωπικά αρχεία, δελτία ταυτότητας). Η σωστή καταγραφή ενός εγγράφου (με συγκεκριμένο αριθμό και σήμα την ημερομηνία εγγραφής) του δίνει νομική ισχύ (ισχύς αποδείξεων), με τη βοήθεια του οποίου ο εργοδότης μπορεί να κερδίσει με σιγουριά μια εργατική διαφορά με έναν εργαζόμενο.

Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού καταχωρεί έγγραφα για το προσωπικό και χρησιμοποιεί τις ακόλουθες φόρμες εγγραφής ή διατηρούνται από άλλα εξουσιοδοτημένα άτομα:

· περιοδικό εγγραφής συμβάσεων εργασίας·

· ημερολόγιο εντολών για πρόσληψη, μεταφορά και απόλυση εργαζομένων ·

· ημερολόγιο παραγγελιών για χορήγηση άδειας·

· ημερολόγιο παραγγελιών για επαγγελματικά ταξίδια εργαζομένων ·

· ημερολόγιο εγγραφής ταξιδιωτικών πιστοποιητικών·

· ημερολόγιο αναθέσεων εργασίας·

· αρχείο καταγραφής των τοπικών κανονισμών·

· λογιστικό βιβλίο για την κίνηση των βιβλίων εργασίας και ένθετα για αυτά·

· βιβλίο εσόδων και δαπανών για τη λογιστική των εντύπων βιβλίων εργασίας και τα ένθετα σε αυτό.

· ημερολόγιο εντολών για ανταμοιβές και επιβολή πειθαρχικών κυρώσεων.

· περιοδικό για την έκδοση πιστοποιητικών για το προσωπικό ·

· ημερολόγιο αναρρωτική άδεια;

· ημερολόγιο βιομηχανικών ατυχημάτων.

Τα έντυπα ορισμένων περιοδικών και βιβλίων εγκρίνονται από επίσημους φορείς, ενώ άλλα έντυπα αναπτύσσονται από τον ίδιο τον οργανισμό.

Για παράδειγμα, το έντυπο του βιβλίου για την καταγραφή της κίνησης των βιβλίων εργασίας και τα ένθετα για αυτά εγκρίθηκε με ψήφισμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσίας της 10ης Οκτωβρίου 2003. Αρ. 69. Ένα ημερολόγιο προσωπικών αρχείων ή ημερολόγιο αποσπασμάτων ΙΑΤΡΙΚΕΣ ΕΞΕΤΑΣΕΙΣδεν έχει συνιστώμενη μορφή, επομένως αναπτύσσεται από τον ίδιο τον οργανισμό κατά την κρίση του.

Κατά την οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων προσωπικού, λαμβάνεται πρώτα υπόψη η κοινωνικο-νομική φύση τους, καθώς αυτά τα έγγραφα χρησιμοποιούνται κυρίως για την ικανοποίηση των κοινωνικών και νομικών αναγκών των πολιτών (ιδίως για την επιβεβαίωση της εργασιακής εμπειρίας).

Η εσωτερική αλληλογραφία μέσα σε έναν οργανισμό χρησιμοποιείται για την τεκμηρίωση όλων των αποφάσεων προσωπικού. Για παράδειγμα, για να υπαχθεί ένας εργαζόμενος σε πειθαρχική ευθύνη, είναι απαραίτητο να λάβετε εξήγηση από τον υπάλληλο.

Αν μιλάμε για επιβράβευση εργαζομένου, ο άμεσος προϊστάμενός του στέλνει πρόταση επιβράβευσης του εργαζομένου στον επικεφαλής του οργανισμού.

Με τη βοήθεια της εσωτερικής επίσημης αλληλογραφίας, γίνεται επίσης επίσημη ανταλλαγή απόψεων μεταξύ υπαλλήλων του οργανισμού, μεταξύ υπαλλήλων και της διοίκησης του οργανισμού.

Σε αυτό το κεφάλαιο, πραγματοποιήθηκαν εργασίες εξοικείωσης με τα έγγραφα της υπηρεσίας προσωπικού, καθώς και ανάλυση και περιγραφή αυτών των εγγράφων.

συμπέρασμα

Ο όγκος και η επικαιρότητα όλης της εργασίας εξαρτάται από την παροχή των οργανισμών με εργατικούς πόρους και την αποτελεσματικότητα της χρήσης τους. Γι' αυτό ο ρόλος που διαδραματίζει το τμήμα HR σε έναν οργανισμό είναι τόσο σημαντικός.

Μία από τις πιο σημαντικές λειτουργίες της οργάνωσης του έργου της υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού είναι η λειτουργία καταγραφής εγγράφων που ρυθμίζουν την εκτέλεση όλων των καθηκόντων που αντιμετωπίζουν οι διευθυντές ανθρώπινου δυναμικού.

Το πρόβλημα της εργασίας με τις ηλεκτρονικές πληροφορίες γίνεται επείγον. Ως εκ τούτου, το πρώτο βήμα για τη βελτίωση της υπηρεσίας προσωπικού είναι η εισαγωγή της πληροφορικής στη διαδικασία διαχείρισης, η οποία θα δημιουργήσει αρχεία ηλεκτρονικών βάσεων δεδομένων και θα συνδυάσει ροές ηλεκτρονικών εγγράφων.

Το κλειδί για την επιτυχία ενός οργανισμού είναι το αποτελεσματικό προσωπικό, γι' αυτό και οι ειδικοί είναι περιζήτητοι. Συχνά, ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού γίνεται αγωγός νέων ιδεών, εισάγει τον διευθυντή σε προηγμένες μεθόδους διαχείρισης προσωπικού και επιλύει όλα τα οργανωτικά ζητήματα.

Σήμερα, είναι σημαντικό για το τμήμα HR όχι μόνο να συμπληρώνει σωστά την τεκμηρίωση προσωπικού, αλλά και να διασφαλίζει την έγκαιρη πλήρωση των κενών θέσεων προκειμένου να διατηρείται ο όγκος παραγωγής στο σωστό επίπεδο. Το σύστημα διαχείρισης προσωπικού πρέπει να σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτυγχάνεται συνεχώς αύξηση του εργατικού δυναμικού της επιχείρησης εκείνων των ανθρώπων που έχουν καλές γνώσεις και δεξιότητες και να διασφαλίζεται ότι υπάρχουν όλο και περισσότεροι τέτοιοι εργαζόμενοι.

Ως αποτέλεσμα της εργασίας, ολοκληρώθηκαν τα ακόλουθα καθήκοντα: προσδιορισμός της ουσίας της υπηρεσίας προσωπικού της επιχείρησης. μελέτη και ανάλυση κανονιστικά έγγραφαρύθμιση των δραστηριοτήτων του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού· μελέτη των χαρακτηριστικών της τεκμηρίωσης προσωπικού.

Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών, επιτεύχθηκε ο ακόλουθος στόχος: ανάλυση της οργάνωσης της υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού στην επιχείρηση.

Κατάλογος πηγών που χρησιμοποιήθηκαν

υπάλληλος διαχείρισης αρχείων προσωπικού

1.Σύνταγμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας - M.: Yurist, 2005.- 63 p.

2. Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Κείμενο με αλλαγές και προσθήκες από 1 Σεπτεμβρίου 2007. - Μ.: Eksmo, 2007. -272 σελ.

Παν-ρωσικός ταξινομητής τεκμηρίωσης διαχείρισης. ΟΚ 011-93. Εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 30ης Δεκεμβρίου 1993 αρ. 229. Επεξεργάστηκε στις 17/12/2007.

Διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Απριλίου 2003 αριθ. 225 «Σχετικά με τα βιβλία εργασίας»

Verkhovtsev A.V. Τήρηση αρχείων στην υπηρεσία προσωπικού - Μ.: INFRA-M, 2001. - 35 σελ.

Vyalova L.M. Υποστήριξη τεκμηρίωσης για τις δραστηριότητες της υπηρεσίας προσωπικού. Φροντιστήριογια τη δευτεροβάθμια επαγγελματική εκπαίδευση. - Μ.: Εκδοτικός οίκος "Ακαδημία", 2007. -189 σελ.

Grudtsyna L.Yu. Υπεύθυνος προσωπικού. 2η έκδ., διευρυμένη και αναθεωρημένη. - Μ.: Eksmo, 2007. -304 σελ.

Kirsanova M.V. Βιβλίο εργασίας: νέοι κανόνες για τη συντήρηση και την αποθήκευση. 2η έκδ., επιμέλεια. - Μ.: OMEGA-L, 2006. -58 σελ.

Krasavin A.S. Τεκμηρίωση των εργασιακών δραστηριοτήτων των εργαζομένων. - Μ.: INFRA-M, 2006. -101s.

Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Διαχείριση αρχείων προσωπικού - Μ.: Book Service, 2006. -144s.

Mitrofanova V.V. Ετοιμάζουμε έγγραφα προσωπικού: εγχειρίδιο πρακτικής. - εκδ. 2ο, αναθεωρήθηκε και επεκτάθηκε. - Μ.: Εκδοτικός οίκος «Alfa-Press». 2008. - 304 σελ.

Sankina L.V. Εγχειρίδιο διαχείρισης αρχείων προσωπικού. 3η έκδοση, διευρυμένη και αναθεωρημένη. - M.: M CFR, 2003. -98.

Υπηρεσία προσωπικού //Wikipedia, The Free Encyclopedia

Διαχείριση αρχείων προσωπικού //Σειρηνίτη. 2014

15. Προσωπική κάρτα υπαλλήλου Τ-2 // Θέματα προσωπικού.

Μεθοδολογικά υλικά //Επιχειρηματικός κόσμος.2014

Έντυπο T-5 "Εντολή μεταφοράς υπαλλήλου σε άλλη θέση" //HRMaximum

Το οργανωτικό προσωπικό ως αντικείμενο διαχείρισης //ORGTM.ru. 2012

Ιστότοπος HR // 2013.

Εργατικοί πόροι //Αρχικά υλικά στο διαδίκτυο. 2014

Φροντιστήριο

Χρειάζεστε βοήθεια για τη μελέτη ενός θέματος;

Οι ειδικοί μας θα συμβουλεύσουν ή θα παρέχουν υπηρεσίες διδασκαλίας σε θέματα που σας ενδιαφέρουν.
Υποβάλετε την αίτησή σαςυποδεικνύοντας το θέμα αυτή τη στιγμή για να ενημερωθείτε σχετικά με τη δυνατότητα λήψης μιας διαβούλευσης.

Τύποι και ποικιλίες τεκμηρίωσης προσωπικού
* ονοματολογία
* ομαδοποίηση εγγράφων
* απαιτήσεις για την παροχή νομικής ισχύος εγγράφων
* Οδηγίες HR
* προετοιμασία αρχείων υπηρεσίας προσωπικού για μεταφορά στα αρχεία του οργανισμού,
* ευθύνη για τη διατήρηση των εγγράφων προσωπικού.

Τι είναι η εργασία προσωπικού;

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΓΙΑ ΤΟ ΤΜΗΜΑ Ανθρώπινου Δυναμικού

1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ

1.1. Το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού (εφεξής το Τμήμα) αποτελεί χωριστή δομική μονάδα του οργανισμού (εφεξής ο Οργανισμός).
1.2. Το τμήμα δημιουργείται και εκκαθαρίζεται με εντολή γενικός διευθυντήςΟργανώσεις.
1.3. Το τμήμα αναφέρεται απευθείας στον Γενικό Διευθυντή του Οργανισμού.
1.4. Το τμήμα στις δραστηριότητές του καθοδηγείται από τον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις που περιέχουν κανόνες εργατικού δικαίου, καθώς και κανονιστικά μεθοδολογικά έγγραφα για τη διαχείριση αρχείων προσωπικού, το καταστατικό του Οργανισμού, καθώς και αυτούς τους Κανονισμούς.
1.5. Στην υπηρεσία προσωπικού προΐσταται ο προϊστάμενος της υπηρεσίας προσωπικού (εφεξής ο Προϊστάμενος), που διορίζεται στη θέση και απολύεται με εντολή του Γενικού Διευθυντή του Οργανισμού.
1.6. Στη θέση του Διευθυντή διορίζεται άτομο με ανώτερη νομική ή οικονομική εκπαίδευση και εργασιακή εμπειρία ως προϊστάμενος υπηρεσιών προσωπικού για τουλάχιστον 3 χρόνια.
1.7. Η δομή και το προσωπικό του Τμήματος εγκρίνονται από τον Γενικό Διευθυντή του Οργανισμού. 1.8. Οι αρμοδιότητες εργασίας των υπαλλήλων του Τμήματος καθορίζονται με περιγραφές θέσεων εργασίας.

2. ΚΥΡΙΑ ΕΡΓΑΣΙΑ

2.1. Επιλογή και τοποθέτηση προσωπικού.
2.2. Λογιστική προσωπικού και τεκμηρίωση προσωπικού.
2.3. Παρακολούθηση της τήρησης της εργασιακής πειθαρχίας.
2.4. Βελτίωση των προσόντων των εργαζομένων.
2.5. Διενέργεια πιστοποίησης.
2.6. Σχηματισμός εφεδρείας προσωπικού.
2.7. Παρακολούθηση της συμμόρφωσης με την εργασία και κοινωνικά δικαιώματαεργάτες.
2.8. Διατήρηση και ενίσχυση θετικού κοινωνικο-ψυχολογικού κλίματος στον Οργανισμό, αποτροπή εργασιακών συγκρούσεων.

3. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ

3.1. Προσδιορισμός τρεχουσών αναγκών σε προσωπικό, ανάλυση εναλλαγής προσωπικού.
3.2. Επιλογή προσωπικού μαζί με τους προϊσταμένους των ενδιαφερομένων τμημάτων.
3.3. Ανάπτυξη ωραρίου στελέχωσης.
3.4. Τεκμηρίωση πρόσληψης, μετάταξης, απόλυσης εργαζομένων.
3.5. Παραλαβή, συμπλήρωση, αποθήκευση και έκδοση βιβλίων εργασίας.
3.6. Τήρηση αρχείων προσωπικού των εργαζομένων του οργανισμού, καταγραφή προσωπικών αρχείων,
σύνταξη και έκδοση βεβαιώσεων και αντιγράφων εγγράφων κατόπιν αιτήματος του υπαλλήλου.
3.7. Τεκμηρίωσηεπαγγελματικά ταξίδια.
3.8. Κατάρτιση ωραρίου διακοπών και καταγραφή χρήσης αδειών, καθώς και καταχώρηση αδειών σύμφωνα με το πρόγραμμα διακοπών.
3.9. Τήρηση αρχείων στρατιωτικού προσωπικού που εργάζεται στον οργανισμό.
3.10. Προετοιμασία υλικού για την παρουσίαση των εργαζομένων για κίνητρα.
3.11. Προετοιμασία υλικού για την υπαγωγή των εργαζομένων σε υλική και πειθαρχική ευθύνη.
3.12. Εκπλήρωση ερωτήσεων σχετικά με την αρχαιότητα εργαζομένων που εργάζονταν προηγουμένως στον οργανισμό.
3.13. Οργάνωση και συμμετοχή στην πιστοποίηση εργαζομένων.
3.14. Δημιουργία αποθεματικού προσωπικού για προαγωγή σε ηγετικές θέσεις, κατάρτιση σχεδίων ανάπτυξης εργαζομένων.
3.15. Κατάρτιση σχεδίων για τη βελτίωση των προσόντων των εργαζομένων.
3.16. Οργάνωση φύλλων χρόνου.

Το τμήμα έχει το δικαίωμα:
4.1. Λήψη από τα διαρθρωτικά τμήματα και τον Οργανισμό των απαραίτητων δικαιολογητικών για την επισημοποίηση της εισδοχής, μετάθεσης, απόσπασης, άδειας και απόλυσης εργαζομένων.
4.2. Δίνουν, εντός των ορίων της αρμοδιότητάς τους, οδηγίες στα δομικά τμήματα του Οργανισμού για την επιλογή, τη λογιστική, την τοποθέτηση και την εκπαίδευση του προσωπικού.
4.3. Υποβολή προτάσεων στη διοίκηση του Οργανισμού για βελτίωση της εργασίας με το προσωπικό.
4.4. Πιστοποιήστε τη νομική ισχύ των εγγράφων προσωπικού που εκδίδονται σε υπαλλήλους του Οργανισμού.
4.5. Παρακολούθηση της τήρησης της εργατικής νομοθεσίας σε σχέση με τους εργαζόμενους στα δομικά τμήματα του Οργανισμού, παροχή βεβαιωμένων παροχών και αποζημιώσεων.
4.6. Εκπροσωπεί, κατά τον προβλεπόμενο τρόπο, τα συμφέροντα του Οργανισμού για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος σε σχέσεις με κρατικούς και δημοτικούς φορείς, καθώς και με άλλες επιχειρήσεις, οργανισμούς και φορείς.
4.7. Διεξαγωγή συνεδριάσεων και συμμετοχή σε συναντήσεις που πραγματοποιεί ο Οργανισμός για θέματα αρμοδιότητας του Τμήματος.

5. ΕΥΘΥΝΗ

5.1. Ο Προϊστάμενος είναι υπεύθυνος για την ορθή και έγκαιρη εκτέλεση από το Τμήμα των καθηκόντων που προβλέπονται στον παρόντα Κανονισμό.
5.2. Ο Διευθυντής είναι υπεύθυνος για:
5.2.1. Οργάνωση έγκαιρης και υψηλής ποιότητας προετοιμασίας και εκτέλεσης εγγράφων, τήρηση αρχείων σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες και οδηγίες.
5.2.2. Τήρηση εργασιακής πειθαρχίας από υπαλλήλους του Τμήματος.
5.2.3. Η διασφάλιση της ασφάλειας των ακινήτων που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις του Τμήματος και η τήρηση των κανόνων πυρασφάλειας.
5.2.4. Συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία σχεδίων διαταγών, οδηγιών, κανονισμών και λοιπών εγγράφων που εγκρίνονται από το Τμήμα.
5.2.5. Οι αρμοδιότητες των υπαλλήλων του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού καθορίζονται από την περιγραφή των θέσεων εργασίας τους.

6. ΣΧΕΣΕΙΣ. ΣΧΕΣΕΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Για την εκτέλεση λειτουργιών και την άσκηση δικαιωμάτων, η υπηρεσία προσωπικού αλληλεπιδρά:
6.1. Με όλα τα δομικά τμήματα του Οργανισμού για θέματα προσωπικού.
6.2. Με το νομικό τμήμα - για να λάβετε πληροφορίες σχετικά με αλλαγές στην ισχύουσα νομοθεσία και νομική υποστήριξη κατά την προετοιμασία εγγράφων προσωπικού.
6.3. Με τη λογιστική - για θέματα αμοιβών, καθώς και για την παροχή αντιγράφων εντολών για πρόσληψη, απόλυση, μεταφορά, διακοπές, επαγγελματικό ταξίδι, προαγωγή και ανάληψη οικονομικής ευθύνης.
6.4. Με το τμήμα πληροφορικής και τεχνολογίας του Οργανισμού - σε θέματα παροχής του Τμήματος οργανωτικού και μηχανογραφικού εξοπλισμού, λειτουργίας και επισκευής του.

7. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΘΗΚΩΝ

7.1. Αλλαγές και προσθήκες στους Κανονισμούς γίνονται με εντολή του Γενικού Διευθυντή κατόπιν εισήγησης του Διευθυντή.

ΠΩΣ ΝΑ ΟΡΓΑΝΩΣΕΤΕ ΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΤΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ, ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΓΙΑ ΤΟ ΤΜΗΜΑ HR

Η ευθύνη για την επιλογή εργαζομένων για την εταιρεία βαρύνει αποκλειστικά τον διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού. Η διαδικασία πρόσληψης και αξιολόγησης προσωπικού είναι εξίσου ακριβής με κάθε άλλη διοικητική δραστηριότητα.

Στην πορεία προς την επιτυχία μιας εταιρείας, το προσωπικό αποφασίζει πραγματικά, αν όχι τα πάντα, τότε πολλά, και οι ιδρυτές της εταιρείας το καταλαβαίνουν καλά αυτό. Ο αυξανόμενος ανταγωνισμός, η βελτίωση της τεχνολογίας, ο αγώνας για τους καταναλωτές και η ποιότητα των προϊόντων αναγκάζουν τους διευθυντές των εταιρειών να επανεξετάσουν μια σειρά από θέματα διαχείρισης. Οι απαιτήσεις για τους εργαζόμενους αλλάζουν επίσης. Το ανθρώπινο δυναμικό, η ικανότητα ενός διευθυντή να θέτει σωστά έναν στόχο και να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τους εργατικούς πόρους γίνεται ο κύριος παράγοντας για την επιτυχία ενός οργανισμού. Οι εργατικοί πόροι είναι όλοι οι εργαζόμενοι της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού παραγωγής και διαχείρισης (διευθυντές και ειδικοί).

Ειδικό ρόλο στην προσέλκυση υψηλού επαγγελματικού προσωπικού στον οργανισμό και στην αύξηση της παραγωγής, της δημιουργικής παραγωγής και της δραστηριότητας του προσωπικού, στην ανάπτυξη και εφαρμογή του προγράμματος ανάπτυξης προσωπικού του οργανισμού, στον εντοπισμό τρόπων διαχείρισης ανθρώπινων πόρων και ανάπτυξης εργατικού δυναμικού διαδραματίζουν επί του παρόντος οι υπηρεσίες προσωπικού - κέντρα ανάπτυξης και υλοποίησης της στρατηγικής της εταιρείας με εργασία.

Αυτό σημαίνει ότι η εργασία του προσωπικού δεν θεωρείται πλέον καθαρά διοικητική (εκτέλεση εντολών για την εγγραφή υπαλλήλων που επιλέγονται από ανώτερο διευθυντή, αποθήκευση πληροφοριών προσωπικού κ.λπ.) και εκτελείται ανεξάρτητα από άλλες διοικητικές λειτουργίες.

Επί του παρόντος, πρέπει να βοηθά στην ανάπτυξη της επιχείρησης μέσω της πρόσληψης εργαζομένων υψηλής ειδίκευσης, του σχεδιασμού της σταδιοδρομίας, της αξιολόγησης της απόδοσης και της βελτίωσης των αποδοχών.

Η υπηρεσία προσωπικού πρέπει να γνωρίζει τις οικονομικές ανάγκες του οργανισμού και, από αυτή την άποψη, να εξετάζει τις δραστηριότητές της σε αλληλεπίδραση με άλλες υπηρεσίες και τμήματα. Το αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων της υπηρεσίας ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να είναι η μεγαλύτερη συμμετοχή των ανθρώπων στις επιχειρήσεις, η γνώση των καθηκόντων και των ευθυνών τους, η ανάπτυξη του εργατικού δυναμικού και το ευνοϊκό ψυχολογικό κλίμα. Δηλαδή, συμβαίνει μια διαδικασία όταν η λειτουργία της διαχείρισης προσωπικού του ανθρώπινου δυναμικού αλλάζει από παθητική βοήθεια σε ενεργητική απόφαση στα οικονομικά ζητήματα του οργανισμού.

Η διαχείριση προσωπικού, δηλαδή η εργασία με το προσωπικό, θεωρεί τους ανθρώπους ως περιουσιακό στοιχείο του οργανισμού, τα περιουσιακά στοιχεία του οργανισμού, το ανθρώπινο κεφάλαιο, έναν πόρο που, όπως και άλλοι πόροι, πρέπει να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας. συνεπάγεται λιγότερο έλεγχο επί των εργαζομένων, αλλά μεγαλύτερο κίνητρο και τόνωση της εργασίας. Η σημασία αυτής της εργασίας είναι προφανής.

Οι κύριοι στόχοι της υπηρεσίας HR είναι:

1. Ανάλυση αγοράς εργασίας. Η αγορά εργασίας είναι μια σημαντική πολύπλευρη σφαίρα της οικονομικής και οικονομικής-πολιτικής ζωής της κοινωνίας. Στην αγορά εργασίας αξιολογείται το κόστος της εργασίας, καθορίζονται οι συνθήκες απασχόλησής της, συμπεριλαμβανομένων των μισθών, των συνθηκών εργασίας, της εργασιακής ασφάλειας, των ευκαιριών για εκπαίδευση, επαγγελματική ανάπτυξη κ.λπ.

2. Σχηματισμός προσωπικού του οργανισμού (σχεδιασμός, πρόσληψη, επιλογή και πρόσληψη, προσαρμογή εργαζομένων, αποδέσμευση, ανάλυση κύκλου εργασιών, κ.λπ.).

3. Απεριόριστη εστίαση στις απαιτήσεις της εργατικής νομοθεσίας.

4. Ανάπτυξη εργαζομένων (επαγγελματικός προσανατολισμός και επανεκπαίδευση, αξιολόγηση επαγγελματικών δραστηριοτήτων του προσωπικού, οργάνωση επαγγελματικής ανέλιξης).

5.Ανάλυση του κόστους και των αποτελεσμάτων της εργασίας.

6. Βελτίωση της οργάνωσης της εργασίας και της τόνωσης της.

7. Δημιουργία καλού κοινωνικο-ψυχολογικού κλίματος Το κλίμα της ομάδας είναι η κυρίαρχη και σχετικά σταθερή ψυχική διάθεση της ομάδας, η οποία βρίσκει ποικίλες μορφές εκδήλωσης σε όλες τις δραστηριότητες της ζωής της

8.Δημιουργία ασφαλών συνθηκών εργασίας. Η ασφάλεια της εργασίας είναι μια κατάσταση συνθηκών εργασίας κατά την οποία αποκλείεται η έκθεση σε επικίνδυνους και επιβλαβείς παράγοντες παραγωγής.

9.Ανάπτυξη συστήματος κινήτρων εργασίας. Το κίνητρο μπορεί να θεωρηθεί μία από τις μεθόδους διαχείρισης, αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας διαχείρισης, που στοχεύει στην επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου διαχείρισης - να κάνει τους ανθρώπους να εργάζονται αποτελεσματικά.

10. Λαμβάνοντας υπόψη όχι μόνο τις τρέχουσες, αλλά και τις μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού σε προσωπικό, με βάση τα καθήκοντα της ανάπτυξής του, την πρόβλεψη των συνθηκών της αγοράς και τις τάσεις στη φυσική κίνηση του εργατικού δυναμικού.

11.Ευρεία συνεργασία με τα συνδικάτα.

12. Ανάπτυξη της κοινωνικής και συνταξιοδοτικής πολιτικής του οργανισμού.

13. Επίλυση συγκρούσεων.

14.Μέγιστη φροντίδα για κάθε άνθρωπο, σεβασμός στα δικαιώματα, τις ελευθερίες, την αξιοπρέπειά του.

15. Σύστημα επιβράβευσης.