Reguli pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar la o întreprindere. Nouă procedură pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar

O tranzacție cu numerar este orice mișcare de numerar în casa de marcat. Orice antreprenor trebuie să știe să proceseze corect primirea și retragerea numerarului. Ce sunt trăsături distinctive efectuarea de tranzacții cu numerar?

Informații generale

Tranzacțiile cu numerar includ orice plăți în numerar, atât cu persoane juridice, cât și cu persoane fizice. În același timp, a fost stabilită o limită de decontare de o sută de mii de ruble pentru persoanele juridice.

Nerespectarea limitei este considerată o încălcare a disciplinei de numerar. Pentru persoanele fizice, nu există limită pentru plățile în numerar. Orice tranzacție în numerar trebuie să fie documentată în mod corespunzător.

În acest scop, se utilizează formulare de documente unificate. Primirea numerarului la casierie se confirmă prin emiterea unei chitanțe de numerar, iar eliberarea fondurilor este confirmată printr-un ordin de cheltuieli.

Toate comenzile sunt înregistrate într-un jurnal special de comenzi. În plus, înregistrările tuturor tranzacțiilor efectuate sunt înscrise în registrul de casă. Documentația poate fi completată pe hârtie sau folosind sisteme computerizate.

Standardele anterioare impuneau ca o cameră separată să fie echipată pentru casa de marcat. Acum este permisă dotarea unei părți a incintei, dar casa de marcat trebuie să fie întotdeauna închisă și sigilată.

La șapte zile de la sosirea numerarului la casierie, acesta trebuie depus la bancă. Dacă subiectul este la distanță, este permisă creșterea perioadei de păstrare a numerarului în casa de marcat cu până la două săptămâni.

Normele legislative se aplică și la limita de numerar care poate fi păstrată în casa de marcat. Anterior, această sumă era determinată de bancă.

După modificările aduse legii, mărimea limitei poate fi stabilită chiar de întreprinzător, fără a anunța banca. Puteți păstra o sumă care depășește limita în casa de marcat timp de cel mult trei zile în zilele în care se plătesc salariile sau alte remunerații.

Concepte necesare

Tranzacțiile cu numerar sunt orice acțiuni legate de acceptarea și eliberarea de numerar de la casieria oricărei organizații. Orice tranzacție comercială trebuie să fie susținută de documente.

Încasarea și eliberarea numerarului se încadrează în categoria tranzacțiilor comerciale, ceea ce înseamnă că tranzacțiile în numerar trebuie documentate cu documente adecvate.

Operațiunile de decontare în numerar sunt operațiuni efectuate de instituții bancare. Acestea presupun menținerea conturilor persoanelor fizice și juridice și efectuarea decontărilor în numele acestora.

Operațiuni similare sunt efectuate folosind chitanțe și debite bancare. Detaliile despre tranzacțiile cu numerar sunt descrise în.

Acest standard specifică faptul că, pentru procesarea tranzacțiilor cu numerar, trebuie utilizate forme interdepartamentale ale documentației contabile primare pentru organizații și întreprinderi, aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse în coordonare cu Ministerul Finanțelor și Banca Centrală.

Formularele unificate pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar includ:

Toate formularele de documente unificate sunt afișate în format .

Funcții și sarcini îndeplinite

Toate tranzacțiile în numerar pot fi împărțite în intrare și ieșire. Funcțiile operațiunii și sarcinii depind de calitatea de membru. Astfel, tranzacțiile cu venituri includ orice încasări de numerar către casierie.

Acceptarea fondurilor se formalizează printr-un ordin de primire, care se înregistrează în. Comanda este creată într-un singur exemplar.

Partea principală a acestuia este stocată la casa de marcat, iar partea de rupere este transferată clientului ca casă de marcat. Contabilitatea detaliată a tranzacțiilor primite ajută la urmărirea tuturor încasărilor de numerar.

Datorită acesteia, se determină venitul pe care se plătesc impozitele la buget. Tranzacțiile de cheltuieli sunt orice acțiuni de eliberare a numerarului din casa de marcat.

Adică, acest lucru se aplică pentru emiterea de salarii sau fonduri responsabile și livrarea veniturilor către bancă și cheltuirea banilor pentru nevoile întreprinderii.

Astfel de operațiuni sunt documentate folosind ordine de cheltuieli. Contabilitatea tranzacțiilor de cheltuieli este necesară pentru a determina „venitul net impozabil”. Pentru a face acest lucru, din suma veniturilor se scade suma cheltuielilor.

Reglementare legală

Sunt prezentate documentele de reglementare care reglementează desfășurarea tranzacțiilor cu numerar. Acest standard a înlocuit Regulamentul existent anterior privind procedura de desfășurare a tranzacțiilor cu numerar nr. 373.

În conformitate cu Directiva, procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar pentru întreprinzătorii individuali și reprezentanții întreprinderilor mici sa schimbat ușor. În primul rând, modificările au afectat condițiile de determinare a limitei de numerar.

Fiecare organizație trebuie să definească acest lucru. În absența unei limite stabilite, indicatorul va fi considerat zero, ceea ce înseamnă că toți numerarul va trebui să fie depus zilnic la bancă.

Directiva nr. 3210 oferă două opțiuni pentru calcularea limitei - pe baza încasărilor de numerar sau pe baza cheltuielilor. Anterior, limita era stabilită de bancă, în lipsa veniturilor se ține cont de venituri.

Acum organizația are dreptul să stabilească în mod independent limita în orice mod acceptabil. În același timp, limita în exces în conformitate cu paragrafele 7 și 8 din Instrucțiuni este permisă numai în zilele de plată a salariilor și a altor plăți similare.

Directiva nr. 3210 prevede o procedură simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar pentru întreprinzătorii individuali și organizațiile mici. Este posibil să nu stabilească o limită de numerar și, în plus, antreprenorii individuali nu sunt obligați să țină o carte de numerar.

În ceea ce privește documentele primare unificate, după noile modificări au rămas aceleași. Formulare standard aprobate de și.

Tranzacții cu numerar la întreprindere

Numai casierul sau un angajat desemnat responsabil prin ordin al șefului organizației poate efectua tranzacții cu numerar. Totodată, clauza 4 din Directiva nr. 3210 nu interzice managerului însuși să îndeplinească această funcție.

Un contabil, un casier sau o persoană care furnizează servicii de contabilitate poate pregăti documentația de numerar. Doar managerul și casierul au dreptul să semneze documentația de numerar.

Un terț contabil nu are dreptul de a semna documente. Tranzacții cu numerar institutie bugetara trebuie efectuată ținând cont de cerințele stabilite.

Operațiunile Băncii Centrale pentru execuția în numerar a bugetului includ operațiuni cu fonduri în contul bugetar pentru creditarea veniturilor bugetare și plăți pentru obligațiile bugetare confirmate.

Dreptul de a deschide și închide conturi ale bugetului federal aparține exclusiv Trezoreriei Federale.

Instrucțiuni de bază ale Băncii Centrale

Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar este reglementată de Instrucțiunile Băncii Centrale a Federației Ruse.

Principalele sale teze sunt:

Algoritmul pentru finalizarea unei tranzacții cu casa de marcat conform Instrucțiunilor arată astfel:

În unele cazuri, o comandă în numerar poate fi înlocuită. Acest lucru se aplică eliberării de salarii, beneficii și alte plăți.

În această situație, banii sunt emiși pe baza unei declarații, iar apoi este creat un ordin de cheltuieli pentru întreaga sumă de fonduri emise. Conformitatea cu disciplina de numerar de către organizații în conformitate cu Instrucțiunile este controlată de bănci.

Echipamentul caselor de marcat și siguranța fondurilor sunt inspectate de organele de afaceri interne. Corespondența soldului efectiv și a datelor documentelor contabile se verifică în timpul inventarierii numerarului la casierie.

În instituțiile de credit, procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar este reglementată de Banca Rusiei. Stabilește regulile de depozitare, transport și colectare a numerarului.

Efectuarea unui inventar

Inventarierea se efectueaza la o frecventa determinata de reglementarile de inventariere stabilite in organizatie sau ori de cate ori are loc o schimbare de casier.

Surplusurile dezvăluite în proces sunt formalizate printr-un ordin de primire în numerar. Dar scopul principal al inventarierii este verificarea conformității tranzacțiilor cu numerar cu standardele actuale.

Algoritmul procesului de inventariere este următorul:

1. Cash Cash și condițiile de siguranță ale acestuia sunt verificate.
2. Suportul documentar al tranzacțiilor cu numerar este examinat pentru acuratețe.
3. Se verifică oportunitatea și caracterul complet al primirii fondurilor.
4. Se verifică acuratețea banilor debitați pentru cheltuieli.
5. Se examinează procedura de respectare a disciplinei de numerar.
6. Se revizuiește afișarea tranzacțiilor în contabilitate.
7. Rezultatele inventarului sunt compilate.

Dacă în proces sunt identificate deficiențe sau excedente, acestea trebuie reflectate în contabilitate în termen de zece zile.

În acest caz, surplusul este contabilizat ca rezultat financiar. Lipsa, în funcție de circumstanțe, este atribuită pierderilor organizației sau este atribuită casieriei.

Responsabilitatea pentru mentinerea ordinii

Cele mai frecvente încălcări identificate de inventar includ:

• neraportarea la emiterea de fonduri;
• lipsa documentației primare de numerar;
• executarea incorectă a documentelor de numerar;
• nedepunerea numerarului integral. Această încălcare se manifestă chiar și prin faptul că casierul lasă o parte din încasări „pentru schimb”;
• depășirea limitei;
• prezenţa erorilor aritmetice la însumare rezultă în registre contabile.

Încălcarea disciplinei în numerar implică răspunderea în conformitate cu Codul contravențiilor administrative. De exemplu, pentru încălcarea procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar, persoanele responsabile pot fi amendate în valoare de patru până la cinci mii de ruble.

Pentru persoanele juridice pentru aceeași încălcare, legea prevede o amendă de la patruzeci la cincizeci de mii de ruble. Încălcările tranzacțiilor cu numerar sunt detectate de bănci sau de biroul fiscal.

Băncile pot efectua inspecții de cel puțin două ori pe an, așa cum se specifică în (clauza 2.14).

De menționat că, dacă au trecut mai mult de două luni de la descoperirea încălcării, atunci termenul de prescripție pentru impunerea unei pedepse expiră. Separat, ar trebui abordat subiectul răspunderii pentru neutilizarea sistemelor de case de marcat.

Primirea/plata numerarului este înregistrată în „Raportul de numerar”. În fiecare zi, casieria însumează totalul zilnic, întocmește un raport și îl transmite departamentului de contabilitate. Numerarul nedepus este depozitat într-un seif special.

Procedura de inregistrare la benzinarii

La înregistrarea tranzacțiilor cu numerar la o benzinărie, jurnalul operatorului de casă de marcat afișează următoarele citiri de casă de marcat:

În general, procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar este similară pentru toate organizațiile. Este important să documentați orice primire de numerar și să documentați corect cheltuielile acestuia.

Din 01.06.2014, procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar pe teritoriu Federația Rusă stabilesc reguli noi. CuprinsCe trebuie să știți Procedura de înregistrare a tranzacțiilor cu numerar la o întreprindere Întrebări frecvente Toți managerii întreprinderii ar trebui să fie familiarizați cu acestea. Cu toate acestea, după cum arată practica, sunt multe în această chestiune...

Procedura de analiză a tranzacțiilor bancare efectuate prin intermediul casieriei trebuie efectuată în conformitate cu reglementările speciale. Există multe caracteristici și nuanțe diferite asociate cu astfel de proceduri. Trebuie să vă familiarizați cu ei în avans. Gestionarea numerarului este, de asemenea, reglementată de...

Din momentul înregistrării propriei afaceri, orice entitate economică este obligată să-și documenteze strict activitățile. Trebuie să țină cont de toate informațiile despre orice mișcare de fonduri. Cum ar trebui să urmăriți tranzacțiile cu numerar în 2019? Activitățile antreprenorilor și organizațiilor privați sunt controlate invariabil de stat....

Operațiunile de la casierie trebuie efectuate în conformitate cu cerințele documentației de reglementare. Există anumite reguli care vă vor spune cum să controlați corect tranzacțiile cu numerar. Cuprins Ce trebuie să știți? Cum funcționează sistemul de control al casei de marcat? Necesitatea de a îmbunătăți controlul...

Moneda străină nu ajunge adesea în casa de marcat a unui antreprenor. Acest lucru se datorează interzicerii tranzacțiilor valutare între organizații rusești. Dar există și excepții. Cum să contabilizezi tranzacțiile cu numerar în această situație? Banii străini nu apar adesea în bugetul afacerii. Rusă...

Articolul va vorbi despre audit. Care sunt obiectivele sale, cum să efectuați corect verificarea și ce metodologie să utilizați - mai departe. Cuprins Aspecte importante Procedura audit Tranzacții cu numerar Caracteristici atunci când sunt efectuate într-o instituție guvernamentală B economie de piata activitate de audit...

Toate tranzactiile cu numerar sunt insotite de obligatoriu documentarea. Numai pe această bază sunt acceptate pentru contabilitate în contabilitate. Ce documente primare sunt utilizate pentru procesarea tranzacțiilor cu numerar? Orice tranzacție financiară trebuie să fie certificată prin documente corespunzătoare. CuprinsDe ce ai nevoie...

Efectuarea tranzactiilor cu numerar presupune actiuni legate de platile efectuate cu numerar. Dar în același timp o varietate tranzactii monetare poate varia. Ce tipuri de tranzacții cu numerar există? Organizațiile își stochează finanțele în conturi bancare. De obicei sunt cheltuite prin...

Astăzi, fără excepție, toate întreprinderile comerciale, precum și unii antreprenori individuali, trebuie să țină evidențe sintetice. Este un format contabil care reflectă informații despre tipuri variate proprietate. Se folosesc conturi speciale...

În organizațiile comerciale și de alte tipuri, contabilitatea analitică și sintetică este obligatorie. Acesta din urmă se referă la cifra de afaceri în numerar. Contabilitatea analitică vă permite să rezolvați multe probleme diferite simultan. Procedura de implementare a acesteia în sine este reglementată de actuala...

Astăzi, aproape toate băncile, fără excepție, sunt comerciale. Pe lângă plățile fără numerar, se fac și plăți în numerar. De aceea trebuie menținută o contabilitate specială de casă. Această procedură are propriile sale caracteristici și dificultăți. Trebuie să vă familiarizați cu ele în avans. Astfel poți evita...

Să ne uităm la modul în care plățile fără numerar sunt înregistrate la o întreprindere. La urma urmei, merită să știți unde să creditați fondurile și cum să le anulați. Să ne dăm seama ce înregistrări se fac în contabilitate. Cuprins Aspecte importante Procedura de reflectare a plăților fără numerar în contabilitate Caracteristici emergente Să stabilim cum să efectuăm...

Dacă compania dumneavoastră efectuează plăți fără numerar, merită să aflați cum sunt analizate. Și pentru a face acest lucru, trebuie să rezumați toate informațiile conținute în actele legislative. Să luăm în considerare ce sarcini sunt îndeplinite, care sunt caracteristicile analizei într-o companie și într-o bancă. Să stabilim ce documente de reglementare valorează...

Principalele schimbări în disciplina de numerar sunt legate de trecerea la casele de marcat online. Ca o consecință a acestui fapt, a devenit posibil să nu se folosească unele documente de numerar.

De la 1 iulie 2017, mulți oameni de afaceri folosesc sisteme de case de marcat cu conexiune la Internet și încheie un acord de întreținere cu un operator de date fiscale, care va transmite informații despre plăți către organele fiscale pe cale electronică. Lor li s-au alăturat și cei a căror utilizare a caselor de marcat a fost amânată până la 1 iulie 2019.

Menținerea disciplinei de numerar în 2019

Disciplina de numerar în 2019 este un set de reguli pentru lucrul cu casa de marcat pentru organizații și antreprenori individuali. Acest lucru se aplică pentru cheltuirea veniturilor în numerar, stocarea numerarului și lucrul cu casele de marcat.

Organizațiile stabilesc singure suma admisibilă de numerar la sfârșitul zilei de lucru, restul fiind predat băncii.

Menținerea disciplinei de numerar în 2019 pentru întreprinderile mici și antreprenorii individuali înseamnă că aceștia păstrează în casa de marcat cât de mult este necesar. Suma este stabilită în ordinea limită de numerar, în caz contrar limita de sold este 0. Limita poate fi depășită în zilele de plată, weekend-uri și sărbători. Limita plăților în numerar între organizații sau întreprinzători individuali este de 100 de mii de ruble, cu persoanele fizice nu există restricții. Se pot face corecții la documentele pe hârtie (cu excepția PKO și RKO), documentele electronice sunt semnate cu semnături electronice, dar nu pot fi corectate.

Organizațiilor și antreprenorilor individuali le este interzis să cheltuiască numerar (clauza 2 a Directivei Băncii Rusiei nr. 3073-U din 7 octombrie 2013), sunt prevăzute excepții pentru:

• beneficiile angajatului;
• emiterea de bani pentru persoane responsabile;
• plata pentru bunuri, lucrari, servicii;
• retururi către clienți.

Nu este interzisă cheltuirea numerarului primit dintr-un cont bancar în alte scopuri.

Un antreprenor individual poate cheltui veniturile în numerar pentru nevoi personale.

Schimbări în disciplina de numerar

Legea federală nr. 290-FZ din 3 iulie 2016 a introdus modificări serioase în regulile de utilizare a caselor de marcat, principala dintre acestea fiind trecerea la utilizarea caselor de marcat online care transmit informații despre decontări folosind numerar și mijloace electronice plata prin operatorul de date fiscale către organele fiscale în formă electronică. Informațiile sunt transmise în momentul decontării.

Disciplina numerarului cu plățile online se schimbă și ea. Potrivit Ministerului Finanțelor, exprimată prin Scrisoarea nr. 03-01-15/37692 din 16 iunie 2017, după introducerea caselor de marcat online în organizații, utilizarea jurnalului casierului-operator (Formular nr. KM-4). ) iar certificatul-raport de casier-operator (Formular Nr. KM -6) este optional.

În plus, prin Directiva Băncii Rusiei nr. 4416-U din 19 iunie 2017, au fost aduse modificări procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar: pentru a emite bani în cont, rambursarea integrală a datoriei pentru suma primită anterior nu mai este necesar. În plus, nu puteți lua o cerere de la responsabil, ci formalizați eliberarea cu un document administrativ - de exemplu, o comandă de la manager.

Răspunderea pentru încălcarea regulilor de lucru cu sistemele de case de marcat

Pedepsele pentru încălcarea disciplinei de numerar în 2019 reglementează Codul contravențiilor administrative. Pentru încălcarea disciplinei în numerar în 2019, se atribuie o amendă în funcție de gravitatea încălcării.

Pentru plăți în numerar și acumulare în casa de marcat în exces dimensiuni stabilite (Artă. 15.1) amendă pentru funcționari - de la 4.000 la 5.000 de ruble, pentru persoanele juridice - de la 40.000 la 50.000 de ruble.

Pentru nerespectarea regulilor de lucru cu casele de marcat ( Articolul 14.5):

• pentru neutilizarea caselor de marcat, o amendă pentru funcționari este de la 1/4 la 1/2 din suma decontării, dar nu mai puțin de 10.000 de ruble; pentru persoanele juridice și antreprenorii individuali - de la 3/4 la o mărime a sumei decontării, dar nu mai puțin de 30.000 de ruble;
• pentru încălcarea sistematică a legii - descalificarea funcționarilor de la 1 la 2 ani; pentru persoane juridice și întreprinzători individuali - suspendare până la 90 de zile;
• pentru utilizarea caselor de marcat care nu îndeplinesc cerințele și nefurnizarea de informații și documente la cererea autorităților fiscale - un avertisment sau o amendă pentru funcționari de la 1.500 la 3.000 de ruble; pentru persoanele juridice și antreprenorii individuali - un avertisment sau o amendă de la 5.000 la 10.000 de ruble;
• pentru netrimiterea unui cec pe hârtie sau electronic către client la cererea acestuia - un avertisment sau o amendă pentru funcționari de 2000 de ruble. Pentru persoanele juridice și antreprenorii individuali - un avertisment sau o amendă administrativă de 10.000 de ruble.

Verificarea disciplinei de numerar de către autoritățile fiscale în 2019 se efectuează fără restricții.

Serviciul Fiscal Federal întocmește un plan de inspecție, dar documentul este destinat numai uzului intern. De regulă, acest lucru se întâmplă nu mai mult de o dată pe an sau atunci când există o plângere.

De asemenea, va fi efectuat un audit dacă compania a încălcat anterior disciplina de gestionare a numerarului sau operează cu pierdere.

„Instituții autonome: contabilitate și fiscalitate”, 2012, N 8

Nu este un secret pentru nimeni faptul că Regulamentul actual privind procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar (denumit în continuare Regulamentul N 373-P)<1>Documentul este destul de greu de înțeles și utilizat. Contabilul-casier are nevoie de un memento mai practic. În acest scop, va fi utilă propria dvs. prevedere privind respectarea disciplinei de numerar. Este important să se stabilească într-o formă accesibilă și de înțeles procedura de desfășurare a tranzacțiilor cu numerar și de asigurare a siguranței numerarului în instituție, fără a uita acele momente în care Regulamentul N 373-P oferă contabilului de ales. În acest caz, nu este nevoie să rescrieți elementul de bază document normativ. Deci, să începem...

<1>Aprobat de Banca Rusiei la 12 octombrie 2011 N 373-P.

Unde este cel mai bun loc pentru a începe?

Răspunsul este evident: ar trebui să începeți cu structura documentului în curs de dezvoltare. Există două opțiuni. De exemplu, puteți pleca direct de la conținutul actului de reglementare de bază - Regulamentele N 373-P. Următoarele secțiuni sunt evidențiate ca fiind principale:

• reguli de acceptare a numerarului;
• reguli pentru emiterea de numerar;
• menținerea unui registru de casă;
• asigurarea ordinii efectuarii tranzactiilor cu numerar.

Dacă este necesar, puteți completa sau scurta secțiunile menționate, ținând cont de specificul tranzacțiilor cu numerar din instituție. Dar există o altă opțiune pentru structura dispoziției privind respectarea disciplinei de numerar: evidențiați în ea care sunt principalele responsabilități ale unui contabil în conformitate cu disciplina de numerar (a se vedea scrisoarea Serviciului Federal de Taxe din Rusia din 21 decembrie 2011 N AS -4-2/21794@):

• determinarea limitei soldului de numerar;
• stocarea numerarului în conturile bancare în bănci (în trezorerie) peste limita de numerar stabilită;
• înregistrarea tranzacțiilor cu numerar cu ordine de numerar de intrare și de ieșire;
• asigurarea disponibilității documentelor de numerar întocmite la efectuarea tranzacțiilor cu numerar în termenele stabilite de legislația în materie de arhivă;
• menținerea unui registru de casă.

Cititorul poate observa că în ambele versiuni lipsește secțiunea importantă „Concordanțe cu persoane responsabile”. În principiu, este o componentă a cheltuielilor tranzacțiilor în numerar. Potrivit autorului, nu ar fi o greșeală să se separe așezările cu persoane responsabile într-o secțiune separată. Să nu uităm că trebuie să selectăm structura documentului dintre opțiunile prezentate mai sus. Autorul se va concentra pe prima variantă mai simplă și mai accesibilă și o va completa cu cele mai importante prevederi. Trebuie amintit că înregistrarea și contabilitatea tranzacțiilor cu numerar într-o instituție se efectuează în conformitate cu cerințele Regulamentului N 373-P, cu excepția cazului în care se specifică altfel printr-un act juridic de reglementare care reglementează procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către destinatari. fonduri bugetare.

Reguli de acceptare a numerarului

Regulamentul nr. 373-P stabilește că numerarul este acceptat de o persoană juridică, inclusiv de la angajați, folosind un ordin de primire de numerar. Forma sa (f. 0310001) se află în albumul formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea tranzacțiilor cu numerar, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18 august 1998 N 88. Ordinul de primire este, de asemenea, indicat în Ordin. al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 15 decembrie 2010 N 173n, care a aprobat formularele documentelor și registrelor contabile primare contabilitate, aplicat inclusiv de către instituțiile de stat (municipale). Această Comandă conține și un alt formular unificat - o chitanță (f. 0504510), folosită pentru acceptarea numerarului. Această chitanță este o formă standard de formular de raportare strictă și este utilizată pentru a oficializa primirea de bani de la populație pentru vânzarea de bunuri (lucrări, servicii) fără utilizarea echipamentelor de marcat. În propriile sale reglementări privind respectarea disciplinei de numerar într-o instituție, contabilul ar trebui să enumere documentele numite și să indice în ce situații vor fi utilizate. De exemplu, un ordin de primire de numerar este utilizat atunci când se acceptă bani de la angajați, inclusiv returnarea sumelor contabile neutilizate, atunci când se primesc numerar de la un reprezentant autorizat al unei divizii separate. Chitanța este folosită la acceptarea banilor de la populație. Dacă banii sunt acceptați de o persoană împuternicită și nu de casier, atunci fondurile înregistrate în registrul de livrare a documentelor, însoțite de chitanțe (copii ale acestora), sunt predate la casieria instituției.

În mai multe paragrafe din Regulamentul N 373-P există instrucțiuni pas cu pas despre acțiunile contabilului la acceptarea fondurilor. Autorul propune să-l scurteze și să-l rescrie astfel încât să fie convenabil casieriei să-l urmărească. De exemplu, algoritmul de acțiuni al casieriei (pas cu pas) atunci când acceptă numerar poate fi următorul.

Pasul 1. Verificați. La primirea unei comenzi de primire de numerar, casieria verifică:

• corespondența sumei de numerar introduse în cifre cu suma de bani introdusă în cuvinte;
• disponibilitatea documentelor justificative enumerate în comanda de numerar (chitanță).

Pasul 2. Recepție. Casiera acceptă numerar în așa fel încât deponentul să poată observa acțiunile casierului. Dacă instituția vinde bunuri (lucrări, servicii), atunci casieria folosește o casă de marcat<2>în conformitate cu Legea federală din 22 mai 2003 N 54-FZ, sau în locul unei chitanțe de numerar, emite formulare de raportare stricte în forme aprobate, ghidate de Decretul Guvernului Federației Ruse din 6 mai 2008 N 359. Procedura pentru utilizarea caselor de marcat și emiterea BSO se stabilește în documente interne separate (instrucțiuni).

<2>În prezent, sunt în vigoare Regulile standard de funcționare a caselor de marcat la efectuarea decontărilor de numerar cu populația, aprobate. Ministerul de Finanțe al Rusiei 30.08.1993 N 104, iar autoritățile de reglementare se referă la document atunci când explică desfășurarea tranzacțiilor cu numerar (Scrisoare a Serviciului Federal de Taxe din Rusia pentru Moscova din 20.04.2011 N 17-15/38757 ).

Pasul 3. Control.În cazul în care suma de numerar depusă corespunde sumei specificate în documente, casieria le semnează, aplică o ștampilă care atestă tranzacția în numerar și emite o chitanță (stub) care confirmă primirea numerarului. În cazul în care există o discrepanță între sumele depuse și sumele indicate în documentele de chitanță, casieria se oferă să depună suma de bani care lipsește sau returnează excesul de numerar. În acest caz, casieria retrage documentele de numerar pentru reînregistrare pentru suma efectivă depusă.

Rămâne de adăugat că Regulamentul N 373-P impune dezvoltarea unei proceduri pentru ca o persoană juridică să accepte numerar depus de la un reprezentant autorizat al unei divizii separate. Poate fi mai simplu decât algoritmul discutat mai sus, deși autorul nu vede diferențe speciale în acceptarea banilor de la angajații departamentului principal sau separat. Singura diferență este în contabilitatea fondurilor, deoarece o divizie separată poate avea propria sa casă de marcat, deci există un transfer de bani de la o casă de marcat la alta. Acest fapt ar trebui să se reflecte în contabilitatea unei instituții care are divizii separate.

Pentru informația dumneavoastră. La acceptarea de fonduri de la persoane juridice și antreprenori individuali Conform acordurilor încheiate, contabilul-casier trebuie să-și amintească că plățile în numerar în temeiul unui singur acord de afaceri nu pot depăși 100 de mii de ruble.<3>.

<3>Directiva Băncii Rusiei din 20 iunie 2007 N 1843-U.

Reguli pentru emiterea de numerar

Conform Regulamentului N 373-P, principalul document utilizat pentru a documenta emiterea de fonduri este Ordinul de Cheltuieli Cash (f. 0310002), la plata salariilor, acesta este înlocuit cu fișe de salariu (f. 0301009) sau fișe de plată (f. 0301011), aprobat prin Rezoluția Goskomstat a Rusiei N 88. Rețineți că pentru instituțiile de stat (municipale), Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 15 decembrie 2010 N 173n prevede forme de documente „buget”. Deci, acestea sunt extrase de plată (f. 0504401), state de plată (f. 0504403). Există o Carte de contabilitate a banilor dați distribuitorilor pentru salarii, indemnizații sau întreținere și burse (f. 0504046). Se utilizează la emiterea de numerar din casa de marcat către distribuitorii stabiliți prin ordin al conducătorului instituției, cu care s-au încheiat acorduri de deplină responsabilitate financiară. Există un formular separat pentru persoanele responsabile - Declarație de eliberare a banilor din casa de marcat către persoanele responsabile (f. 0504501). Este folosit la emiterea de numerar către mai mulți contabili simultan, în loc să emită ordine de cheltuieli individuale. Beneficiarii fondurilor bugetare returnează băncii numerarul neutilizat pe baza unui Anunț de contribuție în numerar (f. 0402001). Toate formularele unificate enumerate ar trebui să fie consacrate în reglementările privind respectarea disciplinei de numerar și să indice când sunt aplicate. După aceasta, puteți trece la instrucțiunile privind acțiunile contabilului atunci când emiteți bani.

Pasul 1. Verificați.Înainte de a emite bani pentru un ordin de cheltuieli, casieria verifică:

• prezența semnăturii contabilului șef sau contabilului, iar în lipsa acestora - prezența semnăturii managerului și conformitatea acesteia cu eșantionul existent;
• disponibilitatea documentelor justificative enumerate în ordinul de cheltuieli;
• corespondența sumei de bani înscrise în cifre cu suma de numerar introdusă în cuvinte, prezența documentelor justificative;
• conformarea numelui, prenumelui, patronimului (dacă există) al destinatarului banilor indicați în ordinul de cheltuială sau alt formular cu un act de identificare.

Pasul 2. Problemă. Casiera pregătește suma de bani care urmează să fie emisă, apoi transmite ordinul de debit (un alt formular unificat) destinatarului, care indică în cuvinte suma de numerar care urmează a fi acceptată și semnează. Casierul numără banii pregătiți pentru eliberare, astfel încât destinatarul să poată observa, și eliberează banii într-o numărătoare foaie cu bucată. Dacă banii se eliberează conform Fișei de decontare și salarizare (f. 0301009) (Statul de plată (f. 0301011)), atunci înainte de semnătura persoanei încredințate să primească banii, casieria face inscripția „prin procură”. Dacă împuternicirea se eliberează pentru mai multe plăți, atunci se fac copii ale acesteia și se atașează la fiecare document de cheltuieli.

Pasul 3. Control. Această etapă îl privește în principal pe destinatarul numerarului, care, sub supravegherea casierului, numără banii pe care i-a primit. Casiera, la rândul ei, trebuie doar să semneze ordinul de debit, iar emiterea de bani poate fi considerată finalizată.

Descris de autor algoritm general emiterea de bani. Acesta poate fi completat cu reguli de depunere a sumelor care nu sunt date angajaților, notându-le pentru comoditate într-un memoriu separat. De exemplu, instrucțiunile de depunere ar putea arăta astfel:

1. vizavi de numele angajaților cărora nu li s-au eliberat bani, casierul scrie „depus” în fișa de salarizare (statul de plată);
2. se întocmește un registru al sumelor depuse sub orice formă, care indică partea de antet (denumirea instituției), data înregistrării registrului, perioada de apariție a sumelor depuse, numerele decontării și plății (statul de plată). extras, datele angajatilor care nu au primit numerar, suma de bani neplatita acestora, suma totala conform registrului;
3. Casierul certifică cu semnătura sa declarația de decontare și plată (plată), registrul sumelor depuse și le transferă contabilului șef, iar în lipsa acestuia - managerului.

Deci, nu este nimic complicat în depunerea banilor, dacă îi puneți într-o formă de înțeles.

Menținerea unui registru de numerar

Astăzi, registrele de casă din multe instituții sunt ținute automat în aplicații software pe baza chitanțelor compilate și a documentelor de cheltuieli, astfel încât nu sunt necesare explicații suplimentare cu privire la menținerea unui registre de casă. Programul generează automat un registru de numerar, cu condiția ca acesta să fie configurat de dezvoltatori ținând cont de standardele relevante ale Regulamentului N 373-P. Singura remarcă: dacă există divizii separate și în ele se efectuează tranzacții cu numerar, trebuie să le atribuiți întreținerea propriei registre de numerar. În același timp, este necesar să se decidă modul în care informațiile privind tranzacțiile cu numerar vor fi transmise de la divizii separate, astfel încât departamentul principal de contabilitate să poată rezuma informațiile despre tranzacțiile cu numerar în întreaga instituție în ansamblu. Regulamentul N 373-P prevede transferul registrelor de casă ale diviziilor separate în formă electronică, ceea ce nu exclude transferul lor pe hârtie la sfârșitul perioadei de raportare. Contabilul trebuie să specifice schimbul de registre de numerar în regulile fluxului de documente.

Asigurarea ordinii de efectuare a tranzactiilor cu numerar

Regulamentul nr. 373-P spune următoarele în această privință. Organizațiile (instituțiile) asigură organizarea tranzacțiilor cu numerar, acordând atenție introducerii în registrul de casă a tuturor înregistrărilor privind tranzacțiile de intrare și de ieșire, împiedicând acumularea de numerar în casa de marcat peste limita stabilită, depozitarea banilor gratuit în bănci (trezorerie). Autoritățile). Se pune întrebarea: cine poate verifica respectarea acestor cerințe?

În primul rând, aceasta este comisia de inventariere a instituției în sine (așa-numiții auditori interni). Acest lucru este indicat în clauza 1.11 din Regulamentul N 373-P. Dintre auditorii „externi”, autoritățile fiscale au dreptul de a verifica respectarea disciplinei de numerar. În același timp, instituțiile de credit sunt de fapt scutite de obligația de a efectua inspecții privind conformitatea organizațiilor cu procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar. În special, art. 15.2 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse<4>, care prevedea răspunderea administrativă a bancherilor pentru neîndeplinirea obligațiilor de monitorizare a respectării regulilor de desfășurare a tranzacțiilor cu numerar.

<4> legea federală din data de 04.02.2012 N 30-FZ.

În aceeași secțiune, nu se pot ignora măsurile de asigurare a siguranței numerarului, inclusiv auditarea casei de marcat. Regulamentul N 373-P deleagă aceste aspecte entității comerciale, ceea ce înseamnă că aceasta ar trebui să decidă în mod independent cum să asigure siguranța fondurilor în instituție atunci când efectuează tranzacții cu numerar. Iar reglementările interne privind disciplina de numerar sunt exact documentul în care trebuie să descrii măsurile pentru siguranța banilor în instituție.

Să spunem imediat că nu are rost să inventăm măsuri de siguranță. Este indicat să luați ceea ce există deja și să îl modificați ținând cont de caracterul rezonabil și de situația actuală. De exemplu, ce este rău la Procedura pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar, aprobată prin Scrisoarea Băncii Rusiei din 4 octombrie 1993 N 18? Da, și-a pierdut din forță pentru că a fost folosit timp de aproximativ două decenii. Cu toate acestea, unele dintre prevederile sale pot fi luate în considerare și acum, ignorând în același timp norme învechite și greu de implementat. În special, vorbim despre cerințe uniforme pentru rezistența tehnică și echipamentele de alarmă pentru spațiile de case de marcat. Nu este un secret pentru nimeni că puțini oameni au urmat cu strictețe acest lucru. În același timp, există prevederi valoroase ale Ordinului existent anterior, care sunt încă relevante în timpul nostru. Cu greu se poate argumenta că sediul casei de marcat ar trebui izolat, iar ușile casei de marcat ar trebui încuiate cu interior. Accesul în incinta casei de marcat al persoanelor care nu au legătură cu activitatea acesteia trebuie interzis.

Să luăm o altă cerință a Procedurii nu mai este valabilă pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar. Toate numerarul și titlurile de valoare la întreprinderi sunt depozitate, de regulă, în dulapuri metalice ignifuge și, în unele cazuri - în dulapuri metalice combinate și obișnuite, care la sfârșitul zilei de lucru sunt încuiate cu o cheie și sigilate cu un sigiliu de casierie. Potrivit autorului, dulapul metalic ignifug ar trebui înlocuit cu un seif modern, în care banii și valorile mobiliare nu sunt mai puțin sigure. În același timp, cheile seifurilor și sigiliilor, ca și până acum, pot fi păstrate de casierii, cărora le este interzis să le lase în locurile desemnate, să le transfere unor persoane neautorizate sau să facă duplicate nedepistate. Nu este necesar să setați casa de marcat a instituției la o alarmă de securitate, deoarece aceasta nu este o bancă, dar nu strica să asigurați casa de marcat împotriva intrării ilegale și a hackingului. Și, desigur, este obligatoriu să se încheie un acord cu casieria cu privire la răspunderea financiară integrală, în condițiile căreia angajatul poartă întreaga responsabilitate financiară pentru siguranța tuturor valorilor acceptate de el și pentru daunele cauzate întreprinderii ca urmare. atât a acțiunilor intenționate, cât și a unei atitudini nepăsătoare, necinstite față de îndatoririle sale.

Autorul a evidențiat pe scurt principalele măsuri pentru asigurarea siguranței fondurilor din casa de marcat. Cititorul le poate extinde pe baza cerințelor de raționalitate și oportunitate. Trebuie amintit că auditurile periodice și neprogramate ale casei de marcat sunt activități importante. Anterior, această procedură se desfășura în termenele stabilite de șeful întreprinderii, precum și la schimbarea casieriei (audit brusc) cu recalcularea completă pagină cu foaie a numerarului și verificarea altor valori în casa de marcat. Această prevedere poate fi precizată prin stabilirea unui audit lunar sau săptămânal al casei de marcat (în funcție de cifra de afaceri de numerar). De asemenea, puteți împrumuta raportul de audit de numerar din vechea Procedură pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar. Principalul lucru este că toate acestea sunt consacrate în regulamentul intern privind disciplina de numerar a instituției.

Despre decontări cu persoane responsabile

• obiectivele, momentul și sumele emiterii sumelor contabile;
• o listă a persoanelor responsabile și raportarea acestora asupra sumelor primite (cheltuite);
• reguli pentru restituirea sumelor de avans neutilizate.

În ceea ce privește obiectivele, se pot distinge două domenii de cheltuire a banilor: călătoriile și cheltuielile de afaceri și administrative. Lista lor aproximativă este dată în tabel:

Pentru fiecare dintre domeniile identificate, trebuie stabilit volumul plății sumelor contabile. În special, pentru cheltuielile de călătorie este imposibil să se determine cifra exactă, cu toate acestea, se poate face un calcul aproximativ pe baza datelor dintr-o declarație scrisă a persoanei raportoare (notul angajatului). Acest document este semnat de manager, care atestă suma numerarului și perioada pentru care este emis.

În ceea ce privește cheltuielile administrative și de afaceri, puteți stabili o limită, de exemplu, 10 mii de ruble, în care se eliberează bani în cont pentru cheltuielile de afaceri. La baza emiterii aici se va pune și o declarație scrisă a angajatului, semnată de manager, în care se indică suma și perioada pentru care au fost emisi banii. Regulamentul N 373-P stabilește regula generala, potrivit cărora persoana responsabilă este obligată să raporteze cheltuielile într-un termen care nu depășește trei zile lucrătoare de la data expirării pentru care au fost emise numerar pentru raportare.

Cheltuielile de afaceri sunt confirmate prin numerar și chitanțe de vânzări și alte documente justificative care sunt atașate raportului de cheltuieli al persoanei responsabile. Într-o călătorie de afaceri la Raport în avans(f. 0504049) trebuie atașat un certificat de călătorie cu însemnări privind plecarea și sosirea, precum și o misiune oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acestuia. Departamentul de contabilitate verifică toate documentele justificative și valabilitatea cheltuielilor, după care se efectuează plățile finale către angajați. Vă reamintim că emiterea de numerar contra unui proces verbal se efectuează sub rezerva unui raport complet al unei anumite persoane responsabile asupra avansului acordat anterior acesteia.

Lista persoanelor responsabile, de regulă, include angajații cu care a fost încheiat un contract de răspundere. Totodată, numerarul pentru plata cheltuielilor de afaceri nu este eliberat tuturor angajaților instituției, ci doar celor dintre aceștia care sunt autorizați să achiziționeze bunuri (muncă, servicii) în numerar. Lista acestor persoane se stabilește prin ordin (ordin) al conducătorului instituției. Nu recomandăm confirmarea unei liste de persoane care pot fi trimise într-o călătorie de afaceri, deoarece nu se poate exclude ca aproape orice angajat al unei instituții (cu excepția personalului de securitate și întreținere) să poată fi trimis într-o călătorie de afaceri dacă există este o nevoie de afaceri pentru asta. Astfel de persoane sunt indicate în ordinele managerului de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.

Pentru informația dumneavoastră. În regulamentul (secțiunea) privind decontările cu persoanele responsabile, este posibil să se prevadă posibilitatea emiterii banilor în cont fără numerar prin transferul dintr-un cont curent în card bancar, care are o serie de avantaje în călătoriile de afaceri.

Și încă ceva: practica inspecțiilor instituțiilor de stat (municipale) arată că angajații nu se grăbesc să raporteze avansurile, iar contabilii nu se grăbesc să ia măsuri de returnare a sumelor neutilizate de angajați. Acest lucru poate duce la includerea autorităților fiscale de sume neutilizate și nerambursabile în impozitul pe venitul personal al unui angajat fără scrupule, iar instituția va primi o mustrare pentru încălcarea procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar. Pentru a preveni acest lucru, trebuie să vă amintiți că, dacă un angajat nu își rambursează în mod voluntar datoria către instituție, atunci suma datoriei poate fi colectată de la el prin forță. Deduceri din salariile un angajat să-și ramburseze datoria față de angajator poate fi obligat să ramburseze un avans necheltuit și nerambursat la timp, emis în legătură cu o călătorie de afaceri (articolul 137 din Codul Muncii al Federației Ruse). În acest caz, angajatorul are dreptul de a decide deducerea din salariul salariatului în cel mult o lună de la sfârșitul perioadei stabilite pentru restituirea avansului, și cu condiția ca salariatul să nu contestă temeiul și cuantumul avansului. deducere, în caz contrar neînțelegerile vor trebui soluționate în instanță.

Concluzie

Rămâne de sperat că o reglementare competentă dezvoltată independent va contribui la consolidarea disciplinei de numerar în instituție. Principalul lucru este că documentul intern este ușor de înțeles pentru utilizatori (contabili și casierii), ține cont de specificul activităților instituției și este respectat de angajați, la fel ca originalul. act normativ(Regulamentul Nr. 373-P).

Expert jurnal

„Instituții autonome:

contabilitate si fiscalitate"

La casa de casă se îndreaptă către companie (Instrucțiunea Băncii Rusiei din 11 martie 2013 nr. 3210-U). De exemplu, el trebuie să stabilească unde și cum să echipeze casa de marcat, cum să organizeze depozitarea documentelor și să aprobe procedura și calendarul auditurilor de numerar. Și mai multe reguli sunt stabilite de șeful companiei care are divizii separate.

Fiecare decizie a managerului poate fi formalizată ca o comandă separată. Dar este mai convenabil să întocmești un singur document - un regulament privind desfășurarea tranzacțiilor cu numerar. Și în ea să colecteze, dacă nu totul, atunci cel mai completări importante la casa de marcat oficială.

Mai mult, formulează-ți regulile în așa fel încât să fie ușor de implementat, dar acest lucru nu vine în detrimentul organizației. Articolul nostru vă va ajuta să nu ratați principalul lucru atunci când pregătiți un astfel de document. Mai jos este prezentat un eșantion gata făcut al unui regulament privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar.

Cele mai importante informații de inclus în declarație

Regulamentul nu trebuie să dubleze cerințele din Directiva nr. 3210-U. Este suficient să faci un link către acest document. ( 1 ) Este necesar să se descrie în detaliu doar acele puncte care nu sunt clar formulate, precum și punctele a căror decontare le încredințează direct de către Banca Rusiei șefului societății.

Unde și ce fel de casă în companie (2). Directorul companiei însuși stabilește care ar trebui să fie locul în companie pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar, adică casa de casă (clauza 2 din Directiva nr. 3210-U). Puteți prevedea că are o fereastră cu gratii prin care casieria emite și primește bani. Iar seiful în care sunt depozitate este ferm atașat de podea. Dar dacă directorul consideră că astfel de precauții sunt inutile, atunci regulamentul poate numi doar locul în care lucrează casierul. De exemplu, o cameră de contabilitate sau un birou nr. 4 (a se vedea modelul de reglementări privind tranzacțiile cu numerar de mai sus).

Cine este casierul din companie (3). Managerul trebuie să decidă cine în organizație efectuează tranzacții cu numerar, adică lucrează ca casier (clauza 4 din Directiva nr. 3210-U). Această persoană poate fi selectată doar dintre angajații companiei. De exemplu, nu puteți numi un angajat ca casier organizatie specializata, căreia societatea a transferat gestiunea contabilă. Dar poți alege pe oricine dintre angajați.

Deci, în cazul în care societatea nu are un post de casier conform tabloului de personal, directorul poate numi fie un contabil șef, fie un secretar. Principalul lucru pentru el este drepturile și responsabilitățile oficiale ale unui casier și familiarizați-l cu aceste drepturi și responsabilități.

Nu este nevoie să includeți drepturile și responsabilitățile casierului în regulament. Și cu atât mai mult numiți-i numele complet. În caz contrar, va trebui să faceți amendamente cu fiecare schimbare de personal.

Este suficient să spunem, de exemplu, că un casier este un salariat care ocupă această funcție în conformitate cu tabloul de personal și cu care s-a încheiat un contract de muncă. Sau stabiliți că casierul companiei este un contabil de salarizare. Apoi în Descrierea postului Contabilul (sau un contract de muncă cu acesta) trebuie să noteze drepturile și responsabilitățile casierului și să-l pună să semneze că l-a citit. Dacă se dorește, directorul poate fi el însuși casier.

Dacă compania are mai multe casiere, atunci trebuie să alegeți care dintre ei este cel mai în vârstă. De obicei, funcția de casier senior este reflectată și în tabelul de personal. Atunci regulamentul se poate limita la prevederea ca in societate tranzactiile cu numerar sa fie efectuate de catre casierul superior si casierul.

Ce documente ale companiei sunt electronice sau pe hârtie (4). Comandă nouă permite intocmirea documentelor de casa de marcat manual sau pe calculator, pe hartie sau electronic (clauza 4.7 din Directiva nr. 3210-U).

Puteți pune totul în poziție opțiuni posibile. Dar acum nu este clar dacă organizația are dreptul de a întocmi unele documente pe hârtie, iar unele electronic. În plus, documentele pe hârtie (cu excepția chitanțelor și consumabilelor) pot fi corectate, dar cele electronice nu. Prin urmare, până când apar clarificări oficiale, este mai sigur să faceți totul ca înainte. Adică să prevadă în regulament că organizația întocmește chitanțe, consumabile, un carnet de casă, extrase de cont etc. program de calculator, apoi îl imprimă și îl stochează pe hârtie.

Cine întocmește documentele de numerar (5). Directorul trebuie să numească pe cineva din companie care este responsabil cu pregătirea documentelor de numerar, adică chitanțele și consumabilele. Cu alte cuvinte, le creează în program și le imprimă.

În practică, acest lucru este făcut cel mai adesea chiar de casierii înainte de a primi sau a da bani. Atunci, în situație, este necesar să spunem așa. La urma urmei, o altă opțiune este posibilă: contabilul șef tipărește chitanța (consumabile), își pune semnătura pe ea și apoi transmite acest document casieriei (clauza 5.1 din Directiva nr. 3210-U).

Unde și pentru cât timp trebuie păstrate documentele (6). Reglementările trebuie să descrie modul în care societatea organizează depozitarea tuturor documentelor de casă (clauza 4.7 din Directiva nr. 3210-U). În primul rând, vorbiți despre termenul de valabilitate. Este de cinci ani (ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558). În al doilea rând, despre locația de depozitare. De obicei, aceasta este contabilitate. Dar puteți prevedea, de exemplu, ca documentele mai vechi de trei ani să fie transferate în arhivele companiei. În al treilea rând, cine este responsabil pentru siguranță (directorul însuși, contabilul șef, contabilul).

Cum se certifică o împuternicire pentru primirea sau depunerea numerarului (7). Reglementările trebuie să precizeze modul în care societatea certifică copiile împuternicirilor prin care casieria eliberează numerar din casa de marcat. Să explicăm despre ce vorbim.

Dacă un casier dă bani cuiva prin împuternicire (de exemplu, un angajat al unei contrapărți a adus bunuri și ia plata în numerar pentru aceasta), atunci acest document trebuie să rămână la companie. Casiera o aplică consumabilelor.

Dar se întâmplă să se elibereze o împuternicire pentru o lungă perioadă de timp. Sau îi oferă angajatului dreptul de a primi numerar nu de la una, ci de la mai multe organizații diferite. Atunci nu este nevoie să-i luați procura inițială. Este suficient să faci o copie. Va fi cu casieria.

Reglementările trebuie să prevadă exact modul în care această copie este certificată (clauza 6.1 din Directiva nr. 3210-U). Cea mai simplă opțiune este ca casierul să facă o copie, să o data și să o semneze.

Astfel, se poate stabili că doar casierul și managerul au dreptul de a retrage numerar din cont. Sau contabilul-șef în cazul vacanței unui casier. Și trebuie să le transporte exclusiv într-o mașină corporativă. Orice se poate întâmpla în metrou și autobuz.

Dacă numerarul dispare, atât compania, cât și casieria vor avea de suferit. De obicei, cu el despre material complet, astfel încât întreaga sumă de daune să poată fi recuperată.

Ce să adăugați la reglementările privind diviziunile separate

O companie care are divizii separate ar trebui să le dedice o secțiune separată din regulamente. Într-adevăr, în această parte, multe probleme trebuie, de asemenea, rezolvate. Iată cele mai importante.

Unde depozitează departamentul numerar (10). Noile reguli pun capăt problemei limitelor de numerar pentru divizii separate. Valoarea limită a soldului de numerar trebuie stabilită pentru fiecare dintre ele, și nu doar pentru și (clauza 2 din Directiva nr. 3210-U). Excepția sunt întreprinderile mici. Ei au dreptul să nu stabilească o limită nici pentru ei înșiși, nici pentru birourile lor suplimentare.

Procedura de calcul a limitei pentru o divizie depinde de locul în care depozitează numerarul: direct la bancă sau la casieria sediului central. Opțiunea aleasă pentru biroul suplimentar trebuie să fie asigurată în poziție.

Cum se da oficiului suplimentar un ordin cu privire la limita acestuia (11). Sediul central trebuie să emită fiecărei unități separate un ordin cu privire la limita stabilită pentru aceasta. Vorbim atât despre acele divizii care depun numerar în bancă, cât și despre acele birouri suplimentare care își transferă banii la casieria sediului central (Ab. 6, clauza 2 din Directiva Nr. 3210-U). Procedura de transmitere a acestui ordin trebuie fixată în regulament.

Cea mai simplă variantă este ca casieria departamentului să preia comanda privind limita soldului de numerar și să semneze pentru aceasta pe o copie care rămâne la sediul central. Iar cel mai sigur lucru este să predea personal comanda în mâinile șefului de departament, care va fi el însuși responsabil să dea acest document casieriei sale.

Când și cum își transferă departamentul registrul de casă către companie (12).În nou comandă în numerar Nu se precizează în mod direct că orice divizie a companiei trebuie să-și mențină propria carte de casă. Dar există o regulă: diviziile separate transferă organizației o copie a fișei de numerar (paragraful 7, clauza 4.6 din Directiva nr. 3210-U).

Din acest motiv, este mai sigur să aveți cărți separate în fiecare birou suplimentar. Iar regulamentul trebuie să spună în ce ordine va fi transferată o copie a foii la sediul central și cât de des. Nu este nevoie să trimiteți foaia originală și nu există cerințe pentru a face o copie în noile reguli. Aceasta înseamnă că se poate stabili că casieria departamentului trimite o copie a fișei la sediul central prin e-mail.

În ceea ce privește termenul limită, nu există cerințe specifice în Directiva nr. 3210-U. Principalul lucru aici este să aveți timp să transferați întreaga carte până la întocmirea situațiilor financiare. Prin urmare, societatea are dreptul să precizeze în regulament că foile cărții sunt trimise o dată pe lună, trimestru sau chiar an.

Cum se aprobă o poziție

Reglementările privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar trebuie aprobate de șeful companiei. Prin urmare, este convenabil să pregătiți acest document ca anexă la ordinul directorului (vezi exemplul de ordine de mai jos). Angajații care lucrează direct cu casa de marcat - contabil șef, contabil, casier - trebuie să fie familiarizați cu noua prevedere.

Dar este mai bine să-și colecteze semnăturile nu pe ordinul managerului sau pe o anexă, ci pe o foaie separată (poate fi făcută și o anexă la ordin) sau într-un jurnal special în formă liberă. Apoi, chiar și cu mișcări constante de personal, nu va fi nevoie să reimprimați comanda din cauza faptului că nu mai există spațiu suficient pentru semnăturile angajaților responsabili.

În ordin, menționăm că directorul a aprobat noile reglementări privind desfășurarea tranzacțiilor cu numerar în legătură cu intrarea în vigoare a Directivei Băncii Rusiei nr. 3210-U din 11 martie 2013. Și mai spuneți că textul regulamentului elaborat de companie este dat în anexa la ordin.

Procedura stabilită de Banca Centrală pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar este obligatorie pentru toate organizațiile și antreprenorii, indiferent de regimul fiscal pe care îl aplică.

Noi reglementări privind efectuarea tranzacțiilor cu numerar - caracteristici și nuanțe

Modificări importante au avut loc în august 2017, când procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă a fost actualizată și am scris deja despre asta mai devreme, dar aici vom lua în considerare regulile de bază pentru menținerea unei case de marcat și procedura de contabilizare a numerarului. tranzacții.

Reguli pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar

Aproape fiecare entitate comercială are un flux de numerar și toți „numerarul” trebuie să treacă prin casa sa. Operațiunile de decontare în numerar sunt primirea și emiterea de numerar, toate plățile în numerar între companii și/sau întreprinzători individuali, precum și plățile lor în numerar cu bănci și persoane fizice, inclusiv proprii angajați.

Casierul, sau un alt angajat desemnat de manager, sau managerul însuși trebuie să efectueze tranzacții cu numerar. In functie de volumul si numarul caselor de marcat pot exista mai multe casiere, toate fiind responsabile financiar.

În Federația Rusă, reglementarea de reglementare a tranzacțiilor cu numerar este efectuată de Banca Centrală. Astăzi, regulile de bază sunt cuprinse în următoarele documente:

• Directiva Băncii Centrale Nr. 3210-U din 11 martie 2014 privind procedura de menținere a casei de marcat de către persoanele juridice și gestionarea simplificată a acestuia de către întreprinzătorii individuali și întreprinderile mici (IMM);
• Directiva Băncii Centrale Nr. 3073-U din 10.07.2013 privind limita plăților în numerar între persoanele juridice și întreprinzătorii individuali.

Compania și antreprenorul individual determină în mod independent:

• cum va fi asigurată siguranța numerarului în timpul depozitării și transportului,
• procedura și calendarul verificărilor de „numerar” la casierie.

Organizația trebuie să stabilească, prin ordin al managerului, o limită a sumei care poate rămâne în casa de marcat la sfârșitul zilei - limita casei de marcat. Banii depășiți trebuie predați de la casierie la bancă, cu excepția zilelor de plată și a weekendurilor (dacă operațiunile sunt efectuate în weekend). Limita se calculează folosind una din două formule: din volumul veniturilor sau din volumul numerarului emis (anexa la Instrucțiunile nr. 3210-U). Antreprenorii individuali și antreprenorii care desfășoară activități independente nu pot stabili o limită de numerar, acumulându-și veniturile fără restricții.

Procedura actuală pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar limitează plățile „în numerar” între entitățile comerciale la suma de 100 de mii de ruble. sub un singur contract. Această limită se aplică persoanelor juridice și antreprenorilor individuali și nu se aplică decontărilor cu persoane fizice obișnuite.

Documentarea tranzacțiilor cu numerar

Orice tranzacție în numerar trebuie documentată cu documente contabile primare. Se face o excepție numai pentru antreprenorii individuali care țin evidența indicatorilor lor fiscali, conform Codului Fiscal al Federației Ruse (de exemplu, în KUDiR) - aceștia nu pot completa documente de numerar (clauza 4.1. Instrucțiunile Băncii Centrale de Federația Rusă Nr. 3210-U).

Formele formularului „primar” de numerar sunt unificate, sunt aprobate prin hotărârile Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 88 din 18.08.1998, nr. 1 din 01.05.2004 și convenite cu Banca Centrală; elaborate independent. formularele nu pot fi utilizate pentru tranzacții cu numerar. Documentele de numerar pot fi completate manual pe hârtie, fără a permite corecții, sau electronic, folosind programe speciale.

Procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar în Federația Rusă prevede înregistrarea tranzacțiilor cu numerar cu următoarele documente:

• Chitanță de comandă în numerar (Formular nr. KO-1) – utilizat atunci când numerarul este primit la casierie. PKO constă din două părți, dintre care una este o chitanță detașabilă dată deponentului. PQR-ul este certificat prin semnăturile contabilului șef și casierului. Toți banii sunt primiți prin PKO la casierie, inclusiv veniturile primite folosind sistemele de casă.
• Ordin de numerar pentru cheltuieli (formular nr. KO-2) - completat pentru emiterea de bani din casa de marcat. Spre deosebire de „prikhodnik”, RKO conține și o chitanță pentru primirea banilor, în care destinatarul indică suma în cuvinte, data primirii, pune o semnătură și, de asemenea, introduce detaliile documentului care dovedește identitatea sa. Pe lângă casierul și contabilul șef, RKO este semnat de șeful organizației.
• Registrul de casă (formular nr. KO-4) reflectă gestionarea casei de marcat și este completat pe baza ordinelor de numerar primite și ieșite. Casiera, sau alt angajat autorizat, în ziua în care au loc tranzacții, face înregistrări în carte despre primirea și cheltuirea fondurilor la casierie, la sfârșitul zilei, verifică înregistrările cu datele PKO și RKO, afișează cifra de afaceri și soldul de numerar și își pune semnătura. Contabilul-șef controlează menținerea registrului de casă. Toate paginile cărții sunt numerotate și cusute în prealabil, iar la completarea electronică se iau măsuri pentru a proteja informațiile de modificări.
• Declarațiile de plată și de salarizare (formularele nr. T-49 și nr. T-53) sunt folosite pentru a emite salarii mai multor angajați simultan. După ce a primit banii, fiecare dintre ei semnează declarația vizavi de numele și suma sa. După achitarea salariului, la extras se adaugă o decontare generală în numerar pentru întreaga sumă plătită. Salariile neîncasate sunt depuse.

Documentele de numerar trebuie păstrate în organizație cel puțin 5 ani, iar bonurile de salariu în lipsa conturilor personale - 75 de ani.

Contabilitatea tranzacțiilor cu numerar

Pentru a menține contabilitatea tranzacțiilor cu numerar ale unei întreprinderi, se utilizează contul 50 „Numerar” (Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 31 octombrie 2000 nr. 94n), la care, dacă este necesar, pot fi deschise subconturi. , inclusiv:

• 50.1 „Registrul de casă organizațional” pentru contabilitatea de casă. Dacă o companie efectuează tranzacții cu valută străină, se deschide un subcont separat pentru fiecare tip de valută;
• 50.2 „Caseria operațională” este utilizat în principal de către organizațiile de comunicații și transport pentru înregistrarea banilor în casele de marcat ale stațiilor, debarcaderului, oficiilor poștale etc.;
• 50.3 „Documente de numerar” pentru evidența biletelor de avion plătite, mărci poștale și alte documente similare depozitate la casa de bilete.

În debitul contului 50, contabilizarea tranzacțiilor cu numerar implică reflectarea primirii de „numerar” în casieria întreprinderii, de exemplu:

• debitul contului 50 și creditul contului 71 reflectă banii contabili necheltuiți pe care angajatul i-a returnat la casierie;
• debitul contului 50 și creditul contului 62 - primirea plății în numerar pentru bunuri sau servicii de la cumpărători și clienți etc.

• suma emisă salariatului va fi înregistrată în debitul contului 71 și creditul contului 50;
• debitul contului 70 și creditul contului 50 reflectă plata salariilor către angajați;
• plata bunurilor si serviciilor catre furnizori in numerar se efectueaza prin debitarea contului 63 si creditarea contului 50 etc.

Soldul contului de 50 ar trebui să fie egal cu suma de bani din casa de marcat. Nu poate fi negativ, iar prezența unui sold „creditiv” în cont înseamnă că s-a făcut o eroare în contabilitate.

Reveniți la secțiune

Efectuarea tranzactiilor cu numerar si a documentelor de numerar din 01.07.2017

Așadar, toate tranzacțiile cu numerar trebuie să fie însoțite de executarea documentelor de numerar – ceea ce se înțelege de obicei prin respectarea disciplinei de numerar. Disciplina numerarului este un set de reguli care trebuie respectate la efectuarea operațiunilor legate de primirea, emiterea și stocarea numerarului (tranzacții cu numerar). Regulile de bază ale disciplinei de numerar sunt:

• înregistrarea documentelor de numerar (care reflectă mișcarea numerarului în casa de marcat);
• respectarea limitei de casă (suma maximă de bani care poate fi păstrată în casa de marcat la sfârșitul zilei de lucru);
• respectarea regulilor de eliberare a numerarului către persoanele responsabile (angajații);
• respectarea restricției privind plățile în numerar între entitățile comerciale în cadrul unui singur acord în valoare de cel mult 100 de mii.

Comandă pe disciplină în numerar

Pentru nerespectarea regulilor de lucru cu casele de marcat (articolul 14.5):

• pentru neutilizarea caselor de marcat, o amendă pentru funcționari este de la 1/4 la 1/2 din suma decontării, dar nu mai puțin de 10.000 de ruble; pentru persoanele juridice și antreprenorii individuali - de la 3/4 la o mărime a sumei decontării, dar nu mai puțin de 30.000 de ruble;
• pentru încălcarea sistematică a legii - descalificarea funcționarilor de la 1 la 2 ani; pentru persoane juridice și întreprinzători individuali - suspendare până la 90 de zile;
• pentru utilizarea caselor de marcat care nu îndeplinesc cerințele și nefurnizarea de informații și documente la cererea autorităților fiscale - un avertisment sau o amendă pentru funcționari de la 1.500 la 3.000 de ruble; pentru persoanele juridice și antreprenorii individuali - un avertisment sau o amendă de la 5.000 la 10.000 de ruble;
• pentru netrimiterea unui cec pe hârtie sau electronic către client la cererea acestuia - un avertisment sau o amendă pentru funcționari de 2000 de ruble.

Disciplina în numerar și responsabilitatea pentru încălcarea acesteia

Ar trebui să vă concentrați pe o singură regulă - dacă există o mișcare a numerarului în numerar, atunci entitățile de pe piață sunt obligate să respecte disciplina de numerar. Dragi cititori! Descriem modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este unic și necesită asistență juridică individuală.

Atenţie

Pentru a vă rezolva rapid problema, vă recomandăm să contactați avocați calificați pe site-ul nostru. Cadrul legislativ La 1 iunie 2014, a fost abrogat Regulamentul Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 373, care era în vigoare de trei ani și reglementa procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar.

În prezent entitati legale iar antreprenorii individuali sunt ghidați în munca lor de un alt ordin - Directiva Băncii Centrale a Federației Ruse nr. 3210-U. Primele informații despre noua poziție și ordine au apărut în 2013.
În acest moment, proiectul de instrucțiune a apărut pe site-ul web al Băncii Centrale a Federației Ruse.

Disciplina de numerar în 2017

Documentele importante legate direct de disciplină sunt:

• mandat de numerar de cont;
• ordin de primire numerar;
• cartea de numerar;
• statul de plată.

Fiecare organizație are dreptul să le completeze pe toate Documente necesare dactilografiată sau de mână. Acest lucru este menționat în mod direct în paragraful 4.7 din Directiva menționată mai sus a Băncii Centrale a Rusiei.

Elaborăm propriile noastre reglementări privind respectarea disciplinei de numerar (Bulaev S.)

Disciplina de numerar pentru un antreprenor individual

Important! Setul de reguli prin care se obișnuiește să funcționeze o casă de marcat nu este determinat de reglementările interne private ale organizației, ci este stabilit la nivelul legislației ruse. Cine verifică disciplina în numerar și ce amenință pe contravenienți Doar din faptul că disciplina în numerar este reglementată de Legea Federației Ruse, este clar că este controlată de agențiile guvernamentale.
Respectarea impecabila a disciplinei de numerar este monitorizata de fisc si uneori de banca in care sunt deschise conturile curente ale organizatiei.

• verificarea disciplinei de casă de către reprezentanții fiscului. Fiecare ramură teritorială a Serviciului Fiscal Federal are un departament special de control operațional. Angajații săi ies să inspecteze întreprinderile și organizațiile în ceea ce privește contabilitatea și respectarea disciplinei de numerar.

în conformitate cu fișa postului ei.1 4. Determinați reprezentantul Alpha SRL, autorizat să primească din contul curent și să depună numerar în conturile bancare ale organizației, contabil-casier Ivanova M.I. 5. Atribuiți responsabilitatea întocmirii documentelor de numerar contabilului-casier Ivanova M.I.
6.

Înregistrarea documentelor de numerar se realizează cu ajutorul programului 1C: Contabilitate. 7. Stabiliți termenul limită pentru eliberarea salariilor angajaților organizației - 5 zile lucrătoare, inclusiv ziua primirii numerarului dintr-un cont bancar.

Care sunt consecințele încălcării disciplinei de numerar?

Cine trebuie să se conformeze Necesitatea menținerii disciplinei de numerar nu depinde de prezența unei case de marcat sau de sistemul de impozitare ales. Este posibil să nu aveți o casă de marcat, ci pur și simplu emiteți BSO (formulare de raportare stricte), dar totuși trebuie să respectați regulile de disciplină de numerar. Există o singură regulă aici - dacă există un flux de numerar, atunci trebuie respectată disciplina de numerar. Cu toate acestea, din iunie 2014, a fost în vigoare o procedură simplificată de menținere a disciplinei de numerar, care a afectat în cea mai mare măsură antreprenorii individuali.

Acum, antreprenorii individuali nu mai sunt obligați să mențină o casă de marcat la egalitate cu organizațiile și să întocmească documente de numerar (PKO, RKO, carte de numerar). Antreprenorii trebuie doar să genereze documente care confirmă plata salariilor (statul de plată și fișele de salariu).

Răspunderea pentru încălcarea regulilor de disciplină în numerar

O astfel de excepție o constituie zilele de plată a salariilor către angajați, plata burselor și a altor plăți către fondul de salarii și plăți cu caracter social. Excepțiile includ, de asemenea, zilele de primire de numerar de la bănci pentru anumite cheltuieli, weekend-urile și zilele nelucrătoare. sărbători, dar numai dacă societatea efectuează tranzacții cu numerar în astfel de zile. În toate aceste cazuri, excesul de numerar din casa de marcat a companiei peste limita aplicabilă este acceptabil. În toate celelalte cazuri, compania poate fi amendată pentru încălcarea disciplinei stabilite. Limita de numerar este introdusă prin actul administrativ al întreprinderii. Un astfel de document poate fi un ordin de gestiune sau un alt document care intruneste caracteristicile unuia administrativ.

Exemplu de ordin pentru încălcarea disciplinei de numerar

Dacă sunt dezvăluite orice încălcări ale disciplinei, autoritatea fiscală are dreptul de a atrage întreprinderea în cauză la răspundere administrativă. Răspunderea pentru încălcarea disciplinei de numerar este prevăzută la art. 15.1 din Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative. Conform paragrafului 1 al articolului 15.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, pentru încălcarea procedurii de lucru cu numerar, nerespectarea procedurii de efectuare a tranzacțiilor cu numerar sau acumularea de bani peste limita din casă de marcat, întreprinderea corespunzătoare poate fi trasă la răspundere sub forma unei amenzi. Valoarea amenzilor posibile este prevăzută de aceeași normă a Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse și se ridică la o sumă de bani de la 40.000 la 50.000 de ruble pentru organizații și de la 4.000 la 5.000 de ruble pentru funcționari.

Ordin privind încălcarea eșantionului de disciplină în numerar

Documentele de numerar pot fi păstrate pe hârtie sau electronic:

• Documentele pe hârtie sunt întocmite de mână sau cu ajutorul unui calculator (alte echipamente) și semnate cu semnături de mână.
• Documentele în formă electronică se întocmesc cu ajutorul unui calculator (alte echipamente) care asigură protecția acestora împotriva accesului neautorizat și sunt semnate cu semnături electronice.

Vă reamintim că documentele de raportare precum: KUDIR, Cartea de Contabilitate BSO și documentele legate de utilizarea unei case de marcat (raport și jurnalul casierului-operator) nu se aplică disciplinei de casă. Limita soldului de numerar în 2017 Limita soldului de numerar este suma maximă admisă de numerar care poate fi păstrată în casa de marcat a companiei la sfârșitul zilei lucrătoare (uneori limita este numită și sold reportabil).